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Erasmus Exchange Program Guide: How to Prepare and Make the Most of Your Experience

This comprehensive guide provides essential information for students participating in the Erasmus exchange program. It covers admission procedures, learning agreements, approval processes, administrative management, and tips for successful study abroad. Detailed steps, links, and contact information are included to assist students in navigating the program seamlessly.

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Erasmus Exchange Program Guide: How to Prepare and Make the Most of Your Experience

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Presentation Transcript

  1. Erasmus 2008-2009 Partir … Oui, mais comment faire? Informations pour les étudiants GERM-ROGE-MULT-LING

  2. Informations sur le net • GERM: http://www.fltr.ucl.ac.be/FLTR/GERM/erasmus1.htm • UCL-général: http://www.uclouvain.be/9970.html • Institutions partenaires: http://www.uclouvain.be/9976.html • Bourses Erasmus: http://www.uclouvain.be/10945.html • CONSULTEZ VOTRE E-MAIL UCL!!!

  3. Admission à l’université d’accueil • Contact préalable pour avertir les universités d’accueil (Mme Leroy) • Application form: Documents d’admission (+ réservation du logement, et autres) à télécharger (si rien reçu par mail avant le 15/5) ou prendre contact avec l’université d’accueil. Toutes les infos sont sur http://www.uclouvain.be/9976.html

  4. Contacts avec l’université d’accueil

  5. Contacts avec l’université d’accueil

  6. Contacts avec l’université d’accueil • Si problème de contact avec l’université d’accueil: demander l’intervention du coordonnateur d’échange (Beheydt, Latré, Granger, Roland, Sabel, …)

  7. Le programme d’études • Grille d’équivalences (GERM – ROGE) • Learning agreement • Avenant au learning agreement • A compléter et faire signer par L. Degand pour le 30 juin (ou le 31 août pour l’Allemagne) GARDEZ UNE COPIE DE TOUS VOS DOCUMENTS!

  8. Grille d’équivalences

  9. Grille d’équivalences • http://www.fltr.ucl.ac.be/FLTR/GERM/Programme_BAC3_Erasmus_GERM.htm • Reprend l’ensemble des cours suivis en BAC3 (à l’UCL ET dans l’université d’accueil) • Fait partie intégrante de votre dossier • Doit être signé par L. Degand ET par le responsable académique de votre mineure

  10. Learning agreement

  11. Learning agreement • A remplir EN LIGNE sur http://www.uclouvain.be/cps/ucl/doc/adri/documents/ects.doc (accès via http://www.uclouvain.be/9981.html) • 1 semestre = +/- 30 crédits • 1 trimestre = +/- 20 crédits

  12. Comment remplir? • Prendre les informations sur le site des universités d’accueil • Prendre contact avec le coordonnateur sur place • Prendre contact avec le coordonnateur UCL • S’inspirer de ce que d’autres étudiants ont suivis avant vous • Respecter les balises minimales (# crédits min. par domaine) • Attention à la mineure!!!

  13. Approbation du programme d’études - UCL • Par L. Degand, Bureau C.464 • Le jeudi entre 15h30 et 17h30, prendre RV sur la feuille affichée sur la porte • Venir avec un dossier COMPLET: application form, grille d’équivalences, learning agreement, descriptif des cours

  14. Approbation du programme d’études – Université d’accueil • Après approbation UCL, envoyer le dossier (application form et learning agreement) à l’université d’accueil. • Demander de renvoyer le learning agreement signé AVANT le 30 juin à VOTRE adresse (post-it) • Si problème de programme: retour chez L.Degand • Si pas de réponse/retard de l’université d’accueil: coordonnateur de l’échange

  15. Gestion administrative du dossier • Remettre le dossier d’études complet (learning agreement ET grille d’équivalences + enveloppe timbrée et pré-adressée à votre nom) à L. Degand (casier) qui transmet aux secrétariats respectifs • GERM: Secrétariat GERM • ROGE: Secrétariat ROM afin de permettre le suivi administratif (encodage du programme, réception des notes, rédaction de l’attestation de sélection, …)

  16. Attestation de sélection • Si votre dossier est en ordre (30/6), vous recevrez par la poste une attestation de sélection que vous devrez remettre au bureau international de votre université d’accueil. • Pas d’attestation reçue début juillet (c.a. début septembre)  votre dossier n’est pas en ordre, inquiétez-vous!

  17. Bourse Erasmus • 1 x sur votre parcours académique • ADRI vous contacte par courrier (lettre) début juin • Informations: http://www.uclouvain.be/10945.html

  18. Avenant au contrat d’études • Une fois sur place (enfin ), vous contatez • Le cours ne se donne pas • L’horaire n’est pas compatible • Le cours ne répond pas à vos attentes • Le prof ne veut pas de vous • … pas de panique, faites un avenant avant le 15 novembre! • http://www.uclouvain.be/9981.html

  19. Avenant au contrat d’études

  20. Avenant au contrat d’études • Doit être signé par les trois parties • A envoyer à L. Degand pour signature, qui transmet au secrétariat compétent (post-it avec GERM/ROGE, merci!) • SI OK, accusé de réception par le secrétariat dont vous dépendez.

  21. QUESTIONS? A vous la parole!

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