prosessutvikling med ris prosesser og prosesstankegangen l.
Download
Skip this Video
Loading SlideShow in 5 Seconds..
Prosessutvikling med RIS ® Prosesser og prosesstankegangen PowerPoint Presentation
Download Presentation
Prosessutvikling med RIS ® Prosesser og prosesstankegangen

Loading in 2 Seconds...

play fullscreen
1 / 36

Prosessutvikling med RIS ® Prosesser og prosesstankegangen - PowerPoint PPT Presentation


  • 487 Views
  • Uploaded on

Prosessutvikling med RIS ® Prosesser og prosesstankegangen. Jon Iden, dr. polit Institutt for prosessutvikling og arbeidsflyt AS Institutt for informasjons- og medievitenskap, UiB. Læringsmål for kurset. Forståelse for prosesstankegangen Kunne lage prosessmodeller

loader
I am the owner, or an agent authorized to act on behalf of the owner, of the copyrighted work described.
capcha
Download Presentation

PowerPoint Slideshow about 'Prosessutvikling med RIS ® Prosesser og prosesstankegangen' - temple


An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript
prosessutvikling med ris prosesser og prosesstankegangen

Prosessutvikling med RIS®Prosesser og prosesstankegangen

Jon Iden, dr. polit

Institutt for prosessutvikling og arbeidsflyt AS

Institutt for informasjons- og medievitenskap, UiB

© Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS

l ringsm l for kurset
Læringsmål for kurset
  • Forståelse for prosesstankegangen
  • Kunne lage prosessmodeller
  • Kunne analysere og beskrive en prosess

© Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS

motivasjon 1 organisasjonen
Motivasjon 1: Organisasjonen
  • Ingen har oversikt over eller ansvar for hvordan personer fra ulike enheter samarbeider for å behandle saker
  • Fokus på enheten og sjefen, ikke på kunden
  • Kunden vises ikke på organisasjonskartet
  • Organisasjonsendringer får liten effekt på hvordan arbeidet utføres

© Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS

motivasjon 1 organisasjonen4
Motivasjon 1: Organisasjonen

Prosessperspektivet:

  • Samhandlingen mellom enhetene?
  • Hvordan vi samarbeider internt for å frembringe produktene og tjenestene våre?
  • Hvordan behandler vi (totalt sett) kundene våre?
  • Prosessperspektivet handler om å sette fokus på samarbeidet på tvers av avdelings- og organisasjonsgrenser.

© Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS

en annen motivasjon effekter av it
En annen motivasjon: effekter av IT

GEVINST

IT

© Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS

en annen motivasjon effekter av it6
En annen motivasjon: effekter av IT

GEVINST

IT

© Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS

en annen motivasjon effekter av it7
En annen motivasjon: effekter av IT

GEVINST

IT

PROSESS-

FORBEDRING

© Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS

produktivitetsparadokset
Produktivitetsparadokset
  • Mange har hatt problemer med å se sammenhengen mellom investeringer i IT og økt produktivitet
    • ”We see computers everywhere, except in the productivity statistics” Robert Solow
    • Svært mange virksomheter har problemer med å realisere planlagte gevinster fra sine IT-investeringer
  • Gevinstpotensialet ved nye IT-systemer kan ikke realiseres uten at eksisterende arbeidsprosesser forbedres

© Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS

tiln rminger og anvendelse
Tilnærminger og anvendelse
  • Organisasjonsutvikling
  • Systemutvikling
  • E-handel (G-2-B / B-2-B, G-2-C / B-2-C)
  • System for kvalitetsstyring (ISO 9001:2000)

© Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS

arbeids og informasjonsflyten
Arbeids- og informasjonsflyten

En samling roller som

samarbeider om å nå et mål

© Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS

roller relasjoner regler og ressurser
Roller, relasjoner, regler og ressurser

En rolles aktiviteter reguleres av regler

  • Til hver rolle er det knyttet:
  • Ansvar
  • Fullmakter
  • Aktiviteter
  • Kompetanse
  • En rolles aktiviteter støttes av ressurser:
  • Prosedyrer og sjekklister
  • Dokumenter og maler
  • IT –løsninger og informasjonskilder
  • Mellom rollene er det relasjoner:
  • Overleveringer
  • Samhandling

© Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS

styring
Styring

Hver prosess skal ha enprosesseier

Prosesseier er ansvarlig for

hele prosessen

Prosesseier

Til prosessen er det definerte mål, og løsninger for måling og rapportering

© Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS

prosesseier er ansvarlig for
Prosesseier er ansvarlig for
  • At prosessen er dokumentert
  • At prosessen blir forvaltet
  • At prosessen følges
  • At prosessen måles og at styringsinformasjon fremlegges
  • At nye rolleinnehavere får opplæring i prosessen
  • At prosessen blir videreutviklet ved behov

© Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS

prosessbegrepet
Prosessbegrepet

© Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS

mine perspektiver
Mine perspektiver
  • Forbedring
    • Alle prosesser kan forbedres, og IKT er en viktig bidragsyter
  • Medvirkning
    • Rolleinnehaverne skal gjennom gruppearbeid forbedre prosessene som de selv deltar i utførelsen av
  • Eierskap
    • Hver prosess må ha en prosesseier
  • Endringsledelse
    • Strategi, prosesser, teknologi og mennesker, samtidig
  • Modellering
    • Gode grafiske modeller er av uvurderlig verdi
  • Roller og relasjoner
    • Er de to mest vesentlige forholdene ved en prosess

© Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS

prosessperspektivet
Prosessperspektivet
  • Prosessorientering
    • Prosessen er dokumentert og kjent
  • Prosesseierskap
    • Ansvar for prosessens utforming og dens resultater er klargjort
  • Prosessmålinger
    • Måler ytelsen i henhold til bedriftens og kundens krav
  • Prosesskontroll
    • Forsikrer seg at resultatene er i henhold til krav
  • Helheten
    • Samspillet og grenseflatene mellom prosessene er definert
  • Kontinuerlig prosessforbedring
    • Forbedrer produktivitet og ytelse i henhold til nye krav og muligheter

© Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS

hvilke prosesser har en virksomhet eksempler p prosesser
Hvilke prosesser har en virksomhet - eksempler på prosesser
  • Innkjøpsprosessen - fra behov til varemottak
  • Remitteringsprosessen - fra faktura til betaling
  • Livsforsikring - fra søknad til utstedt polise
  • Skadebehandling - fra skademelding til oppgjør
  • Ansettelsesprosessen - fra annonse til fast ansettelse
  • Leveranseprosessen - fra bestilling til levert vare
  • Reiseregningsprosessen - fra utfylt skjema til ferdig oppgjør

© Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS

hvilke prosesser har en virksomhet
Hvilke prosesser har en virksomhet?

M. Porter: Competitive Advantage, 1985

© Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS

slide20

The Process Classification Framework

Kilde: American Productivity and Quality Center, APQC: www.apqc.org

© Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS

prosesskart ikea
Prosesskart IKEA

Kilde: Bjørn-Erik Willoch, 1993

© Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS

mulig prosesskart for en it enhet

IT-ENHETEN

Strategiutvikling, Styring, Markedsbearbeiding,

Salg, Tilbudsetablering, Kontraktsetablering og forvaltning,

Risikostyring

Personal, Kompetanseutvikling, Økonomi, Innkjøp

Mulig prosesskart for en IT-enhet

DRIFTSENHETEN

Incident, Problem, Change, Release

Configuration, Capacity,

Continuity, Service Level,

Availabilityy Security

UTVIKLINGSENHETEN

Systemanskaffelser, Systemutvikling

Systemforvaltning, Oppdragsstyring

Endrings- og konfigurasjonsstyring,

Prosjektstyring

© Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS

begrepsklargj ring
Begrepsklargjøring
  • Prosess
    • Virksomhetsprosesser, Primærprosesser, Hoved-prosesser, Produksjonsprosesser
    • Sekundærprosesser, Støtteprosesser
    • Styringsprosesser, Ledelsesprosesser
    • Interne prosesser
    • Inter-organisatoriske prosesser
    • Kundeprosesser

© Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS

begrepsklargj ring24
Begrepsklargjøring
  • Prosess
    • Rutine
    • Saksbehandling
  • Arbeidsflyt
    • Saksgang, saksflyt
  • Prosedyre
    • En utfyllende beskrivelse av en aktivitet eller flere tilknyttede aktiviteter i arbeidsflyten

© Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS

prosessutvikling i norge
Prosessutvikling i Norge
  • Intervjuet ca. 30 personer fra ulike virksomheter

Noen tema:

  • Tilnærming: fundamental, radikal, dramatisk, prosess
  • Involvering av ansatte
  • Motstand fra organisasjonen
  • Vekt på beskrivelse av nåsituasjonen
  • Utnyttelse av ITs muligheter
  • Anvendelse av teknikk og verktøy
  • Ledelse

© Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS

prosessmodellering
Prosessmodellering
  • Kommunikasjon
    • Øker forståelsen og gir oversikt over prosessen. Gjør det lettere å snakke om ulike deler av prosessen
  • Dokumentasjon
    • Gjør det lett å sette seg inn i prosessen
  • Analyse og endring av prosessen
    • Et godt redskap for å analysere og endre på en eksisterende prosess
  • Implementering av endringer
    • Modell av dagens prosess og ønsket prosess viser gapet, og hva som må til ved implementering
  • Informasjonssystem
    • Grunnlag for kravspesifikasjon og design av IS

© Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS

modelleringsteknikk
Modelleringsteknikk
  • Består av:
    • et sett med regler for å lage og for å lese grafiske modeller
  • Karakteriseres ved:
    • de forholdene fra virkeligheten som den gjør det mulig å beskrive,
    • de symbolene som den bruker for å fremstille disse komponentene, og
    • den layoutmessige utformingen som modellen skal ha
  • Baseres på et perspektiv:
    • Perspektivet styrer hvilke forhold fra virkeligheten som regnes som betydningsfulle, og hvilke man ikke bryr seg om

© Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS

syn p prosessmodellering
Syn på prosessmodellering

Bruk av prosessmodeller gjorde det mulig for prosjektet å fullføre sine oppgaver raskere enn vi ellers ville ha gjort.

© Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS

syn p prosessmodellering29
Syn på prosessmodellering

Bruk av prosessmodeller ga prosjektet et bedre resultat enn vi ellers ville ha fått

© Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS

syn p prosessmodellering30
Syn på prosessmodellering

Bruk av prosessmodeller gjorde det lettere for oss å utføre prosjektarbeidet

© Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS

effekter fra prosessutviklingsarbeidet
Effekter fra prosessutviklingsarbeidet
  • Teambuilding
  • Standardisering og forbedring av arbeids- og informasjonsflyt
  • Klargjøring og standardisering av regler
  • Klargjøring av roller
  • Etablering av IT-løsninger
  • Etablering av et styringssystem
  • Etablering av et kvalitetsstyringssystem
  • Klargjøring og standardisering av ulike hjelpemidler
  • Etablering av kundeforståelse
  • Etablering av tjenester og tjenesteforståelse

© Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS

inter organisatoriske prosesser
Inter-organisatoriske prosesser

A

B

© Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS

inter organisatoriske prosesser33
Inter-organisatoriske prosesser

A

B

Innkjøp - bestilling

Ordremottak - produksjon

A

B

Varemottak - remittering

Distribusjon - fakturaproduksjon

© Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS

modenhetsniv og ambisjoner
Modenhetsnivå og ambisjoner

© Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS

prosesser m styres
Prosesser må styres
  • Matriseorganisasjon
  • Hvordan skal prosessdimensjonen styres?
  • Hvem skal prosesseierne rapportere til?
  • Hva med en prosessdirektør?
    • Ansvarlig for alle prosessene
    • Som prosesseierne rapporterer til
  • Hvordan skal prosesseierne kommunisere med hverandre?
    • For blant annet å drøfte grensesnitt og it-løsninger
  • Hvordan skal prosesseierne og linjelederne kommunisere?
    • For å håndtere konflikter, hjelpeverktøy, bemanning

© Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS

prosessutvikling med ris
Prosessutvikling med RIS
  • Grunnleggende teori og perspektiver
    • For opplæring og forståelse
  • RIS-metoden
    • For utforming og utvikling av prosesser
  • RIS-teknikken
    • For modellering av prosesser
  • RIS-verktøyet
    • For modellering i MS-Visio
  • Dokumentmaler
    • For utarbeidelse av leveranser
  • Eksempelbibliotek
    • For assistanse

PRIS

© Institutt for Prosessutvikling og Arbeidsflyt AS