Chapter 1 Overview Database System

1. Chapter 1Overview Database System โดยอาจารย์ เกศแก้ว ประดิษฐ์ คณะวิทยาการจัดการ Kate_psu08@hotmail.com

2. Data & Information • ระบบแฟ้มข้อมูล • ปัญหาของระบบแฟ้มข้อมูล • ระบบฐานข้อมูล • องค์ประกอบของระบบฐานข้อมูล • Database Management System • ประโยชน์ของระบบฐานข้อมูล • ข้อจำกัดของระบบฐานข้อมูล Overview Database System

3. Data เป็นข้อมูลทั่วไป หรือที่เรียกว่าข้อมูลดิบ อาจจะเป็นข้อมูลของ คน สัตว์ สิ่งของ หรือเหตุการณ์ ฯลฯ • Information คือ Data ที่ผ่านการรวบรวม นำมาประมวลผล ทำให้เกิดความหมายใหม่ที่มีประโยชน์ต่อการวิเคราะห์และตัดสินใจ Data & Information Data Process Information

4. ขณะที่เราโทรศัพท์ทางไกล Data ข้อมูลหมายเลขโทรศัพท์ต้นทางและปลายทาง จำนวนนาที วันที่ที่โทรก็จะถูกบันทึกไว้ในคอมพิวเตอร์ ขององค์การโทรศัพท์ Information เมื่อสิ้นเดือน Data เหล่านี้ถูกประมวลผลออกมาเป็นใบเสร็จค่าโทรศัพท์ • นักศึกษาไม่สบาย ปวดท้อง ต้องเข้าโรงพยาบาล โรงพยาบาลจะบันทึก Data เช่น ชื่อ ที่อยู่ เหตุการณ์ที่เกิด ความดันโลหิต กรุ๊ปเลือด ฟิล์ม X-ray และอื่น ๆ Information ผลการวินิจฉัยสรุปว่า นักศึกษาเป็นไส้ติ่งอักเสบ ตัวอย่าง Data & Information

5. ตัวอย่าง Data & Information • การเก็บคะแนนแต่ละวิชาประกอบด้วย Data คือ การเข้าชั้นเรียน คะแนนการบ้าน คะแนนสอบกลางภาค และปลายภาค Information คือ นำคะแนนที่ได้ทั้งหมดรวมคิดเป็นผลการเรียนได้เป็นgrade

6. โครงสร้างของข้อมูลที่จัดเก็บในคอมพิวเตอร์ แบ่งเป็น 2 ลักษณะคือ • Logical Structure เป็นลักษณะของข้อมูลที่เรามองเห็นผ่านทางโปรแกรมจัดการฐานข้อมูล เช่น ลักษณะของระบบการจัดการแฟ้มข้อมูลใน Windows 95 ที่ประกอบด้วย File และ Folder หรือการจัดเก็บฐานข้อมูลของโปรแกรม MS Access ที่มีข้อมูลในลักษณะเป็น Table ประกอบด้วยข้อมูลในรูปแบบของ Row และ Column โครงสร้างข้อมูล

7. โครงสร้างของข้อมูลที่จัดเก็บในคอมพิวเตอร์ แบ่งเป็น 2 ลักษณะคือ • Physical Structure เป็นโครงสร้างข้อมูลในเชิงกายภาพของการจัดเก็บในอุปกรณ์เก็บข้อมูล เป็นลักษณะการจัดเก็บข้อมูลจริง ๆ บนอุปกรณ์การจัดเก็บ ดังนั้น Physical Structure จะมีความแตกต่างกันไปตามลักษณะอุปกรณ์จัดเก็บเช่น ใน Hard disk อาจแบ่งเป็น Bit / Sector เป็นต้น โครงสร้างข้อมูล

8. ความเป็นมา เดิมข้อมูลถูกจัดการในกระดาษ รวบรวมไว้ในแฟ้มเอกสารแยกเป็นเรื่อง ๆ เช่น แฟ้มเอกสารประวัติพนักงาน แฟ้มเอกสารการสั่งซื้อสินค้า แฟ้มการเบิกเงินเดือน แฟ้มเก็บรายละเอียดสินค้า เป็นต้น เมื่อมีการนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในการเก็บข้อมูล ก็เพียงเปลี่ยนรูปแบบการเก็บเท่านั้น นั้นคือ เอาข้อมูลในแฟ้มเอกสารต่างๆ มาพิมพ์เก็บไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์แทนโดยใช้หลักการของ File System ในการจัดเก็บข้อมูล ตัวอย่างเช่น แฟ้มข้อมูลประวัติพนักงาน จากเดิมเก็บอยู่ในรูปแบบกระดาษ เมื่อเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ อาจมีรูปแบบดังตารางด้านล่าง ระบบแฟ้มข้อมูล (File System)

9. Field Record ระบบแฟ้มข้อมูล (File System) ตารางแฟ้มข้อมูลของพนักงานบริษัทแห่งหนึ่ง

10. จากตารางดังกล่าว จะเห็นว่าข้อมูลประกอบด้วยแถว และคอลัมน์ ข้อมูล 1 แถว เป็นพนักงาน 1 คน ส่วนคอลัมน์เก็บข้อมูลต่างๆ ของพนักงาน แต่ละคนในภาษาของการจัดเก็บข้อมูล เรียกข้อมูลแต่ละแถวว่า record ส่วนข้อมูลใน แต่ละคอลัมน์เรียกว่า Field ที่ใช้ใน File System ระบบแฟ้มข้อมูล (File System)

11. ระบบแฟ้มข้อมูล (File System)

12. Bit Byte …………………………………………… Field Record File 0,1 110000001 = A สมชาย ระบบแฟ้มข้อมูล (File System) 7/1 สมชาย ใจซื่อพนักงานขาย 85 มาลัย ใจคด พนักงานบัญชี56 แก้ว ดำดี พนักงานการเงิน33 ขวัญ ใจกล้า พนักงานการเงิน

13. การประมวลผลข้อมูล • ผู้ที่ทำหน้าที่รับผิดชอบการจัดการข้อมูลในระบบ File System มีชื่อเรียกว่า • Data Processing Specialist • ทำหน้าที่ • เขียนโปรแกรมคอมพิวเตอร์เพื่อจัดการข้อมูลในไฟล์ต่างๆ เช่น การบันทึกข้อมูล การลบข้อมูล การเปลี่ยนแปลงและเพิ่มเติมข้อมูล รวมไปถึงการดึงข้อมูลจากไฟล์ มาสร้างเป็น รายงานแก่ Manager เช่น ยอดขายรายเดือนของพนักงานแต่ละคน รายงานลูกค้าที่ค้างชำระเงิน รายการวัสดุที่ต้องสั่งซื้อในแต่ละเดือน ฯลฯ ทั้งการจัดการข้อมูลและการเขียนสร้างรายงาน ในระบบ File System ต้องกระทำผ่านทางโปรแกรมที่ต้องเขียนออกมา ดังนั้นไฟล์หนึ่งๆมักจะ มีโปรแกรมสำหรับบันทึกข้อมูล โปรแกรมสำหรับการลบ โปรแกรมสำหรับการเปลี่ยนแปลง โปรแกรมสำหรับการเพิ่มข้อมูล และโปรแกรมสำหรับทำรายงานต่างๆ ระบบแฟ้มข้อมูล (File System)

14. File Management Programs File Report Programs File Management Programs File Report Programs ตัวอย่างไฟล์ต่างๆ ในระบบ File System แผนกขาย Customer File ระบบแฟ้มข้อมูล (File System) Sale File

15. File Management Programs File Report Programs ตัวอย่างไฟล์ต่างๆ ในระบบ File System แผนกบุคคล Employee File ระบบแฟ้มข้อมูล (File System)

16. ข้อจำกัดของการจัดการข้อมูลด้วย File System • ต้องอาศัยผู้ที่มีทักษะความชำนาญในการเขียนโปแกรมและมีความรู้ความเข้าใจในระบบอย่างแท้จริง การจัดการข้อมูลและการดึงข้อมูลใน File System จะต้องกระทำผ่านทางการเขียนโปรแกรมขึ้นมา ไฟล์แต่ละไฟล์จะมีโปรแกรมไม่ต่ำว่า 4 ไฟล์ นอกจากนี้ในระบบ File System บางระบบ ผู้เขียนโปรแกรมจะต้องเข้าใจการจัดการข้อมูลในระดับ Physical Structure ด้วยจึงจะสามารถเขียนโปรแกรมเพื่อจัดการข้อมูลได้ อีกทั้งต้องใช้ภาษาโปรแกรมที่มีความยุ่งยากและค่อนข้างสลับซับซ้อน เพื่อให้การจัดการกับข้อมูลเฉพาะในตำแหน่งที่ต้องการได้ ระบบแฟ้มข้อมูล (File System)

17. ข้อจำกัดของการจัดการข้อมูลด้วย File System • ต้องใช้เวลาในการเขียนโปรแกรมนาน หากมีความต้องการข้อมูลเร่งด่วนจะทำได้ยาก เพราะต้องใช้เวลาในการเขียนโปรแกรม ทำให้ไม่สามารถดึงข้อมูลที่ต้องการได้ทันที่ทันใด • ระบบการจัดเก็บข้อมูลขึ้นอยู่กับโปรแกรมภาษาที่เขียนในการจัดเก็บ การใช้ข้อมูลร่วมกันระหว่างโปรแกรมทำได้ยาก เพราะแต่ละรูปแบบมีการจัดการข้อมูลต่างกัน • การเปลี่ยนแปลงโครงสร้างของข้อมูล ส่งผลถึงการเข้าถึงข้อมูล นั้นคือ ส่งผลถึงโปรแกรมต่างๆ ที่เขียนขึ้นมาเพื่อจัดการข้อมูลหรือดึงข้อมูลมาสร้างรายงาน การแก้ไขโครงสร้างของข้อมูลส่งผลให้ต้องแก้ไขโปรแกรมที่เรียกใช้ข้อมูลนั้นด้วย ระบบแฟ้มข้อมูล (File System)

18. Data Redundancy เกิดเมื่อข้อมูลชุดเดียวกัน ถูกเก็บไว้ในหลายไฟล์ที่ต่างแผนกเช่น ชื่อพนักงานซึ่งมีอยู่ทั้งในไฟล์ Employee และไฟล์ Salesman ทำให้เสียเวลาในการพิมพ์ข้อมูล และสิ้นเปลืองเนื้อที่ของอุปกรณ์เก็บข้อมูล และมีโอกาสที่จะส่งข้อมูลที่ผิดพลาดได้ง่าย เช่น หมายเลขโทรศัพท์ ดังรูปด้านล่าง Employee ปัญหาของระบบแฟ้มข้อมูล

19. Employee Salesman Salesman ปัญหาของระบบแฟ้มข้อมูล

20. Data Inconsistency คือผลของการเกิด Data Redundancy ทำให้ข้อมูลชุดเดียวกันแต่มีค่าแตกต่างกัน ส่งผลให้ไม่ทราบว่าข้อมูลชุดใดคือข้อมูลที่ถูกต้อง Employee ปัญหาของระบบแฟ้มข้อมูล

21. Employee Salesman ปัญหาของระบบแฟ้มข้อมูล

22. Data Anomaly เกิดจาก Data Redundancy เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลใด ๆที่ควรจะกระทำเพียงครั้งเดียว กลับต้องกระทำหลายครั้ง ในหลายที่ แบ่งเป็น 3 แบบคือ Modification Anomaly ปัญหา ข้อมูลมีการเปลี่ยนแปลง แต่ต้องแก้ไขข้อมูลในหลาย ๆ ที่ ปัญหา หากข้อมูลไม่ได้ถูกแก้ไขทุกที่ ข้อมูลเดียวกันมีค่าต่างกัน พิจารณาได้อย่างไรว่าค่าใดเป็นค่าที่ถูกต้อง เป้าหมาย เมื่อต้องการแก้ไขข้อมูล สามารถแก้ไขข้อมูลนั้นในที่เดียวและครั้งเดียวเท่านั้น ปัญหาของระบบแฟ้มข้อมูล

23. Employee Salesman ปัญหาของระบบแฟ้มข้อมูล

24. Insertion Anomaly ปัญหา ไม่สามารถเพิ่มข้อมูลใหม่ได้ เนื่องจากบางส่วนของข้อมูล ขึ้นอยู่กับข้อมูลอื่น ปัญหา เพิ่มข้อมูลครั้งหนึ่ง ต้องเพิ่มข้อมูลอื่น ที่มีอยู่แล้วลงไปอีก เป้าหมาย สามารถเพิ่มข้อมูลได้ทุกเวลาที่ต้องการ และเพิ่มเพียงครั้งเดียวเท่านั้น ไม่ส่งผล ต่อข้อมูลอื่น ตัวอย่าง ต้องการเพิ่มพนักงานขายคนใหม่เข้าไปในตาราง Salesman แต่ในตาราง Employee ยังไม่มีข้อมูลพนักงานคนดังกล่าว ก็ไม่สามารถที่จะใส่ข้อมูลได้ เพราะข้อมูลที่สัมพันธ์กันไม่ครบ ปัญหาของระบบแฟ้มข้อมูล

25. Employee Salesman ปัญหาของระบบแฟ้มข้อมูล

26. Deletion Anomaly ปัญหา เมื่อต้องการลบข้อมูลใด ต้องลบข้อมูลนั้นในหลาย ๆที่ ปัญหา การลบข้อมูลตัวหนึ่ง ทำให้ค่าของข้อมูลตัวอื่นถูกลบออกไปด้วย ทั้งที่ไม จำเป็น เป้าหมาย ลบข้อมูลได้ทุกเมื่อที่ต้องการ โดยไม่กระทบข้อมูลชุดอื่น และลบได้ในครั้ง เดียวที่เดียว ตัวอย่าง เป็นการลบข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลที่สัมพันธ์กันไม่ครบถ้วน กรณีที่พนักงานชื่อ “ นายสุดใจ แสนดี ” ลาออก แล้วมีการลบข้อมูลของพนักงานคนนั้นออกเฉพาะแฟ้มข้อมูลพนักงาน โดยไม่ได้ลบข้อมูลพนักงานคนเดียวกันในแฟ้มข้อมูลพนักงานขายดังนี้ ปัญหาของระบบแฟ้มข้อมูล

27. Employee ถูกลบไปแล้ว Salesman ปัญหาของระบบแฟ้มข้อมูล ยังไม่ถูกลบ

28. คำถาม ระบบแฟ้มข้อมูลมีลักษณะการทำงานอย่างไร ข้อจำกัดของระบบแฟ้มข้อมูลเป็นอย่างไร ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบแฟ้มข้อมูลคืออะไร

29. แผนกบัญชี Account File Customer Employee Sales Order Company Account DBMS แผนกบัญชี แผนกบุคคล แผนกการขาย DBMS แผนกการขาย Employee File DBMS Customer File Sales File แผนกบุคคล ระบบแฟ้มข้อมูล ระบบฐานข้อมูล

30. ฐานข้อมูล คือ กลุ่มของแฟ้มข้อมูลที่มีความเกี่ยวข้องกันและถูกนำมารวมกัน เช่น ฐานข้อมูลในบริษัทแห่งหนึ่ง ประกอบด้วยแฟ้มข้อมูลหลายแฟ้มข้อมูล ซึ่งแต่ละแฟ้มข้อมูลต่างก็มีความเกี่ยวข้องกัน เช่น แฟ้มข้อมูลพนักงาน แฟ้มข้อมูลลูกค้า แฟ้มข้อมูลการขายสินค้า แฟ้มสินค้า เป็นต้น เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นกับระบบแฟ้มข้อมูล จึงได้นำแฟ้มข้อมูลต่าง ๆ ที่จัดเก็บแยกกันอยู่ภายในองค์กรมารวมกันเพื่อให้สามารถควบคุมความถูกต้อง ความซ้ำซ้อนของข้อมูล และเป็นการประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บ เช่น องค์กรทางธุรกิจแห่งหนึ่งมีการเก็บข้อมูลพนักงาน สินค้าคงคลัง พนักงานขาย และลูกค้า ซึ่งเดิมถูกจัดเก็บอยู่ในรูปของแฟ้มข้อมูลของแผนกต่างๆ ต่อมาได้ถูกจัดเก็บรวมกันไว้ภายในฐานข้อมูลเดียว ทำให้ผู้ใช้แต่ละแผนกสามารถใช้งานร่วมกันได้ ระบบฐานข้อมูล (Database System)

31. ระบบฐานข้อมูลมีองค์ประกอบ 4 ส่วนดังนี้ • ข้อมูล (Data) เป็นข้อมูลที่นำมาจัดเก็บไว้ในฐานข้อมูลตามโครงสร้างที่ได้กำหนดไว้ • ฮาร์ดแวร์ (Hardware) คือเครื่องคอมพิวเตอร์ ตลอดจนอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ต่างๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง “ หน่วยความจำ ” ทั้งหน่วยความจำหลักและหน่วยความจำสำรองที่ใช้ในการจัดเก็บข้อมูล • ซอฟต์แวร์ (Software) คือ ระบบจัดการฐานข้อมูล (Database Management System) เช่น Oracle , MS Access , MySQL , MS SQLServer องค์ประกอบของฐานข้อมูล

32. ผู้ใช้ระบบ (User) แบ่งผู้ใช้ออกเป็น 3 กลุ่ม 1. Database Administrator (DBA) ผู้ที่ทำหน้าที่ดูแลระบบฐานข้อมูล กำหนดการ นำเสนอข้อมูลต่อผู้ใช้ และกำหนดวิธีการทำงานต่าง ๆให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด • ออกแบบข้อมูลที่จะเก็บในฐานข้อมูล เช่น การกำหนดว่าฐานข้อมูลจะต้องมี แฟ้มข้อมูล และฟิลด์อะไรบ้างในแต่ละแฟ้มข้อมูลมีความสัมพันธ์กันอย่างไร แต่ละ ฟิลด์มีชนิดข้อมูลแบบใด มีขอบเขตและขนาดของข้อมูลเป็นเท่าใด เป็นต้น • กำหนดนโยบายการนำข้อมูลลงสู่ฐานข้อมูล การสำรองข้อมูล (Back up) การกู้ คืนข้อมูลเมื่อเกิดการเสียหาย (Recovery) • ควบคุมและดูแลการทำงานของระบบให้ยังคงมีประสิทธิภาพและตอบสนองต่อ ความต้องการที่เปลี่ยนแปลง องค์ประกอบของฐานข้อมูล

33. 2. Application Programmer คือผู้ที่ทำหน้าที่พัฒนาโปรแกรม เพื่อนำข้อมูลจาก ระบบฐานข้อมูลมาประมวลผลตามความต้องการของผู้ใช้ 3. End User คือผู้ที่เรียกใช้ข้อมูลจากฐานข้อมูล แบ่งเป็น 2 กลุ่ม ดังนี้ • Native User ได้แก่ ผู้ใช้ที่เรียกใช้ข้อมูลจากฐานข้อมูลโดยอาศัยโปรแกรมที่ได้รับ การพัฒนาจากโปรแกรมเมอร์ • Sophisticated User ได้แก่ ผู้ใช้ที่เรียกใช้ข้อมูลจากฐานข้อมูลด้วยประโยคคำสั่ง ของภาษาฐานข้อมูล (Structure Query Language) องค์ประกอบของฐานข้อมูล

34. ผู้ดูแลระบบ DBA ฐานข้อมูล DBMS Application ผู้ใช้ (User) ระบบจัดการฐานข้อมูล คือ ซอฟต์แวร์สำหรับบริหารและจัดการฐานข้อมูล ซึ่ง เป็นเสมือนตัวกลางระหว่างผู้ใช้กับฐานข้อมูลทำหน้าที่ในการสร้าง เรียกใช้ข้อมูล หรือ ปรับปรุงฐานข้อมูล ในการทำงานกับฐานข้อมูลจะต้องผ่าน DBMS ทุกครั้ง โดยผู้ใช้เป็น ผู้ออกคำสั่งกับ DBMS แล้ว DBMS จะมีหน้าที่ไปจัดการตามคำสั่งนั้น ระบบจัดการฐานข้อมูล (Database Management System) รูปแสดง โครงสร้างการทำงานของระบบจัดการฐานข้อมูล

35. องค์ประกอบและหน้าที่ของระบบจัดการฐานข้อมูล ประกอบด้วย • พจนานุกรมข้อมูล (Data Dictionary) อธิบายรายละเอียดของแฟ้มข้อมูล และฟิลด์ของข้อมูลทั้งหมดที่จัดเก็บในฐานข้อมูล เช่น ชื่อฟิลด์ ชนิดของฟิลด์ และการให้สิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลฟิลด์ใด ๆ • เครื่องมืออำนวยความสะดวก (Utility) หมายถึงโปรแกรมที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถบำรุงรักษาข้อมูลในฐานข้อมูลได้ เช่น การสร้าง แก้ไข หรือลบข้อมูล เรคคอร์ดและแฟ้มข้อมูล เป็นต้น • ภาษาระบบจัดการฐานข้อมูล (DBMS Language) ซึ่งเป็นคำสั่งในภาษาการจัดการฐานข้อมูล เพื่อประโยชน์ในการจัดการฐานข้อมูล ไม่ว่าจะเป็นการเพิ่ม ลบ แทรก แก้ไข หรือค้นหาข้อมูล ภาษาที่นิยมคือ “ภาษาสอบถามเชิงโครงสร้าง” หรือ คำสั่ง SQL ระบบฐานข้อมูล (Database System)

36. องค์ประกอบและหน้าที่ของระบบจัดการฐานข้อมูล ประกอบด้วย • การรักษาความปลอดภัยในการเข้าถึงข้อมูล (Access Security) ช่วยให้ผู้ดูแลฐานข้อมูลสามารถกำหนดสิทธิ์ในการเข้าใช้ข้อมูลของผู้ใช้ในองค์กรได้ เช่น ผู้ใช้บางแผนกสามารถเรียกใช้ข้อมูลได้เท่านั้นแต่ไม่สามารถแก้ไขได้ หรือผู้ใช้แผนกบุคคลสามารถเรียกใช้ แก้ไข และบันทึกข้อมูลได้ในทุก ๆ แฟ้มข้อมูล เป็นต้น • การกู้ระบบ (System Recovery) ซอฟต์แวร์ระบบจัดการฐานข้อมูลทุกผลิตภัณฑ์จะต้องมีเครื่องมือที่ใช้กู้คืนระบบหรือกู้คืนข้อมูลในฐานข้อมูลเมื่อข้อมูลหรือฐานข้อมูลเกิดขัดข้องและเกิดความเสียหาย ระบบฐานข้อมูล (Database System)

37. ช่วยลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล เป็นผลสืบเนื่องมาจากการจัดเก็บข้อมูลทั้งหมดไว้ในที่เดียว ไม่แยกจัดเก็บข้อมูลชุดเดียวกันไว้ในหลาย ๆ ที่หรือหลาย ๆ แผนก ทำให้ประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บ ทั้งนี้ ข้อมูลที่ถูกจัดเก็บรวมกันไว้ในที่เดียวกันจะถูกจัดการด้วย DBMS เช่นการจัดเพิ่มข้อมูล การดึงข้อมูลออกมาใช้งาน การลบข้อมูล รวมถึงการปรับปรุงข้อมูลด้วย • ช่วยลดความขัดแย้งและความผิดพลาดของข้อมูล ทำหน้าที่ในการจัดการระบบและติดตามผลการทำงานต่าง ๆ ภายในฐานข้อมูล ไม่ว่าจะเป็นการเพิ่มข้อมูล การปรับปรุงข้อมูล และการลบข้อมูลให้มีความครบถ้วนสมบูรณ์ในทุก ๆ แฟ้มข้อมูล เช่น การเปลี่ยนแปลงรายละเอียดของรายการสั่งซื้อสินค้า ซึ่งมีความสัมพันธ์ในหลาย ๆ แฟ้มข้อมูลได้แก่ แฟ้มรายการสั่งซื้อ และแฟ้มสินค้าคงคลัง เป็นต้น หากมีการแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลง ทำให้ข้อมูลทั้ง 2 แฟ้มปรับปรุงข้อมูลอัตโนมัติ ประโยชน์ของระบบฐานข้อมูล

38. สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ ในแต่ละหน่วยงานอาจจะมีความจำเป็นต้องดึงข้อมูล จากแฟ้มข้อมูลต่างๆ มาใช้งาน โดยข้อมูลที่ต้องการอาจจะอยู่ต่างแฟ้มข้อมูล เช่น การออกรายงานการสั่งซื้อสินค้าของฝ่ายขาย ซึ่งมีความจำเป็นต้องดึงข้อมูลจาก แฟ้มสินค้า แฟ้มการขาย และแฟ้มสินค้าคงคลังแสดงในใบรายงานการสั่งซื้อ โดยมี DBMS เป็นตัวจัดการ • สามารกำหนดให้ข้อมูลมีรูปแบบที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน เช่นกำหนดรูปแบบวันที่ เดือน ปี • สามารถกำหนดระบบความปลอดภัยให้กับข้อมูลได้ ประโยชน์ของระบบฐานข้อมูล

39. สามารถควบคุมความคงสภาพของข้อมูลได้ ควบคุมความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น จากการป้อนข้อมูลผิดพลาดของผู้ใช้งานเอง เช่น ป้อนข้อมูลอายุพนักงานจาก22 ปี เป็น 222 ปี • ช่วยให้ข้อมูลเป็นอิสระจากโปรแกรมที่ใช้งานข้อมูลนั้น • สามารถควบคุมการเข้าถึงข้อมูลในเวลาเดียวกัน DBMS จะช่วยจัดการจัดลำดับ การเข้าใช้งานฐานข้อมูลจากผู้ใช้ โดยมุ่งเน้นที่ความสำคัญในการเข้าใช้ข้อมูล เช่น การสืบค้นข้อมูล ประโยชน์ของระบบฐานข้อมูล

40. ความซับซ้อนในการทำงานและควบคุมข้อมูล หากต้องการฐานข้อมูลที่มี ประสิทธิภาพ ก็จำเป็นต้องพึ่งพาผู้ออกแบบฐานข้อมูลที่มีความชำนาญเท่านั้น • ผู้ใช้ขาดความชำนาญ ผู้ใช้งานฐานข้อมูลจำเป็นต้องได้รับการฝึกสอนการใช้งาน ฐานข้อมูลก่อน จึงจะสามารถทำงานร่วมกับฐานข้อมูลได้ ซึ่งบางองค์กรมี ความคุ้นเคยกับระบบฐานข้อมูลเดิม ทำให้อาจเกิดการต่อต้านได้ • ความปลอดภัยของระบบฐานข้อมูลที่มีต่อข้อมูล การสูญเสียข้อมูลที่อาจเกิดขึ้นได้ เนื่องจากข้อมูลถูกเก็บไว้ที่เดียวกัน หากฐานข้อมูลมีปัญหาก็อาจทำให้เสียข้อมูล บางส่วนไปได้ ดังนั้นระบบฐานข้อมูลที่ดีต้องมีการป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้ • ค่าใช้จ่ายสูง ราคาซอฟต์แวร์ DBMS ค่อนข้างแพงและมีความจำเป็นต้องใช้ คอมพิวเตอร์ที่มีประสิทธิภาพค่อนข้างสูง ซึ่งมีราคาแพงมาก ข้อจำกัดของระบบฐานข้อมูล