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1. Les Prélèvements automatiques dans GFC. Prélèvement automatique Les avantages à utiliser les prélèvements Le travail préparatoire La mise en œuvre dans GFC… Impact sur GFC … Le calendrier L’accompagnement : formation. 2. Les avantages à utiliser les prélèvements par GFC.

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les pr l vements automatiques dans gfc

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Les Prélèvements automatiques dans GFC
  • Prélèvement automatique
    • Les avantages à utiliser les prélèvements
    • Le travail préparatoire
    • La mise en œuvre dans GFC…
    • Impact sur GFC …
  • Le calendrier
  • L’accompagnement : formation

Académie de Nantes

les avantages utiliser les pr l vements par gfc

2

Les avantages à utiliser les prélèvements par GFC
  • Avantages de l’utilisation des prélèvements :
    • Limitation des impayés,
    • Eviter les mouvements de fonds,
    • Rationaliser les encaissements,
    • Service supplémentaire apporté aux familles dans la gestion de leur trésorerie,
    • Recouvrement des créances - élèves : 4111 et 4112
    • Utilisation des transferts par EFCI.
  • Inconvénients :
    • Diminution de l’indemnité du régisseur d’un établissement rattaché à une agence comptable,
    • Frais bancaires de 0,15 € (ligne de prélèvement), à la charge de l’établissement,
    • Non conseillé pour certains élèves boursiers (prélèvements > sommes dues, etc.),
    • Non prévu pour les cités scolaires.
    • Des frais de mise en place peuvent être facturés aux familles

Académie de Nantes

Les prélèvements automatiques par GFC

le travail pr paratoire

3

Le travail préparatoire

A mettre en œuvre pour la fin de l’année scolaire

  • Communication au CA de la mise en place d’un nouveau mode de règlement conformément au règlement intérieur de la demi pension.
  • Le règlement intérieur de chaque demi pension est modifié afin d’y faire figurer les prélèvements comme mode de règlement.

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Les prélèvements automatiques par GFC

le travail pr paratoire4

4

Le travail préparatoire

A mettre en œuvre pour la fin de l’année scolaire

  • Demande de NNE formulée auprès de la TG
  • Lors des inscriptions ou ré-inscriptions, il est distribué aux familles :
    • Le règlement de la demi-pension,
    • Une note explicative de ce mode de règlement,
    • Les formulaires de

demande et autorisation

de prélèvement.

  • Les données financières des élèves sont saisies lors des inscriptions (saisie responsable financier et RIB)

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Les prélèvements automatiques par GFC

le travail pr paratoire5

5

Le travail préparatoire
  • Par établissement, mettre en conformité les paramètres de chaque établissement (juillet) :
  • Numéro National Emetteur (NNE) auprès de la Trésorerie
  • Echéancier des prélèvements / calendrier BDF
  • Tarification, par qualité d’élèves
  • Montant minimum d’un prélèvement
  • Définir :
    • Compte utilisé pour les avances : 4191x avec une subdivision pour les avances perçues par le prélèvement automatique
    • Compte utilisé pour les remboursements : 4664x , prévoir une subdivision.
    • Subdivision dédiée aux prélèvements refusés : 5117x – chèques impayés, créer une subdivision pour les refus de prélèvements.

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Les prélèvements automatiques par GFC

le travail pr paratoire6

6

Le travail préparatoire
  • Prélèvement automatique
    • Echéancier des prélèvements :
  • Un échéancier se termine toujours par un ajustement au 3ème trimestre,
  • Deux échéanciers sur un exercice comptable : les prélèvements sont initialisés sur une année scolaire,
  • Dates d’échéances : jours ouvrés de la Banque de France :
    • Le Calendrier de la Banque de France :livré avec l’application avec les dates connues au moment de la diffusion de G.F.C. : penser à le mettre à jour.

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Les prélèvements automatiques par GFC

le travail pr paratoire7

7

Le travail préparatoire
  • Prélèvement automatique
    • Montant minimum d’un prélèvement
      • Le Comptable définit un seuil minimum pour les prélèvements, par établissement (paramètres GFC)

Si montant dû < au montant minimum, le débiteur devra s’acquitter par un autre moyen.

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Les prélèvements automatiques par GFC

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La mise en œuvre dans GFC…

  • Initialisation des prélèvements (septembre)
    • Vérification des paramètres de chaque établissement
    • Réaliser l’exportation depuis la base élève BEE et la réceptionner dans GFC

Le fichier issu de BEE est enregistré dans un dossier avant d’être réceptionné depuis ce même dossier dans GFC

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Les prélèvements automatiques par GFC

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La mise en œuvre dans GFC…

  • Préparation :
      • Autorisations ( en juin pour les inscriptions)
      • Réception ( en septembre réception des débiteurs depuis BEE)
      • Tarification ( en septembre tarif des avances par régime)
      • Echéancier ( en septembre édition des échéanciers pour information des familles)
  • Les demandes de prélèvements sont transmises aux agences bancaires,
  • Vérification des débiteurs réceptionnés (correspondance avec les demandes et autorisations de prélèvement retournées et complétées par les familles) en septembre.

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La mise en œuvre dans GFC…

  • Chaque débiteur concerné est initialisé :
    • Le nom du titulaire du compte est conforme,
    • Le RIB est également vérifié, comme la domiciliation,
    • La case « OK pour prélèvement » est cochée et la date de travail est initialisée.
  • Il est possible de saisir manuellement un débiteur comme le rattachement d’un élève à un débiteur,
  • Pour chaque élève, le régime est initialisé selon le tarif qui a été saisi :

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La mise en œuvre dans GFC…

  • Par établissement, deux types de prélèvement :
    • Le Prélèvement d’avance

Comme son nom l’indique, les sommes perçues sont passées en avance. La mise en pratique des avances avec génération du fichier transmis par EFCI est indépendante de la réception des créances.

    • Le Prélèvement d’ajustement

La mise en œuvre est conditionnée par la réception des créances en préalable. Avant de lancer l’ajustement, pensez à vérifier que les créances sont bien liées correctement aux débiteurs.

Lors de la construction du fichier, les avances sont affectées aux créances et les reliquats comme les trop perçus sont traités.

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La mise en œuvre dans GFC…

  • Prélèvement automatique
    • Il est conseillé de travailler par trimestre (évite un 4191x important qui sera à justifier au basculement).
    • Frais de prélèvement à la charge de l’établissement (DAF – A3)
    • Les trop perçus sont affectés automatiquement au compte 4664x. Il ne reste que l’ordre de paiement à saisir.

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La mise en œuvre dans GFC…

  • Prélèvement

Les débiteurs sont vérifiés et initialisés correctement avant de générer les fichiers de prélèvement.

A chaque échéance (avance ou ajustement), il est généré un fichier transmis par EFCI

  • Suivi
    • Débiteurs (permet l’initialisation des prélèvements mais aussi de visualiser les liens sur les créances élèves lorsqu’elles ont été réceptionnées),
    • Historiques (permet la reprise des fichiers de prélèvements),
    • Justification du compte d’avance (permet d’expliquer toutes les écritures générées automatiquement par le logiciel),
    • Visualisation d’une créance après sa réception (permet de visualiser le lien réalisé sur le débiteur).

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impact sur gfc

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Impact sur GFC
  • Prélèvement automatique
    • Préparation
      • Autorisations

Demandes de prélèvement et Autorisations de prélèvement

= double mandat transmis simultanément

          • Editées par G.F.C.
          • Nombre d’exemplaires
          • A transmettre aux familles

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impact sur gfc15

15

Impact sur GFC
  • Prélèvement automatique
    • Préparation
      • Réception de ScoNET – B.E.E.
        • Responsables (débiteurs)
        • Elèves

Gestion manuelle des débiteurs possible

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impact sur gfc16

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Impact sur GFC
  • Prélèvement automatique
    • Préparation
      • Information des débiteurs : échéanciers
        • Montant des prélèvements
        • Dates des prélèvements

Quand ?

      • En début d’année scolaire : envoi des échéanciers
      • Avant chaque prélèvement d’ajustement pour un montant supérieur au montant initial de l’échéancier : édition d’un courrier
      • Débiteurs à rembourser : édition d’un courrier (facultatif)

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impact sur gfc17

17

Impact sur GFC
  • Prélèvement
      • Choix de l’échéance (détermine le type de prélèvement),
      • Saisie date de prélèvement,
      • Constitution du fichier BDF de prélèvements et des documents,
      • Transmission du fichier BDF par EFCI,
      • Génération des écritures de prélèvements,

Académie de Nantes

impact sur gfc18

18

Impact sur GFC
  • Prélèvement automatique
    • Suivi – Débiteurs

Gestion complète des responsables et leurs élèves, réceptionnés ou créés.

      • Informations générales
        • Débiteur OK pour prélèvement
        • Date début de prélèvement
      • Elèves
      • Opérations

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impact sur gfc19

19

Impact sur GFC
  • Prélèvement automatique
    • Suivi - Historiques
      • Prélèvements
      • Remboursements
      • Justification compte d’avances

Aide à la justification du compte d’avances 4191x réservé au prélèvement automatique

Académie de Nantes

impact sur gfc20

20

Impact sur GFC
  • Les écritures liées au Prélèvement automatique
    • Ecritures automatiques
        • avances : 5116 / 4191x
        • Ajustement :
          • Encaissement pour ordre : 4191x / 4112
          • Encaissement d’ajustement : 5116 / 4112

Edition de la FE et de la FQE

        • Remboursements : 4191x / 4664
        • Refus : 5117x / 5151(à traiter comme un rejet de chèque)
    • Ecrituresmanuelles
        • Liées au suividu compte Trésor de l’établissement :

5151 / 5116

Académie de Nantes

impact sur gfc21

21

Impact sur GFC

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le calendrier

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Le calendrier
  • Juin Juillet
    • Demande de NNE auprès de la TG
    • Information du CA (réglementation demi pension + utilisation prélèvement)
    • Information des familles
      • Réglementation demi-pension
      • Autorisation et demande prélèvement
    • Saisie des données financières des responsables dans la BEE
    • Paramétrage des établissements dans GFC

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le calendrier23

23

Le calendrier
  • Septembre
    • Vérification des paramètres GFC
    • Réception des responsables depuis BEE
    • Vérification des données financières des responsables/élèves puis « OK prélèvement »
    • Edition et transmission aux familles des échéanciers
    • Lancement du 1er prélèvement d’avance

Académie de Nantes

le calendrier24

24

Le calendrier
  • Octobre
    • Lancement du 2ème prélèvement d’avance
  • Novembre
    • Lancement du 3ème prélèvement d’avance
  • Décembre
    • Réception des créances conformément au Bordereau des droits constatés
    • Vérification de l’attachement des créances élèves aux responsables
    • Lancement du prélèvement d’ajustement du 1er trimestre

Académie de Nantes

le calendrier25

25

Le calendrier
  • Janvier
    • Lancement du 1er prélèvement d’avance
  • Février
    • Lancement du 2ème prélèvement d’avance
  • Mars
    • Lancement du 3ème prélèvement d’avance
  • Avril
    • Réception des créances conformément au Bordereau des droits constatés
    • Vérification de l’attachement des créances élèves aux responsables
    • Lancement du prélèvement d’ajustement du 2ème trimestre

Académie de Nantes

le calendrier26

26

Le calendrier
  • Mai
    • Lancement du 1er prélèvement d’avance
  • Juin
    • Lancement du 2ème prélèvement d’avance
  • Juillet
    • Réception des créances conformément au Bordereau des droits constatés
    • Vérification de l’attachement des créances élèves aux responsables
    • Lancement du prélèvement d’ajustement du 3ème trimestre

Académie de Nantes

l accompagnement formation

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L’accompagnement : formation
  • Une formation est programmée

par le CAFA :

    • Une ½ journée
    • Le mardi 8 juin à Nantes en matinée
    • 22 places
    • Possibilité de prolonger l’après-midi par des manipulations libres.
    • Inscription sur demande auprès du CAFA

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