Simplicité et efficacité, Rendez vos fermes SharePoint agiles avec AvePoint (PAR217 )

2. Simplicité et efficacité,Rendez vos fermes SharePoint agiles avec AvePoint (PAR217) Nicolas Cambot, Nelite ncambot@nelite.com 06 98 77 48 75 Antoine Driard, AvePoint antoine.driard@avepoint.com 07 86 51 52 96 Robert Sadlak, AvePoint robert.sadlak@avepoint.com 10/02/2011

3. Nelite & AvePoint Conseil et expertise Infrastructures Microsoft et virtualisation Pôle Business Productivity Stand I30 Editeur de Logiciel 900 employés, 500 à la R&D, 50 en Europe Spécialiste de SharePoint 5 grands focus • Migration vers SharePoint • Administration • Optimisation du stockage • Backup • Monitoring & Audit Stand D02

4. Le paradoxe de SharePoint Un excellent outil Avec seslimites • Très simple à déployer, retour surinvestissementimmédiat • Self-service – responsabilise les utilisateurs • Facilement extensible et personnalisable • Nécessite au départpeud’investissement de la DSI • 80% des tâchescourantessontréalisables suite au déploiement • La facilitéd’utilisationest à double tranchant • Prolifération du contenu conduit au désordre… parfait • Unecroissancesoutenue et organiséerequiert la mise en place de règles • Prend au dépourvu les équipes et ressources avec de nouvelles charges et responsabilités

5. Agenda • Contenu • Synchronisation • Déploiement • Organisation • Utilisateurs • Droits • Statistiques • Transverse • Administration / Stratégies inter-fermes, GPO • Délégation de l’administration • Pour chacun de ces thèmes: • La problématique • Ce que propose SharePoint en standard • Ce qu’on peut faire avec des outils comme ceux d’AvePoint

6. SharePoint est centralisé par nature…mais pas ses utilisateurs SQL Server Front-End Web Server SQL Server Front-End Web Server Job/App/ Index/ Search Server

7. Sur le WAN…L’attente peut être longue Eloignementgéographique Faiblebandepassante Chaque action prend trop longtemps • Peud’adoption • Collaboration inefficace au niveau global

8. Alternative: WAAS Améliore les taux de transferts Latenceidentique Latencetoujoursprésente • Matérielcoûteux • Chaîned’accès plus complexe

9. Alternative: Déploiement distribué Utilisateurs aux Etats-Unis Utilisateurs en France Mais comment synchroniser les informations entre les fermes ? SQL Server SQL Server Front-End Web Server Front-End Web Server SQL Server SQL Server Front-End Web Server Front-End Web Server Job/App/ Index/ Search Server Job/App/ Index/ Search Server Ferme aux Etats-Unis Ferme en France

10. Il faut le meilleur des deux mondes:Contenu centralisé, accès distribué • Le contenu doit se comporter comme s’il résidait sur une ferme unique centralisée • Mais les utilisateurs doivent pouvoir y accéder depuis leur ferme locale

11. Idées reçues surla réplication de bases • On entend beaucoup que la réplication n’est pas utilisable en production, et que… • Il faut forcément répliquer la base entière • Il faut une excellente connectivité / faible latence • La réplication est forcément mono directionnelle • Faute de gestion des conflits, la base distante n’est pas exploitable • Attention, en revanche, il n’est effectivement pas possible d’utiliser les techniques de réplication SQL pour supporter deux fermes SharePoint actives sur un même contenu.

12. La solution DocAve Replicator Efficacesurfaiblebandepassante: copiedifférentielle, contrôle du débit et des plageshoraires, compression Réplication bi-directionnelle Permetune collaboration globaledans de meilleures conditions Réactivité de la ferme locale Réplication des contenus le nécessitant Gestion des conflits

13. Démo Réplication

14. SharePoint est une plateforme Les modifications peuvent être: • Apparence – Styles et design des pages • Divers modèles de contenus – sites, pages, documents, listes, workflows • Solutions “packagées” • Personnalisations manuelles par édition de code ou fichier de configurations

15. Comment réaliser cescustomisations ? • Dans SharePoint – paramètres de sites et de listes, look & feel • Avec SharePoint Designer – qui permet de modifier les templates, les pages et le look & feel • Avec Visual Studio – pour développer des web parts ou features

16. Il faut gérer ces personnalisations Environnements (oufermes) Plus de Stabilité • Les bonnes pratiques veulent que : • L’équipe de développement travaille sur la première ferme, et déploient sur la ferme de test ce qui est stable • L’équipe de test travaille sur la ferme du même nom • Quand l’équipe de test approuve, la personnalisation est déployée en pré-production, puis finalement en production

17. Comment faire en standard ? • De façon très manuelle et extrêmement répétitive • Les scripts de déploiement doivent être créés spécifiquement pour automatiser les déploiements. Souvent à la main. • Chaque opération est manuelle: • Prend beaucoup de temps • Risque d’erreur non négligeable • Rollback à prévoir dans tous les cas

18. Deployment Manager:3 outils pour 3 types de customizations • Déploiement • Vers une ou plusieurs cibles • En temps réel ou de façon planifiée • Total ou incrémental • Possibilité de roll-back / Undo • Scénarios: • Gestion des solutions du dev à la prod • Déploiement de feature ou de content type • Ajout de Front End à une ferme (y compris paramètres IIS et DLL)

19. Démo Déploiement

20. Contenu : Organisation • Défis: la structure des sites, collections de sites et webapps • Doit refléter la structure des projets et l’organisation de l’entreprise • Doit s’adapter aux contraintes techniques (taille de Content DB, niveau de délégation…) • Enjeu • Crédibilité et adoption de SharePoint comme outil de collaboration • Temps passé et fiabilité du processus de mise à jour du

21. Restructurer des bibliothèques de documents Simple déplacementoucopie, d’un dossier oudoclib à l’autre Oubien des déplacements plus complexes, réarrangements massifs

22. Restructurer toute la hiérarchie Promotion: transformer un site en collection de sites Rétrogradation: transformer une collection de sites en un simple site

23. En natif avec SharePoint Structure des sites et du contenu Web Application • Interface simple d’utilisation • Peut gérer les sites et éléments • Ne peut PAS gérer les dossiers, listes, bibliothèques, collections de sites • Les métadonnées peuvent être perdues Content DB SiteCollection STSADM Import/Export Site List/Library • Peutgérer les sites et collections de sites • En ligne de commandeuniquement • Ne peut PAS gérer les listes, bibliothèques, dossiers, documents • Les métadonnéespeuventêtreperdues • La performance chute pour les sites de plus de 12Go et les bases de données de plus de 100 Go Folder Item/Document

24. Avec DocAve Content Manager DocAve Content Manager Web Application Autre Application Web AutreFerme AutreDomaine Content DB SiteCollection Site • Une interface graphique unique • Peutgérertous types de contenus, un par un ou par groupe • Permet les promotions et rétrogradations • Déplace du contenu entre Applications Web, Fermes et Domaines • Les métadonnées et la sécuritésontconservées • Pas de limite de taille de données List/Library Folder Item/Document

25. Démo Réorganisation du contenu

26. Agenda • Contenu • Synchronisation • Déploiement • Organisation • Utilisateurs • Droits • Statistiques • Transverse • Administration / Stratégies inter-fermes, GPO • Délégation de l’administration • Pour chacun de ces thèmes: • La problématique • Ce que propose SharePoint en standard • Ce qu’on peut faire avec des outils comme ceux d’AvePoint

27. Utilisateurs : DroitsProblématique • La gestion des droits est pensée élément par élément dans SharePoint. • A l’échelle d’un fichier, tout est simple (encore que…) • Mais à l’échelle de plusieurs fermes, comment répondre à ces questions: • Identification de droits réels • Qui a accès à un fichier • A quoi a accès cette personne ? • Quelqu’un change de département, comment transférer ses droits ? • Un nouveau arrive, comment lui donner tous les mêmes droits qu’un collègue? • Quels outils pour que les responsables fonctionnels puissent analyser les droits de leurs sites ? Et les modifier ?

28. Utilisateurs : DroitsEn standard • Gouvernance: • Comptes utilisateurs (AD) sont assignés à des groupes Active Directory qui sont inclus à des groupes SharePoint par défaut (Readers / Members / Owners) auxquels sont assignés des privilèges SharePoint. • Outil type RSOP: • Script:

29. Utilisateurs : DroitsAvec AvePoint • Transfert / Clonage de compte • Mode recherche • Recherche de contenu • Recherche de sécurité • Export/Modification des droits dans Excel • « Dead AccountCleaner » • Nettoie les permissions liées à un compte AD supprimé ou désactivé

30. Démo Droits

31. Utilisateurs : StatistiquesProblématique, et réponse en standard • Questions fréquentes des responsables de sites • Comment savoir si mon site est utilisé? • Qu’est-ce que les gens viennent y chercher ? • Une modification technique a-t-elle un impact sur la fréquentation? • Pas de réponse à cette question « Out of the Box »

32. Utilisateurs : StatistiquesAvec AvePoint • Rapports prêts à l’emploi • Sélection des thèmes à générer d’un simple clic • Envoi automatique (quotidien, hebdomadaire, mensuel…) d’un rapport, par email (PDF)

33. Agenda • Contenu • Synchronisation • Déploiement • Organisation • Utilisateurs • Droits • Statistiques • Transverse • Administration / Stratégies inter-fermes, GPO • Délégation de l’administration • Pour chacun de ces thèmes: • La problématique • Ce que propose SharePoint en standard • Ce qu’on peut faire avec des outils comme ceux d’AvePoint

34. Transverse : Administration / Stratégies inter-fermes, GPO • Problématique • Chaque ferme est un service indépendant Mais Un service SharePoint d’entreprise comporte: • Plusieurs environnements (DEV / HOM / PRD…) • Plusieurs fermes (Intranet / Staging / Extranet…)

35. Transverse : Administration / Stratégies inter-fermes, GPO • Solution Out of the BOX: • Multiplication des opérations pour chaque environnement • Scripting

36. Démo Stratégies inter-fermes

37. Délégation de l’administration:Problématique • SharePoint fonctionne très souvent (très) bien • Le nombre d’actes d’assistance et administration simple explose rapidement • Recommandation: déléguer au maximum aux utilisateurs, ou à certains utilisateurs ou maitrises d’ouvrage • Permettre au support niveau 1 de restaurer des fichiers ou sites supprimés • Permettre à la MOA ou aux « correspondants » d’auditer la sécurité de leur site, • Permettre au responsable d’une webapp ou d’une collection de sites de restructurer « ses sites » • Ecueil: ce qui se fait depuis les consoles de SharePoint se délègue principalement en mode « tout ou rien »

38. Délégation de l’administrationAvec DocAve • Délégation de chaque fonctionnalité • Par utilisateur ou par groupe • Locaux ou AD • Avec Security Trimming • En plus de permettre une délégation fine, l’admin DocAve est totalement auditable

39. Délégation de l’administrationAvec DocAve

40. Délégation de l’administrationAvec DocAve

41. Démo Délégation des droits

42. Rendez vos fermes agiles… • Contenu, Utilisateurs, Délégation… • Anticipez sur la croissance de SharePoint et des besoins de vos utilisateurs • Limitez les tâches manuelles, lourdes et sources d’erreurs

43. Contacts Nicolas Cambot Manager Business Productivity ncambot@nelite.com Nelite France 20 rue Cambon 75001 Paris Mobile+33 6 98 77 48 75 Tél0 820 866 899 Fax 0 174 180 985 Antoine Driard Responsable Grands Comptes AvePoint France 6 place de la Madeleine 75008 Paris Mobile: +33 7 86 51 52 96 antoine.driard@avepoint.com www.avepoint.com Backup | Admin | Compliance | Reporting | Migration |Storage Optimization Unleashing the Power of SharePoint

44. MSDN et TechNet: l’essentiel des ressources techniques à portée de clic • Portail administration et infrastructure pour informaticiens • Portail de ressources technique pour développeurs http://technet.com http://msdn.com