Digital Preservation Assessments in Archives

1. Bevaringsvurderinger • Bevaringsvurdering = • Å definere materiale som faller innenfor arkivlovens formålsparagraf. Dvs har • …betydelig kulturell eller forskningsmessig verdi • …rettslig eller forvaltningsmessig dokumentasjonsverdi • Å velge ut og kassere materialet som faller utenfor bevaringsformålet med tanke på å spare ressurser • Vurdering av materialet bør skje på makronivå • Prinsipielt ingen forskjell mellom tradisjonelle og digitale arkiver her • Praktisering av bevaringsarbeidet mot elektronisk arkivmateriale innebærer imidlertid problemstillinger

2. Problemstillinger • Bevaringsvurdering på makronivå er nødvendig, men ikke fullstendig • Bevaring/kassasjon av elektronisk materiale er i stor grad betinget av tekniske kriterier og begrensninger knyttet til systemene • Metode (migrering) innebærer at informasjon går tapt • Teknisk gjenbruk er et kriterium for hva som bevares • Tilgang til dokumentasjon og ressursbruk i dokumentasjonsarbeidet kan avgjøre hvor mye som bevares • Migreringfunksjonalitet kan avgjøre hvor mye som bevares • Kravene til arkivdanning (systemer og lagringsformater) setter premisser for hva som vurderes som bevaringsverdig • Det må utarbeides en • … overordna bevaringsplan for arkivskaper - makrovurdering • … informasjonsspesifikk uttrekksmetode - mikrovurdering

3. Arbeidsmetode - makronivå • Bevaringsvurderinger må utføres med utgangspunkt i • Gjeldende regelverk • AL § 9, Forbud mot kassasjon uten hjemmel • ALF §3-20 a-h, Bevaringspåbud for møtebøker, journalregister, arkivplanar m.m. • ALF §3-21, om kassasjon etter generelle kassasjonsregler • Nye bevaringsplaner med bakgrunn i Bevaringsutvalget rapport 2002 • Det utarbeides sektorvise generelle planer som må implementeres lokalt

4. Kriterier for bevaring-makronivå • Dokumentere organet sin funksjon og samfunnsmessige rolle (Dokumentasjons verdi) • Dokumentere samfunnsutviklingen og spesielle hendelser (Informasjonsverdi) • Dokumentere personer/virksomheter sine rettigheter og plikter (Juridisk) • Dokumentere kommunen/avdelingen sine rettigheter og plikter (Juridisk) • Tilleggskriterier (redundans, estetisk verdi, fysisk tilstand m.m.)

5. Arbeidsmetode - makronivå • Bevaringsutvalget sitt forslag til arbeidsmetodikk for generelle bevaringsplaner • Kartlegge sektorer med arkivskapere og funksjoner • Analysere sektorene/arkivskaperne sine funksjoner og relatere dette til arkivmateriale som blir skapt • Definere funksjoner og materiale som skal vurderes for bevaring/kassasjon • Vurdere funksjon/materiale sin dokumentasjonsverdi

6. Lokale bevarings- / kassasjonsplaner på makronivå • Basert på sektorvise generelle bevaringsplaner • Bevaringsvurderinger for arkivserier og systemer i arkivplanen meland.arkivplan.no

7. Systembasert bevaringsvurdering - mikrovurdering • Definisjon • Hvilken informasjon skal bevares fra systemet og hvor finnes denne • Funksjoner og informasjonsenheter i systemet • Hvor lagres data • Hvordan lagres data (format) • Grunnlag i arkivskapers bevaringsplan - makrovurdering • Arbeidet startes i forkant av avlevering, men kan foregå kontinuerlig • Dokumentasjon • Metadatabeskrivelse (addml, xml-skjema) • Beskrivelse av hvilke informasjonselementer som skal avleveres i arkivplanen • Legges til grunn for selve datauttrekket

8. Framgangsmåte • Kravene i arkivloven til arkivsystemer stiller opp to hovedtyper bevaringsvurderinger • Noark-baserte systemer • Egen funksjonalitet for uttrekk i systemet • Bevaringsvurdering i finnes i standarden og skal være implementert i funksjonaliteten • Generelle register og databaser • Individuelle bevaringsvurderinger basert på informasjonsinnhold og funksjonstyper

9. Familia v5 – fagsystem i barnevernstjenesten • Leverandør i dag; Visma Software Norge AS • Formål: Behandling av barnevernssaker etter Lov om barnevernstjenester • Visma sine løsninger på barnevern er benyttet av ca 170 kommuner på landsbasis • Utfasing av Familia v5 (og samtlige andre løsninger) i løpet av 2007, v6 innebærer ny lisens

10. Informasjonsinnhold • Registrering av barn og familieforhold • Mottak og behandling av bekymringsmeldinger • Vurdering og hypoteser • Undersøkelse • Tiltak • Saksbehandling og produksjon av dokument • Journalnotat • Vedtak • Brev • Postjournal • Vedtak med begrunnelse • Utbetalingsplaner • Overføring av data til reknskaps- og lønssystem • Overføring av data til SSB

11. Familia vs ALF om elektronisk arkivering • Vert nytta til føring av inn/ut korrespondanse • Oppfyller ikkje Alf §§ 2-6, 2-7 og 2-9 om Noark • Produksjon av saksdokument i modulane vedtak, postjournal, journalnotat m.fl. • Oppfyller ikkje Alf §§ 2-13 og 2-14 om elektronisk lagring av saksdokument • Konklusjon • Blanda avlevering • Elektronisk • Register over dokument • Papir • Saksdokument til vedtaksbok og klientmapper

12. Bevaringsvurdering Familia v5 • Kartlegge alle moduler med informasjonsinnhold • Dokumentasjon: brukerveiledning eller skjermbilder • Lokalisere tabeller med feltinformasjon • Dokumentasjon: ER-skjema, tabellister eller lignende • Definere hvilken informasjon/moduler som lagres i hvilke tabeller

13. Barn/Klient • Tabeller • B_Klient_tab • Bevares fordi hovedposter • Fungerer som registerkort

14. Bekymringsmelding/Under-søkelse • Tabellar • B-melding_tab • B_handlingsplan_tab • B_tiltak_tab • Bevares som dokumentregister • Selve meldingen bevares på papir

15. Vedtak • Tabellar • B_vedtak.tab • Bevares som vedtaksliste/ oversikt • Selve vedtak bevares på papir

16. Journalnotat • Tabellar • B_Journal_tab • Bevares som dokumentliste • Selve notatet må bevares på papir

17. Postjournal • Tabellar • B_postjournal_tab • Bevares kfr Alf § 3-20 • Korrespondansen må bevares på papir

18. Bevaringsplan • Møte- og vedtaksbøker (papir) • Kopibøker (papir) • Postjournal (elektronisk) • Tabelluttrekk frå Familia; Klientmapper (papir) • Meldinger • Korrespondanse • Journalnotat • Kfr. eigen kassasjonsplan • Tabelluttrekk fra Familia; Klientoversikt, Postjournal, vedtak, journalnotat og melding