BOLIX S.A.

1. BOLIX S.A. II Konferencja handlowa Bolix 19-21.01.2011r Savoir-vivre w biznesie Tomasz Graboń

2. SAVOIR-VIVRE W BIZNESIE Co to jest savoir-vivre? • Savoir-vivre czyli ogłada, dobre maniery, bon-ton, znajomość obowiązujących zwyczajów, form towarzyskich i reguł grzeczności obowiązujących w danej grupie społecznej, ale przede wszystkim jest to: • SZACUNEK DLA OSÓB Z KTÓRYMI SIĘ KONTAKTUJEMY, • WYCZUCIE SYTUACJI I SPOSÓB ZACHOWANIA AKCEPTOWANY SPOŁECZNIE. • Zasady savoir-vivre'u: • uśmiech, • uprzejmość, • życzliwość, • punktualność, • dyskrecja, • lojalność, • grzeczność, • dostosowanie się do sytuacji.

3. SAVOIR-VIVRE W BIZNESIE Przygotowanie do spotkania • Dobre przygotowanie cechuje profesjonalistę. • Klienci doskonale wiedzą, kiedy jesteś nieprzygotowany do spotkania. • UWAGA: Jest to oznaka ich lekceważenia. • Osoba przygotowana czuje się pewniej. Jesteś opanowany i kompetentny. • Dobrze przygotowany możesz prowadzić spotkanie wg kilku scenariuszy. • Po przygotowaniu kilku rozwiązań i opcji działania możesz szybko zmieniać sposób realizacji zadania. UWAGA: Jeżeli jesteś przygotowany, trudniej cię zaskoczyć!

4. SAVOIR-VIVRE W BIZNESIE Przygotowanie do spotkania • Zgromadź jak największej ilości informacji o naszym kontrahencie zgodnie z zasadą • „im więcej wiesz, tym mniej cię może zaskoczyć”. • Przede wszystkim musisz wiedzieć: • jaki jest profil działalności firmy? • jak długo jest na rynku? • ile osób zatrudnia? • z kim się spotkam? Czy mogę się dowiedzieć czegoś więcej o rozmówcy? • jakie ma kanały dystrybucji? jakich ma odbiorców? • jak jest zorganizowana? • jaki jest jej potencjał zakupowy? Co sprzedaje? • co ją wyróżnia na rynku? W czym się specjalizuje? • z kim najbardziej konkuruje? • jaką strategię marketingową prowadzi?

5. SAVOIR-VIVRE W BIZNESIE Przygotowanie do spotkania • Musisz wiedzieć z kim i kiedy się spotkasz i w tym celu sprawdź: • dokładne miejsce i czas spotkania, • ilość osób biorących udział w spotkaniu, • imię, nazwisko i wiek , • zajmowane stanowisko, • za co jest odpowiedzialny/a, • jaki jest jego/jej poziom decyzji, UWAGA: Nie wybaczalnym błędem jest spóźnienie się na umówione spotkanie! Jest to oznaka braku szacunku dla klienta! • wyjedź z domu wcześniej. • jeżeli z jakiś przyczyn możesz się spóźnić na spotkanie, uprzedź o tym i podaj ile może czasowo wynieść spóźnienie.

6. SAVOIR-VIVRE W BIZNESIE Przygotowanie do spotkania • Przygotowując się do spotkania należy określić jego cel oraz czemu ma ono służyć: • cel ma być wymierny i konkretny, nie ogólny, np. „celem moim jest uzyskanie zapytania do oferty, którą przedstawię klientowi w ciągu dwóch dni”, albo „celem moim jest podpisanie z klientem umowy o współpracy”, • cel w stosunku do klienta – czy chcę nawiązać z nim długotrwałą współpracę, czy jest to tylko jednorazowa transakcja, UWAGA: nie trać czasu na bezcelowe spotkania!

7. SAVOIR-VIVRE W BIZNESIE Przygotowanie do spotkania • Przygotuj plan przebiegu spotkania. • jakie zadasz pytania zależy od informacji jakich potrzebujesz do dostosowania oferty do klienta (od ogólnych do szczegółowych), • temat rozmowy, • jakie oferty możesz potencjalnie zaproponować, • argumenty przydatne do negocjacji, • rozpoczęcie i zakończenie spotkania ma pozostawić dobre wrażenie, • określ czas trwania spotkania oraz niezbędne pomoce i materiały. UWAGA: Plan nie może być sztywno określony i musi zawierać różne opcje. UWAGA: Dobry plan pozwoli na zmianę strategii rozmowy.

8. SAVOIR-VIVRE W BIZNESIE Przygotowanie do spotkania • Wygląd zewnętrzny to istotny element przygotowania do spotkania: „jak cię widzą, tak cię piszą”. Ważne jest aby dopasować odpowiedni strój do charakteru i miejsca spotkania. • Najważniejsze to: • elegancki (zarówno wygląd ja i zachowanie), • zadbany, włosy przystrzyżone, • zadbane dłonie i paznokcie, • dyskretne perfumy, • zawsze umyty i posprzątany samochód, • zachowaj kulturę jazdy, UWAGA: Jesteś wizytówką firmy, twój wygląd świadczy o firmie.

9. SAVOIR-VIVRE W BIZNESIE Przygotowanie do spotkania • Na spotkanie z klientem z którym jest już nawiązana współpraca najlepiej ubrać: • koszulę biznesową z długim rękawem, krawat nie jest wymagany, • ciemne, eleganckie spodnie, • odpowiednio dobrane buty, • unikaj sandałów i obuwia sportowego. STANDARD!! UWAGA: Na spotkanie z klientem nie wolno ubierać dżinsów

10. SAVOIR-VIVRE W BIZNESIE Przygotowanie do spotkania • Pamiętaj aby unikać takich błędów jak: • rozpięta marynarka w pozycji stojącej (jak wstajesz pamiętaj aby ją zapiąć) • zapięta marynarka w pozycji siedzącej, • więcej niż jeden element ubioru we wzory, • krawat do koszuli z krótkim rękawem, • koszula z krótkim rękawem do marynarki, • nieodpowiednia długość krawatu, • rozpięty kołnierzyk w koszuli, • buty, skarpetki nieodpowiednio dobrane.

11. SAVOIR-VIVRE W BIZNESIE Przywitanie • Pierwsze wrażenie jest bardzo istotne, zwłaszcza w biznesie. Dlatego tak ważne jest aby tego nie zepsuć. Najważniejsza jest grzeczność. • Poznając przyszłego klienta lub kontrahenta należy zdecydowanym ruchem uścisnąć mu dłoń patrząc przy tym w oczy. UWAGA: osoba starsza lub wyższa rangą pierwsza wyciąga rękę. • Nie podaje się ręki przez biurko czy stół, zawsze należy wyjść zza biurka. • „Dzień dobry” mówi młodsza osoba do starszej, mężczyzna do kobiety, osoba niższa rangą do osoby wyższej rangą, osoby wchodząca do pomieszczenie do obecnych. • Przedstawiając się zacznij od imienia, nazwiska i nazwy firmy, mów wolno i wyraźnie.

12. SAVOIR-VIVRE W BIZNESIE Przywitanie • Bardzo ważna jest kolejność powitania. Jeśli pierwsze kroki kierujesz do prezesa, właściciela to z nim witaj się jako pierwszym. • Jeśli wchodzisz do biura, w którym jest więcej osób wówczas: • pierwsze osoba najwyższa rangą, • Jeśli wchodzisz do biura, gdzie wszyscy są sobie równi rangą: • powitanie rozpoczynamy od kobiet UWAGA: W przypadku spotkań biznesowych płeć na drugorzędne znaczenie. UWAGA: Najpierw należy przywitać się z osobą najwyższą rangą, dopiero w drugiej kolejności z kobietą (jeśli jest obecna). Jednak jeśli wszyscy uczestnicy spotkania są równi sobie, powitanie rozpoczynamy od kobiety. http://www.youtube.com/watch?v=TSS9KqRg62A&feature=related

14. SAVOIR-VIVRE W BIZNESIE Biznes lunch • Rozmieszczając gości przy stole pamiętaj o podstawowych zasadach: kobieta, mężczyzna, kobieta itd. • Obok siebie sadza się osoby, które się nie znają lub mało się znają. • Nie wolno sadzać obok siebie osób skonfliktowanych z sobą. • W restauracji gość na prawo do najlepszego miejsca z widokiem na salę. • Zasada prawej ręki: najważniejsi goście zajmują zawsze miejsce po prawej stronie gospodzarza.

15. SAVOIR-VIVRE W BIZNESIE Napoje podczas spotkania biznesowego • Jeżeli rozmówca chce Cię poczęstować napojem nie powinieneś odmawiać, poczęstunek jest oznaką gościnności gospodarza. • Jeżeli nie pijasz kawy, możesz poprosić o herbatę. • Czas na picie napoju pozwoli Ci przemyśleć odpowiedź. • Należy wypić do końca. • Bezwzględnie unikaj alkoholu, nie jest to wskazane na tego typu spotkaniach.

16. SAVOIR-VIVRE W BIZNESIE Jak i kiedy przekazywać wizytówkę • Wizytówkę przekazuj drugiej osobie bezpośrednio do ręki, zadrukowaną stroną do góry i odwróconą do odbiorcy. • Przekazuj ją prawą ręką lub trzymając ją w obu dłoniach. • Wizytówkę wręczaj na koniec spotkania lub w trakcie rozmowy, gdy kontekst będzie to sugerował. • Gdy rozmawiasz z kimś kogo nie znasz, możesz wręczyć mu wizytówkę w ramach przedstawienia się. • Osobą starszym, także rangą dajesz wizytówkę, gdy o to poproszą. • Nie należy prosić o wizytówkę kobiet i osób wyższych rangą. • Wizytówkę dajesz tej osobie, która wręczyła ci swoją. • Nigdy nie należy wręczać wizytówki przy stole podczas jedzenia.

17. SAVOIR-VIVRE W BIZNESIE Jak i kiedy możesz przekazywać wizytówkę • Otrzymaną wizytówkę należy przeczytać i schować do wizytownika lub innego miejsca, które sugeruje że staje się ona dla ciebie ważna. • Wizytówek można używać do przekazywania krótkich wiadomości. Skreśl wtedy na niej adres, oznacza to, że ta wizytówka staje się formą korespondencji z rozmówcą. Wiadomość musi być bardzo krótka. Pisz ją tylko odręcznie zaczynając od miejsca pod swoim nazwiskiem i ewentualnie kończąc na drugiej stronie. Nigdy jej nie podpisuj. • Jeśli na wizytówce jest adres i telefon służbowy i prywatny oznacza to, ze można dzwonić na telefon prywatny w sprawach służbowych, ale tylko do godziny 20.00. http://www.youtube.com/watch?v=J8bG2Lb5fv8&feature=fvsr

18. SAVOIR-VIVRE W BIZNESIE Telefon podczas spotkania biznesowego • Przed wejściem na spotkanie wyłącz lub wycisz telefon. Nic nie powinno zakłócać rozmowy. • Jeśli czekasz na ważny telefon to uprzedź o tym uczestników spotkania. • Gdy ktoś zadzwoni przeproś, w naglącej sprawie możesz odebrać (jeśli czekałeś na ten telefon). • Możesz przeprosić, odebrać i powiedzieć, że oddzwonisz.

19. SAVOIR-VIVRE W BIZNESIE Ważne elementy podczas rozmowy biznesowej • Przebieg rozmowy świadczy o twoim przygotowaniu do niej. Ważne jest panowanie nad swoim ciałem. • panuj nad emisją głosu, nich słyszą cię osoby, które mają cię słyszeć, • mów spokojnie i wyraźnie, nie spiesz się, • raczej unikaj dowcipów, lepiej opowiedzieć zabawną anegdotę, • NIGDY NIE PRZERYWAJ MÓWIĄCEMU, • unikaj nadmiernej gestykulacji, • zachowaj kontakt wzrokowy z rozmówcą, • nie trzymaj rąk w kieszeni, • nie siedź z założonymi rękami.

20. SAVOIR-VIVRE W BIZNESIE Zakończenie spotkania • Każde spotkanie dobiega końca, należy więc je podsumować tak, aby uczestnicy spotkania wiedzieli dokładnie co zostało ustalone: • zadawaj pytania, aby upewnić się czy obie strony dobrze się zrozumiały np. „Czyli ustaliliśmy, że wydłużamy współpracę o kolejne 2 lata”. • należy podsumować rozmowę i powtórzyć wcześniejsze ustalenia. • Podziękuj za spotkanie, wstając, zapinając marynarkę oraz uściskiem dłoni. W dawnych czasach uścisk dłoni po uzgodnieniach był traktowany jako gentelmen agreement.

21. SAVOIR-VIVRE W BIZNESIE Zakończenie spotkania • Po zakończonym spotkaniu dokładnie przeanalizuj jego przebieg i zapisz wszystkie niezbędne informacje. Należy zrobić notatkę ze spotkania lub raport. Pozwoli to na stworzenie najatrakcyjniejszej dla klienta oferty. • UWAGA: Bezwzględnie trzymaj się terminów i ustaleń, • jak umówiłeś się z klientem na rozmowę telefoniczną w ciągu dwóch dni i przedstawienie oferty to nie zwlekaj z tym!

22. SAVOIR-VIVRE W BIZNESIE Mail z notatką ze spotkania • Po zakończonym spotkaniu najlepiej sporządzić notatkę ze spotkania i wysłać ją mailem do uczestników spotkania. Pozwoli to na ponowne upewnienie się czy dobrze zrozumieliśmy ustalenia. Wiadomość taką należy wysłać w ciągu 24h od zakończenia spotkania. Wyjątkiem mogą być osoby, które są w ciągłych rozjazdach.

23. SAVOIR-VIVRE W BIZNESIE Podsumowanie • Na spotkanie zawsze się przygotuj. • Podczas przywitania obowiązuje hierarchia. • Okaż szacunek rozmówcy podczas wymiany wizytówek. • Wyłącz telefon przed spotkaniem, niech nic go nie zakłóca. • Podsumuj spotkanie, pomoże to uniknąć kłopotliwych nieporozumień. • Podziękuj za spotkanie, pilnuj ustalonych terminów. http://www.youtube.com/watch?v=MaQ3D6faBQg

24. SAVOIR-VIVRE W BIZNESIE Dziękuję za uwagę Tomasz Graboń