บทเรียนที่ 1

1. บทเรียนที่ 1 ลักษณะของระบบบัญชี - ความหมายและความสำคัญของระบบบัญชี - ลักษณะสำคัญและส่วนประกอบของระบบบัญชี - ประเภทของงานวางรูปแบบระบบบัญชีและผู้ วางรูปแบบระบบบัญชี - ลำดับขั้นของงานวางระบบบัญชี

2. ระบบบัญชี คือ อะไร accounting system

3. ความหมายของระบบบัญชี ระบบการจัดเก็บข้อมูล อันประกอบด้วย แบบฟอร์มเอกสารหรือเอกสารต่าง ๆบันทึกทางการบัญชีรายงานตลอดจนวิธีการและอุปกรณ์ต่าง ๆ ที่ได้นำมาใช้ ในการรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับการดำเนินงานและการเงินของกิจการ เพื่อช่วยให้ฝ่ายจัดการสามารถปฏิบัติหน้าที่อันอยู่ในความรับผิดชอบให้ลุล่วงไปด้วยดีและนำเสนอข้อมูลให้แก่ผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง

4. ความสำคัญของระบบบัญชีความสำคัญของระบบบัญชี ในภาวะปัจจุบันระบบบัญชีมีความสำคัญมาก โดยเฉพาะธุรกิจขนาดใหญ่ มีการแบ่งส่วนงานหลายส่วน และมีพนักงานเป็นจำนวนมาก การมีระบบบัญชีที่เหมาะสมจะทำให้การมอบหมายงานและควบคุมงานกระทำได้ง่าย เพราะระบบบัญชีรายงานผลงานแต่ละส่วนให้ถูกต้อง ช่วยให้ธุรกิจสามารถรายงานผลการดำเนินงานโดยส่วนรวมทั้งหมดที่เป็นประโยชน์ต่อผู้บริหาร และบุคคลภายนอกได้ถูกต้องทันเวลา ช่วยป้องกันและรักษาทรัพย์สินของกิจการไม่ให้สูญหาย หรือนำไปใช้ในทางที่ไม่สมควร การมีระบบบัญชีที่ดีจึงเป็นเป็นระบบที่มีการควบคุมภายในที่ดีด้วย

5. “ระบบบัญชีที่ดี จะนำข้อมูลทางบัญชีจากทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องมายังแผนกบัญชี”

6. ตัวอย่าง กระบวนการซื้อสินค้า Supplier Supplier หน้าร้าน ฝ่ายจัดซื้อ จัดทำใบขอซื้อ(PR) จัดทำใบสั่งซื้อ (PO)หัวหน้าทำการอนุมัติ จัดเตรียมสินค้าและออก Invoice ทำการจัดส่งสินค้า + บัญชี คลังสินค้า ได้รับเอกสารการซื้อ และบันทึกบัญชีซื้อ ตรวจนับสินค้า และบันทึกรับสินค้า

7. จัดหยิบสินค้าตามใบหยิบสินค้าจัดหยิบสินค้าตามใบหยิบสินค้า ยืนยันปริมาณการหยิบสินค้า เพื่อนำข้อมูลไปสร้างใบแจ้งหนี้ โดยอัตโนมัติ บันทึกใบรับคำสั่งซื้อ(SO) ดึงใบรับคำสั่งซื้อที่ผ่านการ อนุมัติขึ้นมาทำการจัดหยิบสินค้า Request ตัวอย่าง กระบวนการขายสินค้า ลูกค้า ฝ่ายขาย ฝ่ายสินเชื่อ ฝ่ายคลังสินค้า ทำการตรวจสอบวงเงินสินเชื่อ เพื่ออนุมัติใบรับคำสั่งซื้อ ฝ่ายคลังสินค้า หน่วยงานบัญชี ฝ่ายคลังสินค้า บันทึกข้อมูลใบแจ้งหนี้(Direct) เพิ่มหนี้ และลดหนี้ขาย(DN/CN)

8. ตรวจสอบใบขอเบิกจ่าย แล้ว ทำการอนุมัติ พิมพ์เช็ค Request ตัวอย่าง กระบวนการจ่ายเงิน ฝ่ายบัญชี หน่วยงาน ฝ่ายบัญชี ฝ่ายการเงิน หน่วนงานต่างๆบันทึก ใบขอเบิกจ่าย บันทึกใบสำคัญจ่าย บัญชี ฝ่ายการเงิน ได้รับเอกสารการจ่ายเงิน และบันทึกบัญชี ตัดจ่ายเช็คเมื่อ เจ้าหนีมารับเช็ค

9. 1.1.2 ส่วนประกอบของระบบบัญชี 1 2 3 4 5

10. 1.เอกสารทางบัญชี • แบบฟอร์ม แบบพิมพ์ ที่ใช้งานประจำวันของกิจการและใช้เป็นหลักฐานในการลงบัญชี เช่น • เอกสารการขาย : ใบกำกับสินค้า บิลขายสด • เอกสารการซื้อ : ใบส่งของ • เอกสารการจ่ายเงิน : ใบสำคัญจ่าย ใบเสร็จรับเงิน • เอกสารการรับเงิน : ใบเสร็จรับเงิน • เอกสารการโอนเงิน : สำเนาใบโอนเงิน • เอกสารการปรับปรุงรายการ : ใบสำคัญทั่วไป • เอกสารสัญญา : สัญญาเช่า สัญญาเงินกู้

11. 2.สมุดบัญชีและบัญชีแยกประเภท2.สมุดบัญชีและบัญชีแยกประเภท

12. สมุดบัญชีและบัญชีแยกประเภท (ต่อ)

13. การสรุปผลและรายงาน • รายงานงบการเงิน เช่น งบดุล งบกำไรขาดทุน งบกระแสเงินสด • รายงานการวิเคราะห์งบการเงิน อัตราส่วนทางการเงิน • รายงานยอดขายประจำเดือน ประจำไตรมาส ประจำปี • รายงานค่าใช้จ่ายเปรียบเทียบงบประมาณค่าใช้จ่าย • รายงานต้นทุนการผลิต • รายงานลูกหนี้คงค้าง • รายงานสินค้าคงเหลือ • รายงานสินทรัพย์ถาวร

14. วิธีการต่าง ๆ ที่กำหนดให้บุคคลที่กำหนดให้ปฏิบัติงานในระบบ • บุคคลเป็นองค์ประกอบที่สำคัญที่สุด • เป็นบุคลากรในองค์กรที่ก่อให้เกิดกิจกรรมทางการค้าทุกกระบวนการ เช่น พนักงานแต่ละแผนก • เป็นบุคลากรที่เกี่ยวข้องกับการจัดทำบัญชี เช่น สมุห์บัญชี • เป็นผู้บริหารที่มีอำนาจสั่งการ เช่น กรรมการบริษัท ผู้จัดการ • ดังนั้นการคัดเลือกพนักงานเพื่อปฏิบัติงาน ต้องมีคุณสมบัติที่เหมาะสมกับระบบที่วางไว้ เพื่อนำมาใช้ปฏิบัติได้อย่างมีประสิทธิภาพ

16. เครื่องมือและเครื่องจักรที่ใช้ในการปฏิบัติงานเครื่องมือและเครื่องจักรที่ใช้ในการปฏิบัติงาน • เครื่องคำนวณ เครื่องคิดเลข • เครื่องคอมพิวเตอร์ • เครื่องบันทึกเงินสด (Cash register machine) • โปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป • เครื่องสแกนบาร์โค๊ต • เครื่องถ่ายเอกสาร • เครื่องพิมพ์เอกสาร (printer)

17. ประเภทของงานวางระบบบัญชีประเภทของงานวางระบบบัญชี • การวางระบบบัญชี คือ การจัดให้มีระบบบัญชีในองค์กร ซึ่งอาจเป็นการวางระบบบัญชีการเงิน หรือบัญชีบริหารซึ่งครอบคลุมไปถึงระบบบัญชีต้นทุนด้วย แล้วแต่ลักษณะของธุรกิจ

18. ประเภทของงานวางระบบบัญชีประเภทของงานวางระบบบัญชี • งานวางระบบแบ่งตามลักษณะของการให้บริการ • วางระบบบัญชีใหม่ • วางระบบบัญชีในกิจการที่ตั้งขึ้นใหม่ • วางระบบบัญชีใหม่ ในกิจการที่ตั้งขึ้นมานานแล้ว • วางระบบบัญชีเพื่อขยายให้ครอบคลุมถึงกิจกรรมที่เกิดขึ้นใหม่ (วางเฉพาะส่วนงานใหม่) เช่น การวางระบบเฉพาะสาขาที่เปิดใหม่ • วางระบบบัญชีเพื่อปรับปรุงบัญชีที่ใช้อยู่ในปัจจุบันเฉพาะส่วน (วางเฉพาะส่วนที่ควรปรับปรุง) เช่น วางระบบเฉพาะแผนกขาย เนื่องจากมีการนำระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาใช้งานหน้าร้าน

19. ประเภทของผู้วางระบบบัญชีประเภทของผู้วางระบบบัญชี • สำนักงานบัญชี หรือ ผู้สอบบัญชี • หน่วยงานภายในธุรกิจ คือ แผนกบัญชี แผนกตรวจสอบภายใน • นักบัญชี • บริษัทจำหน่ายโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี

20. สำนักงานบัญชี หรือ ผู้สอบบัญชี • สำนักงานบัญชีหรือผู้สอบบัญชีมีประสบการณ์อย่างกว้างขวาง • มีความเป็นกลางในการวางระบบ • มีความชำนาญในอุตสาหกรรมแต่ละประเภทโดยเฉพาะ หน่วยงานในธุรกิจ • รู้จุดอ่อนและข้อบกพร่องของกิจการเป็นอย่างดี • ทราบว่ากิจการมีความสามารถที่จะปฏิบัติตามระบบที่วางไว้ได้เพียงใดด้วย

21. บริษัทจำหน่ายโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี • สามารถช่วยวางระบบได้บางด้าน โดยเฉพาะด้านที่เกี่ยวข้องกับโปรแกรมหรืออุปกรณ์ที่ได้นำมาจำหน่าย • แต่การให้วางระบบทั้งหน่วยงานอาจไม่เหมาะสม

22. ประเภทของผู้วางระบบบัญชีประเภทของผู้วางระบบบัญชี • เป็นผู้เชี่ยวชาญทางบัญชี และ มีประสบการณ์ด้านการวางรูประบบบัญชี ในธุรกิจหลากหลายประเภท • ความรู้วิชาการ • ความรู้ด้านบัญชี • ด้านการบริหารธุรกิจ รูปแบบธุรกิจ • ด้านกฎหมาย • ด้านเครื่องมือช่วยต่าง ๆ

23. ความรู้ที่จำเป็นสำหรับการวางระบบความรู้ที่จำเป็นสำหรับการวางระบบ • ระบบงานประจำสำนักงาน • การจัดสายงานของแผนกบัญชีในกิจการใหญ่และเล็ก • หลักการและวิธีปฏิบัติเกี่ยวกับการตรวจสอบ เพื่อที่จะทำให้รายการที่บันทึกพร้อมตรวจสอบได้ทันที มีวิธีการตรวจสอบซึ่งกันและกัน

24. ประเภทของผู้วางระบบบัญชีประเภทของผู้วางระบบบัญชี • ความสามารถส่วนตัว • การประยุกต์หลักทฤษฎีให้สอดคล้องกับการปฏิบัติ • การค้นหาข้อเท็จจริง การแก้ไขปัญหา • การถ่ายทอดความรู้ แนะนำให้ผู้อื่นเข้าใจง่าย • การจูงใจให้ผู้อื่นคล้อยตาม สำหรับการวางระบบกิจการขนาดใหญ่ อาจต้องใช้ทีมงานผู้วางระบบที่มี ความชำนาญหลายด้านมาร่วมมือกัน ระบบจึงจะมีความสมบูรณ์ยิ่งขึ้น

25. ลำดับขั้นตอนในการวางรูปแบบระบบบัญชีลำดับขั้นตอนในการวางรูปแบบระบบบัญชี การวางรูปแบบระบบบัญชีใหม่ มีลำดับขั้นตอนดังนี้ 1. การสำรวจและวิเคราะห์องค์กร 2. การร่างและออกแบบระบบบัญชีใหม่ 3. การนำระบบบัญชีใหม่ออกปฏิบัติ 4. การติดตามผล

26. การสำรวจขั้นต้น - สำรวจข้อมูลขั้นต้นแล้ว เพื่อทำให้ทราบถึงความต้องการของฝ่ายบริหาร - นำเสนอโครงการวางรูประบบเป็นรายงานการวิเคราะห์แนวทางในการออกแบบระบบบัญชี เพื่อให้ลูกค้าตัดสินในตกลงให้มีการวางรูประบบบัญชี ข้อมูลที่นำเสนอมีดังนี้ 1. วัตถุประสงค์และขอบเขตของงาน 2. กำหนดระยะเวลา 3. อัตราค่าตอบแทน 4. ความร่วมมือที่จำเป็นจากพนักงาน เมื่อลูกค้าตกลงตามข้อเสนอลงนามในข้อตกลงเพื่อให้ทั้งสองฝ่ายเก็บไว้เป็นหลักฐานก่อนเริ่มลงมือปฏิบัติงาน

27. 1) การสำรวจเพื่อศึกษาลักษณะของกิจการ การสำรวจและวิเคราะห์องค์กรโดยละเอียด โดยมีการจัดบันทึก สร้างแผนผัง กระดาษทำการต่าง ต่าง เพื่อนำมาวิเคราะห์ระบบการทำงานต่าง ๆ ซึ่งมีรายละเอียดเกี่ยวกับ 1. รูปแบบธุรกิจ : เจ้าของคนเดียว ห้างหุ้นส่วน บริษัท 2. ผังการจัดสายงาน : ผังโครงสร้างองค์กร 3. รายการทางธุรกิจ : ลักษณะธุรกิจ - ซื้อมาขายไป - ธุรกิจผลิต - ประเภทรายได้ค่าใช้จ่ายส่วนใหญ่

28. 3. รายการค้าของธุรกิจ เพื่อศึกษาปริมาณรายการค้าที่เกิดขึ้น และรายละเอียดของรายการค้า - ผลิตภัณฑ์ของกิจการ: ชื่อสินค้า รูปแบบ ชนิด ขนาด หน่วยนับ ราคาต่อหน่วย ประเภทผลิตภัณฑ์ แนวโน้มผลิตภัณฑ์ ตรายี่ห้อ - นโยบายของกิจการ - กระบวนการผลิต: ที่ตั้งโรงงาน จำนวนแผนก ขั้นตอนผลิต เครื่องจักรในการผลิต แผนผังโรงงาน ชนิดของต้นทุนและวัตถุดิบ - วงเงินที่ใช้ในการลงทุน : มีการใช้ทุนเจ้าของหรือการกู้ยืมภายนอก - ระบบการควบคุมภายใน: สินค้าคงเหลือ พัสดุ รายจ่าย รายได้ ค่าแรงงาน ลูกหนี้ เจ้าหนี้ ต้นทุน งบประมาณ งานฝ่ายบัญชีอื่น ๆ 1) การสำรวจและวิเคราะห์องค์กร

29. 1) การสำรวจและวิเคราะห์องค์กร 5. เอกสารทางบัญชี สมุดบัญชี ผังบัญชี และรายงานต่าง ๆ การสำรวจถึงเอกสารที่ได้จัดทำเพื่อการบันทึกบัญชีและรายงานการเงินต่าง ๆ ในขณะนี้ว่ามีความเพียงพอ สอดคล้องกับกฎหมาย และตรงตามความต้องการของกิจการหรือไม่ ตลอดจนเครื่องมือและเครื่องใช้ในระบบบัญชีตลอดจน ระบบการควบคุมภายในของกิจการ

30. 2) การร่างระบบบัญชีใหม่ วิธีการวางรูประบบบัญชีใหม่ 1. การกำหนดเอกสารทางบัญชีและแบบฟอร์มที่ใช้สำหรับรวบรวมข้อมูลในกิจการ ซึ่งต้องครอบคลุมกิจกรรมทุกด้าน 2. การกำหนดสมุดบัญชี 3. การกำหนดรายงานซึ่งต้องนำเสนอฝ่ายบริหารและบุคคลภายนอก 4. การกำหนดวิธีการปฏิบัติงาน 5. การกำหนดเครื่องมือทางบัญชี 6. กำหนดพนักงานเจ้าหน้าที่เพื่อปฏิบัติงานตามระบบบัญชี

31. 3) การนำรูประบบบัญชีออกมาใช้ นำระบบบัญชีที่ออกแบบเรียบร้อยแล้ว เสนอต่อผู้บริหารอนุมัติให้นำมาใช้จริง เตรียมความพร้อมของเอกสาร เครื่องมือ และบุคลากร ดังนี้ จัดเตรียมสมุดบัญชีและเอกสารไว้ให้พร้อม จัดหาเครื่องมือทางการบัญชีให้เพียงพอ ออกกฎ ระเบียบ ข้อบังคับ พร้อมบทลงโทษ เพื่อให้พนักงานปฏิบัติตามระบบบัญชีอย่างเคร่งครัด อบรมพนักงานเพื่อให้เข้าใจในระบบบัญชีใหม่และสามารถปฏิบัติงานได้ทันที

32. 4) การติดตามผลและวางรูประบบบัญชี การติดตามผลและการวางรูประบบบัญชี เป็นขั้นตอนสุดท้ายหลังจากที่กิจการได้มีการนำระบบบัญชีใหม่ไปปฏิบัติได้สักระยะหนึ่ง ซึ่งอาจเป็นหลังจากนั้นประมาณ 1 – 3 เดือน วิธีการติดตามผล ติดตามผลการใช้เอกสารการบัญชีและสมุดบัญชีและรายงานต่าง ๆ การวิเคราะห์ต้นทุนของระบบ ประเมินผลการยอมรับของผู้ใช้งาน ประเมินผลการควบคุมภายใน ติดตามดูผลจากการนำระบบออกปฏิบัติ ประเมินผลรวมและให้ข้อเสนอแนะเพื่อแก้ไข

33. งานชิ้นที่ 1Big Job (10 คะแนน) • ศึกษาระบบบัญชีของธุรกิจที่นักศึกษาสนใจ โดยศึกษาองค์ประกอบของระบบบัญชีทั้ง 5 องค์ประกอบอย่างละเอียด • นำเสนอข้อมูลพร้อมตัวอย่างประกอบ จัดทำเป็นรายงานและนำเสนอในชั้นเรียน • ธุรกิจที่นักศึกษาเลือกต้องเป็นประเภทธุรกิจที่ไม่ซ้ำกัน ไม่เป็นธุรกิจสาขา ส่วนราชการ ธุรกิจเจ้าของคนเดียว (ส่งรายชื่อให้อาจารย์อนุมัติก่อน) • ประเภทธุรกิจ : ซื้อมา-ขายไป , รับเหมาก่อสร้าง , ผลิต , บริการโรงแรม, บริการรับจ้างทำของ , ส่งออก , อื่น ๆ