Информационный комплекс Ростовской-на-Дону городской Думы

1. Информационный комплекс Ростовской-на-Дону городской Думы Танага Валерий Владимирович – главный специалист по информационным технологиям

2. Состав Ростовской-наДону городской Думы • V созыв Городской Думы: • 35 депутатов; • 35 помощников депутатов; • Аппарат Думы - 25 человек. Ростовская-на-Дону городская Дума

3. Цель информатизации Повышение эффективности работы Ростовской-на-Дону городской Думы • Использование в нормотворческой деятельности депутатов современных информационных технологий; • Работа депутатов с документами в любом удобном месте, в любое удобное время; • Документооборот аппарата Думы; • Система подготовки заседаний; • Система проведения заседаний; • Документооборот депутатов; • Работа с жителями города. Ростовская-на-Дону городская Дума

4. Техническая инфраструктура • Локальная структурированная кабельная система; • Центр обработки данных находящийся в отдельном помещении и состоящий из современного серверного, сетевого, телефонного оборудования и системы бесперебойного питания, • Все сотрудники аппарата оснащены современной компьютерной и оргтехникой, Ростовская-на-Дону городская Дума

5. Оборудование информационной системы Коммутационное оборудование Серверный комплекс Ростовская-на-Дону городская Дума

6. Оборудование информационной системы Центр обработки данных Телефонная станция Ростовская-на-Дону городская Дума

7. Оборудование информационной системы Рабочее место специалиста Полноцвестный копировальный аппарат профессионального уровня _минитипография Ростовская-на-Дону городская Дума

8. Программное обеспечение информационного комплекса • Почтовая система и сервер приложений IBM Lotus Notes/Domino; • Система электронного документооборота CompanyMedia 3.6; • Нормотворчество – система автоматизации деятельности комиссий, Депутатских слушаний, Думы; • Система сопровождения заседаний. Ростовская-на-Дону городская Дума

9. Этапы внедрения программных продуктов Начало проекта по внедрению системы автоматизации нормотворческих процессов и электронного документооборота: • Поставка лицензий и установка программного обеспечения – август 2012, • Начало регистрации входящих, исходящих документов и обращений граждан – сентябрь 2012 • Начало работы в безбумажном документообороте – декабрь 2012; • Начало работы в Нормотворчестве – ноябрь 2012; • Начало работы системы сопровождения заседаний – апрель 2014 . Ростовская-на-Дону городская Дума

10. Как работают с документами в аппарате Думы • Делопроизводство в СЭД; • Наложение резолюций и поручений всеми руководителями в СЭД (РВЗ через помощников); • Формирование исполнений, проектов ответных документов, внутренних и организационно-распорядительных документов исполнителями в СЭД; • Согласование проектов документов в СЭД; • Подписание документов руководителями в СЭД (РВЗ через помощников); • Контроль исполнительской дисциплины (подготовка документов) при помощи СЭД. Ростовская-на-Дону городская Дума

11. Факторы, повлиявшие на успех проекта: • Поддержка председателя Думы; • Куратор проекта – Заместитель председателя Думы; • Настойчивое преодоление сопротивления сотрудников аппарата – «Зачем мне это нужно?», персональная работа; • Подробное изучение практики работы поставщиком решения; • Построение модели работы сотрудников в системе электронного документооборота; • Обучение сотрудников; • Подготовка адаптированных инструкций в соответствии с построенной моделью; • Проработка на рабочем месте с каждым сотрудником его действий в системе; • Доработка ПО для "бесшовной" работы с СЭД; • Подготовленная техническая инфраструктура Ростовская-на-Дону городская Дума

12. Документооборот в Думе. Статистика с начала внедрения (12.2012-05.2014)

13. Безбумажный документооборот Регистрация входящего и отправка на исполнение Подготовка и регистрация исходящего документа Рабочее место сотрудника аппарата Думы Ростовская-на-Дону городская Дума

14. Программное обеспечение информационной системы • Модуль Нормотворчество – это инструмент : • для подготовки повесток, протоколов, выписок, решений заседаний постоянных комиссий, Депутатских слушаний и Думы; • для предоставления возможности удаленной работы депутатов, с документами, подготовленными для заседаний постоянных комиссий, депутатских слушаний, Думы. Ростовская-на-Дону городская Дума

15. Нормотворчество. Функционал. • При регистрации документов инициирующих делопроизводителями, вопросы формируются автоматически; • При последующей регистрации всех последующих документов связанных с инициирующим, они копируются в вопрос автоматически; • Из вопросов, находящихся на рассмотрении формируются повестки заседаний комиссий, Депутатских слушаний и Думы; • По каждому вопросу для каждого заседания формируется проект решения; Ростовская-на-Дону городская Дума

16. Нормотворчество. Функционал. • По каждому вопросу, в соответствии с настройками, в повестку автоматически отбираются нужные документы; • По мере готовности, повестка с документами публикуется в интернете; • Повестки вместе с документами передаются в систему «Сопровождение заседаний»; • Из системы «Сопровождение заседаний» протокол проведённого заседания, импортируется вместе с принятыми решениями в СЭД; • Принятые решения переводят вопросы в следующую стадию рассмотрения. Ростовская-на-Дону городская Дума

17. Рабочие формы модуля Нормотворчество Ростовская-на-Дону городская Дума

18. Удаленный доступ к материалам заседаний Перечень повесток заседаний Повестка Думы Пункт повестки Документ Ростовская-на-Дону городская Дума

19. Сопровождение заседаний. Функционал. • Модуль «Сопровождение заседаний» - это инструмент для организации проведения заседаний: • отображение информации на экранах председателя заседания, депутатов, приглашенных и на общем экране; • управление процессом отображения информации в ходе заседания. • В модуле осуществляется: • регистрация депутатов; • визуализация информации о выступающих и результатах голосования; • запись на вопросы и выступление; • автоматическое формирование протокола заседания; • автоматическое формирование порядка ведения для председателя заседания. Ростовская-на-Дону городская Дума

20. Интерфейс Системы сопровождения заседаний. Регистрация участников

21. Интерфейс Системы сопровождения заседаний. Рабочее место председателя

22. Интерфейс Системы сопровождения заседаний. Рабочее место председателя

23. Развитие информационной системы 1. Использование планшетных компьютеров для работы депутатов и приглашенных на заседаниях; 2. Использование удаленных рабочих мест депутатами и помощниками для работы в СЭД и модуле Нормотворчество; 3. Дополнение системы сопровождения заседаний подсистемой голосования и записи на выступление; 4. Подключение СЭД Думы к системе МЭДО РО; 5. Использование в аппарате Думы технологии тонких клиентов. Ростовская-на-Дону городская Дума

24. Спасибо за внимание! Вопросы? Танага Валерий Владимирович главный специалист по ИТ E-mail: v_tanaga@duma.rostov-gorod.ru , v_tanaga@mail.ru Skype: v_tanaga Ростовская-на-Дону городская Дума