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Les Prélèvements automatiques dans GFC

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  1. 1 Les Prélèvements automatiques dans GFC • Prélèvement automatique • Les avantages à utiliser les prélèvements • Le travail préparatoire • La mise en œuvre dans GFC… • Impact sur GFC … • Le calendrier • L’accompagnement : formation Académie de Nantes

  2. 2 Les avantages à utiliser les prélèvements par GFC • Avantages de l’utilisation des prélèvements : • Limitation des impayés, • Eviter les mouvements de fonds, • Rationaliser les encaissements, • Service supplémentaire apporté aux familles dans la gestion de leur trésorerie, • Recouvrement des créances - élèves : 4111 et 4112 • Utilisation des transferts par EFCI. • Inconvénients : • Diminution de l’indemnité du régisseur d’un établissement rattaché à une agence comptable, • Frais bancaires de 0,15 € (ligne de prélèvement), à la charge de l’établissement, • Non conseillé pour certains élèves boursiers (prélèvements > sommes dues, etc.), • Non prévu pour les cités scolaires. • Des frais de mise en place peuvent être facturés aux familles Académie de Nantes Les prélèvements automatiques par GFC

  3. 3 Le travail préparatoire A mettre en œuvre pour la fin de l’année scolaire • Communication au CA de la mise en place d’un nouveau mode de règlement conformément au règlement intérieur de la demi pension. • Le règlement intérieur de chaque demi pension est modifié afin d’y faire figurer les prélèvements comme mode de règlement. Académie de Nantes Les prélèvements automatiques par GFC

  4. 4 Le travail préparatoire A mettre en œuvre pour la fin de l’année scolaire • Demande de NNE formulée auprès de la TG • Lors des inscriptions ou ré-inscriptions, il est distribué aux familles : • Le règlement de la demi-pension, • Une note explicative de ce mode de règlement, • Les formulaires de demande et autorisation de prélèvement. • Les données financières des élèves sont saisies lors des inscriptions (saisie responsable financier et RIB) Académie de Nantes Les prélèvements automatiques par GFC

  5. 5 Le travail préparatoire • Par établissement, mettre en conformité les paramètres de chaque établissement (juillet) : • Numéro National Emetteur (NNE) auprès de la Trésorerie • Echéancier des prélèvements / calendrier BDF • Tarification, par qualité d’élèves • Montant minimum d’un prélèvement • Définir : • Compte utilisé pour les avances : 4191x avec une subdivision pour les avances perçues par le prélèvement automatique • Compte utilisé pour les remboursements : 4664x , prévoir une subdivision. • Subdivision dédiée aux prélèvements refusés : 5117x – chèques impayés, créer une subdivision pour les refus de prélèvements. Académie de Nantes Les prélèvements automatiques par GFC

  6. 6 Le travail préparatoire • Prélèvement automatique • Echéancier des prélèvements : • Un échéancier se termine toujours par un ajustement au 3ème trimestre, • Deux échéanciers sur un exercice comptable : les prélèvements sont initialisés sur une année scolaire, • Dates d’échéances : jours ouvrés de la Banque de France : • Le Calendrier de la Banque de France :livré avec l’application avec les dates connues au moment de la diffusion de G.F.C. : penser à le mettre à jour. Académie de Nantes Les prélèvements automatiques par GFC

  7. 7 Le travail préparatoire • Prélèvement automatique • Montant minimum d’un prélèvement • Le Comptable définit un seuil minimum pour les prélèvements, par établissement (paramètres GFC) Si montant dû < au montant minimum, le débiteur devra s’acquitter par un autre moyen. Académie de Nantes Les prélèvements automatiques par GFC

  8. 8 La mise en œuvre dans GFC… • Initialisation des prélèvements (septembre) • Vérification des paramètres de chaque établissement • Réaliser l’exportation depuis la base élève BEE et la réceptionner dans GFC Le fichier issu de BEE est enregistré dans un dossier avant d’être réceptionné depuis ce même dossier dans GFC Académie de Nantes Les prélèvements automatiques par GFC

  9. 9 La mise en œuvre dans GFC… • Préparation : • Autorisations ( en juin pour les inscriptions) • Réception ( en septembre réception des débiteurs depuis BEE) • Tarification ( en septembre tarif des avances par régime) • Echéancier ( en septembre édition des échéanciers pour information des familles) • Les demandes de prélèvements sont transmises aux agences bancaires, • Vérification des débiteurs réceptionnés (correspondance avec les demandes et autorisations de prélèvement retournées et complétées par les familles) en septembre. Académie de Nantes

  10. 10 La mise en œuvre dans GFC… • Chaque débiteur concerné est initialisé : • Le nom du titulaire du compte est conforme, • Le RIB est également vérifié, comme la domiciliation, • La case « OK pour prélèvement » est cochée et la date de travail est initialisée. • Il est possible de saisir manuellement un débiteur comme le rattachement d’un élève à un débiteur, • Pour chaque élève, le régime est initialisé selon le tarif qui a été saisi : Académie de Nantes

  11. 11 La mise en œuvre dans GFC… • Par établissement, deux types de prélèvement : • Le Prélèvement d’avance Comme son nom l’indique, les sommes perçues sont passées en avance. La mise en pratique des avances avec génération du fichier transmis par EFCI est indépendante de la réception des créances. • Le Prélèvement d’ajustement La mise en œuvre est conditionnée par la réception des créances en préalable. Avant de lancer l’ajustement, pensez à vérifier que les créances sont bien liées correctement aux débiteurs. Lors de la construction du fichier, les avances sont affectées aux créances et les reliquats comme les trop perçus sont traités. Académie de Nantes

  12. 12 La mise en œuvre dans GFC… • Prélèvement automatique • Il est conseillé de travailler par trimestre (évite un 4191x important qui sera à justifier au basculement). • Frais de prélèvement à la charge de l’établissement (DAF – A3) • Les trop perçus sont affectés automatiquement au compte 4664x. Il ne reste que l’ordre de paiement à saisir. Académie de Nantes

  13. 13 La mise en œuvre dans GFC… • Prélèvement Les débiteurs sont vérifiés et initialisés correctement avant de générer les fichiers de prélèvement. A chaque échéance (avance ou ajustement), il est généré un fichier transmis par EFCI • Suivi • Débiteurs (permet l’initialisation des prélèvements mais aussi de visualiser les liens sur les créances élèves lorsqu’elles ont été réceptionnées), • Historiques (permet la reprise des fichiers de prélèvements), • Justification du compte d’avance (permet d’expliquer toutes les écritures générées automatiquement par le logiciel), • Visualisation d’une créance après sa réception (permet de visualiser le lien réalisé sur le débiteur). Académie de Nantes

  14. 14 Impact sur GFC • Prélèvement automatique • Préparation • Autorisations Demandes de prélèvement et Autorisations de prélèvement = double mandat transmis simultanément • Editées par G.F.C. • Nombre d’exemplaires • A transmettre aux familles Académie de Nantes

  15. 15 Impact sur GFC • Prélèvement automatique • Préparation • Réception de ScoNET – B.E.E. • Responsables (débiteurs) • Elèves Gestion manuelle des débiteurs possible Académie de Nantes

  16. 16 Impact sur GFC • Prélèvement automatique • Préparation • Information des débiteurs : échéanciers • Montant des prélèvements • Dates des prélèvements Quand ? • En début d’année scolaire : envoi des échéanciers • Avant chaque prélèvement d’ajustement pour un montant supérieur au montant initial de l’échéancier : édition d’un courrier • Débiteurs à rembourser : édition d’un courrier (facultatif) Académie de Nantes

  17. 17 Impact sur GFC • Prélèvement • Choix de l’échéance (détermine le type de prélèvement), • Saisie date de prélèvement, • Constitution du fichier BDF de prélèvements et des documents, • Transmission du fichier BDF par EFCI, • Génération des écritures de prélèvements, Académie de Nantes

  18. 18 Impact sur GFC • Prélèvement automatique • Suivi – Débiteurs Gestion complète des responsables et leurs élèves, réceptionnés ou créés. • Informations générales • Débiteur OK pour prélèvement • Date début de prélèvement • Elèves • Opérations Académie de Nantes

  19. 19 Impact sur GFC • Prélèvement automatique • Suivi - Historiques • Prélèvements • Remboursements • Justification compte d’avances Aide à la justification du compte d’avances 4191x réservé au prélèvement automatique Académie de Nantes

  20. 20 Impact sur GFC • Les écritures liées au Prélèvement automatique • Ecritures automatiques • avances : 5116 / 4191x • Ajustement : • Encaissement pour ordre : 4191x / 4112 • Encaissement d’ajustement : 5116 / 4112 Edition de la FE et de la FQE • Remboursements : 4191x / 4664 • Refus : 5117x / 5151(à traiter comme un rejet de chèque) • Ecrituresmanuelles • Liées au suividu compte Trésor de l’établissement : 5151 / 5116 Académie de Nantes

  21. 21 Impact sur GFC Académie de Nantes

  22. 22 Le calendrier • Juin Juillet • Demande de NNE auprès de la TG • Information du CA (réglementation demi pension + utilisation prélèvement) • Information des familles • Réglementation demi-pension • Autorisation et demande prélèvement • Saisie des données financières des responsables dans la BEE • Paramétrage des établissements dans GFC Académie de Nantes

  23. 23 Le calendrier • Septembre • Vérification des paramètres GFC • Réception des responsables depuis BEE • Vérification des données financières des responsables/élèves puis « OK prélèvement » • Edition et transmission aux familles des échéanciers • Lancement du 1er prélèvement d’avance Académie de Nantes

  24. 24 Le calendrier • Octobre • Lancement du 2ème prélèvement d’avance • Novembre • Lancement du 3ème prélèvement d’avance • Décembre • Réception des créances conformément au Bordereau des droits constatés • Vérification de l’attachement des créances élèves aux responsables • Lancement du prélèvement d’ajustement du 1er trimestre Académie de Nantes

  25. 25 Le calendrier • Janvier • Lancement du 1er prélèvement d’avance • Février • Lancement du 2ème prélèvement d’avance • Mars • Lancement du 3ème prélèvement d’avance • Avril • Réception des créances conformément au Bordereau des droits constatés • Vérification de l’attachement des créances élèves aux responsables • Lancement du prélèvement d’ajustement du 2ème trimestre Académie de Nantes

  26. 26 Le calendrier • Mai • Lancement du 1er prélèvement d’avance • Juin • Lancement du 2ème prélèvement d’avance • Juillet • Réception des créances conformément au Bordereau des droits constatés • Vérification de l’attachement des créances élèves aux responsables • Lancement du prélèvement d’ajustement du 3ème trimestre Académie de Nantes

  27. 27 L’accompagnement : formation • Une formation est programmée par le CAFA : • Une ½ journée • Le mardi 8 juin à Nantes en matinée • 22 places • Possibilité de prolonger l’après-midi par des manipulations libres. • Inscription sur demande auprès du CAFA Académie de Nantes

  28. 28 Merci de votre attention