KKEiendom- Hva nå?

1. KONGSVINGER KOMMUNE KKEiendom-Hva nå?

2. Kongsvinger kommunes eiendomsforvaltning Hovedmål • Kommunen skal stille med gode og hensiktsmessige bygg for de tjenester kommunen skal yte til sin befolkning. • Hva mener vi med det? • Arealer • Inneklima • Tekniske installasjoner • Energi og miljø • Bygningsmassen skal forvaltes, driftes og vedlikeholdes på en kostnadseffektiv og faglig forsvarlig måte for å hindre teknisk og økonomisk verdireduksjon. • Status i dag • Økonomi • Bygningsmassen skal videreutvikles med fokus på brukerfunksjonalitet, arealeffektivitet og omstillingsfleksibilitet. • Det skal etableres en helhetlig eierstrategi for kommunen som eiendomsbesitter. • Er i startfasen

3. Kongsvinger kommunes eiendomsforvaltning forts.. Kommunens eiendomsforvaltning skal ha fokus på: • Kvalitet • Effektivitet og resultat • Profesjonalitet KKEiendom er ansvarlig for at dette leveres. • Avstand mellom mål og realiteter • De faktiske byggene og deres tilstand og alder • Ressurser, rammebetingelser og prioriteringer • Helse og sikkerhet først • Politiske føringer og begrensninger • Levetidskostnader

4. KKEiendoms virksomhetsområder • Vi forvalter kommunens formålsbygg som skoler, barnehager, sykehjem, samt park/grøntanlegg. • Vi har forvaltnings- og utviklingsansvaret for hele kommunens eiendomsmasse, bebygd og ubebygd. • Vi leverer servicetjenester innenfor vaskeri, renhold og vaktmestertjenester. • Vi ivaretar kommunenes byggherrefunksjon.

5. Omstilling 2012 (2013)Prosess og resultat så langt

6. Innledende fase • Motivasjon • Kostnadskutt/effektivisering hovedfokus…alltid, eller nesten alltid • Bieffekt: • Optimalisering og utvikling av organisasjon • Fokus på organisasjonen • Bedre service og tjenesteyting over tid • Tiltross for reduksjoner • Effektiv organisasjonsmodell • Tydelige roller og ansvar • Forarbeidet: • Delprosjektet med konklusjon • Grupper med representanter fra alle nivåer • Innledende prosess: • Organisasjonsmodell • Organisering

7. KKE pr september 2012 80 årsverk Herav flere rent administrative stillinger

8. Delrapportens konklusjoner,,, (vår utfordring) • Enheten må ha en synlig og tydelig ledelse på alle nivåer. • Tydelige lederfunksjoner • Etablere en god struktur med klar fordeling av ansvar og oppgaver medarbeiderne i mellom. • Støtte, utfordre og stille krav til den enkelte medarbeider for å oppnå selvstendige, initiativrike og myndige medarbeidere. • Spille eiendomsaspektet inn i alle relevante prosesser i kommunen. • Bringe kommunal håndtering av eiendommer i tråd med gjeldende lover og regler.

9. Delrapportens konklusjoner,,, (vår utfordring) • Renhold og vaskeri: • Renhold og vaskeri organiseres i arbeidslag, hvor renholderne utfører oppgaver mer fleksibelt mellom de byggene arbeidslaget har ansvar for. • Forvaltning Drift og Vedlikehold • Driftsoperatørene har ansvar for både drift og vedlikehold på sine bygg. De inngår i et arbeidslag innenfor et geografisk område, som ledes av en arbeidsleder. Arbeidslaget bistår hverandre med større oppgaver, eventuelt kjøper større vedlikeholdsoppdrag eksternt. • Driftsoperatørene møter direkte på sine bygg. Mindre kjøring med mulighet for bruk av egen bil. • Det må bestrebes at drift og tilsyn av idrettsanlegg på kveld og i helger skal utføres av idrettslagene. • Organisering og bemanning • Enheten har behov for en tydeligere lederstruktur, blant annet med arbeidsledere som bidrar til en tettere oppfølging av medarbeiderne • Driftspersonellet organiseres i arbeidslag som ledes av en arbeidsleder. Antall årsverk reduseres fra 80 til 71 årsverk, det blir færre stillinger både innen administrasjon, drift, vedlikehold, renhold, park og idrett.

10. KKEiendom ny organisering 71 årsverk Ingen rent administrative utover enhetsleder

11. Status og videre prosess pr desember • Delprosjektet avsluttet med konklusjon • Organisering og innsparing definert, drøftet og besluttet • Bemanningsprosessen i planfasen • Kompetanse og egnethet i forhold til stillingene • Flere runder med vurderinger • Intern kontra ekstern rekruttering • Oppsigelser kontra omplassering • Oppstart 2 desember • 1 måned før planlagt • Samtaler og ”bli kjent med” prosess • Uventede konklusjoner rundt personell og roller • Se muligheter • Ta sjanser/ mot til å ta utradisjonelle valg • Gi utviklingsmuligheter

12. Nedbemanningen og omorganiseringen • Flere runder med vurderinger • Intern rekruttering i nøkkelroller • Endelig utvelgelse • Besette stillinger og funksjoner • Avklare hvem som ikke får tilbud • Drøftingsprosessen • Drøftinger med de tillitsvalgte og den enkelte • Resultatet • Ingen oppsigelser, men kjørte prosess til varsling • 2 personer omplassert/ annen stilling i kommunene • Konsekvenser • Motivasjon • Usikkerhet/ uro • Sykefravær

13. Organisasjonsprosess pr dd • Overordnet: • Ledergruppe og fagstillinger er etablert. • Prosjektleder 2 oppstart 2. mai. • Renhold • Arbeidslag i etableringsfasen • Varierende mottak og vilje • ”Fra kaos til kontroll” • Innføring av Insta 800 • Park og Idrett • EDV • Organisering og struktur etablert • Rullet ut i mars med nytt oppmøtested for driftsoperatører • FDV • Etablert • Eiendomsutvikling

14. KKEiendom Hva nå?

15. Problemstillinger • Kultur • Innarbeidede uformelle, og formelle rutiner/praksis • Oppmøtesteder • Effektiv reell arbeidstid • Motvilje • Omkamp • Flere typer ”kamparenaer” • Opplæring og avlæring • Flere har fått helt nye ansvarsområder/ oppgaver • Planlegging • Overføring av kunnskap • Kommunikasjon • Systematikk og dokumentasjon

16. Veien videre……………….. • Strategiprosess • Felles plattform / forstått nå situasjon • Omforente mål • Handlingsplaner • Systematikk: • Planer/ struktur • IT verktøy/ Dokumentasjon/ Sporbarhet • Analyser og fakta: • Status objekter • Etterslepsanalyse • Avtaler: Ansvar og begrensninger • Problemstillinger • Økonomi

17. Kinesisk ordtak Hvis du ikke bestemmer deg for neste skritt, blir du stående hele livet på et ben.