Университет за национално и световно стопанство

1. Курсова работа по информатика - задание №4 Създаване на база данни с MS Access Университет за национално и световно стопанство

2. 1.Анализ на проблема • За да решим даден проблем или приложна задача, стремейки се да оптимизираме дейностите си с цел минимален разход на време- използваме MS Access. С негова помощ можем да структурираме ясна и лесно използваема база от данни, чието съдържание осигурява лесен и бърз достъп до желаната информация.MS Access организира информацията в таблици. Правилното проектиране е от голямо значение за постигане на дадените цели при работа с база данни. MS Access може да ни научи коя информация ни е необходима,как да разделяме тази информация в съответните таблици и колони и как тези таблици са обвързани помежду си.Проблемът, пред който сме изправени е създаването на база от данни с име „ Персонал “, съдържаща информация за заплатите на персонала в дадена фирма. Подобна база от данни би била необходимаи полезна на всяка организация или институция с цел лесен и бърз достъп до необходимата информация.

3. 2.Описание на проекта За да започнем създаването на база данни първо отварямепрограмата “Microsoft Access” и избираме Blank Access Database, отваря се прозорец,който ни дава възможност да започнем създаването на първата таблица в нашата база данни. Преди да започнем трябва да съхраним базата под име „ Персонал ” (Personal) с помощта на командата File Save objectas.Базата данни съдържа следните таблици:a) Таблица Otdel (Звена) която съдържа: • CodeOtdel(шифър на отдел)- от тип Number • NameOtdel(Наименование на otdel)- от тип Text За първичен ключ на таблицата определяме полето CodeOtdel.

4. б) Таблица DI(Длъжности) която съдържа: • CodeDI(шифър на длъжност)- от тип Number • NameDI(наименование на длъжност)-от тип Text За първичен ключ на таблицата определяме полетo CodeDI.в) Таблица Kadri (служители) която съдържа: • LNom (Личен номер на служител)- от тип Number • Ime(Име и фамилия)- от тип Text • CodeOtdel (Шифър на отдел)- от тип Number • CodeDI (Шифър на длъжност)- от тип Number За първичен ключ на таблицата определяме полето LNom.

5. г) Таблица Zaplati(Получени заплати) която съдържа: • God(Година)- от тип Number • Mesec(Месец)- от тип Number • LNom(Личен номер на служител)- от тип Number • Salary(Получена заплата)- от тип Number • Prem(Получена премия) – от тип Number За разлика от другите полета тук имаме три първични ключа- God, Mesec и LNom, определянето накоито става чрез маркиране на трите полета и избиране на бутона Primary Key.

6. Дефинирането на колони за избор в базата данни става преди свързването на таблиците като в изгледа Design View на желаната таблица в Data Type избираме тип чрез Lookup Wizard и в появилият се прозорец с помощта на няколко стъпки задаваме полето, коя таблица да служи за източник на данни за нашето поле. Задаваме колони за избор на полетата: LNomи Ime таблица Kadri.За функционирането на базата от данни е необходимо да се определят и съответните връзки или релации между таблиците с помощта на функцията Relationships. Таблица Otdelсе свързва с таблица Kadri посредством полето CodeOtdel. Таблиците DIсе свързват с таблица Kadriпосредством полето CodeDI. Таблица Kadriсе свързва с таблица Zaplati по средством полето LNom.След определянето връзките въвеждаме следните данни.Данни за три длъжности , два отдела и трима служители ,които са получили заплати съответно за 1, 2 и 3 месеца: Димитър Рангелов отдел - „Маркетинг” – управител Ангел Костов – отдел „Услуги” - секретар Мария Попова – отдел „Маркетинг” – счетоводител

7. 3. Описание на входните форми • За целите на задачата имаме да се създадем два вида форми-самостоятелни форми за обновяване на таблиците Отдели и Длъжности и форма с подформа, чрез която се обновяват таблиците Служители и Получени заплати . А) Самостоятелна форма за обновяване на данните в таблицата Оtdeli създаваме като: • Маркираме таблицата, на която искаме да създадем форма, в случая таблица Otdeli. • От менюто Create избираме More Forms – Split Form. • Формата се отваря в изглед Form View, от където могат да се редактират данните като от лентата Record избираме бутона New Record и въвеждаме данните на новия запис. Аналогичен е начинът на създаване на форма за обновяване на таблица Длъжности.

8. B) Форма с подформа създаваме като: • Избираме от менюто Create – Form Wizard и в полето Table/Queries избираме таблицата,в случая Служители , от която ще вземем необходимата ни информация • От таблицата прехвърляме необходимите данни отдясно в Selected Fields, избираме вида Columnar – Next – Finish • Редактирането и добавянето на нови записи в този вид форми е аналогично с формите за обновление • Създадените самостоятелни форми са с цел обновяването на таблиците.Формата с подформа обновява таблиците Отдели и Длъжности. Формата с подформа обновява таблиците Служители и Получени заплати.

9. 4. Описание на създадените отчети • Отчетите са средство за представяне на информацията от база данни в удобен за отпечатване вид.Потребителят може да управлява визуалното представяне на всеки елемент в отчета. За да се създаде потребителски отчет е необходимо да има източник на данни за отчета и да се определи визуалното оформление. • Трябва да се създадат отчет предоставящ списък на служителите, който съдържа техните номер и име и отчет, предоставящ общата сума на заплатата, премията и възнаграждението за всички служители Избираме от менюто Create – Report Wizard.Отваря се подобен на Form Wizard прозорец, в полето Table/Queries избираме таблицата Forms. Прехвърляме всичко отдясно в Selected Fields, селектираме в Layout – Tabular и в Orientation – Portrait – Next.В полето Title създаваме новото име на отчета, т.е. Списък на служителите – Finish.

10. 5.Описание на главната форма Главната форма представлява набор от бутони,които могат даизпълняватразличнифункциисвързанис отварянето , затварянето , редактирането на формуляри и отчети. Създаването на главна форма става по следния начин: • Стартираме MS Aaccess и избираме нашата задача Personal • Избираме менюто Create/Form Design и в появилото се поле създаваме бутоните чрез подменю Design/Buttons. • В празното поле очертаваме бутона, при което се появява диалогов прозорец. • В полето Categories избираме опцията Form operation или когато се създаде бутон за отчет-Report operation,след което в полето Action избираме командата Open Form или Open Report и избираме Next. • В появилият се прозорец избираме таблицата или отчета върху което ще се прави бутона и избираме два пъти Next.

11. Изготвили: • Калоян Петров - фак. №12112429 • Женя Тодорова - фак. №12112046 • Поток:197 • Група:1170 • Специалност: Финанси, счетоводство и контрол София 2012