EUROsociAL

1. EUROsociAL

2. SNCI TITULO VII MODELO DE EVALUACION DEL SISTEMA DE AUDITORIA INTERNA Cartagena de Indias Mayo, 2008

3. PRESENTACIÓN Y SINOPSIS DE LOS CAPÍTULOS 23 Y 24. • El objeto y los sistemas de la evaluación del Órgano de Auditoría Interna se vinculan al aseguramiento de la calidad de sus actuaciones. • Las Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoria Interna disponen -Norma 1300- que sea el Director de Auditoria Interna el que desarrolle y mantenga un programa de aseguramiento de la calidad y mejora.

4. PRESENTACIÓN Y SINOPSIS DE LOS CAPÍTULOS 23 Y 24. Este programa tiene como finalidad ayudar a la actividad de Auditoria Interna a añadir valor y mejorar las operaciones de la organización: La Administración Tributaria, y asegurar que la actividad del OAI cumple con las Normas. El programa incluye evaluaciones previstas en la Norma 1310 y se realizan conforme a una metodología desarrollada que se inspira en la que ha establecido el IAI y el modelo FQM.

5. PRESENTACIÓN Y SINOPSIS DE LOS CAPÍTULOS 23 Y 24. • La evaluación del programa de calidad se efectúa a través de : • Evaluaciones internas y • Evaluaciones externas.

6. PRESENTACIÓN Y SINOPSIS DE LOS CAPÍTULOS 23 Y 24. • Evaluaciones internas, incluyen: • Revisiones continuadas o supervisión. • Revisiones periódicas con autoevaluación. • Evaluaciones externas, incluyen: • Opinión en cuanto al cumplimiento de la actividad del OAI con las Normas: juicio profesional. • Es posible realizar una autoevaluación con validación externa.

7. GARANTÍA DE CALIDAD • El aseguramiento de la calidad se articula en torno a dos etapas que se suceden y superponen: • La planificación. • La verificación continua del cumplimiento de los planes. • A ello se añade el control del cumplimiento de los requisitos calidad.

8. En un principio el concepto de calidad se baso en el control de los procesos, luego evolucionó para incluir a las personas con una participación activa. • Los elementos básicos del sistema: • El compromiso de la Dirección. • La consideración del elemento humano. • La orientación al usuario y a los resultados. • Gusto por el trabajo bien hecho

9. Los elementos básicos del sistema: • Relaciones de asociación. • Valores y entorno ético. • Orientación a los resultados.

10. MODELOS POSIBLES DE ASEGURAMIENTO Los basados en las Normas ISO. Los modelos basados en la Excelencia.

11. ESQUEMA GENERAL IMPLICITO EN ESTOS MODELOS Concepto clave. AUTOEVALUACION Criterios Agentes Criterios Resultados IDENTIFICACION Y PRIORIZACION DE AREAS DE MEJORA. DESARROLLO DE PLANES ACTUACION

12. LA CALIDAD APLICADA AL OAI. MARCO DE REFERENCIA. • El concepto de calidad aplicado a la función de AI pone su énfasis en agregar valor a la Organización y en cumplir en su desarrollo una serie de requisitos: • Cumplimiento de las prescripciones legales, de las Normas y del Código ético. • Los procesos definidos para el ejercicio de la actividad son eficaces y eficientes. • La función de AI es percibida como aportadora de valor a la organización.

13. ALCANCE DEL PROGRAMA DE CALIDAD • La eficacia institucional contempla los siguientes aspectos : • El marco legal o estatutario de desempeño de la actividad de A.t., y su Código Ético. • La cobertura de expectativas y necesidades de los órganos auditados. • Las propias expectativas del O.A.I.

14. La eficiencia interna se dirige a: • Identificar oportunidades, ofrecer ideas y asesoramiento a la Dirección de Auditoría Interna. • Mejorar el desempeño del personal. • Obtención de Resultados que agreguen valor para la Organización.

15. POSIBLES INDICADORES PARA EL ANALISIS DE EFICACIA Y EFICIENCIA RR.HH VALOR PRODUCTO Imp. de recomend. Ahorro económico o procesal. Nº Informes, instruc-ciones, recomendac. Tiempos informe Ind. Areas y orig. • Tiempo formación • Años experiencia. • Personal certificado. • Nº auditores. • Coste salarial. • Etc.... Rec. Aceptadas. Rec. Implantad. Grado satisfac. T. de consult. Acc. Mejora imp. Etc...

16. ASPECTOS ESENCIALES A CONSIDERAR • La evaluación de la calidad en las actuaciones del O.A.I ha de contemplar básicamente: • La eficacia de la realización material de las actuaciones y su oportunidad. • El ajuste a necesidades y expectativas. • Compromiso con la mejora continua. • Las propias necesidades del OAI

17. FASES DEL PROCESO 1ª.-Concienciación y compromiso del personal de auditoria, a través de acciones como: Interiorización de la Misión objetivo y valores inherentes a las actuaciones de calidad; Definición del alcance y objetivos a alcanzar; Definición de políticas y estrategias; Definición de planes concretos de actuación y su difusión entre el personal. 2ª.-Revisiones internas periódicas.

18. FASES DEL PROCESO II 3ª.-Conocimiento profundo de la organización y las características del órgano a auditar (especial referencia a sus preferencias y expectativas, sistemas de gestión de riesgos y control interno, actitud frente a la función auditora). 4ª.-Diseño de una estrategia orientada a la calidad: Definición de sus aspectos generales; Diagnóstico previo del nivel de calidad en las actuaciones del órgano de auditoria; Convencimiento del nivel superior; Formación del personal; Análisis de los procedimientos; Ambiente interno; Código ético; Percepción externa; Planificación y desarrollo del proceso; Evaluación y seguimiento interno; Retroalimentación.

19. EVALUACIÓN • La evaluación del programa de calidad se efectúa a través de : • Evaluaciones internas: la supervisión, las revisiones periódicas, la autoevaluación. • Evaluaciones externas, y la autoevaluación con validación, como alternativa.

20. ACTUACIONES DE SUPERVISION • Asegurar que los Equipos de Auditoría posean los conocimientos técnicos y demás competencias para el desarrollo de su trabajo. • Proporcionar instrucciones adecuadas durante la planificación de los programas de trabajo. • Comprobar que se ejecuta el programa de trabajo aprobado, a menos que se justifiquen o autoricen modificaciones. • Asegurar que las comunicaciones del trabajo sean precisas, claras, objetivas y oportunas. • Asegurar que se han cumplido los objetivos del trabajo. • Proporcionar oportunidades para el desarrollo de los conocimientos, técnicas y demás competencias de los auditores.

21. El proceso de supervisión se extiende a la formación y desarrollo del personal, a la evaluación del desempeño, a los controles de tiempos y de gastos.

22. LA REVISIÓN INTERNA El enfoque se relaciona directamente con las revisiones periódicas a través del proceso de autoevaluación.

23. LA EJECUCION DE UN PROGRAMA DE REVISIÓN INTERNA METODOLOGIA DE REVISION INTERNA PERIODICA AUTOEVALUACION SIMPLE VALIDADA IDENTIFICACION PRIORIZACION PLAN DE ACCION

24. PRINCIPALES ASPECTOS A CONSIDERAR EN UNA REVISIÓN INTERNA • Decisión de realizar una revisión interna y señalar claramente sus objetivos y alcance. • Los objetivos que deben considerarse necesariamente son: • Garantizar que la actividad de auditoría se desarrolla conforme a su marco legal o estatutario. • Suministrar una visión profunda de su eficacia y eficiencia. • Comprobar que se aplican las mejores prácticas. • Proponer recomendaciones orientadas a la mejora. • Prepararse para una posible evaluación externa.

25. EQUIPO DE REVISION • Determinación por el Director de Auditoria del personal integrante del equipo de revisión (deben señalarse los criterios de selección del personal de acuerdo con determinados requisitos de competencia y habilidades). • Perfil del personal del equipo de evaluación: • Pertenecer a la unidad de auditoría • Estar altamente cualificado • Plena objetividad y neutralidad

26. SELECCIÓN DEL PERSONAL • Criterios a considerar en el proceso de selección: • Objetividad • Conocimiento de normas • Habilidades directivas

27. Conocimientos técnicos • Certificación profesional • Conocimientos profundos de la organización • Conocimientos profundos del área de actividad • Aptitudes de comunicación • Aptitudes de análisis constructivo

28. FASES DE REALIZACION REVISION SIMPLE • DECISION DE EFECTUARLA Y DELIMITACION DE SU ALCANCE. • CONSTITUCION DEL EQUIPO DIRECTORA.I. PREPARACION Y PLANIFICACION JEFE EQUIPO A.I. Elaboración de un autoestudio del O.A.I.: Obtención de información general, entrevistas, organización y distribución de tareas entre el equipo. Puede emplearse un cuestionario al efecto.

29. GUIONES DE ENCUESTAS Y ENTREVISTAS. • OBJETIVO: Obtener evidencia sobre la percepción del A.I. • DIRIGIDAS A: • Órganos Auditados. • Responsable de A.I. • Órgano Superior del O.A.I. • Personal. • Otros Auditores Externos.

30. DECISION DE LOS ASPECTOS A VERIFICAR Estructura y características organizativas del O.A.I. Utilización de la gestión de riesgos como criterio de planificación. Capacidad profesional del personal de A.I. Gestión de la formación continuada del personal. Supervisión que asegure la eficacia y calidad del trabajo realizado. Empleo de tecnologías de la información.

31. EVALUACION E INFORME DE RESULTADOS Elaboración de un informe donde consten las áreas de mejora detectadas, y se efectúen las correspondientes recomendaciones. Expresamente se hará constar si el O.A.I. en su actividad, cumple con las normas estatutarias y procedimentales. Se completa con una priorización y un plan de acción por parte del Director de A.I.

32. AUTOEVALUACIÓN CON VALIDACIÓN INDEPENDIENTE Presupone el haber realizado una revisión interna simple utilizando la metodología de autoevaluación. Interviene un revisor cualificado e independiente. Constituye un refrendo de la bondad y objetividad del proceso de revisión interna simple. El validador debe disponer de una cualificación acreditada.

33. METODOLOGIA DE VALIDACION INDEPENDIENTE Las acciones de mejora incorporadas a los planes de acción, deben cumplir un perfil mínimo de validación. El validador requerirá del O.A.I. determinada documentación relevante: a) Informe de autoevaluación b)impactos entre acciones de mejora y áreas de mejora c)Plan de acción completo. Se planificará una Visita y una Agenda de Visita El validador utilizará una matriz de validación con el fin de recoger evidencias. Realización de un informe final.

34. REVISIONES EXTERNAS OBJETIVOS: 1º.- Evaluación eficacia/eficiencia 2º.- Identificar oportunidades 3º.- Benchmarking 4º.- Opinión de conformidad

35. PARA ELLO: 1º.- Se pondrá énfasis en sugerencias y/o recomendaciones 2º.- Se tendrán en cuenta las mejores prácticas 3º.- Se tendrán en cuenta la Gestión de Riesgos 4º.- Se identificarán oportunidades para agregar Valor

36. PASOS A SEGUIR EN EL PROCESO DE EVALUACIÓN EXTERNA. • CONSTITUCIÓN DE UN EQUIPO DE TRABAJO. • El equipo tiene que estar dirigido por un independiente a la Organización. • El resto del equipo debe tener conocimientos y experiencia en el área de auditoría. • El equipo debe mostrar una actitud objetiva frente a las expectativas de la Dirección de la A.T., y de la Dirección de Auditoría Interna (no debe existir duda sobre posibles conflictos de interés). • El nivel mínimo de los integrantes debe ser gerencial y el del director del equipo, al menos como el del Director de Auditoría.

37. Profundo conocimiento de las prácticas de auditoría y de sus normas. • Libre acceso a toda la documentación • Conocimiento de la Organización y de la actividad • El número del equipo puede variar en función de distintas circunstancias (alcance del trabajo, estructura de la organización, etc...). • REALIZACIÓN DE UN AUTOESTUDIO (cuestionario amplio que tiene que cumplimentar el Director del órgano de auditoría y lo entregue al responsable del equipo de revisión antes de la visita preliminar). El autoestudio debe de contemplar un contenido mínimo.

38. Contenido: • Organigramas • Programa anual de auditoría • Relación de auditorías del último año • Relación de personas para entrevistas

39. PLANIFICACIÓN DE UNA VISITA PRELIMINAR AL ÓRGANO DE AUDITORIA INTERNA.  • Objetivos de la visita preliminar: • Delimitar claramente el objetivo y el alcance. • Decidir una muestra de órganos auditados en el último año. • Preparar una muestra de personal para entrevistar. • Revisar el autoestudio. • Preparar detalles administrativos (medios, ubicación del equipo, etc...). • Preparar un resumen de la visita.

40. REALIZACIÓN DE ENCUESTAS A USUARIOS DEL SERVICIO DE AUDITORÍA Y AL PERSONAL DEL O.A.E. (Estas encuestas se utilizarán como retroalimentación para la identificación de posibles actividades de mejora). • La encuesta debe ser anterior al inicio del trabajo. • Deben realizarse con tiempo suficiente para analizar las respuestas. • PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO DE CAMPO EN LAS OFICINAS DEL ÓRGANO DE CONTROL INTERNO. • Básicamente el mismo que en una evaluación externa • Los aspectos en los que básicamente se centrará el trabajo de campo son:

41. Estructura y organización del O.I. Se pretende como objetivo, ver si la estructura y organización del O.A.I., es el más adecuado a la organización de la A.T. • Situación jerárquica del órgano auditor. • Existencia de manuales de prácticas y procedimientos. • Equilibrio en la composición y estructura organizativa. • Ver qué hace el órgano de auditoría para asegurar la calidad interna.

42. Verificar en qué medida los trabajos de auditoría están alineados con el universo de riesgos de la Organización, el gobierno corporativo y el control interno de gestión. Entre otros aspectos, se considerarán: • Universo de auditoría (quién y con qué criterios se seleccionan los órganos a auditar).  • Metodología (en qué medida se consideran los riesgos de la organización y se evalúan sus valores residuales).  • Planes de auditoría (en qué medida los riesgos se incorporan a los planes de actuación).  • Análisis del personal (aspectos cuantitativos y cualitativos).  • Presupuesto (ajuste del presupuesto al análisis de riesgos).

43. ENTREVISTAS CON LA DIRECCIÓN SUPERIOR (DE LA QUE DEPENDE EL ÓRGANO DE CONTROL INTERNO) Y CON LOS PRINCIPALES DIRECTORES OPERATIVOS DE LA ORGANIZACIÓN. • El objetivo de las entrevistas es obtener una versión independiente relacionada con el alcance de la evaluación interna. Se basa en un cuestionario elaborado al efecto. • EMITIR OPINIÓN fundamentada sobre el cumplimiento de las principales normas estatutarias que regulan la actividad de auditoría interna. • Al emitir opinión, se considerarán tanto las normas de atributos como de desempeño con el siguiente desglose de aspectos:

44. Normas sobre atributos: • Propósito, autoridad y responsabilidad (estatuto). • Independencia y objetividad. • Capacidad y debido cuidado profesional. • Programa de aseguramiento de calidad y mejora. • Normas sobre desempeño: • Administración de la actividad de auditoría interna. • Naturaleza del trabajo (administración de riesgos, control y gobierno corporativo). • Planificación del trabajo (objetivos, alcance, asignación de recursos, guiones de trabajo). • Desempeño del trabajo (identificación de la información, análisis de información, supervisión).

45. Comunicación de resultados (criterios de comunicación, calidad de la comunicación, difusión). • Seguimiento de resultados (criterios de comunicación, calidad de la comunicación, difusión). • Revisión de los papeles de trabajo: • Aceptación de riesgos por la dirección. • Esencial en cualquier proceso de revisión. • Debe contemplar una muestra de diversos tipos de auditoría realizadas en la que estén proporcionalmente representados los diferentes programas de actuación. • Los diferentes miembros del equipo no deben concentrar su trabajo en los mismos programas de auditoría.

46. Analizar acciones de mejora acometidas por el órgano de control interno. • Definición de acciones de mejora. • Prioridad de acciones, considerando: • Presupuesto necesario • Impacto sobre objetivos del órgano auditor. • Impacto sobre objetivos de la organización. • Mayor o menor premura en su ejecución, etc... • Medición de resultados asociados a la actividad de mejora. • Modificación y revisión a la vista de los resultados alcanzados.

47. ELABORACIÓN DE RECOMENDACIONES Y REUNIÓN DE CONSENSO CON EL DIRECTOR DEL O.A.I. • Constituyen el producto más importante del proceso de revisión • Deben orientarse a la mejora de debilidades observadas o a acciones para el aprovechamiento de oportunidades. • Conviene documentarlas en una separata al informe principal, donde consten los hechos evidenciados (mejoras u oportunidades); los beneficios que previsiblemente se derivaran de su implementación; los costes previsiblemente asociados; los procesos afectados, etc.. • Deben consensuarse con el Director del O.A.I.

48. Elaboración de un informe. • El formato y el medio de presentación del informe debe acordarse en la entrevista preliminar. • Una posible estructura del informe, incluirá los siguientes apartados: • Resumen ejecutivo (contendrá referencias a los objetivos, alcance y metodología, referencia al autoestudio, recomendaciones efectuadas, etc...) • Asuntos para la consideración de la Dirección del O.A.I. • Cuestiones específicas relacionadas con la actividad de auditoría • Opinión sobre la conformidad con las normas de auditoría.

49. Recibido el informe de evaluación, la Dirección del O.A.I. debe documentar por escrito y para cada recomendación efectuada, un plan de respuesta, acciones y cronograma de aplicación. • El plan de respuesta puede: • Estar de acuerdo con las recomendaciones. • Estar de acuerdo pero proponer un método alternativo. • Documentar las razones por las que se decide no realizar acciones correctivas.

50. Seguimiento posterior de las recomendaciones efectuadas: • Cada año la Dirección del O.A.I. debe revisar para cada área significativa, el estado de desarrollo de las recomendaciones puestas en marcha. • El personal de auditoría debe ser informado por parte de la Dirección del O.A.I. • En evaluaciones sucesivas se debe partir de un análisis previo del estado de las recomendaciones efectuadas en evaluaciones anteriores.