지식정보확산팀 복은경

1. KMS를 이용합시다 2010. 9. 30. 지식정보확산팀 복은경

2. 정보시스템 현황 우리의 KMS

3. 정보시스템 추진 현황 도입단계 2006년~2007년 • 경영정보시스템 구축 • 문서전자결재시스템 구축 • G/W시스템 구축 기반단계 2008년~2009년 • 경영정보시스템 고도화 • 문서전자결재시스템/경영정보시스템 연동 • 전략적의사결정시스템 구축 • 천문우주지식포털 구축 활용단계 2010년~2012년 • KMS 신규구축 : 2010. 6. 1. 오픈,현재 4개월째 사용중 • 전자북시스템 구축 • 콘텐츠관리 자동화 • WIKI 기능 강화

4. 활용시스템 현황 개인간 의사소통 도구 – 현행 : 사내통신+메일  향후 : MS Exchange Server 2010 기반의 신규 웹메일 본원 홈페이지, 부서홈페이지 천문우주지식포털 원내 메신저 문서전자결재시스템 – 프로세스 및 경영정보 통합 전략적 의사결정지원 시스템 전사 지식관리 커뮤니티(부서별, 프로젝트별, 학습조직별, 동호회별) 지식관리 원내 웹하드 시스템 관리자용 경영정보시스템 – 경영진, 인사, 자산, 연구, 평가, 회계, 예산, 출장, 급여, 홍보, 검수, 출입관리 지식관리시스템 : 문서관리 기능 포함 전자북 시스템

5. 정보시스템 구성도

6. 정보시스템 현황 우리의 KMS

7. 연구원 발전전략과 KMS와의 관계 출처 : 한국천문연구원 장기발전계획 [2009년~2018년]

8. 지식경영의 목적과 운영 목적 • 분산된 지식을 하나의 창구로 모아 공유하며 업무생산성을 높이기 위함 운영 • 본부, 팀, 프로젝트 단위, 개인의 정보공유를 쉽게 할 수 있도록 구성하였음 • 사용자 접근성을 높이기 위해서 포털 스타일로 화면을 구성하였음

9. 우리의 KMS 현실 1– 전체 지식등록 수 * 9.28. 현재, 오늘의 기사 건수는 제외 4개월간 한 사람당 1.28건의 지식을 등록한 셈

10. 우리의 KMS 현실 2– 커뮤니티 활용 수 본부, 단체/동호회의 커뮤니티 활용도가 너무 낮고 과감한 정리도 필요할 것이라고 생각됨

11. 우리의 KMS 현실 3– 종합 여전히 사내통신+메일의 비중이 높음 • 우리 연구원의 사내통신+메일은 의사소통의 수단으로 활용되며, 이 내용은 결국 지식경영의 구성요소가 됨 • 사람간의 업무지식 + 개인지식을 공유하고자 사용 • 사내통신 내용의 상당 부분이 KMS에 공유될 지식 지식등록건수가 적은 것도 문제, 그리고 공지글이 대부분 - 4개월간 등록된 지식 건수 자체가 적으며, 대부분이 공지글임 편중된 지식 • 등록하는 분야 편중 • 정보 등록 직원도 일부 활용성 전무 • 활용의 예를 볼 수 없음 • 실제 지식경영은 등록된 지식으로 성과가 나는 경우 비로소 효과가 발생

12. 이렇게 활용률이 저조한 이유는? 여러분의 이유는 무엇인가요?

13. 업무의 연장선 • 고상한, 멋진, 완벽한, 자랑할만한 지식을 만드는 것이 아니다. • 전문분야를 공부하는 것이 아니라 업무내용을 공유하는 것이다 • 나의 업무수행결과를 누군가 활용한다면 만족스러운 것이다. 발상의 전환이 필요 ※ 지식등록 예 : 교육참여 후 보고서 작성 및 등록 교육점수 취득과 마일리지 취득

14. 우리의 KMS가 활성화되지 않는 원인 지식경영의 성공요소, 실패요인 지식경영시스템의 성공요소 • 실제 업무에 지식을 활용하고 지식경영이 경영성과 개선에 기여하도록 한다. • 사람, 기술, 전략, 프로세스의 4요소가 동시에 정의되고 변화되어야 한다. 지식경영시스템의 실패요인 • 사람 • 인식, 필요성 부족 • 부가적 업무라는 인식 • 기술 • 시스템을 갖추면 잘될 것이라는 막연한 기대 • 전략 • 비민주적인 조직문화 • 프로세스 - 새로운 시스템에 맞는 프로세스의 변화 부족

15. 사람-인식제고(높이 쳐들다), 재고(다시 생각하다) 경영자 측면 • 업무지시 및 전파용이 • 능력 있는 사원을 자연스럽게 발굴할 수 있음 • 암묵지의 일반화로 노하우가 쉽게 전파됨 • 직원간의 신뢰도 향상으로 조직이 활성화 됨 지속적인 비전제시, 가시적인 성과에 대한 시의적절한 피드백 시행 등 중간관리자측면 • 권한과 책임을 갖고 능동적으로 일을 추진 • 합리적인 판단에 의한 의사결정의 선진화 • 부서간 협조가 원활해짐 사용자 측면 • 자기계발의 계기와 능력을 대외적으로 인정받음 • 타인의 노하우를 활용하여 시행착오를 최소화 • 긍정적인 사고와 행동을 갖게 되고, 자긍심을 갖게 됨

16. 기술-인프라 구축(콘텐츠는 누가 채우나?) 지식맵 구축 • 지식 등록의 기준이 되는 지식맵을 구축 • 설문 및 관련 논문 참조 커뮤니티 생성 • 본부, 팀끼리 데이터 공유가 필요하다고 판단하여 본부, 그룹/팀, 프로젝트 등을 커뮤니티화 게이트웨이로 구축 • 우리 연구원에게 필요한 게이트웨이 역할을 할 수 있도록 고민 • 검색창, 사전, 즐겨찾기 등을 추가하여 KMS 사이트를 통해 다른 곳으로 이동할 수 있도록 처리

17. 프로세스-KMS 구축 이후 무엇이 변했는가? 새로운 시스템에 맞는 정책적, 제도적프로세스 변화가 없었다. 프로세스 개선이 필요하다.

18. KMS 활성화 방안 – (1) 부서 커뮤니티의 활용 우리 팀의 경우 공문과 일정을 관리하는 것으로 큰 효과를 느끼고 있음 • 공문관리 : 게시판에 입력한 후 회신 공문은 그 게시물의 답변글로 활용 • 일정관리 : 공문 제출 날짜, 잊지 말아야 할 사항, 팀원의 휴가 및 출장 입력

19. KMS 활성화 방안 – (2) 활동 중인 커뮤니티가 많아지도록 프로젝트, 연석회의, TFT도 커뮤니티로 활용 • 앞서 커뮤니티 활용 상황에서 보았듯, 요구에 의해 만들어진 커뮤니티의 경우 활용도가 100%임 • 이것은 업무와 지식이 통합되었기 때문으로 보임 학습조직 활성화 • 많은 지식경영 연구 논문은 학습조직의 활성화가 지식경영 성공의 큰 요인으로 꼽음 • 학습조직에서 만들어진 지식은 어느 정도 정제된 결과물이라고 판단하기 때문임 단체, 동호회 활성화 • 현재 커뮤니티를 활용하는 단체, 동호회는 단 2개 뿐임 • 메일 활용 대신 커뮤니티의 게시판을 활용

20. KMS 활성화 방안 – (3) 전사 일정 관리 회의실에 행사 등록시 전사일정에도 등록 • 현재 회의실에 등록하는 이유는 해당 회의실을 선점하기 위함임 • 그러나 정작, 전직원이 일정을 공유해야 하는 연구원 전체 일정은 관리하고 있지 않아 관련 부서나 관련자가 아니면 그 일정을 알 수 없음 • 따라서 회의실에 행사를 등록하면서, 그 일정이 다수의 직원이 알아야 하는 것이라면 KASI지식 > 일정에서 해당 날짜에 행사 등록 • 회의실 관련 내용 뿐 아니라, 공유가 필요한 행사(프로젝트풀 마감, 평가서 제출,대통령 방문 등)의 경우 전사 일정에 등록

21. KMS 활성화 방안 – (4) 공지성 사내통신은 업무공지로 특정 그룹으로 보내는 공지성 사내통신은 업무공지 게시판에 등록 • 특정 그룹(전직원, 정규직등)으로 발송하는 공지성 사내통신은 업무공지에 등록 • 보는 권한 조정을 위해서는 해당 게시글 하단의 [보안] 버튼으로 조정 가능 • 직원들에게 더 주지를 시키기 위해서는 게시글 하단의 [배포] 버튼으로 메일 발송가능 : 전직원은alluser@kasi.re.kr로 발송하면 됨

22. KMS 활성화 방안 – (5) 기타 지식관리 보상체계 수립에 노력하겠습니다. 전자문서를 조회가 가능하도록 게시판으로 이관하도록 하겠습니다. • 2005년부터 쌓인 전자문서 중 일정 시간이 지난 문서에 대해, 전자문서 담당자가승인한 것들을 게시판에서 조회할 수 있도록 문서이관시스템을 구축할 것임 • 기록물이관 원칙에 따라 작업할 것이며 2012년까지 시스템을 마칠 것임 커뮤니티 관리자에 대한 모임을 꾸준히 갖겠습니다.

23. 나머지 활성화 방안은 사용자의 아이디어 좋은 아이디어가 있으면 주세요. • CEO 광장? • NASA 링크 • ??? *사진출처 : 인터넷

24. 커뮤니티 소개 - 국정감사 맵 구성이나 실제 유용한 지식을 많이 등록하셨음

25. 커뮤니티 소개 - 고천문연구그룹 메인화면의 구성에 노력을 많이 하셨음

26. 많이 묻는 질문 (1) 파일 업로드가 안됩니다! • ActiveX를 설치해야 함 • ActiveX 설치 후에도 파일 업로드가 안되면 도구 > 인터넷옵션 > 보안 > 신뢰할 수 있는 사이트에 http://*.kasi.re.kr추가 • 모든 게시판마다 파일 업로드 용량이 제한되어 있음 2G까지는 가능하며, 그 이상은 서버 운용 문제로 불가능 • 혹시 파일을 열고 있는지 확인할 것 - 해당 파일을 닫고 나서 재시도 로그인이 안됩니다! • 신규 입사자인 경우전자우편 계정이 만들어졌나 확인할 것 - 계정이 만들어지고 그 다음날 KMS 시스템에 등록 : 급하게 필요하시면 우리팀으로 연락할 것 • 퇴직한 경우 : 퇴직 후엔 접속이 안됨 • 초기 비밀번호는 사번임. 비밀번호는 암호화되어 저장되므로 본인이 변경한 경우는 알 수 없고, 원하는 값으로 변경은 가능 • 비밀번호를 5번 틀리면 보안상의 이유로 계정이 잠김. 이 경우는 우리 팀에연락해야 함

27. 많이 묻는 질문 (2) 글을 썼는데 조회수가 너무 적어요. • 쓴 게시물을 다시 읽었을 때 [상신] 버튼이 있는지 확인할 것. 이 경우는 상신 버튼을 눌러야 정식으로 등록됨 : 현재는 아이디어제안 게시판에만 적용 • 검증 프로세스가 있는 게시판의 경우는 검증 권한자가 검증완료를 해야 다른 사람이 볼 수 있음. 현재는 아이디어 제안 게시판만 검증 프로세스가 있음

28. 많이 묻는 질문 (3) 개인 일정인데 다른 사람이 보았어요. • 일정 등록시 일정구분을 개인으로 했는지, 공개설정에서 Internal을 뺐는지 꼭 확인해야 함. 이런 경우는 본인을 제외한 그 누구도(admin 계정도) 볼 수 없음

29. 마지막으로… 성공적인 지식경영 정착을 위한 이론적 이야기 직원들이 지식을 창출하고 공유하고자 하는 의지를 끊임없이 가질 수 있도록 노력 지속적인 비전제시, 가시적인 성과에 대한 시의적절한 피드백 시행 등 단기간에 큰 성과를 획득하기 위한 무리한 추진을 주의 지식경영은 장시간 경영전반에 걸쳐 도움을 줄 수 있도록 중장기적으로 추진되어야 합니다. 아래로부터의 혁신을 달성하기 위한 제도와 시스템 지속적으로 지식경영의 흐름을 파악하고, 지식경영 활동을 위한 시스템과 제도 개선에 노력하십시오. 지식경영은 실질적으로 추진하되 event show를 가미!!! 현안과 이슈사항을 중심으로 제안공모 등을 활성화하고 영웅을 만들고 이를 통해 확산되도록 하십시오.

30. 오늘의 주제 KMS를 잘 이용합시다!

31. 질의응답

32. 감사합니다.