ERP-systemer

1. ERP-systemer Generelt Valg og anskaffelse Implementering Troels Ladefoged 12. april 2010

2. S Agenda • Deloitte – kort om os • Generelt om ERP-systemer • Valg og anskaffelse af ERP-systemer • Implementering af ERP-systemer • Opsummering

3. Deloitte Globalt • 150+ lande • 135.000+ ansatte • Global omsætning på 18,2 mia. USD Deloitte Skat Revision Consulting Financial Advisory Markedets største palette af ydelser til alle faser af virksomhedens livscyklus

4. Deloitte IT Solutions Vores fokusydelser/-områder: It rådgivning Formulering af it-strategi Afdækning af krav og behov til nyt it-system Gennemførelse af udbudsforløb for nyt it-system Outsourcing af it-chef eller it-projektleder fx for at koordinere samlet projektportefølje, styre / assistere ved it-projekteller rette op på problemfyldt projekt Effektivisering af processer bl.a. ud fra lean principper Implementering Udskiftning og/eller opgradering af Dynamics NAV og AX, ledelses-informationssystemer mv. Forretningsmæssig tilgang og fokus på anvendelse af standardfunktionalitet • Ca. 30 medarbejdere • Hovedbase i København • IT Solutions Deski Birkerød og flere jyske Deloitte kontorer • Cand.merc., HD, cand.polyt., teknikumingeniører eCTRL Dynamics AX baseret løsning via internettet

5. S Agenda • Deloitte – kort om os • Generelt om ERP-systemer • Valg og anskaffelse af ERP-systemer • Implementering af ERP-systemer • Opsummering

6. Mange betegnelser Bogføringssystemer Økonomisystemer Administrative systemer Virksomhedssystemer ERP-systemer Stigende mængde af funktionalitet og kompleksitet ERP står for ”Enterprise ResourcePlanning”Betegnelse opfundet af Gartner Group i 1990'erne

7. ERP-system: Funktionalitet Buy Side In Side Sell Side Indkøb Forecast Leverandør Udvikling Ordrebehandling Produktion Lager Økonomi Projekter Finans HR/personale Markedsføring Salg, CRM Forecast Service Funktionalitet rettet mod leverandører Funktionalitet rettet internt Funktionalitet rettet mod kunder Ledelsesinformation eBusiness Supply Chain Management Tværgående funktionalitet

8. ERP  Extended ERP  ERP II Kilde: ”ERP-II: Making ERP Deliver On Its Promise to the Enterprise Business”White paper fra Exact software, 2005

9. ERP-system: Kendetegn • Systemet kommer fra en leverandør, som løbende udvikler og vedligeholder systemet. • Systemet kan tilpasses forhold i flere brancher enten ved konfiguration eller tilretning (programmering). • Systemet har en forholdsvis bred funktionalitet, dvs. det dækker flere områder i virksomheden. • Systemet opleves af brugerne som "integreret", dvs. systemet har • ensartet brugergrænseflade • registreret data er tilgængelig i alle områder af systemet

10. Pas på ”smarte” ord og forkortelser CustomerRelationship Management (CRM) funktionalitet kan for • Leverandør A omfatte mulighed for: • at tilknytte flere kontaktpersoner til en kunde • Leverandør B omfatte mulighed for: • at registrere kontakter med beslutnings-kompetence, stilling, fødselsdag, bil, mv. • at kategorisere kunder efter salgspotentiale og salgsstade (pipe line) • at registrere henvendelser til og fra kundeemner med tidspunkt, emne og resultat • at kunne følge op på, om planlagte henvendelser er udført og med hvilket resultat • at danne rapporter og oversigter over, hvad der er solgt til hvilke kunder • at analysere kunders købemønstre • at definere salgskampagner og registrere effekter • at udføre telemarketing med opkaldslister, auto-matisk opkald og logning, spørgeskemaer mm. • at kunder selv kan se og vedligeholde egne oplysninger

11. Wall-to-Wall vs. Best-of-Breed Wall-to-Wall tilgang Best-of-Breed tilgang Virkeligheden: Et sted midt imellem

12. Direkte model vs. Partner model Direkte model Indirekte - Partnerbaseret model Systemudvikler Partner Kunde / bruger

13. ERP-systemer i DK: Et øjebliksbillede ”Mindre” virksomheder fx datterselskaber ”Mellemstore” virksomheder C5 ”Store” virksomheder Figuren er ikke nødvendigvis komplet Kilde: Herbert Nathan & Co.

14. Eks.: Dynamics NAV 5.0

15. Eks.: Dynamics AX 2009

16. Eks.: Oracle Applications

17. S Agenda • Deloitte – kort om os • Generelt om ERP-systemer • Valg og anskaffelse af ERP-systemer • Implementering af ERP-systemer • Opsummering

18. Hvorfor skifte ERP-system? • Ineffektive forretningsgange, som er fastlåst i det nuværende ERP-system • Virksomhedens behov har ændret sig fx fordi virksomheden er vokset eller har fået andre ydelser • Det nuværende ERP-system er baseret på forældet teknologi eller brugerflade • Produktudvikling af det nuværende ERP-system er ophørt • Utilstrækkelige integrationsmuligheder til andre systemer • ERP-systemet giver ikke tilstrækkelig mulighed for overblik • Forretningsfordele ved at skifte fx kunne anvendesamme ERP-system i flere enheder

19. Men husk at udskiftning af ERP-system • Forbedrer eller afhjælper ikke i sig selv i forvejen ineffektive forretningsgange, men skaber god mulighed for at se på disse • Skaber ikke i sig selv samarbejde og vinderånd i en modløs og tung organisation • Eliminerer ikke behov for at have kompetente, dygtige og motiverede medarbejdere • Erstatter ikke ledelse og anden kommunikation • Understøtter ikke alle mulige og umulige krav uden, at dette giver udfordringer i forbindelse med brug og vedligeholdelse • Giver ikke nødvendigvis give en bedre datakvalitet:Man kan ikke få bedre data ud, end dem der kommer ind! • Er ikke nødvendigvis lettere at anvende:Flere muligheder kan sagtens give større kompleksitet

20. Deloitte projektmetode: Express • Baseret på rigtige projekter • Sikrer en optimal og effektiv gennemførelse af it-projekter • Kan skaleres efter det aktuelle behov It- strategi It- system valg It- implemen-tering Projektledelse Forretningsprocesser og applikationer Teknisk infrastruktur Proces- og system-integritet Forandringsledelse Træning og resultatopfølgning

21. It-systemvalg: Express Formel Traditionel metode med detaljeret krav-specifikation, der udsendes til besvarelse hos prækvalificerede leverandører (EU-udbud). Unikke kravFokus på opfyldelse af unikke behov og krav. Udvalgte leverandører demonstrerer løsningsforslag efter fastlagt program. Ud fra dette vælges system og leverandør. Fit-GapValidering af et system. Fokus er på om systemet kan bruges baseret på review af forretningskrav.

22. Forløb for anskaffelse af ERP-system 2 4 0 1 6 7 3 5 Kunne også være andet it-system end ERP-system Mellem 2 og 4 kan evt. gennemføres spørgemøde med tilbudsgiverne

23. 0 Projektforberedelse: It-strategi Forretnings-strategi It-strategi Forretnings-processer It-systemer og værktøjer It-udviklings-tendenser og muligheder

24. 0 Samspil mellem strategier Effekt Samordnede strategier • De begrænsede ressourcer til it anvendes ud fra forretningsmæssige prioriteringer • Forøget produktivitet blandt brugerne • Maksimal effekt af it • Forbedret kommunikation og samarbejde mellem it-afdelingen og brugerne af it Forretningsstrategi It-strategi Ikke samordnede strategier Risiko • It understøtter ikke den overordnede forretningsstrategi • Brugerne af it frustreres af mangelfuld it funktionalitet • It afdelingen udfører i høj grad “brandslukning” Forretningsstrategi It-strategi

25. 1 Procesmodel og udbudsmateriale Afdækning af krav Udbudsmatr. Procesmodel Visioner, ønsker Nuværendeit-understøttelse Krav og behov

26. 1 Procesmodellering • Vi har en række generiskebranche-specifikke procesmodeller -pt. 28 forskellige modeller • Vi tager udgangspunkt i relevant generisk procesmodel og tilpasser den til de aktuelle forhold • Skaber hurtigt og effektivt en fælles referenceramme • Skaber et godt grundlag for det videre forløb Hovedprocesser Delprocesser Aktiviteter Aktivitetsdiagram

27. 1 Forløb for procesmodellering Forretningsmæssige forhold hos aktuel virksomhed / organisation Generelt IndustryPrint Specifikt ClientPrint

28. 1 Værktøj: IndustryPrintModeler

29. 1 Generiske IndustryPrint (IP) modeller

30. 1 IP procesmodel Processerne er opdelt i: • Operationelleforretningsprocesser – skaber værditilvækst og initieres af et kunde-relateret behov. • Støtteprocesser eller infrastrukturelle forretningsprocesser – er kende-tegnet ved kun at have interne kunder. Processerne understøtter de operatio-nelle processer, således at disse udføres mest effektivt og hensigtsmæssigt. Farvekode: Hovedproces Delproces Understøttet af det nye ERP-system. Delproces Understøttet af andet it-system. Delproces Understøttet af det nye ERP-system og andet it-system. Delproces Ikke understøttet af it.

31. 1 IP procesmodel: Handelsvirksomhed Eksempel Operationelleforretningsprocesser Støtteprocesser eller infrastrukturelle forretningsprocesser Udvikling Markedsføring Salg Ordre-håndtering Indkøb Logistik / lager Personale-ledelse Ledelse Ledelses- information Regnskab Informations-teknologi Kapital- og risikostyring Support services

32. 1 Gennemgang af procesmodel Udvikling Markedsføring Salg Udvikle strategi for ydelser Planlægge og udføre markeds-føringsstrategi Udarbejde salgsplaner ….... Vurdere behov for nye/ændrede ydelser Udføre markeds-, kunde og konkur-rentanalyser Foretage salgsbudgettering ….... ….... ….... • Findes og anvendes delprocesserne? • Anvendes sigende og kendte betegnelser? • Mangler der delprocesser i forhold til de arbejdsopgaver, som udføres? • Skal delprocessen understøttes af it? - Og i givet fald af ERP-systemet?

33. 1 Udgangspunkt: Vores generiske procesmodel Procesmodel Handelsvirksomhed Operationelle forretningsprocesser Udvikling Markedsføring Salg Ordrehåndtering Udvikle strategi for udvikling Planlægge og udføre markeds-føringsstrategi Udvikle prisstrategier og priskalkulation Udarbejde salgsplaner Rådgive omkring muligheder Modtage og registrere ordrer Styre rabatter Vurdere behov for nye/ændrede varer Udføre markeds-, kunde og konkur-rentanalyser Anvende internet til synlighed og præsentation Foretage salgs-budgettering Styre tilbud Styre ordreflow Planlægge udvik-ling af nye/ ændrede varer Identificere kunde og markeds-segmenter Udføre salgs-aktiviteter Udarbejde, fremstille og afsende tilbud Kalkulere ordre- pris og leveringstid Udvikle nye/ ændrede varer Udvikle kontakt/ salgskanaler Oprette og vedligeholde kundestamdata Forhandle tilbud Bekræfte ordre Fastsætte pris for nye/ændrede varer Udvikle og styre kunderelationer Initiere, styre og lukke salg, her-under opfølge Indgå aftale Dokumentere ordre (manualer mv.) Evaluere nye/ ændrede varer Udvikle og styre kampagner Foretage kreditvurdering Evaluere salgspræstationer Fakturere ordre, herunder kreditnota Styre udfasning / lancering af varer Vurdere projekt og beslutte om tilbud skal afgives Styre opkræv-ninger og tilgode-havender

34. 1 Efter tilpasning: Proces-model for virksomhed Procesmodel Buy & Sell A/S Operationelle forretningsprocesser Udvikling Markedsføring Eksternt salg Internt salg Udvikle strategi for udvikling Planlægge og udføre markeds-føringsstrategi Udarbejde salgsplaner og budgetter Rådgive omkring muligheder Modtage og registrere ordrer Styre rabatter Vurdere behov for nye/ændrede produkter Udføre markeds-, kunde og konkur-rentanalyser Anvende internet til synlighed og præsentation Styre tilbud Styre ordreflow Planlægge udvik-ling af nye/ ændrede produkter Identificere kunde og markeds-segmenter Udføre salgs-aktiviteter Udarbejde, fremstille og afsende tilbud Kalkulere ordre- pris og leveringstid Udvikle nye/ ændrede produkter Udvikle kontakt/ salgskanaler Oprette og vedligeholde kundestamdata Forhandle tilbud Bekræfte ordre Fastsætte pris for nye/ændrede produkter Udvikle og styre kunderelationer Initiere, styre og lukke salg, her-under opfølge Indgå aftale Dokumentere ordre (manualer mv.) Evaluere nye/ ændrede produkter Udvikle og styre kampagner Foretage kreditvurdering Evaluere salgspræstationer Fakturere ordre, herunder kreditnota Styre udfasning / lancering af produkter Vurdere projekt og beslutte om tilbud skal afgives Styre opkræv-ninger og tilgode-havender

35. 1 Unikke krav – kravspecifikation • Beskriver de væsentligste forhold i en forretningsproces – det unikke • Beskriver ikke krav, som ethvert system kan håndtere (vurdering) • Danner rammen og fundamentet for det fremtidige ERP-system Udfyldes af leverandøren Løbenr. Selve kravteksten Tilretning, omfang, konsekvens mv. Prioritering af kravet: O Obligatorisk krav, som er af helt afgørende betydning. Såfremt kravet ikke kan opfyldes, skal der findes alternative løsninger. K Vigtigt krav. Såfremt kravet ikke kan opfyldes, er det ikke kritisk, men det forringer værdien af systemet. Ø Ønske evt. på længere sigt. Kategorisering af den nødvendige tilretning for at håndtere kravet: Ja Kan umiddelbart opfyldes, eksempelvis vha. parameteropsætning TilrKan opfyldes med programmering af tilretninger Nej Kan ikke opfyldes

36. 1 Udformning af unikke krav • Et krav skal være kortfattet og målbart samt naturligvis forståeligt • Et krav skal være forretningsmæssigt begrundet • Hellere flere korte krav end et langt omfattende krav. Dermed kan interessenter tage stilling: • Kunde: Prioritering af krav og er kravet leveret? • Leverandør: Hvordan skal kravet udføres? • Krav bør derfor ikke formuleres som: Vi ønsker et brugervenligt og fleksibelt system, som er i stand til at håndtere de nuværende og fremtidige udfordringer i en dynamisk, proaktivog holistisk virksomhed i vækst. Felt til varenr. skal være på 36 tegn og med farve opbygget af (rød, grøn, blå) = (156, 239, 133).

37. 1 Afdækning af krav: Inspirationskilder • Specifikke forhold, som vurderes ikke umiddelbart at være indeholdt i et standard ERP-system. • Gode (og dermed bevaringsværdige) faciliteter/funktioner i det nuværende ERP-system. Hvis disse faciliteter/funktioner ikke findes i det nye ERP-system, vil det give en væsentlig forringelse af dagligdagen. • Områder hvor det nuværende system ikke har fungeret hensigtsmæssigt. Hvis det nye ERP-systemkan håndtere disse områder, vil det give en væsentlig forbedring af dagligdagen. • Handlinger der i øjeblikket udføres i tilknyttede hjælpesystemer eller "private skuffesystemer" fx Excel og som med fordel kunne udføres af det nye ERP-system. • Udskrifter, rapporter mv. – både eksisterende og ønsker.

38. 1 Eks. på materiale til workshops Deloitte oplæg Stikord, spørgsmål til de enkelte processer i procesmodel Deloitte oplæg Oplæg til mere detaljerede forløb med stikord, spørgsmål til de enkelte handlinger

39. 1 Eks. på unikke krav Eksempel

40. 2 Udbudsmateriale • Beskrivelse af virksomheden, herunder procesmodel. • Udbudsbetingelser, herunder tidsfrister og fremgangsmåde for forløbet. • Evalueringskriterier som virksomheden vil anvende. • De identificerede unikke krav til ERP-systemet som leverandøren skal forholde sig til – opdelt efter procesmodel og tværgående krav. • Program for leverandørworkshop som leverandøren nøje skal følge. • Krav om aflevering af skriftlig tilbud med en specificeret struktur og indhold bl.a. med oplæg til implementeringsforløb og estimat for licens og implementeringsomkostninger. • En række spørgsmål om leverandøren, systemet generelt, referencer mv. • Oplæg til kontrakt, som leverandøren skal forholde sig til.

41. 2 Evalueringskriterier • Implementeringsprojekt • Implementeringsprojekt, herunder uddannelse • Tidsrammer • Det interne ressourceforbrug • Konvertering • Kapacitet og performance • Økonomi • Økonomi i anskaffelse, herunder licens, tilretninger, integration, uddannelse, konvertering, installation, og driftsstart • Økonomi i drift • Systemet • Opfyldelse af krav med tilretninger og med standardfunktionalitet • Brugergrænseflade • Rapporteringsmuligheder og fleksibilitet • Sikkerhed, kontrol og revision • Teknologi • Arkitektur og systemdesign, herunder integrationsmuligheder • Fremtidige muligheder og udvikling i systemet • Leverandør • Leverandørens forståelse for virksomheden • Leverandørkompleksitet • Stabilitet: Produkt og leverandør • ”Personkemi” • Referencer

42. 2 Identifikation af ERP-system Systemer og implementeringspartnere generelt på markedet Systemer og implementeringspartnere på det danske ERP-marked Virksomhedsrelevante ERP-systemer og implementeringspartnere: Long List 3 systemer og tilhørende implementeringspartner: Løsningsforslag/tilbud og workshop Valgt ERP-system og implementeringspartner

43. 2 Indblik i system og leverandør • Leverandørworkshop • Typisk omfang 1-2 dage (kan stoppes hvis det findes nødvendigt) • Stramt styret vha. program med emner og tidspunkter som leverandøren skal følge • Fokusering på nøgleområder og specialfunktionalitet • Via vurderingsskema sikres afdækning af kravopfyldelse • Vurderingsskemaer udfyldes undervejs af virksomhedens deltagere • Der skal være gennemgående deltagere fra virksomheden • Leverandøren skal være repræsenteret af de personer, som efterfølgende skal udføre opgaven – dvs. ikke alene sælgere • Referencebesøg • Afdække erfaringer/oplevelser med system og leverandør • Afdække specielle forhold

44. 3 Vurderingsskema Vurderingsskema, som workshop-deltagere udfylder undervejs i workshop, med • Objektiv pointvurdering af de enkelte spørgsmål • Subjektive kommentarer - ”mavefornemmelse” Eksempel Svar fra de enkelte vurderings-skemaer konsolideres Vurdering fra deltagere efter: Point Betydning 5 Meget over forventning 4 Over forventning 3 Opfylder forventning 2 Under forventning 1 Opfylder slet ikke Blank Kan ikke vurdere Eksempel

45. 4 Program for leverandørworkshop 09.00 - 11.00 Introduktion af • Deltagere: Navn og opgaver i relation til ERP-system • Leverandør • Produktet generelt • Referencer 11.00 - 15.00 Temaer • xxxx • xxxx • xxxx 12.00 - 12.45 Frokost 15.00 - 15.45 Skitse til forløb for implementering af systemet Overslag over omkostninger for anskaffelse og drift 15.45 - 16.00 Leverandørens opsummering og afrunding 16.00 - 16.30 Subjektive indtryk (uden at leverandøren er tilstede!) Eksempel

46. 5 ”Spilleregler” for workshopdeltagere • Sætte sig ind i virksomhedens krav: Have læst kravspecifikation • Ved de enkelte leverandørworkshops skal deltagerne • Være objektive og åbne overfor såvel leverandør som system – eksempelvis over for alternative forslag til at udføre handlinger/forløb • Vurdere leverandører og systemer ensartet og konsistent • Fokusere på de spørgsmål, som er inden for deres område • Ikke gå for meget i detaljer, idet hele programmet skal nås • Sikre at leverandøren får svaret på og vist de ønskede områder • Udfylde vurderingsskemaer undervejs – både med objektive point og subjektive indtryk • Efter hver workshop er der en fælles opsamling af subjektive indtryk

47. 6 Evaluering og indstilling Sammenstilling af objektive vurderingsskemaer fra leverandørworkshops Sammenstilling af subjektive indtryk fra leverandørworkshops Konsolidering og præsentation af vurderinger Diskussion for prioritering og indstilling Vurdering af tilbud/løsningsforslag

48. 7 Kontraktforhandlinger Kontrakten Fastlægger en række projektmæssige forhold fx betaling Styringsværktøj, hvis noget går galt - lidt som en forsikring Ikke en hammer til at slå modparten med Forhandling Begge parter skal være tilfredse Win-Win situation K01 Standardkontrakt for kortvarige it-projekter Udarbejdet af Videnskabsministeriet med deltagelse af - Økonomistyrelsen - Kammeradvokaten - Dansk IT - IT-Brancheforeningen

49. Tidsplan - eksempel Kick-off Trin 1: Kortlægge forretnings-processer og unikke krav Trin 2: Udarbejde og udsende udbudsmateriale Trin 3: Udarbejde vurderingsskema Trin 4: Afholde leverandør-workshops Trin 5: Udfyldevurderings-skema Trin 6: Foretage evalueringog indstilling Kontraktforhandlinger Leverandører forbereder sig Uge 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

50. S Agenda • Deloitte – kort om os • Generelt om ERP-systemer • Valg og anskaffelse af ERP-systemer • Implementering af ERP-systemer • Opsummering