แนะนำระบบการประชุมทางไกลออนไลน์ สำหรับ กองทัพภาคที่ 1

1. แนะนำระบบการประชุมทางไกลออนไลน์แนะนำระบบการประชุมทางไกลออนไลน์ สำหรับ กองทัพภาคที่ 1

2. หัวข้อการอบรม แนะนำระบบการประชุมออนไลน์ ความสามารถของระบบ อุปกรณ์ที่ใช้ และข้อจำกัดการใช้งาน การใช้งานระบบ TOT e-Conference

3. ระบบการประชุมทางไกลออนไลน์ระบบการประชุมทางไกลออนไลน์ Log in เข้าใช้งานผ่าน Web Browser ไม่ต้องติดตั้ง Software เพิ่ม ใช้ Bandwidth ต่ำ แต่ได้ภาพและเสียงที่คมชัด

4. ความสามารถของระบบการประชุมทางไกลออนไลน์ความสามารถของระบบการประชุมทางไกลออนไลน์ ระบบบริหารจัดการห้องประชุม (บริหารจัดการจากส่วนกลาง Centralized Conferencing) - การกำหนดคุณภาพของภาพที่จะแสดง - การควบคุมการประชุม - การสร้าง แก้ไข ลบห้องประชุม ตลอดจน การตรวจสอบสถานะ การใช้งานระบบ - การแจ้งนัดหมายการประชุมผ่านระบบ Mail Service, SMS* ระบบ File Management - การ upload file เพื่อนำเสนองาน - การกำหนดสิทธิการ Download / Share file

5. ความสามารถของระบบการประชุมทางไกลออนไลน์ความสามารถของระบบการประชุมทางไกลออนไลน์ ระบบความปลอดภัย Physical Security : Card access control, ระบบควบคุมอุณหภูมิและ สำรองไฟ Networking Security : - Firewall: ตรวจจับและสกัดกั้น traffic ที่น่าสงสัยและไม่ต้องการ ไม่ให้ ผ่านเข้าสู่ระบบเครือข่ายภายในองค์กร - IPS (Intrusion Prevention System) : ระบบแจ้งเตือนการบุกรุกและ ป้องกันการโจมตี จากทั้ง Virus และ Spyware รวมถึง การลักลอบเจาะข้อมูล username และ password ของผู้เข้าประชุม

6. TOT e-Conference Architecture 6

7. คุณสมบัติของระบบการประชุมทางไกลออนไลน์คุณสมบัติของระบบการประชุมทางไกลออนไลน์ Presentation: - Document File Support : รองรับไฟล์เอกสารได้แก่ - Ms Office (.doc, .xls, .ppt) - Open office (.odt, .ods, .odp) - Multimedia (.swf, .flv)- Image (.jpeg) - Portable Document Format (.pdf) - ปุ่มเครื่องมือ Presentation - ย่อขยายภาพ, เคลื่อนที่เอกสาร, Whiteboard, Pointer Online Text Chat: ส่งข้อความสนทนาในแบบ public และ private Member List : แสดงรายชื่อสมาชิกที่เข้าประชุม Desktop Share:ส่งภาพหน้าจอคอมพิวเตอร์ แสดงให้กับผู้เข้าร่วมประชุมได้ 7

8. ประโยชน์ของระบบการประชุมทางไกลออนไลน์ประโยชน์ของระบบการประชุมทางไกลออนไลน์ • Yes • ประหยัดเวลา และลดความเสี่ยงในการเดินทาง • ความสะดวก รวดเร็วในการสื่อสารขององค์กร • ใช้งานง่าย สร้างสรรค์ผลงานที่มีประสิทธิภาพ • ใช้ประโยชน์จากการลงทุนด้านเครือข่ายอินเทอร์เน็ต • มีระบบรักษาความปลอดภัยสูงในการประชุม • ป้องกันการโจรกรรมข้อมูล • No • ความยุ่งยากในการใช้งาน • ค่าติดตั้ง Hardware และอุปกรณ์เชื่อมต่อ • ค่าใช้จ่ายในการจัดประชุม และประสานงานนัดหมาย • ค่าใช้จ่ายในการเดินทาง

9. ข้อกำหนดด้านเทคนิคและอุปกรณ์ข้อกำหนดด้านเทคนิคและอุปกรณ์ • CPU 800 MHz (or Equivalent) • 512 MB RAM/ 32 MB Display Memory (Compatible with DirectDraw) • Windows 2000 / XP / Vista คอมพิวเตอร์ / Notebook • 1 MB / 512 Kbps ความเร็วอินเทอร์เน็ตขั้นต่ำ อุปกรณ์ *ความต้องการ Internet Bandwidth จะเพิ่มขึ้นตามจำนวนผู้เข้าร่วมประชุม • กล้อง Web Camera + Head Set โปรแกรม • Adobe Flash Player9 9

10. อุปกรณ์เชื่อมต่อที่ใช้ในการประชุมอุปกรณ์เชื่อมต่อที่ใช้ในการประชุม อุปกรณ์สำหรับการประชุมขนาดเล็ก Web Camera Headset/Microphone อุปกรณ์สำหรับห้องประชุมขนาดเล็ก-กลาง Web Camera USB Speakerphone อุปกรณ์สำหรับห้องประชุมขนาดกลาง-ใหญ่ Video Camera &อุปกรณ์แปลงสัญญาณภาพ USB Speakerphone

11. ภาพจำลอง การเชื่อมต่ออุปกรณ์ในห้องประชุม ภาพจำลอง ห้องประชุมจริง 11

12. เข้าหน้า Web Login คลิกเลือกห้องประชุม เข้าสู่ห้องประชุม เข้าใช้งาน ง่ายๆ เพียง 3 ขั้นตอน www.tot-econference.com 12

13. วิธีการใช้งาน TOT e-Conference 13

14. ความสามารถในการบริหารจัดการของ Admin 3 ระดับ ความสามารถในการใช้งานระบบ TOT e-Conferenceสำหรับองค์กร/หน่วยงาน และบุคคลทั่วไป จัดอยู่ในระดับ Domain Admin , Room Admin และ Userเท่านั้น 14

15. ความสามารถของ Room Admin และสมาชิก 15

16. ก่อนใช้งาน TOT e-Conference โปรดตรวจสอบอุปกรณ์และอินเทอร์เน็ตให้พร้อม ดังนี้ ตรวจสอบการเชื่อมต่อของอินเทอร์เน็ตให้อยู่ในสถานะ Connected ตรวจสอบสายเชื่อมต่อของ Web Camera ว่าต่อเข้ากับเครื่องคอมพิวเตอร์หรือไม่ กรณียังไม่ได้ติดตั้ง Driver ของ Web Camera ให้ทำการติดตั้ง Driver ก่อน ตรวจสอบสายเชื่อมต่อของหูฟังและไมโครโฟน ว่าเชื่อมต่อหรือไม่ ตรวจสอบสถานะของเสียง (Volume) ที่เครื่องคอมพิวเตอร์ หากอยู่ในสถานะ Mute ให้คลิกเครื่องหมาย หน้า Muteออก 16

17. การ Login เพื่อเข้าใช้งาน 1. พิมพ์ URL: http://www.tot-econference.com 2. คลิกเลือกเมนู >เข้าสู่ระบบ 3. Login โดยใส่ Username และPasswordแล้วคลิกปุ่ม Submit 1 2 17

18. ระบบจัดการ 3 ระบบ • เข้าสู่ หน้าก่อนเข้าห้องประชุม มีระบบจัดการ 3 ระบบ ดังนี้ • User Management • คือ ระบบแก้ไขข้อมูลสมาชิก (User Profile) • File Management • คือ ระบบบริหารจัดการไฟล์ข้อมูล • Conference • คือ ระบบการประชุม สามารถเข้าประชุม • ตามห้องที่ได้รับสิทธิ 18

19. การแก้ไขข้อมูลของสมาชิก (User Management) เลือกเมนู User Management >User Profile แก้ไขข้อมูลตามความต้องการ แล้วคลิกปุ่ม Submit เพื่อบันทึกข้อมูลที่แก้ไข 19

20. ระบบจัดการไฟล์ข้อมูล (File Management) สามารถดูรายการไฟล์ที่มีอยู่ในห้องประชุม รวมถึงการ Upload ไฟล์ที่จะนำเสนอ โดยเลือก เมนูFile Managementซึ่งจะแบ่งเป็น 3 เมนู ดังนี้ File Upload การ Upload ไฟล์ เข้าสู่ห้องประชุม 20

21. ระบบจัดการไฟล์ข้อมูล (File Management) File List แสดงรายการไฟล์ทั้งหมดที่ User นั้น มีการ Upload File Share แสดงรายการไฟล์ที่อนุญาตให้สมาชิกท่านอื่น Download ได้ 21

22. ระบบการประชุม (Conference) 1. เข้าสู่ห้องประชุม โดยเลือกเมนู Conference> Room 2. คลิกเลือกห้องประชุมที่ต้องการ 2 1 3. เมื่อเข้าห้องประชุมแล้ว จะปรากฏหน้าต่าง ขออนุญาตรับภาพและเสียงเข้าสู่ระบบ ให้คลิก Allowเพื่ออนุญาต 3 22

23. การใช้งานเมนูต่างๆ ในห้องประชุม สามารถดูคำอธิบายการใช้งานแต่ละเมนูได้ โดยคลิก เมนู Help ด้านบน เมื่อสมาชิกเข้าห้องประชุม จะเปรียบเสมือนเป็น Guest ซึ่งจะไม่สามารถแสดงภาพตนเองให้สมาชิกอื่นเห็นได้ ต้องให้ Room Admin เป็นผู้เลือกแสดงภาพสมาชิก 23

24. การควบคุมการประชุมของ Room Admin 1. คลิกเมนู Admin 2. พิมพ์ Passwordของ Room Admin แล้วกด OK (Password ของ Room Admin ถูกกำหนดค่าโดย Domain Admin) 3. คลิกเมนู PeopleListจะจำนวนและแสดงรายชื่อสมาชิก ที่เข้าห้องประชุมโดย - สมาชิก จะมีสัญลักษณ์เป็น ภาพกล้อง - Room Admin จะมีสัญลักษณ์เป็นภาพคน 4. คลิกที่ภาพคนและกล้องหน้ารายชื่อ เพื่อแสดงภาพ ให้สมาชิกเห็น 1 3 2 4 24

25. การควบคุมการประชุมของ Room Admin 5. คลิกที่รูป จะปรากฏปุ่มควบคุม 3 ปุ่ม 5.1 ปุ่ม ปิด/เปิดไมโครโฟน 5.2 ปุ่มอนุญาตให้นำเสนอเอกสาร 5.3ปุ่มเลือกจำนวนภาพให้สมาชิกแต่ละท่าน มองเห็นภาพวิดีโอได้ 6. กรณี สมาชิกขออนุญาตพูด จะปรากฏปุ่ม Request ที่ด้านบนของเมนู ให้กดปุ่ม Request จะแสดงชื่อสมาชิกที่ขอพูด หากอนุญาตให้กด OK ไม่อนุญาตให้กด Cancel 7. การเชิญสมาชิกออกจากห้องประชุม ให้คลิกเลือกชื่อสมาชิก ที่เมนู People List แล้วคลิกที่เมนู Drop User 5.1 5.2 5.3 6 7 25 5

26. การพิมพ์ข้อความสนทนา (Text Chat) ส่งข้อความเฉพาะ 1. คลิกเมนู Text Chat 2.การส่งข้อความปกติ เป็นการส่งข้อความให้สมาชิกทุกคนเห็น โดยพิมพ์ข้อความที่ต้องการส่ง แล้วกด Send 3. การส่งข้อความเฉพาะ แบบ Private โดยเลือกชื่อสมาชิกที่ต้องการส่งข้อความไปถึง แล้วพิมพ์ ข้อความ หลังจากนั้นกด Private ข้อความจะถูกส่งไปยังบุคคลที่เลือก 1 ข้อความปกติ 3 ข้อความเฉพาะ 2 2 26

27. การนำเสนอเอกสาร เมื่อ Room Admin อนุญาตให้นำเสนอเอกสาร ให้ทำตามขั้นตอน ดังนี้ 1. เลือกเมนู Presentation 2. กด Selectเพื่อเลือกไฟล์เอกสารที่ต้องการนำเสนอ 3. กดปุ่ม Load เอกสารขึ้นสู่หน้าจอ 4. กรณีที่สมาชิกทำการ Upload ไฟล์เอกสารขณะกำลังประชุม ให้สมาชิกผู้นำเสนอกดปุ่ม (Reload)เป็นการ Update ก่อนเลือกไฟล์เอกสาร 5. เมื่อนำเสนอเอกสารเสร็จแล้วให้กดปุ่ม End (การนำเสนอเอกสาร Admin จะอนุญาตให้นำเสนอได้ครั้งละ 1 ท่าน เท่านั้น) 27

28. การนำเสนอเอกสาร 1 5 4 2 3 28

29. ปุ่มเครื่องมือควบคุมการนำเสนอเอกสารปุ่มเครื่องมือควบคุมการนำเสนอเอกสาร การนำเสนอวิดีโอ (Video Presentation) ตัวอย่างการนำเสนอ ไฟล์วิดีโอ สกุล .FLV ทำเช่นเดียวกับการนำไฟล์เสนอเอกสาร 29

30. การแบ่งปันหน้าจอ (Share Desktop) เมื่อ Admin อนุญาตให้นำเสนอเอกสาร จะมีวิธีการแบ่งปันหน้าจอ ดังนี้ 1. คลิกเมนูPresentation 2. คลิกปุ่ม เพื่อทำการ Share Desktop 3. เลือกขนาดหน้าจอที่ต้องการ Share (การเลือก Share หน้าจอขนาดใหญ่มีผลให้ใช้ Bandwidth เพิ่มขึ้นด้วย) 4. กดปุ่ม Start เพื่อเริ่ม Share หน้าจอและเมื่อเสร็จสิ้นการ Share หน้าจอ ให้กดปุ่ม End 2 1 3 การแบ่งปันหน้าจอจะต้องติดตั้ง โปรแกรมเสริมก่อน จึงจะสามารถใช้งานได้ 4 30

31. การดูวาระการประชุม (Agenda) สมาชิกสามารถดูวาระการประชุมได้ โดยคลิกเมนู Agenda Admin สามารถสร้างวาระการประชุมได้โดยพิมพ์วาระการประชุมลงในAgenda แล้วกด Saveเพื่อบันทึกวาระการประชุม สำหรับ Admin 31

32. การขออนุญาตพูด (Want Talk) กรณี Admin ไม่ได้เปิดไมโครโฟน สมาชิกสามารถขออนุญาตพูดได้ดังนี้ 1. คลิกปุ่ม Want Talk 2. เมื่อ Admin อนุญาตให้พูด จะสังเกตเห็น ไฟของ MICเปลี่ยนจากสีแดงเป็น สีเขียว 2 1 การเลือกกล้อง/ ไมโครโฟน/ ปรับความดังของเสียง คลิกเมนู Setting เลือกกล้องให้ตรงกับที่ใช้งานอยู่ เลือกไมโครโฟนให้ตรงกับที่ใช้งานอยู่ และปรับเพิ่มความดังของไมโครโฟน เมื่อเสร็จสิ้นการประชุม ให้ Logoutออกจาก ห้องประชุมทุกครั้ง 32

33. ปัญหาเบื้องต้นที่อาจพบและวิธีแก้ไขปัญหาเบื้องต้นที่อาจพบและวิธีแก้ไข Login เข้าระบบไม่ได้ - ตรวจสอบการเชื่อมต่อของ Internet - พิมพ์ Username หรือ Password ไม่ถูกต้อง - ตรวจสอบที่แป้นคีย์บอร์ดว่าเลือกภาษาถูกต้องหรือไม่ - ตรวจสอบชื่อ Username ว่าซ้ำกับ User อื่นหรือไม่ กล้อง Web Camera ไม่แสดงภาพ - ตรวจสอบการเชื่อมต่อของของสาย USB - เลือกกล้องให้ตรงกับที่ใช้งานอยู่ - กล้องที่มีคุณภาพสูงบางรุ่น เช่น กล้องวิดีโอ จำเป็นต้องมีอุปกรณ์แปลงสัญญาณ จึงจะ สามารถแสดงภาพได้ 33

34. ปัญหาเบื้องต้นที่อาจพบและวิธีแก้ไขปัญหาเบื้องต้นที่อาจพบและวิธีแก้ไข ภาพไม่ชัด - กล้อง Web camera อาจไม่มีคุณภาพเพียงพอ - อาจเกิดจากการจำกัด Bandwidth ที่ระบบห้องประชุม ต้องปรับแก้ที่ Domain ภาพกระตุกหรือภาพสะดุด - อาจมี Bandwidth ไม่เพียงพอ ให้ตรวจสอบทั้งขา Upload และ Download เสียงกระตุกหรือขาดหาย - อาจมี Bandwidth ไม่เพียงพอ ให้ตรวจสอบทั้งขา Upload และ Download -แจ็คเสียบไมโครโฟนอาจสกปรกหรือเสื่อมคุณภาพ - ไมโครโฟนอาจมีคุณภาพไม่เพียงพอ - ผู้พูดอาจอยู่ไกลไมโครโฟน หรือใช้ไมโครโฟนจากกล้อง Web Camera 34

35. ปัญหาเบื้องต้นที่อาจพบและวิธีแก้ไขปัญหาเบื้องต้นที่อาจพบและวิธีแก้ไข มีเสียงสะท้อน (Echo) - ใช้ Headset ที่ไม่ได้มาตรฐาน - ใช้ลำโพงและไมโครโฟนของเครื่อง PC หรือ Notebook Admin ไม่สามารถอนุญาตให้สมาชิกนำเสนอไฟล์เอกสารได้ - ตรวจสอบว่าได้ปิดสิทธิการนำเสนอของท่านอื่นหรือยัง ถ้ายังให้ปิดสิทธิก่อน จึงจะสามารถเปิดสิทธิให้สมาชิกท่านนั้นๆ นำเสนองานได้ ไม่ปรากฏไฟล์ที่ต้องการนำเสนอ - ตรวจสอบว่าได้ Upload ไฟล์แล้วหรือยัง หาก Upload แล้ว ให้กดปุ่ม (Reload) ก่อนทำการเลือกไฟล์ที่จะนำเสนอ ปัญหาอื่นๆ ติดต่อเจ้าหน้าที่ ทีโอที 35