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Uma Proposta de Modelo de Gestão do Conhecimento (GC) para a Administração Pública Brasileira Fábio Ferreira Batista Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada – IPEA Florianópolis, SC - 17/11/2011. Objetivos da Apresentação. Esclarecer o termo administração pública

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Uma Proposta de Modelo de Gestão do Conhecimento (GC) para a Administração Pública Brasileira

Fábio Ferreira Batista

Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada – IPEA

Florianópolis, SC - 17/11/2011

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Objetivos da Apresentação

  • Esclarecer o termo administração pública
  • Entender o porquê de um modelo de GC para a administração pública brasileira (APB)
  • Entender a definição de GC na APB
  • Entender o Modelo de GC para a APB
  • Entender os fatores críticos de sucesso para implementação da GC na APB
  • Apresentar brevemente os outros produtos:
    • Manual de Implementação da GC na APB
    • Instrumento de Avaliação da GC na APB

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Esboço da Apresentação

  • Por que um Modelo de GC para a APB?
  • Antecedentes e Propósito do Modelo
  • Definição de GC na APB
  • Modelo de GC para a APB
    • Principais componentes do Modelo
      • Missão, Visão e Objetivos Estratégicos
      • Viabilizadores
      • Processos de GC
      • Ciclo de GC
      • Resultados
  • Outros produtos

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Esboço da Apresentação

  • Por que um Modelo de GC para a APB?
  • Antecedentes e Propósito do Modelo
  • Definição de GC na APB
  • Modelo de GC para a APB
    • Principais componentes do Modelo
      • Missão, Visão e Objetivos Estratégicos
      • Viabilizadores
      • Processos de GC
      • Ciclo de GC
      • Resultados
  • Outros produtos

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Administração Pública

O que é Administração Pública (AP)?

“Administração pública é o conjunto de entidades que compõem o Estado, voltadas para a prestação de serviços públicos e o atendimento das necessidades do cidadão e da coletividade. É constituída da administração direta e da administração indireta, esta formada por autarquias, fundações, empresas públicas, sociedades de economia mista e organizações sociais. É subdividida em poderes (executivo, legislativo e judiciário) e em esferas (federal, estadual e municipal) (GESPUBLICA, 2007)

3

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Argumento - Premissas

  • Dimensões “Cidadão-Usuário” e “Sociedade” da GC
  • Resultados de GC
  • Inovação e Políticas Públicas
  • Relação entre GC e Iniciativas em Excelência em Gestão
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Argumento - Conclusão

  • Modelos construídos para o setor privado não são adequados para o setor público porque não consideram as diferenças entre os dois setores nem as premissas apresentadas
  • Énecessário construir um modelo genérico, holístico e específico de GC adequado à administração pública brasileira
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Esboço da Apresentação

  • Por que um Modelo de GC para a APB?
  • Antecedentes e Propósito do Modelo
  • Definição de GC na APB
  • Modelo de GC para a APB
    • Principais componentes do Modelo
      • Missão, Visão e Objetivos Estratégicos
      • Viabilizadores
      • Processos de GC
      • Ciclo de GC
      • Resultados
  • Outros produtos

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Modelo IPEA de GC - Antecedentes

  • Início da elaboração – Setembro de 2011
  • APP – Atividade de Pesquisa Programada IPEA – EGC/UFSC
    • Objetivos
    • O EGC e o instrumento APP
    • Workshops
    • Procedimentos metodológicos
  • Modelo elaborado para ser aplicado em entidades da administração pública direta e indireta
  • Aspectos considerados
    • Linguagem e conteúdo adaptados à realidade da administração pública brasileira (APB)
    • De fácil compreensão e aplicação na APB
    • Com foco em resultados relevantes para a APB

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Modelo IPEA de GC - Propósito

  • Enfatizar a importância da GC para a excelência em gestão pública
  • Oferecer uma introdução à GC de fácil compreensão
  • Destacar fatores críticos de sucesso na implementação da GC
  • Assessorar as entidades da administração pública brasileira na utilização da GC para alcançar resultados concretos

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Esboço da Apresentação

  • Antecedentes e Propósito do Modelo
  • Definição de GC na APB
  • Modelo de GC para a APB
    • Principais componentes do Modelo
      • Missão, Visão e Objetivos Estratégicos
      • Aceleradores
      • Processos de GC
      • Ciclo de GC
      • Resultados
  • Outros produtos

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Definição de GC na APB

A Gestão do Conhecimento é um método integrado de criar, compartilhar e aplicar conhecimento para aumentar a eficiência; melhorar a qualidade e a efetividade social; e contribuir para a legalidade, impessoalidade, moralidade e publicidade na administração pública e para o desenvolvimento brasileiro.

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Definição de GC na APB

A Gestão do Conhecimento é um método integrado de criar, compartilhar e aplicar conhecimento para aumentar a eficiência; melhorara qualidade e a efetividade social; e contribuir para a legalidade, impessoalidade, moralidade e publicidade na administração pública e para o desenvolvimento brasileiro.

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Esboço da Apresentação

  • Antecedentes e Propósito do Modelo
  • Definição de GC na APB
  • Modelo de GC para a APB
    • Principais componentes do Modelo
      • Missão, Visão e Objetivos Estratégico
      • Aceleradores
      • Processos de GC
      • Ciclo de GC
      • Resultados
  • Outros produtos

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Modelo GC para a Administração Pública

Partes

Interessadas

Viabilizadores

Processos de GC

Aplicar

Identificar

Liderança

CICLO KDCA

Tecnologia

RESULTADOS

Cidadão – usuário e Sociedade

Pessoas

Compartilhar

Criar

Processos

Armazenar

Missão, Visão e Objetivos Estratégicos

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Modelo de GC para a AP

  • O ponto de partida do Modelo de GC é a visão, a missão e os objetivos estratégicos da organização
  • GC é um meio para alcançar os objetivos da organização
  • Há quatro componentes no modelo
    • Viabilizadores
    • Processos de GC
    • Ciclo de GC (KDCA)
    • Resultados

Missão, Visão e Objetivos Estratégicos

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slide20

Viabilizadores

Os viabilizadores ajudam a viabilizar a implementação da GC com êxito na organização

São identificados quatro viabilizadores:

Liderança

Tecnologia

Pessoas

Processos

Viabilizadores

Liderança

Tecnologia

Pessoas

Processos

13

slide21

Viabilizadores - Liderança

  • Dirige a implementação da GC na organização
  • Assegura o alinhamento das estratégias e projetos de GC com a missão e a visão da organização
  • Apoia e aloca recursos para a implementação dos projetos de GC

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Viabilizadores - Tecnologia

  • Acelera o processo de GC por meio de práticas efetivas de GC cujo foco central é a base tecnológica e funcional
  • Práticas como Comunidades Virtuais e outros espaços para trabalho colaborativo viabilizam a participação à distância e em qualquer momento
  • Disponibiliza plataforma para a retenção do conhecimento organizacional

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Viabilizadores - Pessoas

  • Pessoas são ao mesmo tempo usuários e produtores de conhecimento
  • Elas criam e são donas do capital intelectual
  • Confiança é um pré-requisito para o compartilhamento do conhecimento

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Viabilizadores - Processos

  • Passos sociais e tecnológicos que aumentam a contribuição do conhecimento na organização
  • Processos sistemáticos e efetivos podem contribuir para aumentar a eficiência; melhorar a qualidade e a efetividade social; e assegurar a legalidade, a impessoalidade, a moralidade e a publicidade na administração pública

17

slide25

Processos de GC

Está relacionado aos processos de desenvolvimento e conversão do conhecimento

Cinco Processos de GC:

Identificar

Criar

Armazenar

Compartilhar

Aplicar

Processos de GC

Identificar

Aplicar

CICLO KDCA

Compartilhar

Criar

Armazenar

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Processos de GC - Identificar

  • Passo inicial e crucial do processo de GC
  • Conhecimento crítico necessário para desenvolver as competências essenciais da organização é identificado
  • As lacunas de conhecimento na organização são identificadas neste passo

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Processos de GC - Criar

  • Elimina as lacunas de conhecimento por meio da conversão do conhecimento e geração do novo conhecimento
  • Há muitas maneiras de criar conhecimento novo:
    • Nível individual
    • Nível da equipe
    • Nível organizacional

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Processos de GC - Armazenar

  • Coleta e preservação do conhecimento organizacional
  • Várias formas de armazenamento
  • Conhecimento organizado para permitir recuperação fácil

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Processos de GC - Compartilhar

  • Troca regular e sustentável de conhecimento
  • Promove aprendizagem contínua para alcançar os objetivos organizacionais
  • Confiança e benefício mútuo promove a cultura de compartilhamento
  • Tecnologia pode ser utilizado para aumentar o compartilhamento

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Processos de GC - Aplicar

  • A utilização e reutilização do conhecimento na organização
  • Traduz conhecimento em ação
  • Conhecimento só agrega valor quando é usado para melhorar o atendimento à população e a prestação de serviços públicos

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Ciclo de GC – O Ciclo KDCA

Os processos de GC são executados no Ciclo de GC chamado no Modelo de GC para a Administração Pública de Ciclo KDCA

Deve ser utilizado na gestão de processos e no gerenciamento de projetos, programas e políticas pública para:

Aumentar a eficiência

Melhorar a qualidade e a efetividade social

Contribuir para a legalidade, impessoalidade, publicidade, moralidade e eficiência na administração pública

Contribuir para o desenvolvimento brasileiro

24

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Etapas e Atividades do Ciclo KDCA (*)

Identificar o conhecimento relevante para aumentar a eficiência e/ou melhorar a qualidade ou a efetividade social

  • Caso a meta não tenha sido atingida, a organização corrige eventuais erros no Processo de GC (identificação, criação, compartilhamento e aplicação do conhecimento
  • Caso a meta tenha sido alcançada, a organização armazena o novo conhecimento, por meio da padronização

2. Definir a meta de eficiência/qualidade/efetividade a ser alcançada com o uso do conhecimento.

Corrigir ou armazenar

Elaborar o Plano de GC

3. Definir o método para identificar e captar (ou criar) o conhecimento

4. Elaborar plano para: i) captar e/ou criar o conhecimento necessário para atingir a meta; ii) compartilhartal conhecimento para que as pessoas da força de trabalho que irão aplicá-lo possam ter acesso a ele; iii) aplicação do conhecimento

1. Educar e capacitar

2. Executar o plano de GC

3. Coletar dados e informações e aprender com o processo de girar o ciclo KDCA

Verificar

Executar

  • Verificar se a meta de eficiência / qualidade/ efetividade social foi alcançada
  • Verificar se o plano de GC foi executado conforme previsto

(*) Adaptado de BATISTA, Fábio F . Proposta de Modelo de GC com Foco na Qualidade (2008)

25

slide33

Conhecimento nas pessoas e redes

Aprendendo

durante

Aprendendo

antes

Aprendendo

depois

Ciclo Operacional de GC na AP

Conhecimento

Captado

Maior Eficiência

Melhor Qualidade e

Efetividade

Social

Legalidade Publicidade

Impessoalidade / Moralidade

Desenvolvimento

  • Indivíduos
  • & equipes
  • gerenciando:
  • Processos
  • Projetos
  • Políticas públicas
  • Programas
  • e utilizando o Ciclo
  • KDCA

Usando

Conhecimento

Objetivos

Resultados

Adaptado do Framework da empresa British Petroleum (BP)

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Resultados Imediatos

Aprendizagem e Inovação

O Processo de GC e o Ciclo KDCA viabilizam a aprendizagem e a inovação em todos os níveis da organização

Novos processos, produtos, serviços, tecnologias e práticas de gestão pública

Incremento da capacidade dinâmica

Individual (servidor/funcionário público)

da equipe

organizacional

social

RESULTADOS

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slide35

Resultados Finais

Eficiência

Qualidade

Efetividade Social

Legalidade

Impessoalidade

Publicidade

Moralidade

Desenvolvimento

RESULTADOS

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Partes Interessadas

Partes

Interessadas

Cidadão – usuário

Destinatário dos serviços e das ações de Estado de uma organização pública. Pode ser uma pessoa física ou jurídica.

Gestão do conhecimento sobre os cidadãos -usuários para atender suas necessidades e expectativas e cumprir a missão organizacional

Cidadão – usuário e Sociedade

29

slide37

Partes Interessadas

Partes

Interessadas

Sociedade

Gestão do conhecimento sobre a sociedade para promover a responsabilidade pública, inclusão social, interação e gestão do impacto da atuação da organização na sociedade

Cidadão – usuário e Sociedade

29

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Modelo GC para a Administração Pública

Partes

Interessadas

Viabilizadores

Processos de GC

Aplicar

Identificar

Liderança

CICLO KDCA

Tecnologia

RESULTADOS

Cidadão – usuário e Sociedade

Pessoas

Compartilhar

Criar

Processos

Armazenar

Missão, Visão e Objetivos Estratégicos

slide39

Esboço da Apresentação

  • Antecedentes e Propósito do Modelo
  • Definição de GC na APB
  • Modelo de GC para a APB
    • Principais componentes do Modelo
      • Missão, Visão e Objetivos Estratégicos
      • Aceleradores
      • Processos de GC
      • Ciclo de GC
      • Resultados
  • Outros produtos

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Método de Implementação da GC - MIGC

MIGC

1ª ETAPA

Diagnosticar

4ª ETAPA

Implementar

2ª ETAPA

Planejar

3ª ETAPA

Desenvolver

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Diagnóstico

Diagnosticar

Elaborar Justificativa

Definir Estratégia de GC

Identificar Projetos de GC

Planejar

Estrutura/Práticas/Sensibilização

Elaborar Plano de GC

MIGC

Implementar Projetos Pilotos

Desenvolver

Avaliação de Resultado

Implementar Plano de GC

Enfrentar Resistência

Implementar

Plano de Comunicação

Avaliação Contínua

slide42

Sete Critérios de Avaliação da GC

Critério 1.0: Liderança

Critério 2.0: Processos

Critério 3.0: Pessoas

Critério 4.0: Cidadão-usuário

Critério 5.0: Tecnologia

Critério 6.0: Processos de GC

Critério 7.0: Aprendizagem e Inovação

Critério 8.0: Resultados da GC

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Resumo

O Modelo contempla uma introdução de fácil compreensão da GC na Administração Pública (AP)

Destaca fatores críticos para o sucesso da implementação da GC na AP

Aprendizagem individual é o fundamento do desenvolvimento da capacidade, mas a aprendizagem da equipe e da organização por meio da colaboração e compartilhamento do conhecimento tem um impacto maior no alcance dos objetivos organizacionais

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slide47

Obrigado!

Fábio Ferreira Batista

Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada (IPEA)

Diretoria de Desenvolvimento Institucional (DIDES)

SBS Quadra 01 Bloco J, Ed. BNDES, Sala 614

Brasília, DF

fabio.batista@ipea.gov.br

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