دوره آموزشي- توجيهي شناسايي، احصاء ومستندسازي و طراحي نقشه فريندهاي دستگاههاي اجرايي منتخب

1. دوره آموزشي- توجيهي شناسايي، احصاء ومستندسازي و طراحي نقشه فريندهاي دستگاههاي اجرايي منتخب

2. سازمان به مانند سيستم باز ورودي‌ها خروجي‌ها فرآيند فعاليت توليد خدمت و محصول و ساز و كارهاي برنامه‌ريزي سازماندهي و كنترل تحقيق و توسعه ... انسان‌ها مواد اطلاعات سرمايه ... كالا خدمات نظريه ضايعات ... محيط بازخورد اطلاعات و نتايج

3. زير فرآيندهاي يك سيستم باز ورودي‌ها فرآيند خروجي‌ها محيط

4. فرآيند مجموعه فعاليت‌هاي وابسته به هم، كه ورودي‌ها را به خروجي‌ها تبديل مي‌نمايند. فرآيند تأمين‌كننده مشتري ورودي خروجي الزامات و بازخورد الزامات و بازخورد

5. الگوي فرآيند فرآيند ورودي (شامل منابع مي‌باشد) خروجي محصول حيطه پايش و اندازه‌گيري

6. تعريف فرآيند • يك فرآيند دربرگيرنده چگونگي انجام كار و جريان يافتن فعاليت‌ها در يك سازمان يا واحد خاص مي‌باشد. • يك فرآيند ممكن است: • تعداد زيادي از ورودي‌ها را به يك خروجي واحد تبديل كند؛ مانند مونتاژ يك اتومبيل • يك ورودي واحد را به چندين خروجي متفاوت تبديل كند؛ مانند تبديل نفت خام به تعدادي از فرآورده‌هاي مختلف

7. فرآيندهاي كسب و كار • هر فرآيند كسب و كار، عبارت از مجموعه‌اي از مراحل است كه براي توليد يك محصول يا خدمت طراحي شده‌اند. • برخي از فرآيندها ممكن است تماماً در يك وظيفه سازماني خلاصه شوند؛ مانند فرآيند برنامه‌نويسي • انجام اكثر فرآيندها (مانند دريافت سفارش و توليد محصول) در گرو ارتباط متقابل واحدهاي مختلف سازماني است.

8. مالك فرآيند • مالك فرآيند نقش اصلي را در مديريت موفق فرآيند بر عهده دارد. • مسئوليت نسبت به دستيابي فرآيند به هدف آن، مديريت كلي فرآيند و بهبود آن • مسئوليت گزارش‌دهي عملكرد فرآيند • تأمين آموزش‌ها، ابزار و فنون لازم براي افراد درگير در فرآيند • الگوبرداري عملكرد فرآيند نسبت به فرآيندهاي مشابه • برنامه‌ريزي براي بازنگري و مميزي‌هاي فرآيند

9. رويكرد فرآيندگرا ` سازمان‌ها براي انجام فعاليت‌هاي خود به صورت مؤثر مي‌بايست مجموعه‌اي از فرآيندهاي مرتبط و تأثيرگذار بر يكديگر را شناسايي و مديريت نمايند. شناسايي و مديريت سيستماتيك فرآيندهاي به كار گرفته شده در سازمان و به طور خاص، در نظر گرفتن تعامل بين آنها به عنوان رويكردي فرآيندگرا شناخته مي‌شود.

10. رويكرد فرآيندگرا به كارگيري سيستمي از فرآيند‌هاي درون سازمان، همراه با شناسايي و تعيين ارتباط متقابل اين فرآيندها و همچنين مديريت آنها مي‌تواند به عنوان ديدگاه فرآيندگرا ناميده شود. اين ديدگاه تأكيد بر موارد زير دارد: الف- درك و برآورده‌سازي الزامات، ب-نياز به درنظرگيري فرآيندها بر حسب ارزش افزوده، ج- حصول نتايج عملكرد و اثربخشي فرآيند، د- بهبود مستمر فرآيندها بر پايه اندازه‌گيري‌هاي موضوعي.

11. رويكرد فرآيندگرا • شناسايي فرآيندها • تعيين ارتباطات متقابل فرآيندها • مديريت فرآيندها • كنترل مستمر فرآيندها • اطمينان از حصول نتايج و اثر بخشي فرآيندها • برآورده ساختن رضايت مشتري

12. شناسايي فرآيندها • پيش از مستندسازي، بايد ابتدا كلية فرآيندهاي كاري سازمان شناسايي شوند. • دو روش براي شناسايي فرآيندها وجود دارد كه مكمل يكديگر هستند: • تهيه ليست فرآيندهايي كه به نظر مي‌رسد سازمان آنها را پوشش مي‌دهد. • با مشخص نمودن ليست خدماتی که سازمان ارائه می نمايد و چگونگی تحقق آن .

13. نقشه ارتباطات هدف از ترسيم نقشه ارتباطات، پاسخ دادن به سؤالات زير است: • مشتريان فرآيند چه كساني هستند و خروجي فرآيند چيست؟ • تأمين‌كنندگان فرآيند چه كساني هستند و ورودي فرآيند چيست؟ • الزامات ورودي‌ها و خروجي‌هاي فرآيند چيست؟ • جريان داخلي فعاليت‌هاي فرآيند به چه صورت است؟

14. نقشه ارتباطات • ابتدا واحدها، بخش‌ها، و يا افراد مختلفي كه انتظار مي‌رود در فرآيند نقش داشته و يا بر آن تأثيرگذار باشند، مشخص مي‌شوند. • سپس رابطة بين هر يك از موارد مشخص شده در مرحلة قبل تعيين مي‌شود و آنهايي كه رابطه‌اي با سايرين ندارند از نقشه حذف مي‌شوند. • براي نشان دادن انواع روابط، از بردارهاي مختلفي استفاده مي‌شود.

15. فرآينـد A نتايج A، كنترل B نتـايـج C ورودي B نتـايـج B فرآينـد B فرآينـد C ورودي C كنترل C مكانيسـم B شبکه فرايندها

16. P D A C P D A C P D A C P D A C P D A C P D A C P D A C E X T E R N A L C U S T O M E R E X T E R N A L C U S T O M E R Input A Output E Process E Process A Process C Output D Input B Process B Process D Internal Customer Internal Customer Process F Feed Back شبكه فرآيندها در سازمان

17. سازمان فروش برنامه‌ريزي مشتريان توليد خريد تأمين‌كنندگان جريان كالاها اطلاعات مذاكرات سفارش نقشه ارتباطات فرآيند ”دريافت سفارش و تحويل كالا“

18. 1) فرآيندهاي اصلي فعاليت‌هايي كه در خدمت به‌وجود آوردن ارزش افزوده قرار مي‌گيرند 1-1- اختصاصی : کلیه فعاليتها در داخل دستگاه اجرايي و تحت کنترل آن صورت می گيرد. 1-2- مشترک :برخی فعاليتهای آن مرتبط با دستگاههای اجرايي ديگر بوده و لذا قابل کنترل کامل نمی باشد. 3) فرآيندهاي جانبي/ فرآيندهاي پشتيباني پشتيباني فرآيندهاي اصلي (خريد و تدارکات ،امور پرسنلي، آموزش ، ارتباطات و...) تقسيم بندی پيشنهادی فرايندها

19. شاخص اثربخشی فرآ‎يند • اثربخشي ميزان برآورده شدن نيازها و انتظارات مشتريان يك فرآيند بواسطه خروجي‌هاي آن

20. تعريف مديريت فرآيند مديريت فرآيند رويكردي سيستماتيك براي مديريت و كنترل فرآيندهاي يك سازمان، با تمركز بر برآورده ساختن نيازهاي مشتريان و افزايش كارآيي فعاليت‌ها مي‌باشد.

21. مديريت فرآيند • در نظر گرفتن فعاليت‌هاي سازمان به عنوان مجموعه‌اي از فرآيندهاي اصلي و زيرفرآيندهاي مهم مرتبط • تعريف نمودن فعاليت‌ها به صورت فرآيند • به تصوير كشيدن نحوة عملكرد فرآيند به منظور افزايش درك چگونگي انجام فرآيند • رديابي و تجزيه و تحليل عملكرد يك فرآيند با در نظرگيري شاخص‌ها و داده‌ها • طراحي مجدد يك فرآيند به منظور بهبود عملكرد • استفاده از روش‌هاي متفاوت براي مستندسازي، استاندارد كردن، و بهبود فرآيندها

22. چرخه PDCA ACT PLAN استقرار و بهبود در فرآيندها شناسايي توالي، تقابل فرآيندها و شاخص‌ها و روش‌هاي آنها پايش و اندازه‌گيري و تحليل اجراي برنامه‌ها CHECK DO

23. فرم شماره 1

24. فرم شماره 2

25. فرم شماره 3

29. نگرش فرآيندگرا # نگرش سازمان گرا

30. THANK YOU