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機關系統管理者教育訓練

機關系統管理者教育訓練. 課程內容. 系統操作說明 (1) 組織及單位代碼管理 (2) 組織及單位代碼匯入 (3) 承辦人資料維護 (4) 承辦人員資料匯入 (5) 職務代碼職務角色設定作業 常見問題 機關上線前置作業. 組織及單位代碼匯入. (2) 若匯入的檔案內，有上下層級的單位時，需定義虛擬的單位代號，以*字元開頭，所屬單位的上層單位代號則指定此虛擬代號。. 【 匯入格式說明 】:

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機關系統管理者教育訓練

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Presentation Transcript

  1. 機關系統管理者教育訓練

  2. 課程內容 • 系統操作說明 (1)組織及單位代碼管理 (2)組織及單位代碼匯入 (3)承辦人資料維護 (4)承辦人員資料匯入 (5)職務代碼職務角色設定作業 • 常見問題 • 機關上線前置作業

  3. 組織及單位代碼匯入 (2)若匯入的檔案內，有上下層級的單位時，需定義虛擬的單位代號，以*字元開頭，所屬單位的上層單位代號則指定此虛擬代號。 【匯入格式說明】: (1)單位種類分為”機關”、”核判”、”單位”，若選擇”機關”，則機關代碼必須填寫，單位代號由系統自動給號，不需填寫，上層單位代號為畫面上所選”所屬機關”。 3

  4. 組織及單位代碼匯入 【秘書處範例】: 4

  5. 組織及單位代碼匯入 作業目的：匯入單位資料 作業說明及步驟： 【所屬機關】:選擇此次匯入單位的上層機關 【上傳檔案】:上傳要匯入的Excel檔案 【執行匯入作業】:將上傳的Excel檔案寫入資料庫 5

  6. 組織及單位代碼匯入 【秘書處範例匯入結果】: 6

  7. 組織及單位代碼管理 作業目的：建立單位基本資料 作業說明及步驟：游標點選單位組織按右鍵，可作新增、修改、刪除。 7

  8. 組織及單位代碼管理 eClient收文目錄設定：請與交換前置軟體eClient的目錄設定一致。 8

  9. 組織及單位代碼管理 eClient發文目錄設定：請與交換前置軟體eClient的目錄設定一致。 9

  10. 承辦人員資料匯入 (2)人員單位代碼表示該承辦人所屬單位請輸入4碼單位代碼，職務單位代碼表示該承辦人擔任職務的單位，可與所屬單位不同，請輸入4碼單位代碼，人員代號即使用者登入系統之帳號請輸入英數字，最長10碼。 【匯入格式說明】: (1)黃色標題欄位為人員基本資料，藍色標題欄位為職務設定，若同一人兼任多個職務，黃色標題欄位請填寫一樣的資料。 10

  11. 承辦人員資料匯入 (3)授權角色分為機關系統管理者、機關收文、機關發文、登記桌人員、承辦人、檔案管理，若同一人員要授權多個角色，請建立多個職務，每一職可授權多個角色，但以下角色(首長室秘書、核稿主管、基層主管、登記桌人員、承辦人)，每一職務只能限定一個。 11

  12. 承辦人員資料匯入 (4)機關系統管理者、機關收文、機關發文、檔案管理的職務單位請設在機關上。 (5)使用者登入系統之密碼預設與人員代號相同。

  13. 承辦人員資料匯入注意事項 • 基層主管與承辦人二擇一匯入即可 • 研考人員請記得加匯承辦人角色 • 不能在『單位』裡設核稿主管，核稿主管只能設在『核判』裡 • 系統一旦上線後，所有帳號及職務嚴禁刪除，只能使用停用 • 如果每一股人數不多，或是股無登記桌，建議組織架構設到科就好 • 一個人一個帳號，請勿單人匯入多筆帳號 • 一個單位一個職務，請勿重覆匯入相同職務

  14. 承辦人員資料匯入 【秘書處範例】: 14

  15. 承辦人員資料匯入 【秘書處範例】:

  16. 承辦人員資料匯入 作業目的：系統帳號匯入 作業說明及步驟： 【上傳檔案】:上傳要匯入的Excel檔案 【執行匯入作業】:將上傳的Excel檔案寫入資料庫 16

  17. 承辦人資料維護 作業目的：系統帳號建立與管理 作業說明及步驟： 【新增】:建立人員帳號基本資料 【查詢】:可輸入承辦人代號、姓名、所屬單位…等進行查詢 【修改】:修改人員帳號基本資料 【刪除】:刪除人員帳號 【列表隱藏/顯示】: 可隱藏/顯示列表 17

  18. 職務代碼職務角色設定作業 作業目的：設定承辦人員所擔任的職務及該職務所擁有的角色權限 作業說明及步驟： 【新增】:建立職務基本資料 【查詢】:可輸入單位代號、職務代號、職務名稱…等進行查詢 【修改】:修改職務基本資料 【刪除】:刪除職務 【列表隱藏/顯示】: 可隱藏/顯示列表 18

  19. 職務代碼職務角色設定作業 【職務角色設定】:設定該職務所擁有的角色權限 【職務角色說明】:一職務對應一角色 19

  20. 公文性質代碼維護 • 設定公文性質代碼新增、查詢、修改等功能 • 目前僅開放『人民申請』讓各單位可自行修改，其餘皆由系統訂定

  21. 日曆資料維護作業 【產生整年資料】【複製資料】

  22. 切換流程點 • 先按【查詢】，再輸入公文所屬單位的單位代碼及公文文號，再點選【確定】 • 點選所查出的公文資料，讓資料放入上方對應的欄位後，再按【修改】 • 先選擇好角色，再選擇公文要落到的資料夾位，選擇最適合的公文狀態。之後就決定公文是要給哪個單位的哪一位，確認資料無誤後就可按下【確定】

  23. 常見問題(一) • 使用者忘記密碼如何設定？ A:請至「權限管理」→「承辦人員資料維護」修改密碼。 • 要直接分文給承辦人要如何設定？ A:請至「權限管理」→「組織及單位代碼管理」修改是否設立登記桌為「否」。

  24. 常見問題(二) • 重複匯入人員，造成一人在同一單位有多筆相同角色，以致分文或送陳/會，文常接收不到？ A:請至「權限管理」→「角色及授權維護作業」按「查詢」人員後，擇一留下一個角色，其他多餘角色請選擇停用日期(勿刪除，將會造成分文或送陳/會對應不到該職務代碼)。

  25. 常見問題(三) • 如同一人員有多筆帳號，如何設定？ A:請至「權限管理」→「承辦人員資料維護」按「查詢」人員後，擇一留下常用帳號，其他帳號請先按「修改」，在其「承辦人員姓名」後增加停用一詞，並於「是否停用」點選「是」。(勿隨意刪除帳號，將會造成目前承辦公文不見)

  26. 常見問題(四) • 如同仁兼職其他單位，該如何設定？ A:請至請至「權限管理」→「角色及授權維護作業」，「查詢」該同仁帳號，點選其帳號並按「新增」，輸入其他兼職單位必填欄位後；切換至「角色權限」點選欲新增角色。

  27. 機關上線前置作業-檢查eClient相關設定 • 設定「連線中心請選擇『9916高雄市交換中心』」 • 設定「請輸入機關代碼及單位代碼」

  28. 機關上線前置作業-檢查eClient相關設定 • 環境設定 ＝＞發文設定

  29. 機關上線前置作業-檢查eClient相關設定 • 核對1：本文存放路徑(權限管理>組織及單位代碼管理與eClient(發文)本文目錄一致)。

  30. 機關上線前置作業-檢查eClient相關設定 • 核對2：附件存放路徑(權限管理>組織及單位代碼管理與eClient(發文)附件目錄一致)。

  31. 機關上線前置作業-檢查eClient相關設定 • 核對3：發文事件訊息目錄(權限管理>組織及單位代碼管理與eClient(發文)OM目錄一致)。

  32. 機關上線前置作業-檢查eClient相關設定 • 核對4：異常存放路徑(請設定在本文目錄下之ng目錄)

  33. 機關上線前置作業-檢查eClient相關設定 • 核對5：勾選”是否擷取發文回覆訊息？”

  34. 機關上線前置作業-檢查eClient相關設定 • 收文及整合設定

  35. 機關上線前置作業-檢查eClient相關設定 • 核對1：“收文/列印設定”不勾選

  36. 機關上線前置作業-檢查eClient相關設定 • 核對2：收文存檔請勾選”啟用收文存檔”、”啟用來文轉可攜功能”、”修改DI檔名(受文者與附件檔名)”

  37. 機關上線前置作業-檢查eClient相關設定 • 核對3：本文目錄路徑(權限管理>組織及單位代碼管理與eClient(收文)本文目錄一致)

  38. 機關上線前置作業-檢查eClient相關設定 • 核對4：附件目錄路徑(權限管理>組織及單位代碼管理與eClient(收文)附件目錄一致)

  39. 機關上線前置作業-檢查eClient相關設定 • 核對5：來文可攜路徑(權限管理>組織及單位代碼管理與eClient(收文)來文可攜目錄一致)

  40. 機關上線前置作業-檢查二代公文管理系統相關設定機關上線前置作業-檢查二代公文管理系統相關設定 • 檢查機關相關設定 (紅框部份)

  41. 機關上線前置作業-檢查二代公文管理系統相關設定機關上線前置作業-檢查二代公文管理系統相關設定 • 檢查單位相關設定檢查(紅框部份)

  42. 機關上線前置作業-下載TimerClient • FTP主機位置：ftp://odf.kcg.gov.tw • 登入帳號/密碼：kcg_user/ftp397! • 點選目錄 /kcg_download • 下載「TimerClient.zip」＆「TimerClient更新檔」(※更新檔選擇最新版本覆蓋bin夾) • 註：第1次裝，只要安裝TimerClient.zip即可；已裝過TimerClient.zip則只要下載TimerClient更新檔覆蓋bin夾

  43. 機關上線前置作業-下載TimerClient • 解壓縮TimeClient.zip檔，將解壓縮後的目錄(TimerClient)放與eClient安裝目錄同一層資料夾。

  44. 機關上線前置作業-下載TimerClient • 解壓縮TimerClient更新檔後，開啟TimerClient裡的bin資料夾，覆蓋原TimerClient的bin夾，選擇全部取代。

  45. 機關上線前置作業-下載TimerClient • 修改TimerClient目錄裡的para.properties設定檔。 • （ORG_ID = 填入貴單位的全國機關代碼;GET_TIME=2 PUT_TIME=3 PUTOM_TIME=15 ） • ※參數意義：GET_TIME=收文間隔時間；PUT_TIME=發文間隔時間；PUTOM_TIME=擷取發文回覆訊息間隔時間，以上時間單位為「分鐘」。

  46. 機關上線前置作業-下載TimerClient • 將runGet.bat、runPut.bat、runPutOm.bat選取後按Enter，直到出現執行後休息

  47. 機關上線前置作業-下載TimerClient • 設定電腦開啟能自動啟動 • （☆點選〝開始〞→〝啟動〞→按右鍵開啟〝檔案管理〞；正式上線當天再設定即可。）

  48. 機關上線前置作業-下載TimerClient • 將TimeClient裡的runGet.bat、runPut.bat、runPutOm.bat選取按滑鼠右鍵選傳送到桌面當作捷徑

  49. 機關上線前置作業-下載TimerClient • 再把桌面的捷徑-runGet.bat、捷徑-runPut.bat、捷徑-runPutOm.bat，複製貼到啟動 • （開啟後，請縮小視窗即可，不要關閉。）

  50. 機關上線前置作業-公文文號設定 • 年度：101 公文文號：0 文號第4碼：即層級起始碼 • 文號第4碼： • 府收文：層級起始編號由0至2 • 一級機關及區公所收文：層級起始編號由3至6 • 二級機關及學校收文：層級起始編號由7至9

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