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Avaliação, Monitoramento e Construção de Indicadores

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Avaliação, Monitoramento e Construção de Indicadores. 2 º ENCONTRO DS GESTORES DE RH SUBSECRETARIA DE RECURSOS HUMANOS SECRETARIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO E GESTÃO GOVERNO DO RIO DE JANEIRO. Oswaldo Noman – Consultor em Tecnologia da Informação. Necessidades do Gestor.

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avalia o monitoramento e constru o de indicadores

Avaliação, Monitoramento e Construção de Indicadores

2º ENCONTRO DS GESTORES DE RH

SUBSECRETARIA DE RECURSOS HUMANOS

SECRETARIA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO E GESTÃO

GOVERNO DO RIO DE JANEIRO

Oswaldo Noman – Consultor em Tecnologia da Informação

necessidades do gestor
Necessidades do Gestor
  • Para exercer seu papel de forma eficiente um gestor precisa de:

Logística

Projeto

Equipe

Mais importante: O gestor precisa saber o que fazer

Recursos.....

Sistemas

necessidades do gestor1
Necessidades do Gestor

Você sabe o que está fazendo?

A resposta só pode ser sim, se você sabe qual a missão, quais os objetivos, as metas e resultados que você tem de apresentar no fim de um prazo determinado.

Portanto se você tem um plano de trabalho definido.

Não basta saber o que fazer! É preciso saber se está fazendo o que deve ser feito.

necessidades do gestor2
Necessidades do Gestor

Você está fazendo o que deve ser feito?

A resposta só pode ser sim, se seus projetos estão alinhados com os objetivos e metas de sua Organização. E se contribuem com o resultado dela.

Portanto, se seu plano de trabalho está aderente ao Planejamento da Organização.

Não basta fazer o que deve ser feito! É preciso saber se está sendo bem feito.

necessidades do gestor3
Necessidades do Gestor

O que você faz está sendo bem feito

Você só pode saber se seu trabalho é bem feito se ele está completamente detalhado e organizado.

Portanto, se você tem seu processo de trabalho mapeado.

Não basta achar que o trabalho é bem feito. É preciso provar que é.

necessidades do gestor4
Necessidades do Gestor

Como provar que o trabalho é bem feito?

A única possibilidade é ter métricas de referência e avaliar periodicamente o seu processo para comparar com as métricas.

Portanto, se você tem indicadores de desempenho.

Um bom gestor não demonstra seu trabalho só com palavras, ele também usa números.

necessidades do gestor5
Necessidades do Gestor

Resumindo:

  • Um bom gestor para fazer bem o seu trabalho precisa ter:
    • Um Planejamento alinhado com o Plano da Organização;
    • Todos os processos de trabalho mapeados e otimizados;
    • Indicadores de Desempenho medidos periodicamente e comparados com métricas de referência.

Este modelo de gestão empresarial foi introduzido por Kaplan e Norton (1977) com o nome de Balanced ScoreCard – BSC.

necessidades do gestor6
Necessidades do Gestor

O BSC estrutura a Organização em quatro perspectivas:

1 – Financeira – trata da gestão dos custos, dos lucros e da aplicação. No Setor Público é a gestão do orçamento.

2 – Cliente – identifica os segmentos de clientes onde quer competir e avalia o nível de atendimento e satisfação do cliente. No Setor Público é o atendimento ao cidadão.

3 – Processos Internos– mapeia e prioriza os processos mais importantes para atingir os objetivos e metas do cliente e financeira.

4 – Aprendizado e Crescimento – desenvolve a estratégia para o aprendizado e crescimento da equipe para que se possa cumprir os objetivos das outras perspectivas.

slide9

Resultados

Perspectiva Financeira

Garantia de recursos

para os projetos

Melhorar o atendimento aos clientes

Acompanhar o grau de

Satisfação dos clientes

Perspectiva dos Clientes

Perspectiva Processos Internos

Implantar novas tecnologias

Melhorar os processos Internos

Perspectiva de Aprendizado e Crescimento

Treinar e Capacitar

a força de trabalho

slide10

Financeiro

Orçamentário

Vamos falar um pouco sobre Processos Internos e Aprendizado e Crescimento.

Visão e Estratégia

Cliente

Cidadão

Aprendizado e

Crescimento

Processos Internos

gest o de processos
Gestão de Processos

O que é Processo?

  • Processo é um conjunto de ações realizadas para gerar um determinado produto a partir de insumos definidos.

Fornecedor

Cliente

Insumo

Produto

Ação 1

Ação 2

Fornecedor

Cliente

gest o de processos1
Gestão de Processos

Quais os componentes de um Processo?

  • Fornecedor, responsável pela entrega dos insumos;
  • Equipe, responsável pela execução das ações;
  • Cliente, a quem se destina o produto das ações
gest o de processos2
Gestão de Processos

Para definir um Processo, você precisa:

Identificar e nomear o processo e indicar seu gestor;

  • Detalhar o produto e identificar todos os clientes;
  • Especificar os insumos e identificar os fornecedores;
  • Estabelecer o diagrama de interação do processo;
  • Desenhar e otimizar o fluxograma do processo; e,
  • Descrever os indicadores de desempenho de todas as suas partes.
gest o de processos3
Gestão de Processos

Vamos considerar o processo:

Nome: Elaboração do Plano de Treinamento.

Perspectiva: Aprendizado e Crescimento

Gestor: Responsável pelo Setor de Desenvolvimento Pessoal.

Produtos: Plano de treinamento das Unidades Aprovado, definindo servidores que serão treinados, cursos que serão ministrados, objetivos que serão alcançados.

gest o de processos4
Gestão de Processos

Clientes: Toda a Organização e todos os Servidores.

Insumos: Missão, objetivos, metas e regimento de cada Unidade, estrutura de carreiras, cargos e funções, perfil dos servidores.

Fornecedores: Gestores das Unidades e Empresas Fornecedoras de Eventos de Capacitação.

fluxograma do processo
Fluxograma do Processo

Início

Definir Procedimento e Diretrizes

Levantar Necessidades

da Unidade

Identificar Ofertas de Eventos

Elaborar Plano da Unidade

BD Treinamento

Consolidar o Plano

Validar o Plano da Unidade

Elaborar Plano detalhado

Submeter à Aprovação da Direção

Plano de Treinamento

Preparar Orçamento

Definir Valores Unitários

indicadores de desempenho
Indicadores de Desempenho

O passo seguinte é a construção de indicadores

Para construir indicadores é preciso identificar o que é preciso acompanhar, ou seja, o que é importante no processo para o resultado final.

No processo exemplificado, existem 3 pontos de interesse:

Unidade - Medir se as necessidades estão atendidas ou não

Organização – Identificar custos e retorno;

Servidor - Identificar presença, produtividade, crescimento.

slide18

Exemplos de Indicadores para o Processo

Foco na Organização

Foco no Servidor

Foco na Unidade

Retorno

Participação

Crescimento

Organização

Servidor

Unidade

Organizacional

Investimento

Custo

Total

Horas

Treinadas

Desempenho

indicadores de desempenho1
Indicadores de Desempenho

1 – Foco na Unidade Organizacional

  • Indicador de Custo do Treinamento por Unidade

Indica o percentual do valor gasto com todos os treinamentos de uma Unidade e relação ao total de gastos da Organização.

  • Indicador de Horas Treinadas por Unidade

Indica o percentual de horas de treinamento de todos os Servidores de uma Unidade e relação ao total de horas treinadas da Organização.

indicadores de desempenho2
Indicadores de Desempenho

2 – Foco na Organização

  • Indicador de Custo do Treinamento

Mede o percentual do custo total de todos os treinamentos realizados em relação ao orçamento total da Organização.

  • Indicador de Retorno do Investimento

Mede a relação entre os benefícios obtidos com os resultados do treinamento e os custos totais de sua realização.

indicadores de desempenho3
Indicadores de Desempenho

3 – Foco no Servidor

  • Indicador de Necessidades Individuais

Mede o grau de necessidade de cada competência para que o Servidor esteja preparado para executar suas funções na Unidade onde está locado. Permite montar uma estratégia de capacitação combinando as necessidades da pessoa com os do cargo e da Unidade.

  • Indicador do Potencial do Servidor

Mede, a partir do mapeamento das competências individuais, em quais Unidades o Servidor poderia ser alocado ou que cargos poderia ocupar.

indicadores de desempenho4
Indicadores de Desempenho

Para construir um Indicador é preciso:

Nomear o Indicador

Definir seu Objetivo

Estabelecer sua Periodicidade de cálculo

Indicar o Responsável pela geração e divulgação

Definir sua Fórmula de Cálculo

Indicar seu Intervalo de Validade

Listar as Variáveis que permitem o cálculo

Apontar onde e como as variáveis serão capturadas.

indicadores de desempenho5
Indicadores de Desempenho

Construção do Indicador: Exemplo 1

Indicador do Custo de Treinamento por Unidade

Objetivo: Medir a participação da Unidade no custo total de treinamento.

Periodicidade: Anual.

Responsável: Gestores da Unidade e de Treinamento.

Fórmula de Cálculo:

Σ (CTs) / Vt * 100, onde:

CTs = Somatório de custo de cada treinamento feito por cada servidor da Unidade.

Vt = Custo total do treinamento no período

indicadores de desempenho6
Indicadores de Desempenho

Construção do Indicador: Exemplo

Indicador do Custo de Treinamento por Unidade

Intervalo de Validade:

Ideal= De 0,80 a 1,00 (da média por Unidade)

Unidade Pouco Treinada = Abaixo de 0,80

Unidade com excesso de treinamento = Acima de 1,20

Variáveis Necessárias:

Nome da Unidade

Data de Apuração dos dados

Custo de treinamento por servidor

Registro de curso feito por servidor

Custo total do treinamento no período

indicadores de desempenho7
Indicadores de Desempenho

Construção do Indicador: Exemplo 2

Indicador do Custo de Treinamento

Objetivo: Medir qual o percentual do orçamento é aplicado em capacitação dos servidores.

Periodicidade: Anual.

Responsável: Gestor da Unidade de Treinamento e Direção da Organização.

Fórmula de Cálculo:

Vt / LOA* 100, onde:

Vt = Custo total do treinamento no período

LOA = Dotação Orçamentária do período.

indicadores de desempenho8
Indicadores de Desempenho

Construção do Indicador: Exemplo 2

Indicador de Custo de Treinamento

Intervalo de Validade:

Adequado = Acima de 90 % da meta estabelecida

Razoável = Entre 75 % e 90 % da meta estabelecida

Ruim = Abaixo de 75 % da meta estabelecida

Variáveis Necessárias:

Data da Apuração

Custo de cada treinamento realizado

LOA do Período

Meta Estabelecida

indicadores de desempenho9
Indicadores de Desempenho

Apresentação do Resultado

Em forma de Planilha

indicadores de desempenho10
Indicadores de Desempenho

Apresentação do Resultado

Em forma de Gráfico

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O aprendizado e crescimento são aspectos-chave porque formam a base da melhoria da qualidade e da inovação. Uma empresa pode funcionar muito bem do ponto de vista financeiro, ter boas relações com os clientes e contar com excelentes processo, mas se outra empresa obtiver vantagens semelhantes, isso de nada adiantará. Quero dizer com isso que não se deve ficar acomodado com o desempenho atual, ainda que seja satisfatório. É importante que os executivos entendam que serão superados pelos concorrentes se não mudarem e aperfeiçoarem sua atuação continuamente e mais rápido do que eles. Convém dar-se conta de que a fonte de aprendizado e crescimento são os servidores da empresa. Somente graças a eles é possível continuar melhorando as operações”

Robert Kaplan

slide30

Muito

Obrigado

Oswaldo Noman

61 – 9149 – 0318

oswaldo.noman@terra.com.br