Сучасне адміністрування з допомогою бізнес-процесів та електронного уряду

1. Сучасне адміністрування з допомогою бізнес-процесів та електронного уряду Вимоги, впровадження та віддача Д-р Крістіан Еге, екс-Державний секретар Реформа системи надання адміністративних послуг:вимір у контексті європейських стандартів Київ,5 – 6 грудня 2013 р.

2. Анкета • A Творчий хаос • B Робочий стіл президента • C Звичайний офіс департаменту у Кабінеті

3. C Звичайний офіс одного з департаментів Кабінету за день до засідання Ради Міністрів Рішення

4. 3 рівні державного управління Без обробки даних:виконання завдань вручну, без поєднання Традиційний спосіб обробки даних: часткова автоматизація завдань, без поєднання Ел. уряд/управління бізнес-процесами: часткова автоматизація завдань з їх поєднанням

5. Приклад: 1-шеонлайн-засіданняел. Кабінету Міністрів 1 2 3 Підготовка Рішення Підведення підсумків,складання протоколу Фінансів Фінансів Міністр та Держ. секретар Внутр.справ Внутр.справ Департаменти Кабінету Внутр. голосування та консультації Департаменти Кабінету Економіки Економіки . . . . . . Охорони довкілля Управління. справами Управління. справами Охорони довкілля Онлайн-доступ (шифрований) Інтранет • Сервер документів: • Порядок денний, звіти та проекти рішень (варіанти) • Документи остаточних рішень • Протоколи • Шаблони документів Онлайн-доступ (шифрований) Онлайн-доступ (шифрований)

6. Низький Середній Високий Економія коштів Швидкість процесів Простота процесів Підвищення якості Мотивація працівників Сучасний імідж Повернення інвестиції у 50000 євро Матеріально-технічне забезпечення та транспортування ~ 50000 євро на рік Час на транспортування= 0 Високошвидкісний зв’язок для термінових пропозицій/оновлень Інтегрована та захищена платформа даних (Інтранет) Видатки на друк і транспортування падають до 0 Електронне архівування (Інтранет) Фактичне, без надлишкового резервування Керівники подають приклад працівникам Пріоритетність застосування ел. Уряду “1-ша земля з онлайновим Кабміном

7. Видима частинадля користувачів (Інтернет, зв'язки з громадськістю) Тільки для органу управління: Інфраструктура, процеси, Внутрішні прикладки Організація (бек-офіс) Ел. Уряд: реальний потенціал – під поверхнею

8. Сучасне адміністративне управління з використанням бізнес-процесів та ел. уряду • Управління бізнес-процесами • Вимоги • Впровадження • Повернення інвестицій в ел. уряд

9. Не можна оптимізувати структуру держ. управління, поки не будуть видимі бізнес-процеси

10. Бізнес-процес. Приклад 1: „Формула-1“: 1 машина - 14 людей – 4,5 сек. Що бачите ви Паралельні процесипідтримки Необхідно змінити колеса Планування стратегії операцій на піт-стопі Заїзд на піт-стоп Функція (дія) Вибір. підготовка та підігрів 4 коліс Болід піднято Подія Підготовка капсули заправки Логічний оператор ^ Заміна 4 коліс Заправка баку Підготовка домкратів Готово Готово Безпека членів команди ^ Усі відходять Координація роботи команди Вперед

11. Бізнес-процес. Приклад 2:„Приватне авто 1“: 1 машина -2 людини – півгодини Потрібно поставити “зимову” гуму Узяти колеса та інструменти Заміна колеса 3 Заміна колеса 2 Підготовлено Машину піднято Машину піднято Відрегулювати тиск у колесах Підняти машину домкратом та замінити колесо 1 Підняти машину домкратом та замінити колесо 3 Зроблено Машину піднято Зроблено Заміна колеса 1 Заміна колеса 3 Затягнути всі болти Зроблено Машину піднято Зроблено Підняти машину домкратом та замінити колесо 2 Підняти машину домкратом та замінити колесо 4 Машину піднято Машину піднято

12. External Workflow internal workflow From the outside: eGovernment - what´s behind? Civil Registry Office Electronic Files City Hall • Citizen´ Demands • Life events oriented • 24 h access • secure Electronic Signature Citzen Services Call Center Customer Care Mobile Services Portals Internet

13. Від Бачення до ел. уряду Публічні/ внутр. послуги (продукти) • Структура та кількість послуг • Обставинні моделі • Придатні до онлайнового та офлайнового використання Бізнес-процеси Відповідальність за результаи процесу(департамент/керівник) Завдання Функція бізнес-процесу.Послідовність завдань визначається процесом Працівники/ організація Ієрархія визначає структуру організаціїкожний працівник є складовою певного департаменту Дані Структура даних та інтерфейси користувача (GUI) є основою кожної прикладки ел. уряду/IT-системи Прикладка ел. уряду/ IT-система

14. Підрозділ 1 • Підрозділ 2 • Підрозділ 3 • Функція б Функція a • Функція в Sachbearbeiter 2 IT Org. Org. Працівник 1 • Працівник 4 • Працівник 3 Повернення інвестицій в ел. уряд: визначення параметрів та переваг інвестування Якість послуг • Орієнтація на додану вартість для користувача • Зменшення помилок через спрощення користування для працівників • Прозорість • Легкий доступ до послуг Адміністрація Адміністративні витрати • Структуровані бізнес-процеси, незначні зміни у підрозділах, зменшення дискретності носії інформації • Автоматизації робочих потоків/інтегрована IT-система • Попередження діяльності, не пов'язаної зі створенням доданої вартості Бізнес-процес Час обробки • Скорочення часу утримання транспортування та очікування • Гнучкість • Доступність (24/7) ? • Надійність Замовник/ громадянин

15. Ел. уряд: сумісність послуг До 5000 справ Важливі критерії: • Частота зустрічання • Економічна ефективність на рік 21% До 10000 справ на рік4% Послуги,придатні для бланків Інше Більш, ніж 10000 90% До500 справ Непридатні справ на рік4% на рік 69% 27% Масові процеси обробки 2% 35% Інформаційні веб-послуги Важливі критерії • Мінімальна к-ть запитів(ефективність) • Технічна доцільність • Простота використання; напр.обмеження застосування ел. підписів 38%

16. Як визначити найбільш відповідні послуги для початку роботи Пріоритизовані послуги ел. уряду • Існуючі критерії • Основні державнідіячі(основні гравці) • Осн. Зацікз сторони • Урядовці • ~100 урядовихструктур Послуги ~ 300 - 400 • Громадяни • Компанії 1. Набір критеріїв Протягом 3 років 75 2. Набір критеріїв 30 найважливіших 30 Найкращі для початку 5

17. Розробка бачення ел. уряду Високі стандартибізнес-процесів Початок з простого з допомогою гібридних рішень Принцип KISS: починайте з простого сьогодні, але майте бачення на завтра Вище операція Ефективність та якість послуг комунікація інформація Нижче Вище Ступінь інтеграції процесів

18. Бачення: формулювання стратегії ел. уряду Політика Суспільство Громадянита послуги Цілі Процеси Працівники Ефективність якість Технології Інновації Закон

19. Internet E Shop ePayment HKR/ZÜV Технологічні вимоги (основні) Інтернет-порталта система управління змістом Сервер бланків Безпека даних Система управління документообігом Центр громадських послуг (телефон/ Інтернет) Платформа обробки платежів

20. Шість визначальних принципів успішного ел. уряду 1 Підвищення ефективності: дешевше, швидше, дружнє до користувача, орієнтоване на користувача 2 Ел. уряд підвищує привабливість та модернізує усю систему адміністративного управління 3 Децентралізоване впровадження – централізована координація 4 Співпраця з організаціями регіональних та місцевих органів влади 5 Застосування сучасної технології та стандартів 6 Ел. Уряд, як інвестиція у високоефективну, економічну та сервіс-орєнтовану державу

21. Інноваційна кампанія: від знання до використання Процес Прийняттярішень знати відчути захотіти уподобати придбати Відчути результат Ноу-хау та досвід Пошук новихпідходів Застосування та вирішення Процес змін Занурення Розуміння Успіх

22. Повернення вкладів: від адміністрування паперів до управління ел. урядом Управління процесами традиційногодокументообігу та підпису Ел. Уряд: центр контролю за якістю процесів Час циклу Витрати Якість Громадський офіс Ефективність надання Аналіз кількісних показниківта прогнозування Рівень задоволення громадян

23. Ніколи не забувайте: сучасне державне управління єскладовою розвитку країни Еталонне порівняння ринки, технології, інновації Національна конкурентоспроможність сьогодні • Середні компанії • Інновації • Нові компанії 2014-2020 • освіта • Промисловість • сучасне держуправління Економічний цикл, демографія • База: • національні/укр /європейські • ресурси

24. Рубання бюрократичних завалів - чи вдосконалення державного управління: головне... добувати найкоштовніше! Дякую за увагу! Час для запитань та відповідей

25. Д-р. Крістіан Еге. Резюме Народився: 1970 Навчався економіці бізнесу (Diplom-Kaufmann) В університеті Саарланду Спеціалізація: ділові інформаційні системи та маркетинг Отримав ступіть доктора економічних наукв Institut für Wirtschaftsinformatik, м. Саарбрюкен Захист дисертації під керівництвом д-ра,проф. Августа-Вільгельма Шеєра 1999-2004 – керівник Офісу інновацій досліджень та технології Прем'єр-міністра (Уряд землі Саарланд, Німеччина) 2004-2009 – Державний секретар з питань економіки, науки та інновацій землі Саарланд, НімеччинаВідповідав за питання розробки інноваційних стратегій, розвитку бізнесу та економіки, розвитку ВУЗів та університетського медичного центру, ел. уряду (був Директором з інформаційних технологій), туризму та структурних змін 2010 – заснував компанію, яка займається консалтингом та інноваційним менеджментом

26. Contact Consulting & Innovation Management DR. CHRISTIAN EGE State Secretary (a.D.) www.innovation.aus-tradition.de Mail: innovation@aus-tradition.de