Norsk Rotary Forum NORFO

1. Norsk Rotary ForumNORFO Orientering til distriktssekretærene Presentasjon ved NORFOs sekretær Per Kongsnes

2. Norsk Rotary ForumNORFO Terminologi • PETS – President Elect Training Seminar • DTTS – District Team Training Seminar • DS – Distriktssamlingen • SAR – Semianual Report • NOMDA – NOrsk MultiDistrikts Administrasjon

3. Norsk Rotary ForumNORFO Sekretærenes oppgaver skal avklares med DG • Månedsbrev? (kan være lagt til sekretæren, ev. egen redaktør) • DGs handbok • Rapport til RI Zürich • Protokollføring (distriktskonferansens generalforsamlingsdel) • Referater (kan være fordelt på andre, jf interne regler i distriktet) Bør presenteres som info på hjemmesiden til distriktet • Lister og oversikter i forbindelse med samlinger i distriktetKan være lurt å bruke excel-ark og kopier e-postadressen ved utsending av brev/meldinger • Opplæring og veiledning av klubbsekretærene Sekretæren er en av krumtappene i Rotary!

4. Norsk Rotary ForumNORFO Forholdet til Rotary International Husk: Du har ikke tilgang til Member Access som sekretær • Månedlig rapportering av klubbenes frammøteprosent • Eventuell oppfølging av SAR etter DGs anmodning All SAR-informasjon skal gå til data@rotary.org • Slik oppfølging kan f.eks. være purring på klubbenes innrapportering pr. 30.11. og 31.5. • Oppfølging på vegne av DG av eventuelle økonomi- og/eller kontingent spørsmål Slik kontakt går til rima.ferber@rotary.org

5. Norsk Rotary ForumNORFO CDS NYHETSBREV RI:s Europa/Afrika kontor

6. Norsk Rotary ForumNORFO Opplæring og veiledning av klubbsekretærene • Tas vanligvis på PETS • Veiledningen går oftest via telefon. • Lurt å ha passord for hver enkelt klubb til MedlemsnettGir mulighet for å veilede ved at begge har oppe samme bilde på sine skjermer • Nå (desember 2013/januar 2014) kontakt til nåværende klubbsekretærer for å få navn og data på innkommende presidenter, sekretærer og kasserere fra 1.7.2014Kan være frustrerende arbeid fordi de ikke ser at det haster

7. Norsk Rotary ForumNORFO Gjennomgang av klubbdelen av Medlemsnett Se på informasjonen på startsiden Gå gjennom de fem hovedinndelingene • Klubbinformasjon • Møteinformasjon • 1.7.2013 - 30.6.2014 • 1.7.2014 - 30.6.2015 Viktig!! • Ekstrainformasjon Se på konsekvensene av registrerte møtefrie uker Avlyste møter – maks 3 etter hverandre Klassifikasjon – vis heftet

8. Norsk Rotary ForumNORFO Repetisjon av reglene for medlemskap Reglene er hentet ut fra Manual of Procedure 2010 (endres etter Council on Legislation (COL) hvert 3. år) Hovedregel • Minst 50 % fremmøte i hvert halvår, men slik at fremmøte i egen klubb utgjør minst 30 prosent. (Resten kan være frammøte i andre klubber/deltakelse i andre Rotary-arrangement/møter) • Tilstedeværelsen må være på minst 60 % av tiden.

9. Norsk Rotary ForumNORFO 14-dagers regelen Medlemmer som går glipp av et møte, kan erstatte dette (make ups) ved å ha godkjent fremmøte for supplerende møter 14 dager før eller etter fraværet, dersom vedkommende • deltar i minst 60 % av et godkjent møte i en annen Rotaryklubb, • har møtt fram til riktig tid og sted i annen klubb selv om møtet er flyttet eller avlyst, • har hatt oppdrag i kraft av sitt verv i distriktsadministrasjonen, • har deltatt i klubbprosjekt/klubbaktivitet autorisert av styret. Dersom et medlem har mer enn 100 prosent fremmøte som følge av besøk, må dette noteres og eventuelt benyttes som «make up» neste 14 dager. Ingen kan ha mer enn 100 % frammøte

10. Norsk Rotary ForumNORFO Permisjoner og 85-årsregelen • Registreres nederst på det enkelte medlems profil • Permittanter medregnes fortsatt i klubbens medlemstall, men vil ikke kunne slettes på grunn av fravær. (Negativ innvirkning på klubbens frammøteprosent) • Dersom et medlem har alder + antall medlemsår som i sum er 85 eller mer, kan vedkommende søke styret om fritak for frammøteplikt • Vedkommende teller ikke med i klubbens medlemstall unntatt ved frammøte, da teller vedkommende både i teller og nevner ved beregning av frammøteprosent

11. Norsk Rotary ForumNORFO Æresmedlemmer • Æresmedlemmer i en klubb skal utnevnes av styret. • Et æresmedlem kan ikke samtidig være medlem i samme klubb, men et medlem i en klubb kan være æresmedlem i en annen klubb. Av dette følger at en klubb ikke kan velge et medlem som æresmedlem i egen klubb. • Ikke-rotarianere kan være æresmedlem i en eller flere klubber. • Et hvert æresmedlem har møterett i alle Rotary Klubber, men kan ikke inneha noe verv og skal ikke betale noen form for kontingent.

12. Norsk Rotary ForumNORFO Æresmedlemmer fortsatt • Æresmedlemmer står ikke oppført i Matrikkelen sammen med medlemmene, men nevnes under generell klubbinformasjon. • Æresmedlemmer vil ikke automatisk få tilsendt bladet Rotary Norden. • Styret avgjør for hvor lang tid æresmedlemskapet skal vare. • Ved dødsfall opphører æresmedlemskapet automatisk.

13. Norsk Rotary ForumNORFO Gjennomgang av distriktsdelen av Medlemsnett • Uttak av rapporter – bruk av rapportgeneratorenTa ut til excel og husk hvor du lagrer • Utdrag av frammøterapporten til månedsbrevet, bruk av mal • Vis søk etter klubb/medlem Husk lagring!

14. Norsk Rotary ForumNORFO