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國立海洋科技博物館 檔案管理業務報告

國立海洋科技博物館 檔案管理業務報告. 100.09.26. 簡報大綱. 一 、 本處歷史沿革 二 、 檔案管理業務現況簡介 三 、 檔案管理作業情形 四 、 綜合表現與特殊績效 五 、 未來努力方向. 一 、 本處歷史沿革. 國立海洋科技博物館籌建計畫（以下稱本計畫）緣起於 68 年行政院所訂頒十二項建設計畫中，將興建海洋博物館列為中央文化設施項目之一，藉以提昇大眾的科學知識水準與精神內容

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國立海洋科技博物館 檔案管理業務報告

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Presentation Transcript

  1. 國立海洋科技博物館 檔案管理業務報告 100.09.26.

  2. 簡報大綱 一、本處歷史沿革 二、檔案管理業務現況簡介 三、檔案管理作業情形 四、綜合表現與特殊績效 五、未來努力方向

  3. 一、本處歷史沿革 • 國立海洋科技博物館籌建計畫（以下稱本計畫）緣起於68年行政院所訂頒十二項建設計畫中，將興建海洋博物館列為中央文化設施項目之一，藉以提昇大眾的科學知識水準與精神內容 • 海洋博物館於74年6月成立籌建規劃小組，歷經參訪世界各國相關主題博物館、研議整體規劃報告、勘選建館基地等過程， 78年9月考量區域均衡發展及建館特性，行政院核定於基隆設立「海洋科技博物館」，屏東設立「海洋生物博物館」 • 86年12月20日海科館籌備處成立

  4. 二、檔案管理業務現況簡介 • 現行檔案庫存量 • 未來檔案庫房的轉變 • 檔案歸檔方式 • 檔案調(還)卷方式

  5. 現行檔案庫存量 • 本處目前保存檔案自民國87年迄今，約有41969件

  6. 未來檔案庫房的轉變(1/3) • 目前庫房現況 公文檔案整理室

  7. 未來檔案庫房的轉變(2/3) • 未來庫房(空間規劃圖)10.8公尺×8.4公尺

  8. 未來檔案庫房的轉變(3/3) • 新建中

  9. 承辦人辦理歸檔 否 是否有紙本附件？ 是 承辦人於電子公文系統點選歸檔並附上公文暨實體附件傳遞清單 承辦人員於電子公文系統點選歸檔 否 檔案點收及查驗？ 是 檔案管理人員點收、立案編目 退回承辦人 列印電子檔案歸檔說明文件 上架典藏 結束 檔案歸檔流程圖(1/3)

  10. 檔案歸檔作業(2/3)

  11. 檔案歸檔方式(3/3)

  12. 檔案檢調作業流程圖(1/2) 申請檔案檢調作業 是否為本身業務之承辦人員？ 否 填寫線上調案單 是 否 調案許可否 是否為掃描公文或線上簽核？ 是 是 否 調卷運用 自行至公文系統線上下載 還卷 檔案上架 結束

  13. 檔案檢調作業(2/2)

  14. 三、檔案管理作業情形 • 檔案管理計畫與培訓 • 檔案立案編目 • 機密檔案安全維護與庫房設施 • 檔案作業資訊化及安全 • 綜合表現與特殊績效

  15. 檔案管理計畫與培訓 • 檔案管理編制：本處檔案管理業務隸屬於行政組，配置1人負責文書、檔案管理及其它辦公室物品採購等業務。 • 檔案管理作業：皆依照「機關檔案管理作業手冊」辦理，承辦人每年均參加教育部舉辦之講習。

  16. 本處檔案管理宣導與訓練

  17. 檔案立案編目(1/2) 訂定檔案分類表暨檔案保存年限區分表： 本處檔案分類及保存年限區分表業經檔管局於95年5月26日檔徵 0950009478號函審核通過

  18. 檔案立案編目(2/2) • 歸檔案件均妥適分類並建立案名。 • 所有規檔檔案均依規定確實賦予檔號，詳實注著錄保存年限、附件歸檔情形及編列頁碼。

  19. 機密檔案安全維護與庫房設施 • 機密檔案與一般檔案分別存放，存放於可上鎖之鐵櫃內。 • 本處密件檔案設計有專用封套裝封。 • 本處目前庫房為臨時場所，預計明年將搬遷至行政大樓檔案室存放。

  20. 檔案作業資訊化 • 本處於91年開始使用教育部提供之康大科技公司開發之系統，並於92年完成87-90年公文檔案回溯建檔。 • 97年自行委託廠商開發公文系統線上簽核。 • 本處檔案管理資訊系統符合檔案法相關規定，作業功能包括點收、立案、編目、保管檢調、銷毀及案卷二層級著錄等系統功能。 • 公文系統及檔案管理系統合一。

  21. 檔案作業資訊安全 • 本處公文暨檔案管理系統具備安全密碼等功能，密碼三個月內需變更一次。 • 年度配合政風室執行至少一次內部資安稽核。 • 系統主機置於本處資訊室－電腦機房內並具備門禁管制措施。 • 系統訂有備份作業。

  22. 綜合表現與特殊績效(1/5) • 檔案管理及作業資訊化： 本處已於98年12月施行公文線上簽核。 • 檔案蒐集： 1、陸續蒐集本處籌建時期相關資料。 2、本處各項公共建設規劃及設計圖說均妥 善保存(目前礙於空間限制暫存於各組 室) 。

  23. 綜合表現與特殊績效(2/5) • 檔案應用： 1、辦理本處檔案應用宣導及服務：配合資 訊公開化已於網站內提供相關資料供民 眾查詢。

  24. 綜合表現與特殊績效(3/5) 2、本處於90年辦理「北火電廠的今昔與未 來」系列活動認識北火電廠的今昔來了解 其歷史意義、價值與台電對台灣經濟的貢 獻，誘發群眾對歷史、文化的認識，並讓 社會大眾了解北火電廠整建為海科館之計 畫，展望海科館的未來發展。

  25. 綜合表現與特殊績效(4/5)

  26. 綜合表現與特殊績效(5/5) 3、利用檔案資源加值出版本處相關電話卡及 桌曆，致贈貴賓。

  27. 未來努力方向 • 配合96年案卷編目彙送作業措施，加強立案編目知識。 • 建立完善的檔案庫房空間。

  28. 簡報結束，敬請指教。

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