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Tipos de arquivos

Tipos de arquivos. Quanto a organização.

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Presentation Transcript

  1. Tipos de arquivos

  2. Quanto a organização Arquivo centralizado - é utilizado com mais frequência nas pequenas e médias empresas. O arquivo é comum a todos os serviços e encontra-se num único sector.Arquivo descentralizado - é utilizado nas grandes empresas. Cada sector de trabalho tem um arquivo próprio.

  3. Quanto a frequência de consulta • Arquivo activo - é constituído por documentos relativos a assuntos em curso e de que se prevê a necessidade de consultas frequentes.Arquivo semiactivo- é formado por documentos de consulta periódica.Arquivo inactivo - contem toda a documentação que por razões de ordem legal, jurídica ou histórica tem de ser conservada

  4. Condições inerentes ao local de instalação de um arquivo • Espaço amplo, bem iluminado, sem humidade; acesso limitado por razões de segurança

  5. Tarefas do arquivista • * Registar os documentos;* Classificá-las e ordená-las segundo o (s) critério (s) previamente definido (s);* Sinalizar com toda a gama de materiais;* Mantê-los em locais, condições de segurança e acessibilidade adequados;* Actualizar o arquivo, libertando-o de elementos ultrapassados ou desnecessários.

  6. Importância da Classificação • * Encontrar com facilidade e rapidez todos os documentos de que se tem necessidade e de igual forma ter capacidade de os arquivar de maneira eficaz;* Conservar os documentos em segurança, sem risco de deterioração.

  7. Sistemas de Classificação • Classificar significa um conjunto de regras para definir as classes, subclasses, grupos subgrupos,...entre os quais serão repartidos os documentos ou objectos.Principais* Alfabética * Numérica* Ideológica

  8. Derivados • * Alfanumérica * Cronológica* Geográfica* Decimal* ...

  9. Classificação alfabética • * A mais conhecida* A mais simples* Dicionário * Lista telefónica* Extensível* Palavra-chave (1º substantivo próprio da rúbrica 

  10. Exemplos • * Rubricas com nomes de pessoas:Farmácia Magalhães = Magalhães ( farmácia )* Rubricas com nomes geográficos:Siderurgia do porto e Aveiro = Porto e Aveiro (siderurgia)* Rubricas contendo um nome publicitário:Sal de mesa vatel = Vatel (Sal de Mesa)* Rubricas de iniciais (TAP,RN,CP,ONU,INATEL,...)classificam-se na 1º letra do conjunto de iniciais* Rubricas com palavras-chave iguais, classificam-se de acordo com a palavra seguinte:Sindicato dos empregados de escritórioSindicato dos porteiros

  11. Classificação numérica • * Pela ordem dos números* Não tem limites * Não podem intercalar-se novos elementos * Documentos (notas de encomenda, facturas,...)

  12. Classificação ideológica • * Por assuntos* Adaptação às necessidades de empresa (forma dos objectos, funções,...)* Exige pessoal especializado* Utilizada em bibliotecas, discotecas, clubes de vídeo, farmácias...

  13. Classificação Alfanumérica • * De consulta demorada • * É necessário criar um índice alfabético • * Utilizada em matrículas de automóveis

  14. Classificação cronológica • * Em função da data de emissão ou de recepção (ano – mês - dia hora) • *A aplicação mais usual é no arquivo da correspondência

  15. Classificação geográfica • * Por região (distrito, concelho, cidade,…) • * Divisão do país em zonas (norte, centro, sul) • * Em empresas com filiais ou clientes em diferentes zonas geográficas

  16. MICROFILMAGEM • Vantagens • * Redução do espaço ocupado (economia de espaço superior a 90%) • * Uniformidade dimensional dos arquivos, independentemente dos formatos dos originais • * Reprodução distribuição a baixo custo • * Preservar os originais do extravio ou deterioração • * Mecanizar a procura dos documentos o que resultará numa maior rapidez de consulta • É aplicado no registo de correspondência, registo de letras e cheques, ficheiros de clientes e manuais técnicos

  17. Serviços onde é utilizada com maior frequência • * Bancos • * Bibliotecas • * Polícia • * Companhias de seguros

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