数字档案室应用平台

数字档案室应用平台 试点应用培训班

克拉玛依市数字档案室 应用平台培训 2012年2月克拉玛依红有软件有限责任公司

培训目的 • 培训目的：通过本次培训使用户了解克拉玛依数字档案室应用平台，掌握各类档案存档录入、维护和查询的相关操作。 • 培训对象：克拉玛依市各试点单位。 • 培训内容：克拉玛依数字档案室应用平台的功能、系统设置、数据录入，信息查询和报表输出的讲述。

课程安排

培训目录 第一部分平台登录第二部分安全管理第三部分录入维护第四部分信息查询第五部分报表输出第六部分常见问题

平台登录-网络安装 • 在IE地址栏中填写系统连接的正确路径：http://192.169.1.11/newszzm/szdas.asp • 常见问题是用IE8下载控件时出现下不下来、进度条不走等情况，遇到这种情况请换用其他浏览器，如360浏览器或是搜狗浏览器。 • 用户首次登陆或是重做系统后需要进行如下设置，具体操作步骤如下 • 打开IE浏览器，点击“工具/Internet选项/安全”如下图：

平台登录-网络安装 • 点击“Internet－>自定义级别”将“ActiveX控件和插件”部分的五个选项全部设置为“启用”；并同样的将“本地Intranet－>自定义级别”中的“ActiveX控件和插件”部分的五个选项也设置为“启用”。

平台登录-网络安装 • 不做任何设置直接访问系统地址： http://192.169.1.11/newszzm/szdas.asp 点击提示区域出现下面的提示框，点击安装即可待系统控件下载及组建注册完毕后，出现系统登录界面，如下所示：

平台登录-访问IE 系统登录界面（如下图）

平台登录-软件安装 • 打开安装程序进入软件安装向导：点击‘下一步’ 继续

平台登录-软件安装 • 第二步：点击‘下一步’ 继续

平台登录-软件安装 • 第三步开始安装：进入安装阶段

平台登录-软件安装 • 第四步完成安装：安装完成，需要立即启动的话，选中‘是立即启动信息系统集成应用环境’

平台登录-软件安装 • 完成安装进入登录界面如下图：

安全管理 安全管理是对平台权限安全的一种管理，界面如下：用户机构用户组所在的用户用户组

安全管理 为用户授权步骤： 1.登录平台，点系统维护－系统授权管理打开上图所示界面； 2.在用户组中右键新增一个用户组，填写好用户组属性后保存； 3.在用户机构里右键新增用户，填写好用户属性后保存； 4.选中用户组，在用户机构中把刚增加的用户用鼠标左键拖到用户组所在的用户组中； 5.选择用户组，点功能授权，在功能授权中选择数字档案应用平台，在下面的界面中为用户组勾选授权，如右图； 6.取消权限，把功能节点中的勾取消掉即可； 7.删除用户组，选择要删除的用户组右键，点击‘删除用户组即可’。

录入维护-框架介绍 选项卡功能菜单栏条件选择器浏览区录入查看工具条数据录入窗口当前用户信息

录入维护-录入查看工具条 录入查看工具条包括显示数据位置、增加、编辑、删除、刷新、保存、取消和导入选项。如下图：录入查看工具条注意事项： • 当用户要对某个记录进行修改时先点击后进行编辑。 • 需要EXCEL数据导入时，要对照系统标准结构和需要导入的结购完全一致。一般情况下表结构用汉字组成。

录入维护-右键功能 在数据浏览中选择记录右键，出现如下图红圈之内的内容：在这里可以进行操作。

录入维护-右键功能 该项和工具条中的新增、修改和删除功能一样。该项是对查询数据的列宽的调整。对选择的内容进行筛选操作选定内容筛选：是筛选和所指目标内容相同的记录内容排除筛选：是筛选和所指目标内容不相同的记录取消筛选/排序/查询：恢复到筛选操作之前的数据升序：对所选列进行升序排列降序：对所选列进行降序排列计算：如图对数据进行求和和求平均值计算

录入维护-右键功能 查找定位/替换：对当前数据进行查找和替换功能，如下图。在此可以缩小查找的范围，如可以选择查找范围为多少行，可以对所有列进行缩小，也可以对查找内容进行匹配。

录入维护-右键功能 查询和定制显示列两项在讲数据数据浏览时讲。数据导出到外部文件（外部文件导入）：导出当前数据到本地，有以下三种格式：Excel、CSV、Txt 显示/隐藏自定义工具栏：如下图所示，对数据操作的工具进行显示所隐藏。

录入维护-文书档案文件级录入 当需要对文书档案文件级进著录的时候，点击功能目录树中的文书档案档案文件级，出现如下图：浏览区录入的字段项点击查看录入工具条里的增加（）按钮，然后对每一个字段进行录入。认真填写完成后点击查看录入工具条里的保存（）数据保存成功。

录入维护-录入注意事项 对录入的时候有如下几点注意事项： • 录入的时候需要注意的是项目的颜色是红色的为主键，不能重复录入，而且不能为空如：‘全宗号’ 。项目的颜色为蓝色的是必填项如：‘题名’。 • 所有著录的‘档案馆代码’和‘档号’都是系统自动带入的，用户对这两项不用手动填写，只需鼠标单击该两项即可。 • 对于录入类似 ‘保管期限’此类数据的时候，用户只需在列表框里选择即可。 • 对于有些项目有大量内容的如‘题名’，用户点击录入后面的扩展项进行录入。 • 附件上传录入中的功能可以上传所需的文件内容。

录入维护-题名录入 对于多内容的录入如下图：对于多内容的录入，点击红圈扩展项出现右边的录入窗口进行录入。录入完成后按‘确定’。

录入维护-附件操作 对于文件上传的录入如下图：对于附件的操作，点击‘文件上传’按钮。出现右图所示，在文件操作中可以上传、下载、删除和打开文件。

录入维护-档案接收 档案接收，对于基本数据录入完成后，需要对档案接收明细进行填写。

录入维护-档案在线交接 档案在线接收是指在网上接收、审核各单位提供的档案，其中包括文书档案、基建档案、科研档案、设备档案、照片档案、会计档案、公证档案、婚姻档案等。下面是以文档档案进行讲解 • 用户通过选择器选择满足条件的档案数据集。 • 确认无误后，点击工具条中的‘修改’按钮。 • 选中移交数据记录。 • 勾选数据录入区的‘档案提交状态’。 • 点击‘档案审核按钮’出现图2.52审批窗口。 • 审核人员点‘提交’、按钮及‘确认’按钮，最后点击工具条上的‘保存’按钮，即完成档案移交工作，如果发现数据错误可点击‘取消’，则此次操作取消档案审核按钮

录入维护-档案在线交接 注意事项：如果档案审核的人员对档案没有审核通过，那么基层人员查到的档案显示为灰色，如图档案预警。提交人员需重复上述档案移交步骤再次对档案进行检查提交。

录入维护-档案保管 档案保管包括：温湿度监控、库房检查、存放位置索引和档案质量检查。

录入维护-基础信息管理 基础信息管理包括：档案人员一览、设施设备统计和档案馆建设情况。

录入维护-档案鉴定 档案鉴定是对所有档案的某些相关内容根据要求进行鉴定。用户可以对某个时间段的数据进行鉴定，如某项档案的开放状态为 ‘开放’，现根据需要改为‘不开放’。具体操作如下图：根据条件检索出来的内容检索前请点击此处

录入维护-档案鉴定 鉴定完成后结果如下图，对鉴定的结果进行提交保存。

录入维护-档案鉴定 鉴定完后，再对所鉴定的数据进行填写详细内容，如鉴定时间、鉴定原因、鉴定人意见等。如下图。

录入维护-档案鉴定 数据鉴定成功后，需要用户把鉴定的内容进行录入到库里，以便日后查看管理。

录入维护-档案利用 档案利用中包括：档案利用登记、利用登记单打印、内调登记和档案利用检索，下图为档案利用登记。档案利用登记操作步骤 • 在工作目录框中单击“档案利用”下的“利用登记”节点，打开功能页面： • 点击“录入”按钮，在数据录入框中输入借阅信息。其操作方法与档案著录操作方法相同。 • 利用内容填写规范，填写档号，多个档号之间用”|”分隔，最多可填写20个档号。档号按照规范填写

录入维护-档案利用 利用登记单打印：是对档案利用登记的一个报表输出功能，操作步骤如下： • 在工作目录框中单击“档案利用”下的“利用登记单打印”节点，打开功能页面： • 在选择器内依次输入姓名、日期、题名。点击“查询”按钮，系统则自动生成相关登记单，如下图：

录入维护-档案利用 内调登记：主要实现内部工作人员借阅情况的登记。其操作方法与档案著录操作方法相同。

录入维护-档案利用 档案利用检索：主要实现档案利用的一个查询检索功能，如下图：档案借阅类型

信息查询-档案检索 档案检索是对所有档案查询操作，用户根据‘检索条件’进行查询所需内容。档案应用平台中主要包括‘文件级档案检索’、‘案卷级档案检索’和‘资料档案检索’如下图是案卷级文书档案检索：选项卡数据浏览区

信息查询-右键功能 在信息查询中根据检索条件检索信息时，有些达不到各用户的目录，比较如果按全宗号0003查询的话，数据量太大不便用户查看。系统支持二级查询操作，用户在数据查询窗口中任意选中一条记录右键出现如左下图：增加删除条件

信息查询-附件查看 对于档案中的附件查看功能，用户只要选择档案记录，在该记录的任何一个字段上双击鼠标左键就可以打开附件内容在此可以查看、下载附件，如下图：

报表输出 对于报表统计输出的功能，可以输入相关条件根据要求来统计出结果。统计的结果有EXCEL 和WORD两种格式如下图，该图是档案室基本情况年报的统计。统计条件统计结果统计结果操作工具条

报表输出 档案借阅利用登记表

常见问题 • 首次下载控件常存在的问题有：下载不了或是进度条不走等情况，可能是浏览器的问题一般IE8常会出现这类情况，建议更换浏览器。 • 打开登陆界面但是登陆不上去，可能是用户名或密码有误，请与管理员联系。

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