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2. Compiti e organizzazione dell’economato • L’economato è il reparto che deve provvedere all’acquisto e garantire la disponibilità delle merci necessarie all’attività dell’azienda • È un reparto presente solo nelle aziende che adottano una gestione accentrata degli ordini • Dimensioni e organizzazione del reparto dipendono dal sistema di ristorazione attuato, dal numero di pasti serviti, dalla frequenza e dai tempi di rifornimento

3. Ufficio acquisti e contabilità Area ricevimento merci Area controllo merci Area stoccaggio (zona a temperatura ambiente / a temperatura controllata) Dispensa Capoeconomo Addetto al controllo Dispensiere Magazziniere I locali Gli addetti

4. La pianificazione degliacquisti • Piano acquisti da stilare sulla base del volume di lavoro previsto (determinabile con metodo storico o previsionale)e dei menu proposti • Standard o specifica di acquisto da redigere per ogni prodotto indicando: • qualità • caratteristiche • misure / grammature • prezzo

5. Tecniche di acquisto • Prodotti deperibili: acquisti secondo necessità (logica del just in time) • Prodotti di lunga conservazione: lotto economico d’acquisto (quantità che consente di ottenere la più favorevole combinazione fra costi di approvvigionamento e di mantenimento) • Prodotti di supporto: periodo fisso di riordino

6. Canali di approvvigionamento • Acquisto al dettaglio • Acquisto diretto dal produttore • Acquisto tramite rappresentante • Acquisto tramite grossisti o GDO • Acquisto cash & carry • Acquisto centralizzato • Acquisto per contratto • Acquisto on line

7. Criteri di scelta dei fornitori • Affidabilità, solidità ed efficienza organizzativa • Varietà dell’offerta • Rapporto qualità/prezzo • Rispetto delle normative, certificazioni volontarie • Sicurezza igienica • Modalità e tempi di consegna • Termini di pagamento • Termini di resa per merci non conformi all’ordine • Servizi aggiuntivi (assistenza, clausole speciali)

8. Movimentazione merci • Ordinazionipreferibilmente per iscritto (fax, e-mail) • Ricevimentocontrollare quantità, qualità e rispondenza dei prodotti all’ordine • Stoccaggioa spazio fisso / a spazio variabile / a metodo misto • Distribuzionesecondo il metodo FIFO (First In, First Out)

9. La gestione delle scorte • Le scorte devono essere sempre mantenute a un livello superiore alla scorta minima e inferiore alla scorta massima, evitando situazioni di stock out o di over stock • È utile applicare la gestione a punto d’ordine, che consiste nell’effettuare un nuovo ordine non appena il quantitativo delle scorte risulta pari al punto d’ordinelead timeconsumo giornalieroscorta minima

10. La valorizzazione dellegiacenze • Costo standard(acquisti a prezzo bloccato) • Criterio dei costi specifici(individuazione del lotto di appartenenza di ogni prodotto) • Metodo della media ponderata(calcolata sui vari costi d’acquisto) • Metodo FIFO(al costo degli ultimi acquisti) • Metodo LIFO(al costo dei primi acquisti) • Metodo HIFO(al costo degli acquisti più convenienti)

11. Modulistica in uso nel reparto economato • Tra le altre scritture ricordiamo: • schede per le specifiche di acquisto • schede per gli ordini di acquisto • registro carico e scarico • schede inventario • buoni prelevamento • fogli consumi • note di trasferimento • libro merci eliminate • I software gestionali di magazzino semplificano le registrazioni