國小總務主任工作研習班總務工作實例分享＿＿＿＿＿＿＿坪頂國小總務主任洪昆山

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依據高雄市政府教育局所編印國小總務工作參考手冊，總務工作內容如下依據高雄市政府教育局所編印國小總務工作參考手冊，總務工作內容如下 • 出納業務 • 文書管理 • 財產管理 • 零星採購 • 一般採購 • 工友管理 • 校園安全管理 • 學生家長會組織與運作 • 年度預算編列 • 校舍維護費編列 • 高雄市議員地方建設建議案之採購(動二預備金) • 不定期至教育局資訊入口服務網站點閱或填報下列資訊 • 總務工作相關網站登錄填報 • 財物失竊處理程序 • 總務工作檔案之建立

1.出納業務 回到目錄 • 設立專戶、薪資、保管品、零用金。 • 專戶辦理開戶及註銷均應函文財政局核備。 • 二代健保補充保費辦理情形。 • 個人收入不用列入所得項目： • 主管加給。 • 導師費。 • 不休假加班費。 • 建立保管品領用表。 • 零用金不定期查帳。

2.文書管理 回到目錄 • 公文書處理、印信管理。 • 有關核定經費公文，要轉成紙本列印，作為書面佐證資料。 • 收發文、分文、承辦、會辦、決行、歸檔均在電子公文系統作業。

3.財產管理 回到目錄 • 財產管理、維護、報廢拆除。 • 每月列印各種報表： • 財產增減月報表。 • 財產分類量值表。 • 每半年報局之報表： • 財產增減月報表。 • 財產分類量值表。 • 每年報局之報表： • 財產增減月報表。 • 財產分類量值表。 • 財產增減結存表。 • 財產目錄。 • 固定項目明細表。

4.零星採購 回到目錄 • 消耗性物品：辦公用品。 • 非消耗性物品：使用年限二年以下，1萬元以下。

5.一般採購 回到目錄 • 工程、財務、勞務。(行政院工程會全球資訊網－招標相關文件及表格，提供最新之契約及投標須知範本)，亦可從高雄市政府工務局網站下載。行政院工程會全球資訊網首頁> 法令規章> 政府採購法規 >招標相關文件及表格 http://www.pcc.gov.tw/

6.工友管理 回到目錄 • 技工友工作分配。(每日填寫技工友工作日誌) • 校舍修繕。(填寫修繕單) • 公文傳遞。 (包含至市政府、教育局、各銀行公庫、集中支付處) • 校園美綠化工作。 • 技工友差假管理。 (上午7:50前簽到，下午4:00~4:30簽退) • 技工友考核：1.定期考核，2.不定期考核。年度考核結果登錄於KPSN技工工友系統。

7.校園安全管理 回到目錄 • 天然災害(風災、水災、地震)防治與處理。 • 人為災害防治與處理。 • 建物公共安全檢查申報(每二年一次，7月-12月辦理申報)，委託廠商至工務局辦理。 • 消防設備檢修申報(每年一次)，委託廠商至消防局辦理。 • 飲用水安全維護，委託廠商每月定期保養維護，並做成紀錄表。 • 校舍設備安全維護(含遊戲器材)，每半年上資訊入口服務網站填報維護資料，遊戲器材每月檢查兩次並做成紀錄表。 • 電梯保養維護管理，委託廠商每月定期保養維護，並做成紀錄表。 • 電氣設備保養維護管理，委託廠商每月定期保養維護，並做成紀錄表。 • 化糞池污物(水肥)清除記錄表，每年申報一次。

8.學生家長會組織與運作 回到目錄 • 報局備查時，以學生家長會及會長署名發文，例：高雄市小港區坪頂國民小學學生家長會，會長○○○。 • 報局備查所需檢附資料如下： • 正式行文。（請以學生家長會名義發文） • 會議記錄、會務人員名冊。 • 各班班級代表名冊暨簽到表。（需載明班級，且每班需有1位以上家長代表） • 會長1名、副會長（最多5名）、常務委員（3至13名）、委員（3至41名），請注意人數不得超過上限，且身心障礙學生家長及附設幼兒園之學生家長，至少需各有一人為委員，另幹事亦不得由學校教職員工兼任。 • 會務計畫、組織章程、收支預算案、決算報告。

9.年度預算編列 回到目錄 • 資本門：工程、設備。(單價1萬元以上) • 經常門：活動費用、辦公費、單價1萬元以下之設備。(屬非消耗性物品)

10.校舍維護費編列 回到目錄 • 依各校使用校舍間數核算表編列。

11.高雄市議員地方建設建議案之採購(動二預備金)-111.高雄市議員地方建設建議案之採購(動二預備金)-1 回到目錄 • 工程及財物採購，其招標均以公開招標方式辦理，第一次招標一定要三家以上廠商投標，才可開標，未達三家廠商，辦理流標，再辦理第二次招標，第二次招標只要有一家廠商投標，即可辦理開標。 • 定期至高雄市政府議員地方建設建議案網站(單一簽入網站)登錄執行情形。

11.高雄市議員地方建設建議案之採購(動二預備金)-211.高雄市議員地方建設建議案之採購(動二預備金)-2 回到目錄 • 核銷請款注意事項： • 核章明細表正本：分經常門、資本門之表格，以結算金額填報。 • 核准公文影本、上網登訖填報列印單(每頁必須加蓋「核與正本相符章」及「承辦人職章」)。 • 工程類及設備類分別所需檢附之請款資料： • 工程類： • 委託規劃設計監造契約－封面、首頁、價金頁、兩造核章頁影本。 • 工程契約－封面、首頁、價金頁、兩造核章頁、調整後詳細契約價目表影本。 • 空污費繳納收據或證明影本(無需繳納空污費者免附)。 • 以上影本頁面必須加蓋「核與正本相符章」及「承辦人職章」。 • 設備類： • 採購契約－封面、首頁、價金頁、兩造核章頁影本。 • 以上影本頁面必須加蓋「核與正本相符章」及「承辦人職章」。

11.高雄市議員地方建設建議案之採購(動二預備金)-311.高雄市議員地方建設建議案之採購(動二預備金)-3 回到目錄 • 倘若學校該案補助款有其他配合款者，必須另檢附核章正本之「支出機關分攤表」。

12.不定期至教育局資訊入口服務網站點閱或填報下列資訊12.不定期至教育局資訊入口服務網站點閱或填報下列資訊回到目錄 • 電子公告。 • 表單填報。 • 學校評鑑。

13.總務工作相關網站登錄填報 回到目錄 • 政府電子採購網 • 標案管理系統(公告金額以上之工程採購) • 高雄市政府單一簽入網站 • 全國各級學校災害潛勢資訊管理系統(教育部)。 • 防救災入口網(消防署) • 教育部校安災害防救通報中心(教育部) • 技工工友管理系統(KPSN)

14.財物失竊處理程序-1 回到目錄 • 經管動產如失竊應儘速向警察機關報案。 • 查明領用保管人等相關責任(責任報告書)。

14.財物失竊處理程序-2 回到目錄 • 檢附下列文件各三份，循行政程序函送上級機關報府核轉審計機關審核： • 動產失竊明細表。 • 財產毀損報廢單。 • 現場照片。 • 警察機關報案證明。 • 責任報告書(應含失竊發生原因、失竊時間、失竊財物內容、責任歸屬、擬賠償方式、改善措施等)。 • 值日(夜)巡查紀錄表。 • 牌照註銷證明(指失竊車輛者)。 • 賠償金額計算表及台灣地區躉售物價指數銜接表。

14.財物失竊處理程序-3 回到目錄 • 賠償方式以責令賠償相同財產為原則(相同型號廠牌、相同製造日期、相同性質功能等)，如無相同財產可抵賠時，賠償價金。 • 經審計機關審核同意者，如係責賠實物，應檢附證明文件各3份循行政程序函送市府轉審計處備查；如係責賠價金者，應於繳庫後檢附繳款書影本3份函送市府轉審計處備查。 • 賠償金額計算表及臺灣地區躉售物價指數銜接表(請參考高雄市市有公用財產管理作業手冊)。

15.總務工作檔案之建立 回到目錄 • 以一個年度為主，電子檔分各項資料夾，一案一夾。 • 該年度所處理之各項業務，均存檔在同一年度，以方便查詢。 • 另以備份存檔(學校NAS共存空間、硬碟、燒光碟片)。

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