Registre des visites de soutien

1. Registre des visites de soutien Septembre 2014

2. Objectif du soutien en personne Chaque bénévole reçoit le soutien en personne dont il a besoin pour réussir et continuer à offrir des programmes de qualité. Objectif du soutien en personne : Chaque section et chaque groupe reçoit trois visites de soutien par année.

3. Qu’est-ce que le registre des visites de soutien? En vue de faciliter la mise en œuvre de notre stratégie de soutien aux bénévoles, ce nouvel outil vous permettra d’inscrire vos visites aux groupes et aux sections et d’en faire le suivi. Ce registre unique sera un outil de collaboration et de planification stratégique indispensable pour l’équipe de soutien. Registre des visites de soutien = RVS

4. Pourquoi inscrire ses visites de soutien? • Si nous souhaitons améliorer notre soutien en personne, nous devons être en mesure d’évaluer la situation. • Identifier les lacunes dans notre soutien. Quels groupes ne reçoivent pas de visites? À quand remonte la dernière visite reçue par un groupe? • Travailler en équipe et partager efficacement les questions et les préoccupations soulevées par les membres de soutien.

5. Qui seront les usagers du RVS? Le RVS est conçu pour les membres de soutien qui effectuent des visites de soutien aux groupes et aux sections : Les trois membres stratégiques du conseil Les trois membres stratégiques du secteur Les sous-commissaires qui effectuent des visites de soutien Les membres de soutien du secteur et du conseil

6. Obtenir un compte Scouts.ca Si vous devez inscrire des visites au RVS maisne détenez pas de compte Scouts.ca, veuillez communiquer avec RSS, votre conseil ou le centre d’assistancehelpcentre@scouts.ca C’est la première fois que vous accédez à Office 365 avec votrecompte Scouts.ca? Consultez le document « Première connexion » de la boîte à outils pour les bénévoles

7. Accéder au registre des visites de soutien Option no 1 : Accéder au RVS en cliquant sur le lien suivant : www.scouts.ca/svl Option no 2 : Accéder au RVS par le biais de la boîte à outils pour les bénévoles N. B. : Vous devrez compléter une étape d’identification avant de parvenir au RVS

8. Sauvegarder le lien Accédez rapidement au RVS en l’ajoutant aux favoris de votre navigateur ou en vous abonnant au site. Vous retrouverez les sites auxquels vous êtes abonnés dans l’onglet « Sites » d’Office 365

9. Confidentialité Contrairement au système myscouts.ca, cet outil ne comporte pas de restrictions d’affichage. Nous vous demandons donc de respecter la Loi scoute et de ne pas apporter de changements aux registres des autres. Ayez toujours en tête que l’information que vous ajoutez au registre pourrait être consultée. **Important**

10. Inscrire une visite de soutien Étape 2 : Remplissez le formulaire et cliquez sur « save » pour l’enregistrer Étape 1 : Créez une nouvelle entrée en cliquant sur « new item »

11. Vérification des noms Entrez le nom et cliquez sur l’icône pour le vérifier Ou parcourez le répertoire Pour parcourir, entrez le nom de la personnedans la zone de recherche N. B. : Pour que le système puisse vérifier le nom d’un membre de soutien, ce dernier doit avoir un compte Scouts.ca.

12. Mesures à prendre et tâches 1 de 2 Étape 1 : Créez une tâche précise (pensez aux objectifs SMART) Étape 2 : Indiquez qui sera responsable de réaliser la tâche (vous-même ou un autre membre) N.B. : Pour que le système puisse attribuer une tâche à un membre de soutien et vérifier son nom, ce dernier doit avoir un compte Scouts.ca.

13. Mesures à prendre et tâches 2 de 2 Étape 2 : La mesure à prendre apparaîtra automatiquement sous l’onglet « Tasks » du compte Outlook Office365 de la personne qui doit l’effectuer, qui pourra en faire le suivi et avoir les échéances bien en vue.

14. Synchroniser vos tâches Office365 & Outlook Étape 1 : Dans l’onglet des tâches d’Office 365, cliquez sur « Tâches ». Étape 2 : Cliquez sur « Synchroniser avec Outlook » pour pouvoir gérer toutes vos tâches au même endroit. Note : Cette étape n’est pas obligatoire mais elle vous aidera à gérer vos tâches si vous utilisez déjà cette fonctionnalitédans Outlook.

15. Accomplir une tâche 1 de 2 Étape 1 : Dans votre système Office 365 ou Outlook, décochez les tâches que vous avez complétées dans le cadre d’un suivi pour le RVS.

16. Accomplir une tâche 2 de 2 Étape 1 : Donnez plus de détails sur les mesures prises. Étape 2 : Modifiez l’état de la tâche. Étape 3 : Sauvegardez vos modifications. Note : Pour des instructions détaillées sur la révision et la modification d’une entrée au registre, consultez la prochaine fiche « Réviser et modifier ».

17. Réviser et modifier Étape 3 : Cliquez sur le bouton « edit item » pour apporter une modification Étape 2 : Les détails de la visite vont apparaître. Étape 1 : Cliquez sur l’entrée. Étape 4 : Suivez les mêmes étapes que lors de l’inscription de la visite : l’enregistrement, la vérification des noms, etc. N. B. : Ne modifiez que les entrées qui vous concernent ou si vous avez complété une tâche.

18. Options d’affichage 1 de 2 Option no 1 : Sélectionnez cette option d’affichage si vous souhaitez visualiser les visites par conseil, secteur ou groupe.

19. Options d’affichage 2 de 2 Autres options : Jetez un coup d’œil aux autres options d’affichage utiles sur la page d’accueil du RVS. Cliquez sur les « … » pour obtenir plus d’options.

20. Quelles sont les prochaines étapes du RVS? En décembre 2014, nous évaluerons l’efficacité du registre des visites de soutien. Les expériences et les commentaires des usagers seront importants dans cette évaluation. Partagez votre opinion sur les forums de la Base de connaissances.

21. Des questions? Pour de l’assistance avec l’utilisation du RVS ou pour toutes autres questions concernant les visites de soutien, veuillez communiquer avec votre RSS ou votre conseil. Pour en savoir plus, communiquez avecLinda Rainbowlrainbow@scouts.ca