مدیریت پروژه های فناوری اطلاعات

2. مدیریت پروژه های فناوری اطلاعات IT Project Management مديريت پروژه با رويكرد پروژه هاي فناوري اطلاعات مؤلف: كتي شوالپ مترجم: دكتر محمود گلابچي مؤسسه انتشارات و چاپ دانشگاه تهران مدیریت و کنترل پروژه مولف: دکتر علی حاج شیرمحمدی انتشارات دانشگاه صنعتی اصفهان

3. فصل اول مقدمه ای بر مدیریت پروژه

4. مديريت پروژه: PROJECT MANAGEMENT فعاليت‌هاي عمده و اصلي سازمان - عمليات دوره‌اي و مداوم - پروژه عملیات به کارهایی گفته می شود که در یک سازمان برای بقای کسب و کار انجام می شوند. همانند:

5. تعاریفی از پروژه: Definitions of PROJECT 1- مجموعه تلاش‌هاي موقّتي براي تحقق يك تعهّد و ايجاد يك محصول يا ارائه خدمات مشخصو منحصر به فرد است. • موقّتي: پروژه در زمان‌هاي معين شروع و خاتمه مي‌يابد. • مشخّص: خدمت يا محصول مورد نظر كاملاً تعريف شده و روشن بوده و از ساير موارد مشابه متمايز است. 2- مجموعه ای از فعاليت ها که برای دستيابی به منظور يا هدف خاصی انجام می گيرد.

6. مثالهایی برای پروژه های فناوری اطلاعات (IT PROJECT) طراحی وب سايت برای صنعت تهيه يک نرم افزار حسابداری برای شرکت تهيه يک سامانه برای دريافت اطلاعات اقتصادی خانوار در هدفمند سازی يارانه ها تهيه يک سامانه برای ثبت نام دانشجويان (آموزشی، رفاهی و اداری) راه اندازی سيستم اتوماسيون اداری در شهرداری طراحی و راه اندازی يک شبکه داخلی (اينترانت) برای شرکت تهيه و تدوين استانداردهای امنيت اطلاعات برای شبکه انتخاب و خريداری يک نرم افزار برای شرکت و چگونگی استفاده از آن پياده سازی يکی از ماژول های ERP (برنامه ريزی منابع شرکت)

7. مشخصات یک پروژه پروژه داراي خصوصيات زير است: داراي هدف معين است كه در چارچوب مشخص بايد به آن رسيد. فعاليتي موقتي است كه زمان شروع و پايان مشخص دارد. نياز به منابع مختلف دارد و منابع در دست را مصرف مي‌كند. بايد يك مشتري يا سرمايه گذار اوليه داشته باشد و بودجه آن محدود است. داراي عدم قطعيت، در زمان و هزينه هاست. يك مدير پروژه خوب براي موفقيت يك پروژه بسيار ضروري است

8. مطالعه موردی شركتهاي آمريكايي در اوايل دهه 1990 بيش از 250 ميليارد دلار بر روي 175000 پروژه تهيه نرم افزارهاي كاربردي فناوري اطلاعات هزينه كرده بودند. متوسط هزينه يك پروژه تهيه نرم افزار فناوري اطلاعات شركتهاي بزرگ بيش از 2.3 ميليون دلار شركتهاي متوسط بيش از 1.3 ميليون دلار شركتهاي كوچك بيش از 434000 دلار نرخ كلي موفقيت پروژه هاي فناوري اطلاعات فقط 16.2 درصد بوده است. بيش از 31% پروژه هاي فناوري اطلاعات قبل از اتمام، لغو شده اند. مطالعه موردي

9. وظایف مدیریت برنامه ريزي: تعيين اهداف، استراتژيها، سياستها و برنامه رسيدن به آنها سازماندهي:تقسيم وظايف براي واحدهاي تحت سرپرستي و تفويض اختيار و تنظيم و هماهنگي كار واحدهاي تحت سرپرستي تخصيص منابع:تامين و تخصيص منابع لازم جهت انجام كار واحدهاي تحت پوشش هدايت:ايجاد محيط مناسب در جهت بكارگيري مطلوب منابع تخصيص داده شده كنترل و نظارت:كنترل كيفي و كمي كارها در حين انجام، و تجزيه و تحليل و تصحيح انحرافات ارزيابي:سنجش كارهاي انجام شده واحدهاي تحت پوشش با شاخص ها و معيارهاي استاندارد

10. تعاريفي از مديريت پروژه PROJECT MANAGEMENT • برنامه‌ريزي و هدايت تلاشي (كاري/ فعاليتي) در چهارچوب مشخص زمان، هزينه و كيفيت به سوي هدف. • مديريت پروژه شامل برنامه‌ريزي، نظارت بر پيشرفت و هدايت پروژه است. • كاربرد دانش، مهارت ها، ابزارها و روش ها، در انجام فعاليتهاي پروژه به صورتي كه بتوان به نيازمنديهاي پروژه دست يافت. • ایجاد هماهنگی با لحاظ کردن محدودیتهای زمانی، بودجه، نیروی انسانی، سایر منابع و امکانات و همچنین محدودیت مربوط به کیفیت کارها

11. سازمان هاي زيادي ادعا مي كنند كه استفاده از مديريت پروژه اين مزايا را براي آنان به همراه داشته است: كنترل بهتر منابع مالي، فيزيكي و انساني روابط بهتر با مشتريان زمان هاي تكميل كوتاه تر هزينه هاي پايين تر كيفيت بالاتر و اطمينان پذيري بيشتر حاشيه سود بالاتر بهره وري بيشتر هماهنگي داخلي بهتر ارتقاي روحيه كاري مزاياي مديريت پروژه از ديد سازمان ها

12. عوامل موفقیت پروژه های فناوری اطلاعات 1- حمایت اجرایی مدیریت ارشد 2- مشارکت کاربران 3- مدیر پروژه مجرب 4- اهداف تجاری مشخص 5- کمینه کردن محدوده 6- زیرساخت نرم افزاری استاندارد 7- متدولوژی ساخت یافته 8- برنامه ریزی صحیح

13. عوامل موفقیت پروژه در چین و امریکا، پشتیبانی مدیریت ارشد، مشارکت کاربران و مدیر پروژه شایسته، برای موفقیت پروژه حیاتی شناخته شده اند. در چین مدیریت ارتباطات به عنوان مهم ترین عامل موفقیت سیستمهای اطلاعاتی شناخته می شود.

14. محدودیت های سه گانه هر پروژه زمان محدوده هزينه 1- محدوده: انتظارات مشتری يا سرمايه گذار چيست؟ 2- زمان: زمانبندی پروژه 3- هزينه: بودجه پروژه برخی اعتقاد دارند که علاوه بر محدودیتهای 3 گانه فوق، کیفیت پروژه نیز از عوامل کلیدی موفقیت پروژه است.

15. حداقل مشخصات و ارتباطات در پروژه دانش مديريت پروژه كارفرما مشاور (ناظر) مجري دانش فني پروژه

16. تعريف اجزاي مديريت پروژه • برنامه‌ريزي (PLANNING): نصب آرمان، تعريف پروژه و سازماندهي تيم. (تصميم‌گيري در مورد آنچه كه بايد انجام شود) • زمان‌بندي (SCHEDULING): نيروي انساني، پول و منابع را به فعاليت‌هاي مشخص تخصيص داده و فعاليت‌ها را به هم ربط مي‌دهد. (تخصيص منابع جهت انجام فعاليت‌ها در يك مقياس زماني) • نظارت (MONITORING): جمع‌آوري داده‌ها و ارائه گزارشات درباره وضع موجود (و گاهاً حضور). • كنترل (CONTROLLING): منابع، هزينه‌ها، كيفيت و بودجه را منعكس مي‌كند. همچنين، اصلاحات و تغييرات در برنامه‌ها ايجاد كرده و منابع را با توجه به زمان و هزينه مورد نياز، شيفت مي‌دهد. (تجزيه و تحليل وضع موجود، مقايسه با برنامه و تصميم‌گيري در مورد كارهاي بعدي)

17. تعريف سيستم (SYSTEM)مجموعه‌اي از اجزاي مرتبط به هم پيوسته مي باشد كه براي رسيدن به يك هدف مشترك با يكديگر و با محيط در تعامل هستند. تعريف سيستم مديريت پروژه(PROJECT MANAGEMENT SYSTEM)مجموعه‌اي از اجزاست كه در راستاي مديريت پروژه با هم مرتبطند.

18. ساختار دانش مديريت پروژه (PMBOK) (PROJECT MANAGEMENT BODY of KNOWLEDGE) برخي اظهار نظرهاي فني در مورد مديريت پروژه است كه توسط انستيتوي مديريت پروژه (PMI) توسعه يافته است.

19. عناصر كليدي چارچوب مديريت پروژه • ذينفعان پروژه • حوزه هاي دانش مديريت پروژه • ابزارها و تكنيك هاي مديريت پروژه • سهم پروژه هاي موفق در موفقيت كل سازمان

20. چارچوب مديريت پروژه سبد سرمايه گذاري پروژه پروژه 1 پروژه 2 پروژه 3 پروژه 4 9 حوزه دانش موفقيت سازمان ابزارها و روشها مديريت كيفيت پروژه مديريت هزينه پروژه مديريت زمان پروژه مديريت محدوده پروژه موفقيت پروژه مديريت يكپارچگي پروژه نيازها و انتظارات ذينفعان مديريت كالا و مواد پروژه مديريت ريسك پروژه مديريت ارتباطات پروژه مديريت منابع انساني پروژه

21. ذينفعان پروژه • ذينفعان پروژه اشخاص درگير در پروژه يا متاثر از فعاليتهاي آن هستند كه شامل • سرمايه گذار پروژه • تيم پروژه • كاركنان پشتيباني • مشتريان • كاربران • تامين كنندگان • مخالفين نيازها و انتظارات ذينفعان، هم در ابتداي پروژه و هم در طول عمر پروژه از اهميت بالايي برخوردار است

22. ذینفعان پروژه طراحی و راه اندازی شبکه داخلی شرکت اینترانت شرکت • سرمايه گذار پروژه: شرکت • تيم پروژه: گروه IT شرکت یا یک شرکت مجری • كاركنان پشتيباني: نماینده مجری، کارفرما، تامین کنندگان • مشتريان: کاربران شرکت • تامين كنندگان: تامین کنندگان تجهیزات شبکه • مخالفين: عده ای از کارکنان شرکت

23. ساختار دانش مديريت پروژه مديريت پروژه مديريت كالا و مواد پروژه مديريت ريسك پروژه مديريت ارتباطات پروژه مديريت منابع انساني پروژه مديريت كيفيت پروژه مديريت هزينه پروژه مديريت زمان پروژه مديريت محدوده پروژه مديريت يكپارچگي پروژه

24. ساختار دانش مديريت پروژه وظايف اصلي مديريت پروژه مديريت كيفيت پروژه مديريت هزينه پروژه مديريت زمان پروژه مديريت محدوده پروژه • برنامه‌ريزي منابع كاري • برآورد هزينه • برنامه‌ريزي بودجه • كنترل هزينه • تهيه مباني آغاز كار • برنامه‌ريزي محدوده • تعريف محدوده • مميزي دوره‌اي محدوده • كنترل تغييرات محدوده • برنامه‌ريزي كيفيت • تعيين مباني تضمين كيفيت • كنترل كيفيت • تعريف فعاليت‌ها • توالي فعاليت‌ها • برآورد مدت زمان فعاليت‌ها • تهيه زمان‌بندي پروژه • كنترل زمان‌بندي

25. ساختار دانش مديريت پروژه وظايف كمكي پروژه مديريت پروژه مديريت كالا و مواد پروژه مديريت ريسك پروژه مديريت ارتباطات پروژه مديريت منابع انساني پروژه • برنامه‌ريزي تداركات • برنامه‌ريزي درخواست‌ها • درخواست‌ها • انتخاب منابع تأمين كالا و مواد • خاتمه پيمان، قرارداد • برنامه‌ريزي ارتباطات • توزيع اطلاعات • تهيه گزارشات عملكرد • خاتمه اجرا • تعيين مشخصات ريسك • تجزيه و تحليل ريسك • واكنش به ريسك • كنترل واكنش‌ها به ريسك • برنامه‌ريزي سازماني • جذب نيرو • تكميل و بهبود سازمان

26. ساختار دانش مديريت پروژه مديريت پروژه مديريت يكپارچگي پروژه • تهيه برنامه پروژه • اجراي برنامه پروژه • كنترل كلي و جامع تغييرات

27. مدیریت سبد سرمایه گذاری پروژه پروژه ها در سازمان به شکل یک سبد سرمایه گذاری از پروژه های مختلف گروه بندی و مدیریت می شوند.

28. تمرين 1 1- چند پروژه فناوری اطلاعات نام ببرید. یکی از این پروژه ها را به عنوان پروژه نهایی خود انتخاب نمایید. 2- در کشور ما در چه زمینه هایی می توان پروژه های فناوری اطلاعات تعریف و اجرایی کرد؟

29. تحليل استراتژيكي سيستم

30. تحليل استراتژيكي سيستم • شناخت مأموريت، اهداف كيفي و كمي، استراتژيها و سياستها • تحليل مسائل و مشكلات • تعيين عوامل حساس موفقيت و شاخصهاي موفقيت • تحليل تحولات تكنولوژي اطلاعات (سخت افزار- نرم افزار- ارتباطات)

31. ماموريت (Mission) كلي ترين و فراگيرترين هدفي كه بنگاه بخاطر آن تاسيس شده است. ماموريت يك بنگاه حدود فعاليتهاي بنگاه را مشخص نموده و عامل وحدت بخش بين فعاليتهاي بنگاه مي باشد.

32. چشم انداز(Vision) • ایجاد یک تصویر مطلوب از سازمان • تصور فضای آرمانی برای سازمان • ایجاد مدینه فاضله برای سازمان از بیانیه چشم انداز اهداف بلندمدت استخراج می گردد. این اهداف معمولاً کیفی هستند.

33. اهداف كمي • افزایش سرعت خدمت رسانی • راه اندازی نظام پیشنهادات تا سال آینده • کسب رتبه زیر 10 در صنعت اهدافي هستند كه نيل به آنها در يك دوره كوتاه مدت (ساليانه) مورد نظر است و براي نيل به اهداف بلندمدت تدوين مي شوند. از مشخصه هاي اين اهداف، روشن بودن و قابليت سنجش مي باشد.

34. تمرين 2 يك سيستم را در نظر بگيريد و ماموريت، اهداف كيفي و كمي آن در زمینه فن آوری اطلاعات را بنويسيد.

35. فصل دوم مفاهیمی از مدیریت پروژه

36. درک محیط پروژه هر پروژه و محیط آن منحصر به فرد می باشد. درک مولفه های مربوط به محیط پروژه برای موفقیت پروژه الزامی است. مولفه های مربوط به درک محیط پروژه 1- دیدگاه سیستمی به مدیریت پروژه 2- درک سازمانها 3- مدیریت ذی نفعان 4- تطبیق چرخه حیات محصول با محیط پروژه

37. دیدگاه سیستمی به مدیریت پروژه سیستم: مجموعه ای از عناصر که برای دستیابی به هدف یا اهداف خاصی در یک محیط با هم کار می کنند و دارای اثرات متقابل بر روی یکدیگر می باشند. فلسفه سیستمی: یک مدل کلی برای تفکر در مورد همه چیز به شکل یک سیستم تحلیل سیستمی: یک روش حل مساله است که نیازمند تعریف محدوده سیستم مورد مطالعه و سپس تقسیم آن به اجزای تشکیل دهنده آن به منظور تشخیص و ارزیابی مشکلات، فرصتها، محدودیتها، نیازهای آن است. مدیران پروژه با استفاده از: فلسفه سیستمی، نحوه ارتباط پروژه با کل سازمان را درک می کند. تحلیل سیستمی، نیازها را شناسایی می کنند. مدیریت سیستمی، افراد ذی نفع مهم را شناسایی کرده و آنچه برای کل سازمان بهتر است را انجام می دهند.

38. درک سازمانها سازمانها می توانند دارای چارچوب ساختاری، منابع انسانی، سیاسی و نمادین باشند. چارچوب ساختاری: چارت سازمانی (وظیفه ای، پروژه ای، ماتریسی) چارچوب منابع انسانی: تمرکز بر ایجاد هماهنگی بین نیازهای سازمان و نیازهای افراد چارچوب سیاسی: سیاستهای فردی و سازمانی را نشان می دهد. چارچوب نمادین: بر نمادها و معانی آنها تمرکز دارد.

39. Functional organization

40. ‘Pure’ project structure

41. Matrix structure

42. Generic project organization

43. فرهنگ سازمانی مجموعه ای از فرضیات و ارزشها و رفتارهای مشترک است که کارکرد یک سازمان را مشخص می کند. مشخصه های فرهنگ سازمان 1- احساس یگانگی اعضا با سازمان 2- تاکید بر گروه 3- تمرکز بر افراد 4- یکپارچگی واحدها 5- کنترل 6- حد تحمل ریسک 7- معیار پاداش دهی 8- حد تحمل تعارض 9- وسیله گرایی- هدف گرایی 10- تمرکز بر سیستمهای باز

44. مدیریت ذی نفعان • ذی نفعان پروژه: افراد درگیر یا متاثر از فعالیتهای پروژه • داخلی • خارجی مدیران پروژه باید زمان کافی برای شناسایی، درک و مدیریت روابطشان با تمام ذی نفعان پروژه صرف کنند.

45. مراحل سنتی چرخه حیات پروژه امکان سنجی پروژه اکتساب پروژه مفهومی ایجاد و توسعه پیاده سازی اختتام برنامه مدیریت برنامه پروژه تعریف بسته های کاری کار تمام شده برآورد هزینه اولیه بودجه بندی برآورد هزینه قطعی آموخته ها و سوابق ساختار شکست کارها تفضیل بخشی به ساختار شکست کارها گزارش های عملکردی پذیرش مشتری فازهای اول و دوم بر برنامه ریزی متمرکزند و فازهای سوم و چهارم بر تحویل کار واقعی

46. مشخصات یک پروژه توسعه نرم افزار از نظر فردریک بروکز (Fredrick Brooks) الف) قابل مشاهده بودن محصول یا خروجی آن قابل مشاهده نیست. همچنین پیشرفت تا وقتی به مرحله آخر نرسد قابل مشاهده نیست. ب) پیچیدگی میزان کارکرد افراد دقیقاً در آن مشخص نیست. ج) قابلیت انعطاف تغییرات زیادی میتوان در آن ایجاد کرد.

47. تمرين 3 1- چارت سازمانی 3 سازمان یا شرکت در ایران را بررسی کنید و تحلیل نمایید این چارت دارای چه ویژگی هایی است؟

48. فصل سوم ساختار سیستم مدیریت پروژه

49. اختتام پروژه هدايت و هماهنگي پروژه نظارت بر پروژه اجراي عمليات مقدماتي پروژه تهيه رويه‌هاي هماهنگي پروژه تهيه ساختار سازماني پروژه برنامه‌ريزي پروژه اخذ تصميمات استراتژيك پروژه بررسي مقدماتي پروژه ساختار سيستم مديريت پروژه مديريت پروژه • قبل از انعقاد قرارداد • انتخاب استراتژي اجراي پروژه • انتخاب استراتژي‌هاي سازماني • تهيهWBS(PCWBS–FWBS–RWBS). • تهيه CPM ياPERT • برنامه‌ريزي منابع • اجرا و كنترل پروژه • عمليات تجهيز پروژه • تشكيل تيم در پروژه • تشكيل جلسات مرتب • بازرسي از وضعيت پروژه • امور اداري اجراي پروژه • جبران عقب ماندگي‌هاي پروژه • تهيه ماتريس مسئوليت/ سازمان • تدوين رويه‌هاي هماهنگي براي هر بسته كاري • تدوين رويه براي هر واحد سازماني • تعيين چارت سازماني • تعيين استانداردهاي سازماني • تعيين وضعيت نهايي مواد باقيمانده • برچيدن كارگاه • جمع‌آوري مدارك و ارسال به آرشيو • دريافت اطلاعات • تحليل پيشرفت با برنامه • تجديد نظر در برنامه • انجام تست‌ها • استخدام نيرو • استقرار نيرو • عمليات تهيه سايت • تجهيز دفتر پروژه • طراحي پايه • انتخاب استراتژي مديريت پروژه • مديريت ريسك (آناليز) • انتخاب مدير پروژه • برآورد قيمت • بررسي مفاد قرارداد • جايگاه مدير پروژه • نوع سازمان • انتخاب قائم مقام پروژه • برآورد منابع • تسطيح منابع • برآورد بودجه پروژه • تهيه برنامه پايه پروژه • انتخاب پيمانكاران(مجريان) • انعقاد قراردادهاي اجراي پروژه • تعيين رويه ارتباط با كارفرما • تعيين منابع مالي پروژه • پيگيري امور قراردادها • تغيير ساختار سازماني • شيوه‌هاي انگيزشي • افزايش منابع پروژه • جريمه‌هاي قراردادي • بررسي تقاضاي تغيير • اعلام تغييرات • نظارت برفعاليت‌هاي پيمانكاران • تشكيل جلسات مرتب با پيمانكاران • بعد از انعقاد قرارداد • بررسي (مطالعه مجدّد) مفاد قرارداد • تهيه رويه‌ها • بررسي (تهيه) CWBS

50. ساختار سيستم مديريت پروژه مديريت پروژه 1. بررسي مقدماتي پروژه • قبل از انعقاد قرارداد • طراحي پايه • انتخاب استراتژي مديريت پروژه • مديريت ريسك (آناليز) • انتخاب مدير پروژه • برآورد قيمت • بررسي مفاد قرارداد • بعد از انعقاد قرارداد • بررسي (مطالعه مجدّد) مفاد قرارداد • تهيه رويه‌ها • بررسي (تهيه) CWBS