الجزء الاول:

1. الجزء الاول: تمهيد ومقدمة: • وحدات وادارة العلاقات العامة. • مفاهيم الاعداد، التنظيم، المؤتمرات. • اجندة المؤتمرات-جامعة النجاح 2012. • مؤتمرات على الساحة الفلسطينية.

2. العلاقات العامة تنظيم اداري: • من خلال تنظيمه لمجموعة من الاعمال والانشطة والبرامج، من أجل تبادل وتوافق مابين مؤسسة او شركة ما وجمهورها. • ينظم العمل بتوزيعه على وحدات أصغر تتكون كل وحدة من مجموعة من الادوار والاعمال والموظفين.

3. مكانة الادارة المستقلة للعلاقات العامة

4. وحدات دائرة العلاقات العامة: • لتحديد وحدات دائرة علاقات عامة بشكل عام، وعددها وحجمها يجب تحديد كل من: • الشكل التنظيمي للشركة او المؤسسة وحجمها. • طبيعة عملها ونشاطها (توزيع، انتاج، ...). • حجم جمهورها ونوعياته. • امكانيات مواردها(بشرية، مادية...). • مدى ادراك ادارتها بأهمية العلاقات العامة.

5. Perception for the PR Units: • Media Unit. • Publications Unit. • Events Management Unit. • Projects Unit. • Data Base Unit. • Translation Unit. • Marketing Unit. • Website Unit. • Graphic Design Unit. • Volunteers Unit. • Training Unit. • Research & Development Unit. • Secretary.

6. مفاهيم: • الاعداد: هو تهيئة الشيء ( الحدث، المؤتمر...) بأفضل وجه حتى يؤدي عمله او الهدف المرجو منه بشكل مناسب وتكون النتائج ايجابية قدر الامكان. وقد يكون الزمن له فيصل كبير في تحديد افضلية الإعداد او تحسينه.

7. مفاهيم: • التنظيم: تجميع الجهود باختلاف تخصصها ووضعها في إطار واحد مجمع لتزداد هذه الجهود قوة وصلابة وتؤدي الى تحقيق الهدف الاساسي والرئيسي والاهداف الفرعية على حد سواء.

8. مفاهيم: • المؤتمرات: هذا المصطلح يعني الحدث الأكبر عادة، حيث يجمع مئات بل الاف الأشخاص في مكان معين وفي زمن معين، ليتناقش المؤتمروون(جمهور، مشاركين، راعيين، صحفيين، منظمين، ضيوف...الخ) بموضوع محدد ليعرضوا افكارهم حوله ويخرجوا بالتوصيات المرجوة من تنظيمه. وتستمر المؤتمرات أحياناً لعدة أيام وقد تتضمن برامج اجتماعية متشعبة ومعارض. يتكون من جلسات عامة ومتخصصة. ويشمل الكثير من المؤتمرات الكبرى أعضاء من مختلف أنحاء العالم، ويتم فيها بحث القضايا ذات الاهتمام المحلي والعالمي.

9. اجندة المؤتمرات-جامعة النجاح 2012

10. اجندة المؤتمرات-جامعة النجاح 2012

11. الاجندة:http://www.najah.edu/ar/conferences-workshops

12. مؤتمرات على الساحة الفلسطينية

17. الجزء الثاني: المؤتمرات: • لماذا المؤتمرات؟ • أهمية المؤتمرات. • أنواع وأشكال ومستويات المؤتمرات. • مهام منظم المؤتمرات. • مسؤوليات ومواصفات فريق العمل.

18. لماذا المؤتمرات؟ او لماذا نحتاج الى عقدها؟ • يلبي متطلبات اجتماعية بتجميع الاشخاص وتنمية روح الجماعة. • نشر المعلومة وتبادل الافكار والنقاش المثمر. • ليس فقط اداة توصيل معلومات. • سؤال جوهري ومتكرر. • هل هو باهظ الثمن؟ • هل يحتاج الى وقت؟ • هل يحتاج الى جهد؟ • هل يحتاج لمنظم؟ • كم شخص يعمل من أجل انجاحه؟

19. أهمية المؤتمرات: • الاحتكاك الايجابي والمثمر بين المشاركين والمتحدثين. • بناء وتوطيد علاقات داخلية وخارجية. • أعداد المشاركين وجنسياتهم ومراكز عملهم ومستواياتهم العلمية. • صدى وتأثير المؤتمر والوصول الى الجمهور المستهدف. • تعكس الوجه المشرق للمؤسسةفي مختلف المجالات. • ترسيخ ورفع مكانة المؤسسة. • مجال التنافس. • بحسب الموضوع والرسالة والهدف والنتائج. • البعد الاقتصادي. • البعد العلمي والثقافي والاجتماعي.

20. أنواع المؤتمرات: • أنواع متعددة ومختلفة. • وبالتالي اختلاف في شكل وطريقة اعدادها. • اختلاف في المواضيع التي تطرحها وتناقشها. • تختلف عن الندوة او الاجتماع او ورشة العمل او التدريب او الحفلات او المحاضرة.

21. ورشة العمل: عبارة عن دورة خاصة لعرض بعض التطبيقات والامور العملية، او لتحسين مهارات المشاركينفيها او للتدريب. • الاجتماع: حدث صغير مقارنة بالمؤتمر، ويضم عدد محدود من المتناقشين في شؤون العمل في غرفة اجتماعات. • الندوة: وصف لتجمعات يتراوح حجمها من صغير الى متوسطويكون هناك حضور يصل الى المئة من الاشخاص وتنعقد لفترة يوم او اثنين بهدف تثقيف الحضور وتزويدهم بالمعلومات.

22. أنواع المؤتمرات: • المؤتمرات الصحفية. • المؤتمرات المرئية والمسموعة. • المؤتمرات العلمية المحكمة. • المؤتمرات الثقافية والتراثية والشعبية. • المؤتمرات السياسية. • المؤتمرات التكنولوجية. • المؤتمرات الاقتصادية والتجلية والاستثمارية. • المؤتمرات التسويقية. • المؤتمرات الخاصة بالمبيعات. • المؤتمرات ذات العائد المادي.

23. أشكال المؤتمرات: • مؤتمرات داخلية على صعيد المؤسسة اي للمجتمع الداخلي ويمكن ان يقسم بحسب تقسيم المجتمع الداخلي وحجمه او ان كان هناك نقابات عاملين. • مؤتمرات خارجية على صعيد المؤسسة لتشمل الجمهور المستهدف او الجهة المستفيدة او الزبائن او المستثميرين او الهيئات العامة او الادارية...الخ. • مؤتمرات مشتركة Partners or Sponsors. • مؤتمرات جماهيرية. • مؤتمرات مؤسساتية. • مؤتمرات حكومية.

24. مستويات المؤتمرات: • المؤتمرات المحلية. • المؤتمرات الوطنية. • المؤتمرات الاقليمية. • المؤتمرات الدولية.

25. منظم المؤتمر: • اللجان التحضيرية. • اللجان الفرعية. • اللجان الفنية. • اللجنة الاعلامية. • اللجان العلمية والتحكيمية. • مهمة تنظيم واعداد المؤتمر هو دائرة العلاقات العامة في الاساس بالاضافة الى دوائر اخرى ذات علاقة. • رجل العلاقات العامة. • فريق عمل متجانس.

26. مهام منظم (المؤسسة) المؤتمر: • البحث عن المكان واختياره. • تحديد الموعد المناسب. • تحديد الخطة. • تشكيل اللجان وفرق العمل المختلفة.

27. المسؤولون عن التنظيم: • بروتوكولات الاتيكيت والاستقبال. • اعداد وادارة ميزانية المؤتمر. • اعداد قوائم المدعوين. • مهارات استخدام الحاسوب. • العمل لساعات طويلة. • العلاقات القوية مع وسائل الاعلام والادارة. • نشيط، منظم وهادئ، دقيق. • مهارات الاتصال والاقناع والتفاوض. • الافكار والابداع. • قدرة السيطرة على المشكلات وحلها.

28. مواصفات أفراد فريق العمل: • حسن المنظر • اللباقة وطلاقة اللسان • تمتع بروح المبادرة في بناء العلاقات • الدقة • الاتزان • الاتيكيت وقواعد الاستقبال • التنظيم • الالمام بلغة اجنبية • قدرة الاقناع وكسب الثقة. • شخصية جذابة بعيدة عن الهجومية. • ذهن صافي دائما. • تفكير منطقي. • الابتكار والتصور والتخيل • قدرة على مواجهة المواقف والمشاكل وفهم العلاقات المختلفة.

29. مواصفات أفراد فريق العمل: • الاخلاق • الانفتاح الحضاري والديني والثقافي. • الاحساس بالاخبار الهامة • الالمام بعلوم الاتصال ةالعلاقات والنفس والاجتماع والتسويق والاعلان والعلوم السياسية... • القدرة على التحليل • الصدق والمصداقية • العدالة وعدم التمييز • النزاهة في التصرف

30. الجزء الثالث: مراحل اعداد المؤتمر: • التخطيط. • التحضير. • التنفيذ. • التقييم.

31. مرحلة التخطيط للمؤتمر:

32. مرحلة التخطيط: SWAT • المخاطر المحتملة • الفرص التحسينية • عناصر القوة • عناصر الضعف

33. مرحلة التحضير للمؤتمر: • 1- تحديد ما نود تحقيقه من المؤتمر. • 2- تحديد أهداف المؤتمر. • 3- تشكيل اللجان وفرق العمل وعقد الاجتماعات. • 4- اعداد برنامج المؤتمر: ترتيب المتحدثين، موضوعات الجلسات، مدراء الجلسات...الخ. • 5- تحديد من هم المشاركون في المؤتمر حسب تصنيفاتهم ومن هي الفئة المستهدفة. • 6- رصد انشطة وبرامج على هامش المؤتمر من حفلات، معارض زيارات...الخ.

34. مرحلة تنفيذ المؤتمر: • وضع جدول زمني بالمهام المستهدفة واخر مهلة لها: • اختيار مكان عقد المؤتمر. • طباعة المطبوعات. • تجهيز المكان لوجيستيا والتأكد من وجود المواد الخاصة بكل جلسة ومتحدث. • الاتصال والتنسيق مع المتحدثين. • دعوة وسائل الاعلام والتنسيق مع الصحفيين والتأكد من حضورهم وتزويدهم بالادوات المطلوبة. • ارسال الدعوات والمنشورات الخاصة بالمؤتمر. • ترتيب موضوع الاقامة والفيزا. • الاعلان والدعاية.

35. التقييم: • يتم التقييم من خلال قياس رد فعل الجمهور المستهدف ومن خلال مطالبة المشاركين بإعطاء تقييمهم للمؤتمر عند نهايته: • حول المكان. • اسلوب العرض. • الاشراف والتنظيم والاستقبال. • المواضيع المطروحة. • الاهداف والنتائج. • التوصيات.

36. كيف يتم التقييم والقياس؟ من خلال جمع المعلومات بالطرق المختلفة: • المقابلات الشخصية. • البريد الالكتروني. • الاستبيان من خلال ماينشر على: • المنتديات • مواقع التواصل الاجتماعي • في وسائل الإعلام

37. الجزء الرابع: خطوات تنظيمالمؤتمر والتنفيذ : • ما قبل انعقاد المؤتمر • يوم انعقاد المؤتمر • ختام المؤتمر • المتابعة الاعلامية

38. ما قبل انعقاد المؤتمر: • نوع المكان: • فندق، • جامعة، • منتجع، • مركز. • الخدمات المقدمة: • كراج،وسائل نقل • مخارج طوارئ • التجهيزات اللوجستية: • صوتيات والاضاءة، • مرئيات وشاشات، • انترنت وكمبيوتر، • DVC • كابين ترجمة • تدفئة وتبريد • دورات مياه • الامن. • عروض الاسعار. • نوع العقد والتزاماته. • اولا: عملية اختيار المكان: تحديد واختيار المكان يتم بناءا على وضع الاختيارات وعرضها وزيارة المواقع ووضع مكان بديل وتفصيل مميزات كل مكان من حيث: • الموقع وقربه وبعده عن مركز المدينة وأماكن سكن الضيوف والمطاعم. • السعة والقاعات: • مفتوح ام مغلق، • الاعمدة في القاعة • امكانية عمل معرض، • مكان تسجيل واستقبال، • غرف اجتماعات صغيرة، • غرفة صحافة، • غرفة للاكل والاستراحة، • مدرج حفلات، • مكتب ادارة المؤتمر، • ملاءمة المكان لنوع المؤتمر ومدته.

39. الموقع: السعة: القاعات: نوع المكان: الخدمات: التجهيزات: السعر: العقد: • اختيار المكان: كتابة تقارير معاينة المواقع: اسم المكان: اسم المؤتمر: اسم المنسق: المدينة: العنوان: جهات الاتصال:

40. اختيار المكان: بعد عرض الاختيارات يتم : • الاتصال. • التفاوض. • الاتفاق. • توقيع العقد. • وضع مكان بديل.

41. ما قبل انعقاد المؤتمر: • ثانيا: تحديد الزمان: • الموعد: عمل فحص للاجندة الوطنية: • من مؤتمرات، • اعياد رسمية، • عطل رسمية، • عدد ايام المؤتمر ومدته. • الجدول الزمني.

42. ما قبل انعقاد المؤتمر: • ثالثا: لجان المؤتمر وأدوارهم: • تشكيل اللجان: • التحضيرية ( المنظمة): رئيس واعضاء ينبثق عنها اللجان الفرعية. • العلمية: للمؤتمرات المحكمة والعلمية. • الفرعية ( التنفيذية): - الفنية – الاستقبال – المعارض – الاعلام - • اجتماعات اللجان وكتابة المحاضر للتوثيق والتنفيذ. • تدريب اللجان الفنية على البروتوكول والاستقبال والتسجيل: • الترحيب • التسجيل وجمع المعلومات والبيانات • توزيع الشارات الشخصية • تسليم الكتيبات والشنط وبرنامج المؤتمر • الجلوس

43. لجان المؤتمر وأدوارهم: اللجنة التحضيرية: • تحديد الزمان والمكان والتأكد من جاهزيتهم. • توزيع اللجان الفرعية والمهام. • تحديد اسم وشعار المؤتمر. • مراجعة العقود وتوقيعها. • تحضير البرنامج: الجلسة الافتتاحية وجدول اعمال المؤتمر والجلسات وقائمة موضوعات ومحاور المؤتمر. والبرنامج على هامش المؤتمرز • اختيار المتحدثين ومدراء الجلسات واوراق العمل والكلمات الخطابية وعريف الحفل. • الاتصال والتنسيق مع المتحدثين. • اتخاذ القرارات. • تحديد الجمهور المستهدف. • تحديد القوائم النهائية للدعوات.

44. اللجان الفرعية (التنفيذية): • الفنية: • الاستقبال والترحيب. • تجهيز المكانبالعلامات الارشادية. • تجهيز المكان لوجيستيا والتأكد من وجود المواد الخاصة بكل جلسة ومتحدث. • التسجيل وجمع المعلومات والبيانات. • الجلوس. • حجوزات الفنادق والمطاعم وفترات الاستراحة. • وسائل النقل وترتيبات السفر والاقامة والفيزا. • المعارض والحفلات. • الزيارات والرحلات (على هامش المؤتمر). • تحضير قائمة الادوات اللازمة. • تحضير الشارات الشخصية والشنط. • مكتب ديكور( الزهور) • الاعلامية: • تحضير الاعلانات ( اعلان للمشاركة باوراق عمل) ( اعلان عن عقد مؤتمر). • الاعلان والدعاية. • كتابة الاخبار ( نية العقد، الاستعداد،تصريحات صحفية...). • عقد مؤتمر صحفي عن نية العقد. • دعوة وسائل الاعلام والتنسيق مع الصحفيين والتأكد من حضورهم وتزويدهم بالادوات المطلوبة.

45. المطبوعات: • الكتيبات • برنامج المؤتمر • الدعوات • الاعلانات • قوائم التسجيل • الخطابات والكلمات • الهدايا التذكارية • شهادات المشاركة والتكريم • الشنط والاقلام. • المالية: • وضع ميزانية متوقعة ومراجعتها. • تحضير الدعوات: • كتابة الدعوة وتصميمها من حيث الالوان والحجم واللغة والمحتوى. • قائمة المدعوين • قائمة المشاركين • قائمة العارضين • قائمة الرعاة • قائمة المنظمين • ارسال الدعوات • التأكد من وصولها • طرق التأكيد والاعتذار