Participamos en frecuentes reuniones,

1. Introducción Participamos en frecuentes reuniones, Ahora bien,¿Cuántas horas invertimos en cada una de ellas?¿en cuantas oportunidades experimentamos la sensación de haber perdido el tiempo?¿a cuales acuerdos útiles y oportunos se llegó? Se trata de conseguir el procedimiento para que las reuniones sean mas dinámicas y mas productivas 1

2. Objetivo de la Presentación El objetivo de este trabajo es dar aportes para que las reuniones de trabajo puedan ser mas productivas y eficaces, que contribuyan a elevar la participación de quienes están ahí presentes, la integración, la amistad y la creatividad entre los miembros del grupo, con el fin de favorecer la toma de decisiones y resolver problemas. 2

3. ¿POR QUE LAS REUNIONES SUELEN SER POCO PRODUCTIVAS? Existe una sensación o sentimiento generalizado de que en las reuniones se pierde el tiempo. Hay gente que rehuye o al menos no tiene mucho entusiasmo por participar en reuniones. Diversos factores contribuyen a ello: • No se ha preparado el orden del día, en algunos casos extremos no se sabe ni para que se reúne. • Las reuniones a veces se hacen en horas inoportunas y generalmente causa falta de puntualidad • Lugar inapropiado, mala disposición de las sillas, la gente no se ve la cara; local muy cerrado o ruidoso. 3

4. ¿POR QUE LAS REUNIONES SUELEN SER POCO PRODUCTIVAS? • Los participantes no saben concretar, se “van por las ramas” • Falta capacidad de síntesis • No hay suficiente capacidad de escuchar • Personas que llegan tarde y plantean cuestiones ya tratadas • Intervenciones que no se relacionan con el tema que se está tratando • Se mezclan diferentes puntos del orden del día • Hay afán de protagonismo • El desempeño del Moderador no es el adecuado: muy rígido, laxo, calificador o descalificador

5. ¿POR QUE LAS REUNIONES SUELEN SER POCO PRODUCTIVAS? • Intervenciones demasiado largas o reiterativas • Falta de disposición para escuchar • No saben dialogar • Falta de apertura para aceptar criterios diferentes • Falta de disciplina • Enfrentamiento entre personas, intolerancia Salvo el ultimo punto que expresa problemas de personalidad que se proyectan en la actuación dentro del grupo, las demás cuestiones son problemas directamente relacionados al modo de conducir la reunión 5

6. Tipos de Reuniones • Amistosas:Reuniones de amigos cuyo objetivo es encontrarse unos con otros • Formativas:Cursos, conferencias, seminarios y todas aquellas formas de transmitir conocimientos • Informativas:Que tienen por finalidad trasmitir y/o recibir informaciones • De Estrategia: Cuando se trata de reuniones de grupos con tendencias o grupos diferentes que hay que conciliar

7. Tipos de Reuniones • Centradas Sobre el grupo: Tienen por finalidad sensibilizar a los miembros del grupo sobre los fenómenos que ocurren en su interior o sobre algunos de sus problemas. • De trabajo: Destinada a tomar decisiones y o resolver problemas Lo que ocurre con frecuencia es que se confunden o mezclan los diferentes tipos de reuniones: una reunión de trabajo se transforma con mucha facilidad en una reunión de amigos y luego se tiene la sensación que ha sido larga e improductiva

8. Momentos de una Reunión EL ANTES: Temario Preparación del material Convocatoria EL DURANTE Bienvenida Inicio de la reunión Presentación y cuestiones Dialogo o discusión La animación de la reunión La utilización del método analítico Final de reunión EL DESPUÉS Realización de lo acordado Evaluación de lo realizado Seguimiento de lo ejecutado Control de lo alcanzado 8

9. Antes de la Reunión El temario, orden del día o plan de discusión La preparación del material de la reunión La convocatoria La Bienvenida e iniciación de la reunión 9

10. Antes de la Reunión El temario, orden del día o plan de discusión: Se trata de los asuntos o problemas a discutir y resolver,los que van a participar en una reunión deben saber a que van, a fin de evitar la improvisación, los comentarios superficiales y las decisiones apresuradas. 10

11. Antes de la Reunión El ambiente físico: Un mal ambiente físico condiciona el ambiente psicológico y puede incidir al punto de dar al traste con una sesión de trabajo bien pensada y bien conducida En cuanto a la preparación material de la reunión se debedisponer de bebidas, sillas y mesas adecuadas,apoyos visuales tales como: la pizarra o el rota folio sirven para: • Fijar la atención sobre el tema o cuestiones de debates • Dar mayor relieve a cuanto se discute • Facilitar que siga la reunión • Permitir tomar notas con mas facilidad • Actúa como una especie de secretario visual; permite conservar lo que se escribe y hacer referencia a ellos con solo volver las hojas cuando sea necesario. 11

12. Antes de la Reunión Accesorios que podrían utilizarse: • Rota folio • Block de papel • Pizarra • Pizarra de fieltro • Pizarra magnética • Proyector de diapositivas • Retro proyector • Proyector de cuerpos opacos • Grabador portátil • Proyectos cinematográfico • El vídeo • Televisión de circuito cerrado • Grafito • Visual • Oral • Audiovisual Cabe tener en cuenta que los instrumentos utilizados y los materiales son sólo unos medios de apoyo 12

13. Antes de la Reunión Convocatoria:Es el aviso previo generalmente por escrito, que hace saber del orden del día y agenda, contiene dos tipos de información: • Fecha, lugar, hora y duración posible de la reunión • Agenda En algunos casos con la convocatoria se envía a los participantes algunos documentos, para que estos puedan estudiarlos y hayan podido formarse un juicio u opinión personal sobre los temas que se consideren. Ninguna reunión de trabajo da sus mejores frutos, si la gente asiste a ella improvisando el tratamiento de los temas. 13

14. Antes de la Reunión Crear desde el primer momento una atmósfera grupal que favorezca el trabajo en equipo. En general la eficacia de todo trabajo esta ligada a la importancia de la fase de preparación. No es de extrañar que una reunión de trabajo de tres horas, haya dos o tres veces más de tiempo de preparación. Lo chocante es agregar un despilfarro de diez a quince horas de reunión, simplemente porque la reunión no se ha preparado adecuadamente. Puede afirmarse que una reunión bien preparada está en mejores condiciones para celebrarse de forma productiva uqe las que son improvisadas 14

15. Durante la Reunión Los temas a tratar deben ser: • Claros • Concisos • Comprensibles • Atractivos e Interesantes • Sin retórica y reiterativos • Evitar la esquematización o la brevedad excesiva Es de suma importancia que el problema a discutir se plantee adecuadamente. 15

16. Durante la Reunión • Clima amistoso: Si habla en tono dogmático, si no logra ser informal y hacer que el grupo se sienta a gusto, se formará una atmósfera fría muy difícil o imposible de deshelar. Debe estar cómodo,tranquilo y sentirse seguro de sí mismo, los otros miembros se contagiarán y seguirán su ejemplo, si su conducta alienta a los demás a hablar libremente es probable que los otros miembros adopten una disposición presida a escuchar y estimular a sus compañeros” • Puntualidad: No “castigar” con la espera a los que son puntuales. • Solo razones urgentes pueden obligar a ir directamente al grano. 16

17. Durante la Reunión • Diálogo y discusión: Dialogar es comunicarse en forma bidireccional (comunicar a otro y recibir comunicación del otro)‏ • Interacción y Comunicación • Actitud vital-existencial de apertura al diálogo, lo que exige una fuerte dosis de empatía, en cuanto a capacidad de “ sentir y comprender desde dentro del otro”. • No confundir un “desacuerdo” con una “agresión personal”

18. Durante la Reunión Un diálogo auténtico no es un simple intercambio intelectual, es también una implicación existencial. Obtener la máxima implicación existencial-emocional en cada una de las tareas del grupo; por la otra, evitar reacciones emocionales que oscurezcan el razonamiento. Sólo hay auténtico espíritu de grupo cuando todos los miembros están implicados psicológicamente en el grupo. Los grupos donde prima la pura emocionalidad, no se puede realizar una tarea productiva. 18

19. Durante la Reunión Frecuentemente usar uno u otro procedimiento depende del tamaño del grupo: mayor es el numero de miembros mayor es el numero de procedimientos formales. Lógicamente, también influye el grado de madurez del grupo. • El moderador establecerá un turno de intervenciones concediendo la palabra por orden de petición; este método es bueno porque permite que hablen todos los que quieran y es el que introduce disciplina y orden en la discusión • Si los miembros del grupo se moderan así mismos, sin necesidad que se les conceda la palabra. Si el grupo funciona bien y tiene pocos miembros, esta forma de dialogar es mas ágil y mas amistosa. 19

20. Método Analítico o Técnicas de Reuniones de Trabajo Existen cinco (5) faces o momentos de proceso de toma de decisiones: • Definición del problema • Análisis del problema • Elaboración de soluciones • Toma de decisiones; selección de una solución • Programa de acción 20

21. Método Analítico o Técnicas de Reuniones de Trabajo Definición del Problema: • Conocer los hechos, respondiendo con la mayor exactitud posible a la cuestión de qué se trata. • La discusión debe comenzar a partir de los datos de la realidad: Estar informado acerca de los hechos y datos del problema que, como tales no dependen de nuestra opinión, ni de nuestros deseos. “no os contentéis con los que os digan id a verlos vosotros mismos. No os pregunto lo que pensáis, decidme lo que es. Hechos, hechos, estos quedan. No los haréis desaparecer como el sentimiento. No os pido vuestra manera de pensar si no cosas precisas, realidades. No os apoyéis en frases si no en hecho, con esto podéis construir.” Mariscal Foch

22. Método Analítico o Técnicas de Reuniones de Trabajo Enunciar un problema un problema en términos generales y vagos no ayuda a descubrir su naturaleza, consecuentemente ayuda muy poco a la búsqueda de la solución o a la toma de decisiones. Enfocar o dirigir el interés del grupo hacia las dimensiones o aspectos específicos del problema: ¿Cuál es el problema? ¿Cuáles son los datos y hechos que los configuran? ¿Cuáles son los aspectos o elementos principales del problema? ¿Cuáles son las cuestiones conexas al problema? ¿Que se ha dicho acerca del problema? Estas son algunas de las preguntas que es posible hacer para ayudar a la formulación del problema. En la práctica esto no se hace de una vez, sino a medida que se investigan los hechos, Por aproximaciones sucesivas se va perfilando el problema y se va delimitando de modo que sea lo mas especifico posible. 22

23. Método Analítico o Técnicas de Reuniones de Trabajo Análisis del Problema: No se puede analizar el problema sin la fase anterior de la identificación y definición del problema • Buscar antecedentes y causas, exponer argumentos, desentrañar las cuestiones, cuidando de que los prejuicios y predisposiciones no afecten el análisis ¡Un problema bien planteado está el 50% resuelto; un problema bien analizado es un problema casi resuelto, el análisis se basa en la experiencia y en los conocimientos teóricos! 23

24. Método Analítico o Técnicas de Reuniones de Trabajo Elaboración de Soluciones • Tener un abanico de soluciones que luego se han de explorar y evaluar, para elegir una de ellas y para reajustar e integrar algunos • Haciendo un juego de palabras, en esta fase del proceso lo mas importante es la propuesta de soluciones y el examen de las soluciones propuestas. Tener presente dos aspectos principales: • La alternativas • Los factores relevantes 24

25. Método Analítico o Técnicas de Reuniones de Trabajo Las alternativas o diferentes líneas de acción casi nunca existe una forma de solucionar un problema. En cada circunstancia es muy conveniente evaluar las diferentes líneas de acciones posibles • Considerar y explorar diferentes alternativas o líneas de acción. Descubrir las soluciones posibles y las aplicaciones que tiene por optar una u otra. Para esto es necesario ponderar las ventajas y desventajas de cada una de las alternativas 25

26. Método Analítico o Técnicas de Reuniones de Trabajo Factores Relevantes: Si son económicos, sociales, políticos, culturales, personales y cuales son los que pueden influir de manera mas decisiva en relación a los objetivos propuestos. Desde el punto de vista de la implementación los factores condicionantes son de 3 tipos: Factores de recursos: dinero, tiempo, materiales, tecnologías disponibles, organización que sirve de soporte para lograr los objetivos y otros de parecida índole. Factores Técnicos: estos factores dentro de los proyectos sociales hacen referencia a lo relacionado con las metodologías y tecnologías que pueden ser utilizadas 26

27. Método Analítico o Técnicas de Reuniones de Trabajo Factores Socioculturales y Políticos: una alternativa no es óptima en si misma si no tiene en cuenta todos los factores condicionantes del tipo político, social y cultural que pueden actuar de manera positiva, negativa o neutra, en relación de lo que se quiere alcanzar; estos factores tienen que ver con la flexibilidad política y sociocultural Factores Humanos: se trata de saber con que recursos humanos se cuenta para llevar adelante la solución propuesta.

28. Método Analítico o Técnicas de Reuniones de Trabajo La Toma de Decisiones Decidirse por la selección o elección de una solución (también podría decidirse no hacer nada). Hacer una apreciación de las diferentes soluciones y decidir por aquella que se estime mas acertada para alcanzar los objetivos propuestos. Para la toma de decisión uno hace entrar en juego varios factores: además del análisis del problema y la evaluación de las alternativas, también tiene su peso, la experiencia siempre que no se quiera repetir sin mas lo que ya se ha hecho, el consejo de terceros, intuición… hay que utilizar en esta fase todos los medios disponibles para tomar una decisión que sea la solución probablemente mejor. 28

29. Método Analítico o Técnicas de Reuniones de Trabajo La forma de decidir, influye en la dinámica del grupo. Es por ello que para el buen funcionamiento del grupo y para evitar tensiones innecesarias el coordinador debe saber cual es el procedimiento más adecuado para la toma de decisiones y sus consecuencias.

30. Método Analítico o Técnicas de Reuniones de Trabajo TIPOS DE DESICIONES: La decisión por unanimidad es la que toma le coordinador sin ninguna formalidad cuando los participantes coinciden en los juicios o posibles soluciones para resolver problema o tomar una decisión. Votación. Se trata de un medio rápido para tomar una decisión cuando en lo que discute hay intereses contrapuestos y la falta de coincidencia en torno a lo que se debe hacer. 30

31. Método Analítico o Técnicas de Reuniones de Trabajo La decisión por Consenso, resulta de un esfuerzo por llegar a un acuerdo o postura relativa, en la que se procura recoger opiniones, sugerencias y propuestas diferentes, incluyendo los intereses y motivaciones no coincidentes La decisión por vía intermedia. En sentido escricto no es una toma de decisión si no una forma de aplazar una decisión, recurriendo a un asesoramiento externo o delegado de un comité No basta con tomar una buena decisión; es preciso que ella suscite adhesión, que cada uno de los integran el grupo este de acuerdo en aceptar y hacer lo acordado.

32. Método Analítico o Técnicas de Reuniones de Trabajo Preparar la acción que se va a realizar desde un punto de vista operativo, programar una acción comporta dar respuesta a las siguientes cuestiones: ¿Qué SE QUIERE HACER? ¿Por qué SE QUIERE HACER? ¿PARA QUE SE QUIERE HACER? ¿Cuándo SE VA A HACER? ¿CON QUE SE VA A HACER? ¿Cómo SE VA A HACER? ¿CUANTO SE QUIERE HACER? ¿Dónde SE QUIERE HACER? 32

33. Método Analítico o Técnicas de Reuniones de Trabajo Formular una estrategia de acción. Buscar un procedimiento para llegar a los objetivos y metas propuestas. La estrategia contribuye al arte de dirigir un conjunto de operaciones orientadas al logro de un objetivo Una cosa es la lógica de la formulación de un programa y otra es su realización concreta. El proceso siempre es irregular y en el camino hacia un objetivo en el que hay que resolver muchos problemas coyunturales que requieran decisiones, resoluciones, la estrategia y técnica de acción

34. Después de la Reunión UNA REFLEXION PARA EL MODERADOR Cuando se intenta mejorar las reuniones mediante un trabajo mas disciplinado como es la utilización del método analítico u otros análogos, se puede “cortar” o “trabar” la espontaneidad de los intercambios La reunión hay que terminarla, no dejarla morir como ocurre con frecuencia. Lo ideal es que la reunión termine a la hora acordada. No es lo mejor que una reunión valla muriendo o la gente este apresurada por marcharse. Las reuniones deben de tener horas de comienzo y horas de terminación.

35. Después de la Reunión • FINAL DE REUNION Y POSIBLE EVALUACION DE LA MISMA • Un grupo es tanto más maduro, cuanto más consciente es de su propio funcionamiento. Para ello nada mejor que evaluar de una vez en cuanto las reuniones. Las evaluaciones que están bien hechas ayudan: • A madurar como grupo • A renovarse como equipo de trabajo • A resolver conflictos internos sin perdidas de personas y sin frustraciones de resentimiento. • La evaluación de una reunión puede utilizarse de diferentes maneras: 35

36. Después de la Reunión • ORAL: Consiste en la consulta a los participantes para que expresen oralmente el juicio que les ha merecido la reunión. • La auto evaluación oral tiene el inconveniente de que puede producir un efecto de contagio con la intervención de determinadas personas que dan una técnica a la evaluación que no representa el sentir del grupo • UTILIZANDO CUESTIONARIOS O FICHAS: Consiste en llenar un cuestionario después de terminar la reunión, que sirve para el funcionamiento de la misma • OBSERVACION:Se realiza por un observador, presente en la reunión. No participa y se limita a observar las conductas activas y pasivas de los miembros del grupo

38. Reuniones Efectivas Abril de 2009

39. Objetivo de la Presentación Presentar las técnicas principales para llevar a cabo una reunión efectiva desde el inicio hasta el fin.

40. Reuniones • Una reunión es un método que se utiliza en un equipo de trabajo o grupo de individuos (Comunidad) para la búsqueda de consenso unidos por un asunto que les es de interés común. • Pero… algunas veces resultan poco efectivas por que resultan aburridas y no son tomadas con la seriedad que merecen Una reunión siembre debe generar un resultado!

41. Reuniones de la Comunidad Las reuniones de la comunidad son una herramienta utilizada para: Elaborar Planes Organizarse Fomentar la Participación Intercambiar nuevas ideas Discutir temas de importancia para la comunidad

42. Elementos de una Reunión Efectiva • Convocatoria adecuada (Hora, Tiempo, Lugar, Objetivo de Reunión). • Objetivo definido y claro de la reunión. • Planificación adecuada y uso de la agenda. • Focalizar la reunión. • Establecer las reglas claras del comportamiento (Celulares en silencio, evitar o disminuir los focos de distracción). Pág. 42

43. Promover la Participación activa del colectivo, Apreciar el punto de vista del compañero. No hacer juicios Cumplir con los compromisos, respetar los acuerdos y decisiones del equipo. Cerrar la acciones (¿Cuando no reunimos nuevamente?, ¿Dónde?, los responsables y ¿Quien va ha realizar el seguimiento?)‏ Elementos de una Reunión Efectiva

44. Aspectos que Debe Tener una Convocatoria • Fecha de la reunión. • Hora de inicio y hora de finalización. • Lugar en que se efectuará la reunión. • Quiénes participarán? • Objetivo de la reunión. • Agenda de temas a tratar. • Envío de información previa. • Sugerir llevar alguna información particular.

45. Actividades Previas al Desarrollo de la Reunión… • Selección de un local adecuado. • Ubicación de invitados especiales • Instalación de equipos: sonido, grabadora, proyectores, pantalla y extensiones eléctricas. • Verificación del material audiovisual. • Servicio de cafetería (Refrigerios).

46. Al iniciar la Reunión … • Cree un atmosfera agradable • De la Bienvenida • Desarrolle una cultura de la puntualidad • Presente a los participantes • Señale los objetivos de la reunión • Indague sobre sus expectativas • Coloque la reglas caras del juego • De a conocer la agenda • Formule una pregunta de introducción Entusiasmo, apertura y confianza son elemento esenciales!

47. Durante la Reunión… • Cumpla con la agenda • Controle las interrupciones de manera firme y cordial. • Clarifique y obtenga conclusiones para acciones futuras en cada punto, mediante: • a. Identificación de la persona responsable • b. Logro de un acuerdo para la fecha en que se debe cumplir la actividad • c. Repitiendo todas las conclusiones

49. Cronograma de Trabajo