System informatyczny obsługi funduszy strukturalnych 2007-2013

1. System informatyczny obsługifunduszy strukturalnych 2007-2013 Warszawa, czerwiec 2007

2. Agenda Wstęp – podstawy prawne Podstawowe założenia dla systemu informatycznego (SI) Architektura – podstawowe składniki SI Zakres danych gromadzonych w Krajowym Systemie Informatycznym (KSI) Lokalne Systemy Informatyczne (LSI) – interfejs wymiany danych, jednolity identyfikator dokumentów Harmonogram budowy SI Wdrożenie systemu informatycznego Stan prac (?prezentacja aktualnej wersji oprogramowania)

3. Doświadczenia 2004-2006 Silne powiązanie procesów i systemu informatycznego W związku ze zmiennością procesów rozwój systemu nie nadążał za biznesem Duży zakres rejestrowanych danych Centralizacja systemu dla wszystkich podmiotów uczestniczących we wdrażaniu funduszy strukturalnych Problemy z wdrażaniem systemu – powstanie danych historycznych

4. Podstawy prawne Zgodnie z artykułem 58 d) oraz artykułem 60 c) rozporządzenia ogólnego system zarządzania i kontroli powinien posiadać wiarygodne, skomputeryzowane systemy rachunkowości i księgowości, monitorowania i sprawozdawczości finansowej mające na celu zapewnienie rejestracji i przechowywania zapisów księgowych dla każdej operacji w ramach programu operacyjnego oraz zapewnienie gromadzenia danych na temat realizacji każdej operacji niezbędnych do celów zarządzania finansowego, monitorowania, weryfikacji, audytu i oceny. Ponadto w systemie powinny być gromadzone dane, których minimalny zakres określa Załącznik III do rozporządzenia implementacyjnego.

5. Zasady tworzenia Systemu Minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego prowadzi nadzór nad Krajowym Systemem Informatycznym i określa standardy w zakresie gromadzenia danych przez wszystkich uczestników NSRO. Minister właściwy do spraw finansów publicznych odpowiada za budowę i rozwój systemu informatycznego na podstawie standardów w zakresie gromadzenia danych określonych przez ministra właściwego do spraw rozwoju regionalnego.

6. Podstawowe założenia Dla celów zarządzania i sprawozdawczości, w Instytucjach Zarządzających, w Instytucjach Pośredniczących, w Instytucjach Pośredniczących 2 stopnia oraz w Instytucji Certyfikującej, będą wykorzystywane dwa podstawowe systemy informatyczne, tj.: • system finansowo-księgowy spełniający wymogi ustawy o rachunkowości, • Krajowy System Informatyczny monitoringu i sprawozdawczości oraz opcjonalnie lokalny system monitoringu i sprawozdawczości na poziomie instytucji odpowiedzialnej za wdrażanie programu operacyjnego

7. Podstawowe założenia c.d. Krajowy System Informatyczny (system scentralizowany) udostępniony dla potrzeb monitoringu i sprawozdawczości będzie gromadził na poziomie kraju dane niezbędne dla systemu zarządzania i kontroli ustanowionego dla programu operacyjnego. Założono możliwość transmisji danych w formie elektronicznej z lokalnych systemów utworzonych przez Instytucje Zarządzające, Pośredniczące i Instytucje Pośredniczące 2 stopnia (system rozproszony) do Krajowego Systemu Informatycznego. Zakres transmitowanych danych będzie zgodny z zakresem informacji w Krajowym Systemem Informatycznym.

8. Podstawowe założenia c.d. System informatyczny na nowy okres powinien:  być niezależny od szczegółów implementacyjnych procesu wdrażania funduszy strukturalnych,  umożliwiać rejestrowanie danych po wystąpieniu zdarzeń,  przechowywać minimalny zakres danych niezbędnych do monitorowania i kontroli,  spełniać wymagania Rozporządzenia 1828/2006, w szczególności Załączniki II i III,  dostępny poprzez sieć publiczną rozległą (internet),  budowany przyrostowo – łatwo podatny na modyfikacje

9. Architektura

10. Co to jest DIP ? Dokument Inicjujący Projekt, zgodnie z metodyką PRINCE2 jest podstawowym dokumentem zarządczym opisującym Projekt, a w szczególności: • Uzasadnienie biznesowe, czyli dlaczego budujemy system, • Struktura organizacyjna, czyli kto za co odpowiada, • Źródła finansowania, • Plan realizacji projektu, • Plan pierwszego etapu, • Zasady komunikacji, • Zagrożenia w projekcie, czyli dlaczego projekt może zakończyć się niepowodzeniem.

11. Struktura organizacyjna W DIP została określona następująca struktura organizacyjna Projektu. Kierownictwo MF i MRR Nadzór Projektu Rada Projektu Kierownik Projektu Wsparcie Projektu Zespoły specjalistyczne

12. Harmonogram projektu I Grupa funkcjonalności – do 30 czerwca przygotowanie aplikacji gotowych do wdrożenia II Grupa funkcjonalności – do 30 września br. III Grupa funkcjonalności – 30 listopada br.

13. Zakres I etapu • Administracja Systemem • Obsługa cyklu życia projektem • Ewidencjonowanie i obsługa danych dotyczących wniosków aplikacyjnych • Ewidencjonowanie i obsługa danych dotyczących umów o dofinansowanie • Ewidencjonowanie i obsługa danych dotyczących wniosków o płatność • Ewidencjonowanie i obsługa danych dotyczących kontroli poszczególnych projektów • Interfejsy komunikacyjne

14. Zakres II etapu • Wsparcie obsługi dużych projektów • Ewidencja danych dotyczących programów operacyjnych • Integracja z systemem KE • Wspieranie procesu „monitorowania wdrażania”: • Możliwość określania przez użytkowników parametrów raportów • Raportowanie • Przygotowanie zestawień wydatków z poziomu instytucji pośredniczącej oraz zestawień wydatków i wniosków o płatność przygotowanych na wyższych poziomach • Prognozy wydatków

15. Zakres III etapu Rejestrowanie danych dotyczących nieprawidłowości Obsługa cyklu życia projektu: • Wprowadzenie słownika wskaźników postępu rzeczowego i ich ewidencjonowanie Wspieranie procesu „monitorowania wdrażania” poprzez wbudowanie w System szeregu raportów w podziale na poszczególne poziomy wdrażania, w tym: • Ewidencjonowanie i rejestr kwot odzyskanych, • Zapewnienie mechanizmów definiowania niestandardowych raportów

16. Projekt SIMIK 2007-2013 • KLUCZOWA DATA: • 31 grudnia br. – zgodnie ze stanowiskiem KE do tego czasu powinien zostać przeprowadzony audyt sprawdzający, czy system informatyczny działa i jest zgodny z przepisami UE, a kopia sprawozdania z audytu powinna być dostarczona do KE

17. Harmonogram I etapu • Moduł wnioski aplikacyjne i umowy o dofinansowanie – do 30 maja • Moduł wnioski o płatność i kontrole – 30 do czerwca • Interfejsy komunikacyjne (w tym xml.schema) – 30 czerwca

18. Zakres danych Zakres danych został określony w załącznikach do założeń systemu informatycznego na lata 2007-2013: • Załącznik nr 1 – wnioski aplikacyjne, • Załącznik nr 2 – umowy o dofinansowanie i decyzje, • Załącznik nr 3 – wnioski o płatność, • Załącznik nr 4 – kontrole. Zakresy danych dla kolejnych obszarów funkcjonalnych będą określane w kolejnych załącznikach.

19. Architektura

20. Wprowadzenie W sytuacji gdy założenia do Krajowego Systemu Informatycznego dopuszczają budowęi użytkowanie Lokalnych Systemów Informatycznych (LSI), niezbędne jest wprowadzenie jednolitych identyfikatorów umożliwiających jednoznaczne powiązanie danych gromadzonych we wszystkich systemach wykorzystywanych w instytucjach uczestniczących w procesie wdrażania. Dla zapewnienia spójności danych informacje gromadzone w LSI będą przenoszone do KSI poprzez interfejs wymiany danych.

21. Założenia Sposób konstruowania identyfikatorów powinien umożliwiać na jednoznacznepowiązanie wprowadzonych do systemów: • dokumentów zawiązanych z wdrażaniem programu (sprawozdań okresowych i rocznych, wyników kontroli), • umów o dofinansowanie/decyzji (projektów), • dokumentów przygotowanych przez beneficjentów (wniosków aplikacyjnych, wniosków o płatność)

22. Identyfikator PO ... KD – kod dokumentu PO – czteroliterowy kod jednoznacznie identyfikujący PO PR – dwucyfrowy numer priorytetu uzupełniany z lewej strony znakiem 0 DZ – dwucyfrowy numer działania uzupełniany z lewej strony znakiem 0 PD – dwucyfrowy numer poddziałania uzupełniany z lewej strony znakiem 0 NR – dwucyfrowy numer kolejnej wersji uzupełniany z lewej strony znakiem 0

23. Identyfikator PO ... c.d. Uwagi: Jeśli w identyfikatorze IDPW nie został podany numer wersji, wówczas identyfikowana jest aktualna wersja programu operacyjnego, priorytetu, działania, poddziałania. Identyfikator Poziomu Wdrażania może być wykorzystywany również do numerowania dokumentów, np. sprawozdań. Wówczas identyfikator powinien zostać poprzedzony typem dokumentu, natomiast NR określa numer kolejny dokumentu.

24. Identyfikator wniosku ... KD – kod dokumentu IDWP – Kod działania/poddziałania, w którym został zgłoszony wniosek aplikacyjny REG – dla Programów Operacyjnych posiadających komponent regionalny, np. Program Operacyjny Kapitał Ludzki dwucyfrowy kod regionu zgodny z NTS, NRK – trzycyfrowy numer kolejny wniosku aplikacyjnego uzupełniony z lewej strony zerami, złożonego w ramach działania/poddziałnia, w regionie, w danym roku

25. Identyfikator wniosku ... c.d. • ROK – rok złożenia wniosku • NR – dwucyfrowa liczba uzupełniona z lewej strony 0 wykorzystywana w: • umowie/aneksie/zmianie – określa numer kolejny umowy, aneksu, zmiany niewymagającej sporządzenia aneksu, przy czym 00 przyjmuje się dla umowy, • wniosku płatniczym – numer kolejny wniosku płatniczego.

26. Identyfikator wniosku ... c.d. Uwagi: 1) numer projektowy nadawany jest w momencie wprowadzenia do systemu informatycznego formalnie poprawnego wniosku o dofinansowanie i obowiązuje w całym cyklu życia projektu. przy nadawaniu numeru wniosku aplikacyjnego w czasie wprowadzania danych do Krajowego Systemu Informatycznego wykorzystuje się wyłącznie Identyfikator Projektowy (IDPR) bez kodu dokumentu,

27. Kody dokumentów Proponowane kody dokumentów: WNA- wniosek aplikacyjny, UDA- umowa/aneks/zmiana, WNP- wniosek płatniczy, KON - kontrola

28. Kody programów

29. Kody programów c.d.

30. Wdrożenie systemu W DPW jest opracowywany zarysu planu wdrożenia Krajowego Systemu Informatycznego dla programów operacyjnych perspektywy finansowej 2007-2013. Dokument przedstawia główne etapy wdrożenia, instytucje odpowiedzialne za realizację poszczególnych zadania oraz harmonogram wdrożenia. Opracowana wersja robocza dokumentu została przesłana do MF (uzupełnienie, weryfikacja i akceptacja).

31. Założenia i zakres działań Wdrożony pilot – udostępnienie określonej grupie użytkowników (około 100 pracowników poszczególnych instytucji zarządzających i pośredniczących) wersji beta aplikacji Wdrożona wersja produkcyjna –wdrożenie systemu w instytucjach. Przygotowanie instrukcji użytkownika (wytyczne) Wdrożenie wersji produkcyjnej w instytucjach (grup funkcjonalności I i II) -przygotowanie procedur wewnętrznych -weryfikacja procedur wewnętrznych pod kątem użytkowania systemu informatycznego (grupy funkcjonalności I i II) -identyfikacja użytkowników (osób obsługujących system w danej instytucji), -nadanie haseł, loginów i uprawnień, -szkolenia tzw. techniczne, -szkolenia merytoryczne (biznesowe), -audyt jakości Zorganizowanie wsparcia dla użytkowników -organizacja help desku, -organizacja pomocy technicznej w lokalizacji

32. Plan projektu

33. Podział obowiązków Przygotowanie instrukcji użytkownika (wytyczne) – MRR DPW, Przygotowanie procedur wewnętrznych – Instytucje, użytkownicy systemu, Weryfikacja procedur wewnętrznych pod kątem użytkowania systemu informatycznego (grupy funkcjonalności I i II) – MRR DPW, Instytucje Zarządzające – administratorzy merytoryczni, identyfikacja użytkowników (osób obsługujących system w danej instytucji) – Instytucje Zarządzające – administratorzy merytoryczni, nadanie haseł, loginów i uprawnień – Instytucje Zarządzające – administratorzy merytoryczni, szkolenia tzw. techniczne – MF RI, szkolenia merytoryczne (biznesowe) – MRR DPW, audyt jakości – MRR DPW, organizacja help desku – MF RI organizacja pomocy technicznej w lokalizacji – MF RI

34. Ogólny harmonogram wdrożenia Przygotowanie instrukcji użytkownika (wytyczne) – pierwsza wersja koniec czerwca 2007, kolejne wersje sukcesywnie w miarę postępów w budowie systemu, przygotowanie procedur wewnętrznych – lipiec – wrzesień 2007, Weryfikacja procedur wewnętrznych pod kątem użytkowania systemu informatycznego (grupy funkcjonalności I i II) – lipiec –listopad 2007, identyfikacja użytkowników (osób obsługujących system w danej instytucji) – lipiec – wrzesień 2007, nadanie haseł, loginów i uprawnień – lipiec – wrzesień 2007, szkolenia tzw. techniczne – lipiec –listopad 2007, szkolenia merytoryczne (biznesowe) – lipiec –listopad 2007, audyt jakości – Listopad 2007 – czerwiec 2008 , organizacja help desku – lipiec 2007, organizacja pomocy technicznej w lokalizacji – wrzesień 2007

35. Wdrożenie wersji produkcyjnej Równolegle z toczącymi się pracami nad przygotowaniem systemu od strony technicznej, będzie on systematycznie wdrażany w instytucjach odpowiedzialnych za wdrażanie funduszy strukturalnych. Następnie, w miarę postępu w negocjacjach z KE i zatwierdzania poszczególnych programów operacyjnych prowadzone będą szkolenia dla użytkowników. Pierwszym Programem Operacyjnym, który ze względu na stan zaawansowania negocjacji, przewidzianym do uruchomienia jest PO PT. Rozpoczęcie szkoleń planuje się na przełomie czerwca i lipca br.

36. System informatyczny... • Koniec