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Delve into the history, definition, and comparison of email with traditional mediums, covering addressing, account setup, and using Outlook Express. Explore email etiquette, conveyance of emotions, operation principles, and future trends.
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電子郵件與現代生活 中正大學 通訊工程學系 潘仁義 <jypan@comm.ccu.edu.tw>
上半場 電子郵件的歷史 電子郵件的簡單定義 與傳統溝通媒介之比較 電子郵件地址 申請一個電子郵件帳號 使用 outlook express 下半場 回顧: 傳統的郵件流程 電子郵件格式 禮節,習俗與文化 心情的傳達 電子郵件的運作原理 電子郵件的未來 課程大綱
電子郵件的歷史 • 1960末期, 美國軍方開始使用 • 研發: 在大規模核戰中不會被癱瘓的通訊方式 • 需求: 分散式, 可靠性, 快速的 • 1970初期,國防承包商,從事國防研究的大學 • 1970年代, 在大學間擴展 • 1980年代, 學術界用電子郵件從事專業合作研究 • 1990初期, 個人大量使用 • 1980年, 數千人使用 • 1990中期, 25,000,000人使用 • 1999年, 台灣大學生有93.9%使用電子郵件
電子郵件的簡單定義[1] • Electronic Mail, 簡稱e-mail • 是一種藉由電腦的幫助來通訊的方式 (computer-mediated communication) • 利用電腦建立數位化的訊息,可傳遞到另一部、或更多部電腦 • 嚴格說來, Instant message (ex. MSN messager), NetNews, Chat (ex. Internet Relay Chat或Web Chatroom) , 也都符合這些特性
E-mail的好壞與醜惡[2] • Does email fall somewhere between the telephone model (if you phone and leave a message, you expect the person to call you back as soon as they get the message) and the letter model (you normally expect a reply weeks or even months later)? "Richard H. Veith" <rveith@gti.net> • 意思是, email的溝通模式,是否介於電話與傳統郵件的中間呢?
你的網路身份-電子郵件地址 • local-part @ domain • jypan@comm.ccu.edu.tw • vice.president@whitehouse.gov • spam@ms1.hinet.net • RFC 2822定義, 合法的字元包括 • 英文字母與數字 • . ! # $ % & ‘ * + - / = ? ^ _ ` { | } ~ • 大小寫有沒有差? • domain • 階層式的架構 • Country • .tw 台灣, .cn 中國大陸, .jp 日本, .uk 英國, .kr 南韓 • Organization • .com公司, .edu 教育界, .gov 政府, .org非營利組織, .net 網路的
跟計中申請一個電子郵件帳號吧 • http://www.ccu.edu.tw/center/ • 新生主機系統與電子郵件帳號申請 • 電子郵件相關基本資料 • 電子郵件地址: ????@ccu.edu.tw • POP3: incoming.ccu.edu.tw • SMTP: outgoing.ccu.edu.tw
設定Outlook Express • 啟動 Outlook Express • 先選[工具]->[帳號] • 選擇[新增]->[郵件] • 依指示輸入電子郵件相關基本資料 • 驗證看看是不是已正確的設定了 • [工具]->[帳號] • 選定帳號->[內容] • [伺服器]
在收發信之前 • 測試網路 • POP3及SMTP server有出現在網路上嗎? • ping • POP3 • ping incoming.ccu.edu.tw • SMTP • ping outgoing.ccu.edu.tw
簽名 • 結尾問候語, 姓名, 職位, 電話… • 點選[工具]->[選項] • 點選[簽名], [在所有外寄的郵件加上簽名]
上半場 電子郵件的歷史 電子郵件的簡單定義 與傳統溝通媒介之比較 電子郵件地址 申請一個電子郵件帳號 使用 outlook express 下半場 回顧: 傳統的郵件流程 電子郵件格式 禮節,習俗與文化 心情的傳達 電子郵件的運作原理 電子郵件的未來 課程大綱
傳統的郵件流程 1. 寫信 2. 到郵筒或郵局寄信 3. 郵件傳遞 4. 信件到達收信地址的信箱 5. 從信箱取出信件 6. 打開信件並閱讀 7. 撰寫回信, 回至步驟1 • email操作:1,6,7 (上半場) • email格式:1 • email禮節與慣用符號:1,6,7 • email運作原理:2,3,4,5
電子郵件格式 • 信封 • Who, 以電子郵件地址(e-mail address)表示 • 收信人(To),寫信人(From),副本(cc, Carbon Copy),密件副本(bcc, Blind Carbon Copy) • What • 主旨(Subject), 信件識別編號(Message-ID) • When • 發信日期(Date) • Where • 郵戳(Received) • How • 本文型態(Content-Type), 本文長度(Content-Length) • 信紙(信件本文)
電子郵件禮節 • 信息不要太長, 以點到重點為主 • 在主旨欄(Subject)簡短地指明信件的主題, 以便收信人處理 • 信件內容應該要客氣有禮,避免使用不雅的言詞 • 英文內容不要全部用大寫, ㄅㄕ用注音文寫信 • 信件文字格式不要太花俏難以閱讀 • 簽名勿過長,可在信末附上姓名 單位 職稱 郵件地址,電話等聯絡資訊 • 每行長度不宜過長 • 未經對方允許不要附加過大的檔案 • 適當的引言 (容後再詳述) • 不要期待有立即的回覆, 但是要儘快回覆收到的信件 • 發送信件前應再讀一遍內容, 避免錯字, 或是可能造成的誤解 • 避免寄信或轉寄信給所有親朋好友(容後再詳述) • 例如: 笑話信,大的附加檔,幸運信,謠言 • 除非他們真的對信件的內容有興趣
如何適當的引言(Quote) 作者 askia (冷眼看世界) 標題 Re: 你扣我哦?:p 時間 Fri Jan 30 10:12:35 2004 ──────────────── ※ 引述《Thor (機房放乖乖,可以求平安)》之銘言： 是啊 是啊 不過你第一次打電話給我的時候 我的手機居然自動關機了 真是氣死我了 不過後來我又call你兩次 你都不理我 我是想問你啊 你們什麼時候開始meeting 或許我可以抽個時間下去 作者 Thor (機房放乖乖,可以求平安) 標題 Re: 你扣我哦?:p 時間 Fri Jan 30 10:40:38 2004 ───────────── ※ 引述《askia (冷眼看世界)》之銘言： > ※ 引述《Thor (機房放乖乖,可以求平安)》之銘言： > 是啊 是啊 > 不過你第一次打電話給我的時候 > 我的手機居然自動關機了 > 真是氣死我了 你的手機跟我八字不合 :P > 不過後來我又call你兩次 你都不理我 這幾天中正跟清華網路連不起來 本來想直接上網找你, 連不起來就忘了:p > 我是想問你啊 你們什麼時候開始meeting > 或許我可以抽個時間下去 我們二月九日連續MEETING四天:P -- Regards, Jen-yi Pan (潘仁義) | Dept. of Communications Eng. E-mail: jypan@comm.ccu.edu.tw | National Chuen-Cheng University, Tel: +886-5-2720411 ext.33511 | ChiaYi, Taiwan, R.O.C 作者 Thor (機房放乖乖,可以求平安) 標題 Re: 你扣我哦?:p 時間 Fri Jan 30 10:40:38 2004 ───────────── 你的手機跟我八字不合 :P 這幾天中正跟清華網路連不起來 本來想直接上網找你, 連不起來就忘了:p 我們二月九日連續MEETING四天:P
轉寄信的特徵 • 信的標題是 FW: FW: FW: FW: ... • 信的內文有一大堆引信符號 • 原始信包在轉送信的轉送信裡,得開好幾次才看得到原始信。 • 原始信之前，有一大堆不認識人的郵件地址 • 您的郵件地址和其他數十個人的郵件地址並列
電子郵件易於轉寄, 所以 • 不要以為只有收信人才能看到你寫的信 • 言詞要謹慎 • 除非寫信者允許, 不要任意轉寄 • 轉寄信件前, 把原來的信頭去掉 • 不要把您的朋友及您朋友的朋友名單馬上出賣 • 可將所有您要寄發的人填在密件副本(bcc), 然後在收信人中填自己的住址 • 這樣, 您的朋友們就不會看到其他收信人的名單) • 避免寄信或轉寄信給所有親朋好友 • 除非他們真的對信件的內容有興趣 • 不要轉寄謠言, 避免轉寄未經證實的言論
To, cc, 與bcc的迷思 • To, 信件的主要收件人 • 通常需要直接對信件作回應 • cc, 副本 (Carbon Copy) • 通常是需要知道寄信人與收件者的信件往來的人, 而且收件者會知道此事 • bcc, 密件副本 (Blind Carbon Copy) • 通常是寄信人不希望收件者知道這裏所列出的人也有收到此信 • 範例 • 指導教授T要求學生F寫信給廠商A索取規格資料, 此時 • From: FTo: Acc: T • 學生 F習慣將寄出的重要信件備分至另一個信箱 G, 此時再加上 • bcc: G
管理郵件 • 儘可能每天閱讀新進信件 • 刪除不要的郵件 • 有保留價值的郵件可分類收錄管理,方便將來查閱 • 不要任意開啟或執行可能含有病毒的附件檔案 • 即使是親朋好友寄的 • 不要認為除了你,沒有人能閱讀到你的信件. 私密的事不要存在電腦中或在網路上傳送 • 不要認為電子郵件的傳遞是百分之百的可靠而不會遺失
心情的傳達 • 看不到對方的表情, 也沒有辦法聽到對方的語氣, 此時... • 早安:) • 早安:( • Smileys(emoticons, smilies):-) :) 8) 8-) ;) :D (: ^_^ ^o^:( :'( >_<:p :o :@ :$ :| =.=
email 運作原理(簡化版) SMTP port POP3 server incoming.ccu.edu.tw SMTP server outgoing.ccu.edu.tw SMTP port POP3 port DNS server dns.ccu.edu.tw 詢問:要遞送何處? (MX record)
假造 email, 一封來自美國總統的信 gais%telnet rproxy.ccu.edu.tw 25 Trying 140.123.2.11... Connected to rproxy.ccu.edu.tw. Escape character is '^]'. 220 rproxy.ccu.edu.tw ESMTP Sendmail 8.12.10/8.12.10av; Mon, 2 Feb 2004 15:16:56 +0800 (CST) HELO foobar 250 rproxy.ccu.edu.tw Hello gais4.cs.ccu.edu.tw [140.123.101.14], pleased to meet you MAIL FROM: <president@whitehouse.gov> 250 2.1.0 <president@whitehouse.gov>... Sender ok RCPT TO: <jypan@ccu.edu.tw> 250 2.1.5 <jypan@ccu.edu.tw>... Recipient ok DATA 354 Enter mail, end with "." on a line by itself From: <president@whitehouse.gov> To: <jypan@ccu.edu.tw> Subject: This is a mail from US president test.. . 250 2.0.0 i127Gum8084709 Message accepted for delivery quit 221 2.0.0 rproxy.ccu.edu.tw closing connection Connection closed by foreign host. gais% gais%dig ccu.edu.tw mx ; <<>> DiG 8.1 <<>> ccu.edu.tw mx ;; res options: init recurs defnam dnsrch ;; got answer: ;; ccu.edu.tw, type = MX, class = IN ;; ANSWER SECTION: ccu.edu.tw. 5h18m45s IN MX 100 relay.edu.tw. ccu.edu.tw. 5h18m45s IN MX 0 rproxy2.ccu.edu.tw. ccu.edu.tw. 5h18m45s IN MX 5 rproxy.ccu.edu.tw. ccu.edu.tw. 5h18m45s IN MX 10 relay.ccu.edu.tw. : : From president@whitehouse.gov Mon Feb 2 15:18:00 2004 Date: Mon, 2 Feb 2004 15:16:56 +0800 (CST) From: president@whitehouse.gov To: <jypan@ccu.edu.tw> Subject: This is a mail from US president X-Virus-Scanned: by AMaViS perl-11 test..
Received header 解析(點選信件->內容->詳細資料) From president@whitehouse.gov Mon Feb 2 15:18:00 2004 Return-Path: <president@whitehouse.gov> Received: from rproxy.ccu.edu.tw (rproxy.ccu.edu.tw [140.123.2.11]) by ccunix.ccu.edu.tw (8.12.10/8.12.10CCU) with ESMTP id i127I0PI024110 for <jypan@incoming.ccu.edu.tw>; Mon, 2 Feb 2004 15:18:00 +0800 (CST) Received: (from root@localhost) by rproxy.ccu.edu.tw (8.12.10/8.12.10) id i127I0ou084755 for jypan@ccu.edu.tw; Mon, 2 Feb 2004 15:18:00 +0800 (CST) (envelope-from president@whitehouse.gov) Received: from foobar (gais4.cs.ccu.edu.tw [140.123.101.14]) by rproxy.ccu.edu.tw (8.12.10/8.12.10av) with SMTP id i127Gum8084709 for <jypan@ccu.edu.tw>; Mon, 2 Feb 2004 15:17:24 +0800 (CST) (envelope-from president@whitehouse.gov) Date: Mon, 2 Feb 2004 15:16:56 +0800 (CST) From: president@whitehouse.gov Message-Id: <200402020717.i127Gum8084709@rproxy.ccu.edu.tw> To: <jypan@ccu.edu.tw> Subject: This is a mail from US president X-Virus-Scanned: by AMaViS perl-11 Content-Length: 7
E-mail大未來 • Unsolicited Commercial Email (UCE)與Simultaneously Posted Advertising Messages (SPAM) • “幾年之前，垃圾郵件頂多是討人厭，現在卻已成為耗損企業生產力的嚴重問題。許多垃圾信內容不只不堪入目，還會佔用網路頻寬，並浪費企業的儲存空間與運算效能。企業網路接收的垃圾郵件越多，從色情、賺錢到健康產品無所不包。根據研究機構調查，全球每日流通的電子郵件，一半是不請自來的垃圾郵件，而每年將近2.7兆的垃圾郵件在網路上流竄，造成商業組織超過九十億美元的支出。在還未有強效解決方案的今天，垃圾郵件的濫發行為看來只會越演越烈。“[4] • Many Internet identity? Many e-mail address? • Pervasive Message, 留電話語音到 email, email轉送成簡訊...等等 (上圖選自參考資料[3])
參考資料 • [1] 張雅惠 譯, 電子郵件與英語教學, 書林出版有限公司, 1998年4月 • [2] Hal Berghel, "Email: the good, the bad and the ugly", [online] http://www.acm.org/~hlb/col-edit/digital_village/apr-97/dv_4-97.html • [3] R.W. Lucky, "REFLECTIONS - Goodbye to E-mail", IEEE Spectrum, Vol.41 , No.1, pp.88, January 2004. • [4] CNET專題報導, "垃圾信嚴重 企業頭痛", [online] http://taiwan.cnet.com/enterprise/features/0,2000062876,20085772-3,00.htm
