Oleh: KAMARUDDIN ZAINAL Unit Belanjawan Dan Tatacara Kewangan Program Kewangan Eksekutif

1. SISTEM BELANJAWAN DIUBAHSUAI / KAWALAN DALAM & INTEGRITI DALAM PENGURUSAN KEWANGAN Oleh: KAMARUDDIN ZAINAL Unit Belanjawan Dan Tatacara Kewangan Program Kewangan Eksekutif INTAN, Bukit Kiara 03-20847665 / 016-3964762

2. Sistem Belanjawan ialah… Pengurusan kewangan sesebuah organisasi untuk sesuatu tempoh masa hadapan (biasanya setahun) bagi mencapai objektif yang dirancangkan Sektor Awam a) Belanjawan Mengurus b) Belanjawan Pembangunan

3. Pengagihan sumber yang lebih baik & teratur Meningkatkan kemajuan pelaksanaan SBPP Meningkatkan akauntabiliti para pengurus Objektif MBS Membantu pengurus program meningkatkan prestasi

4. Prinsip Pengurusan Bajet Legaliti Memperolehi (Obtain) Kecekapan (Efficiency) Keberkesanan (Effectiveness) Akauntabiliti Mengurus Mengawal Ekonomi Authoriti (Penurunan Kuasa)

5. Bajet Prestasi (Performance Budgeting) Model Input-Output (Program/Aktiviti) 1. Penentuan Keutamaan (ABM 2) -Objektif -Pelanggan -Analisis Keperluan/Dasar Efficiency 2. Sumber-sumber (ABM 2) 3. Spesifikasi Output (ABM 2) Masalah Objektif Input Proses Output Impak Effectiveness 4. Penujuk Impak (ABM 2) 5. Penilaian Program (ABM 2) Perjanjian Program

6. Perjanjian Program 1. Penentuan Keutamaan a) Penentuan objektif Apa yang hendak dicapai, berorientasi impak, spesifik & boleh diukur b) Mengenalpasti masalah/keperluan Apa masalah/keperluan pelanggan, luasnya & sebab-sebab masalah/ keperluan? c) Perancangan strategik - Tahun belanjawan pertama,kedua, jangka pendik (<5 tahun) & jangka panjang (>5 tahun)

7. 1. Penentuan Keutamaan (2006-07) Analisis Bajet Gender 1. Kesan perbezaan lelaki & perempuan dalam perancangan Program & Aktiviti 2. Isu-isu gender yang berkaitan dgn Objektif, Analisis Keperluan, Pelanggan, Fungsi & Pelan Penilaian Program 3. Data Spesifikasi Output & Petunjuk Impak mengikut pecahan gender di mana sesuai Kementerian printis wajib guna analisis bajet gender Kementerian lain digalakkan

8. = Belanjawan Mengurus + + Dasar Sedia Ada Dasar Baru One-Off 2. Sumber-Sumber (Peruntukan)

9. 1. Dasar Sedia Ada Program-program yang diluluskan dalam bentuk perundangan, kelulusan Kabinet, Menteri atau perbendaharaan, atau lain-lain pihak berkuasa yang setaraf. Pengertian tersebut juga meliputi pelaksanaan operasi bagi setiap program dan aktiviti.

10. Batas Perbelanjaan (Expenditure Target) Satu jumlah peruntukan wang yang ditetapkan di peringkat permulaan proses belanjawan tahunan sebagai peruntukan bagi sesuatu agensi yang tidak boleh dilampaui di dalam mengemukakan anggaran perbelanjaan bagi dasar-dasar yang sedia ada untuk sesuatu tahun.

11. = Dasar Sedia Ada 2005 + Dasar Baru 2005 - Peruntukan Aset - Dasar Baru 2004 yang tidak dilaksanakan + 2% Kenaikan untuk Emolumen (OA 10000) 2005 Batas Perbelanjaan (Expenditure Target) (Formula Tahun 2006) Nota: Tidak termasuk peruntukan badan berkanun dalam DSA & DB kementerian/jabatan

12. Menyelaras konflik mikro-makro Tiada “Poke Game”& pemeriksaan mikro oleh Pebendaharaan Meningkatkan disiplin kewangan Belanjawan berasaskan “top-down” bagi menentukan keutamaan Faedah Batas Perbelanjaan

13. 2. Dasar Baru Program/Aktiviti baru yang memerlukan perbelanjaan berulang Dasar/Program/Aktiviti baru Peruntukan tambahan diberi selain batas perbelanjaan Tambahan, Perluasan, Sambungan & Pengurangan Dasar Sedia Ada

14. 3. One- Off • Suatu perbelanjaan yang tidak berulang • 2. Tiada keseinabungan peruntukan dari tahun pertama ke tahun seterusnya

15. Suatu nilai yang ditetapkan oleh Perbendaharaan bagi sesuatu agensi yang mana nilai ini digunakan sebagai ukuran untuk menentukan jumlah peruntukan tambahan yang wajar dilakukan oleh Perbendaharaan di dalam menimbangkan sesuatu cadangan Dasar Baru /‘One-off’

16. Paras threshold RM500,000 Nilai Dasar Baru / ‘One-Off” RM600,000 Peruntukan tambahan yang diberi ialah RM100,000 Contoh Perkiraan

17. Penjimatan Diperolehi melalui kajian semula Program/Aktiviti bagi menentukan: Kesesuaian Aktiviti dalam keadaan semasa Tahap pencapaian keperluan Pengecilan Program/Aktiviti Penggantian Program/ Aktiviti Pemansuhan Program/ Aktiviti Penjimatan

18. … ialah penjimatan dari pengubahsuaian dasar/ tamatnya sesuatu dasar a) Cadangan Penjimatan Dari Agensi Agensi dibenarkan menggunakan penjimatkan setakat threshold bagi membiayai Program/Aktiviti baru b) Cadangan Penjimatan Dari Perbendaharaan Agensi akan kehilangan kesemua penjimatan yang dicadangkan Cadangan Penjimatan

19. Jumlah Peruntukan - Batas Perbelanjaan Dasar Baru / One-Off = + Penjimatan

20. 3. Proses Program / Aktiviti … diluluskan oleh Jemaah Menteri, Jawatankuasa Kabinet /Perbendaharaan untuk dilaksanakan. Belanjawan Mengurus Struktur Program & Aktiviti Program Legality Authority Akauntability Aktiviti PTJ Pusat Kos

21. 1. ‘Let Managers manage’ Kuasa membuat keputusan diberikan seberapa pratikal yang boleh kepada pegawai bawahan (empowerment) - Pusat Tanggungjawab Akauntibiliti Pegawai yang diberi kuasa membuat keputusan hendaklah “accountable” 3. Proses : Prinsip MBS

22. Petunjuk • Prestasi • Fungsi 1 • Kualiti • Kuantiti • Masa • Kos • Fungsi 2 • Kualiti • Kuantiti • Masa • Kos Tahun 2004 Tahun 2005 Tahun 2006 Tahun 2007 Setuju Capai Varian Setuju Varian Setuju Varian Setuju Varian 4. Prestasi: Varian

23. 4. Prestasi Tahap varian yang diiktiraf Satu tahap yang dipersetujuiuntuk sesuatu petunjuk prestasi yang mana sesebuah agensitidakperlu mengemukakan laporan pengecualian Perjanjian Program

24. LAPORAN PENGECUALIAN Penjelasanyang disediakan oleh agensi keranatahap prestasi sesuatu Program/Aktiviti tidak menepati tahap varian yang dipersetujui dalam Perjanjian Program Dikemukakan kepada Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya

25. 4. Prestasi • Laporan Perbelanjaan Suku Tahun • (Lampiran A1, PP 8/02) • Dikemukakan kepada Perbendaharaan • Perkara-perkara yang diluputi: • Prestasi perbelanjaan • Cara penyelesaian • Ulasan agensi

26. 5. Prestasi : Penunjuk Impak Petunjuk Impak Objektif 1 a) b) Objektif 2 a) b) Pencapaian Anggaran Unjuran Unjuran Sebenar Pencapaian Pencapaian Pencapaian Tahun 2004 Tahun 2005 Tahun 2006 Tahun 2007

27. Mengadakan penilaian secara mendalam atas sesuatu Program atau Aktiviti Penilaian hendaklah dijalankan sekurang-kurangnya sekali dalam 5 tahun Laporan penilaian digunakan untuk pertimbangan dasar-dasar baru 6. Program Penilaian

28. Nama Program/Aktiviti Tahun bermula Program/Aktiviti Tahun terakhir penilaian dibuat Tahun penilaian akan datang Isu-isu dinilai Methodologi Rancangan Program Penilaian

29. 7. Perjanjian Program Suatu persetujuan antara agensi dengan Perbendaharaan mengenai input yang akan digunakan, output yang akan dihasilkan dan impakyang akan dicapai untuk setiap aktiviti yang dirancang. Perjanjian Program

30. 1. Maksud Bekalan 9. Analisis Keperluan Dasar 2. Agensi 10. Fungsi-Fungsi 3. Program 11. Sumber-Sumber 4. Kod Program 12. Spesifikasi Output 5. Aktiviti 13. Petunjuk Impak 6. Punca Kuasa 14. Rancangan Penilaian 7. Objektif Program 8. Pelanggan 15. Tandatangan Pegawai Pegawal & Ketua Program Format Perjanjian Program

31. Faedah MBS A. Perbendaharaan Memudahkan penentuan prioriti Program & Aktiviti dalam cadangan belanjawan Tumpuan kepada perkara-perkara dasar, pengubahsuaian dan penjimatan Menentingkan prestasi Program dan pengurus lebih bertanggungjawab Tiada permainan “Poker”

32. Faedah MBS B. Kementerian, Jabatan & Badan Berkanun Menjadikan dokumen belanjawan sebagai perancangan strategik Peranan pengurus diutamakan selaras dengan “let managers manage” Penentuan prioriti-proriti pelaksanaan Tumpuan kepada pencapaian dasar dan penilaian program

33. Faedah MBS C. Peringkat Operasi Penyediaan belanjawan dipermudahkan Perjanjian Program digunakan sebagai alat pengurusan Membuat keputusan diperingkat operasi Tingkat motivasi dalam mencapai output yang ditetapkan

34. KAWALAN DALAMAN

35. MAKSUD KAWALAN? SATU PROSES UNTUK MEMANTAU AKTIVITI KEWANGAN DAN BUKAN KEWANGAN SUPAYA DAPAT MENENTUKAN PENCAPAIAN OBJEKTIF (OUTPUT) SERTA MEMBETULKAN SEBARANG SELISIHAN (DEVIATIONS).

36. SIAPA YANG BERTANGGUNGJAWAB??? Tanggungjawab untuk mewujud dan menyelenggarakan Sistem Kawalan Dalaman yang baik dan berkesan adalah terletak dibawah kuasa pengurusan masing-masing.

37. OBJEKTIF KAWALAN DALAMAN • Kepatuhan Dasar, Peraturan dan Undang-undang. • Menghalang kesilapan, penipuan, pembaziran dan penyelewengan • Mewujudkan Akauntabiliti Dan Menyediakan maklumat kewangan dan bukan kewangan yang sah, relevan dan berguna kepada pengurusan • Menentukan ketepatan dan kesempurnaan rekod, daftar, Buku Jernal dan Lejar Perakaunan dan Kewangan • Menjamin Keselamatan Aset Hak Milik Kerajaan

38. KEPENTINGAN KAWALAN DALAMAN • Sistem Kawalan Dalaman yang baik dapat dedahkan kesilapan dan penipuan dengan sendirinya. • Juruaudit bergantung kepada sistem kawalan dalaman bagi membolehkan dia menerangkan kedudukan sebenar dan wajar tentang hasil operasi sesebuah organisasi. • Jika ujian keatas kawalan dalaman didapati baik maka sistem ini boleh dipercayai berjalan dengan berkesan setiap masa dan juruaudit tidak perlu memeriksa dengan terperinci. • Keadaan sistem kawalan menentukan skop kerja audit yang akan dijalankan.

39. ELEMEN KAWALAN DALAMAN • STRUKTUR ORGANISASI • PERSONEL • PROSES KERJA • PENYELENGGARAAN AKAUN • SISTEM BERKOMPUTER • UNIT AUDIT DALAM • KESELAMATAN FIZIKAL

40. KLASIFIKASI KAWALAN DALAMAN • KAWALAN PENTADBIRAN – Meliputi perancangan organisasi serta tatacara dan juga rekod-rekod yang berkaitan dengan proses membuat keputusan yang membawa kepada kelulusan aktiviti/urusniaga oleh pihak pengurusan yang secara langsung dihubungkan dengan tanggungjawab untuk mencapai objektif organisasi • KAWALAN PERAKAUNAN – Meliputi perancangan organisasi serta tatacara dan juga rekod-rekod yang berkaitan dengan penjagaan keselamatan aset dan kebolehpercayaan rekod-rekod kewangan.

41. JENIS-JENIS KAWALAN DALAMAN • KAWALAN PENCEGAHAN – cth: polisi & garispanduan, pengasingan tugas • KAWALAN PEMBETULAN – cth: laporan penilaian & semakan • KAWALAN PENGESANAN – cth: penyata penyesuaian

42. BATAS KEBERKESANAN SISTEM KAWALAN • Kesilapan manusia akibat kecuaian atau silap pertimbangan • Pakatan dalaman & luaran • Penyalahgunaan kuasa • Keadaan luar biasa

43. INTEGRITI DALAM PENGURUSAN KEWANGAN

44. Berasal daripada perkataan Latin “INTEGRITAS” ‘tidak terjejas (unaffected), kukuh (intact), benar (upright), boleh diharapkan (reliable)

45. Kualiti unggul yang wujud secara keseluruhan pada individu dan organisasi (PELAN INTEGRITI NASIONAL, 2004) • Glosari Integriti: Perihal sifat individu dan organisasi yang sempurna berteraskan nilai murni seperti jujur, benar, amanah, bertanggungjawab, telus, cekap, dan bijaksana. konsep

46. SECARA PRINSIPNYA... • JUJUR SEBAGAI INDIVIDU/PEKERJA • Jujur dalam membuat tuntutan elaun lebih masa, perbatuan, hotel & waktu kerja • Jujur dalam menggunakan kemudahan peralatan, mesin & kemudahan pejabat 46

47. Jujur dalam membuat perakuan siap kerja & penerimaan barang / perkhidmatan • Jujur dalam membelanjakan wang Kerajaan • Jujur dalam mengakaunkan semua hasil, terimaan/perbelanjaan 47

48. INTEGRITI PENJAWAT AWAM “…melaksanakan amanah dan kuasa yang diberi untuk kepentingan umum. Tidak salahguna untuk kepentingan diri. Beri keutamaan kepada kepentingan awam bila berlaku konflik.” (Pelan Integriti Nasional, m.s.18)  "In whatever the situation, civil servants shall act fairly and impartially, with integrity and always in the interest of the public." (Tan Sri Mohd Sidek Bin Hj. Hassan, KSN)

49. Peluang • Sifat Tamak • Rasa Kecewa • Rasa Malas • Mata Duitan • Hutang GODAAN

50. Corruption Perception Index (CPI) Malaysia 2003 - 2008  Transparency International 50