Værdistrømsanalyse

1. Værdistrømsanalyse Gennemgang af hvordan man laver værdistrømsanalyser i administrative processer Værdistrømsanalyse kaldes VSM (ValueStreamMapping) i materialet

2. VSM - 3 analyser Current State: Beskriver den nuværende situation/procedure Man bliver enige om, at dette er (stort set) måden der arbejdes på i dag Vi finder ud af hvad der skaber værdi for kunden (rød, gul, grøn) Dernæst er det vigtigt at komme væk fra ”den virkelige verden” – her er det tilladt at drømme, der skabes en stærk motivation for at komme i denne retning Mars: Ønskescenariet beskrives Tænk ud af boksen Det ville være fedt hvis... Nu har man et godt grundlag for at komme til future state, som er realistisk indenfor en kortere tidshorisont Future State: Beskriver fremtidens situation/procedure (overskuelig tidshorisont) Der er enighed om at dette er måden man skal arbejde på fremover Danner grundlag for evt. best practice/SOP

3. Fremgangsmåde – hovedgennemgang I finder 1-2 medarbejdere pr. afdeling = ejer af VSM (tovholdere) I gennemgår alle processer i jeres arbejdsgang og laver VSM på brunt papir Undervejs sættes Post It’s (Kaizen stjerner) på, som signal om, at her er der noget der kan gøres anderledes – eller at der er en forhindring for, at man kan gøre tingene anderledes. Det kan også blot være en ide, der skal undersøges nærmere (skal bruges senere) I noterer, hvor lang tid der typisk bruges på den enkelte opgave, er der nedbrud, fejl osv. noteres det også I beskriver ”lagre” mellem de enkelte processer VSM gennemgås herefter med afdelingen, så alle er enige om, at det er sådan man (stort set) arbejder i dag! (eventuelle tilretninger foretages)

4. Indtastning PT: Papir: L Kunde eller leverandør 300 stk 1 dag Eksterne kilder Forsendelse Fremstillings proces Data boks Lager Mandag + fredag Elektronisk informationsflow Informationsflow Træk Planlægning på stedet Skub Ideer og forslag til forbedringer Operatør ”Kaizen projekter” Når vi laver VSM bruges unikke ikoner Transport Ikonerne bruges overalt i verden, og er let genkendelige. Brug dem efter behov. Husk at benytte ”stjernen” – den beskriver udfordringer, ideer osv. laves ofte med en anden farve post’it.

5. Kunder ABC Planlægningsafd. Ordrer gives til leverandør xx. 200 ordrer pr. uge. Leverandør xx (intern afd) Eksempel på VSM 1000 ordrer pr. måned = 45 pr. dag Takttid: 420 min./45 = 9 min + 20 sek Det er bestemt ikke nogen fordel at ”rentegne” VSM på computer – lav det på brunt papir med post’its 200 sager pr. uge 200 sager information om kunde fejlfaktura retur til afregner Sendes pr. post dagligt kl. 16.00 5% Sorteres af picoline Afregnes af afr.afdeling Faktura tjekkes af chef Sendes til kunden af picoline 30 sek. Kundeorden Smider papir ud fra sag Ligger i bakke til afr. 350 stk 360 sek. Kundevis Tilbud findes i mappe Tjekker pris Taster i IT Printer Henter Placerer i bakke 30 sek Sorterer efter kunde Kuvert Frankatur I bakke til post 520stk 15 sek. Gennemgår Retter med pen Ligger i bakke til picoline/afr. 220 stk 625 stk 80 stk Procestid pr sag: 435 sek Gennemløb pr sag: 40 dage + 435 sek. 30 sek 15 sek 30 sek 360 sek 5 dage 11 dage 2 dage 8 dage 14 dage forklaring: 350 stk på lager - der er aftræk fra kunden på 45 stk pr dag - så 350 / 45 = 8 dage

6. Proces - overskrift Papir:_________ stk. Tid:__________ sek. Timer/dage L Proces - overskrift Papir:_________ stk. Tid:__________ sek. OEE:__________ Timer/dage L Proces - overskrift Papir:_________ stk. Tid:__________ sek. Beskrivelse af proces - - - - - Beskrivelse af proces - - - - - Beskrivelse af proces - - - - - spørgsmål ide ide ide ide spørgsmål Tid PT GT Skabelon for tegning af VSM Denne skabelon viser kun materialestrømmen som altid ligger nederst på analysen Evt. kopi af papir som printes og bruges ved hver proces (hæftes på VSM)

7. Tegning af VSM currentstate (nuværende) Lav en liste over arbejdsprocesser, fra sidste til første proces i forløbet, dette er for at skærpe hukommelsen og få alle detaljer med Tag brunt papir samt gule og pink post’its – sæt først info om kunden i øverste højre hjørne – og arbejd så ud derfra – som beskrevet på listen Sæt proces ikoner på brunt papir, som kan hænges op, hvor det er let tilgængeligt for alle Beskriv detaljeret i databokse under alle processer, hvilke opgaver der udføres for hver enkelt proces – er man i tvivl, så lav iagttagelser Skriv på hvor mange stykker papir, der printes ved hver proces (hæng evt. kopi af papirerne på VSM = god synliggørelse) Sæt Kaizen stjerner på VSM, efterhånden som ideer opstår Tegn lagre ind mellem processerne og optegn informationsstrømmene Overskrift på VSM - hvem der er ”ejer” Noter hvor mange sager, der er pr. måned Noter hvor mange medarbejdere, der er i afdelingen Beregn total forbrug pr. sag (evt. papir) Noter tidsforbrug for hver proces og ventetid mellem processerne og beregn herefter gennemløbstiden Husk: Kaizenstjer-ner

8. Enighed om currentstate Det kan være en udfordring at lave VSM currentstate, da man her ofte oplever, at man jo slet ikke arbejder ens – så det er svært at beskrive Brug pink post’its hvorpå i noterer at her arbejdes der forskelligt fra person til person Vær bevidste om, at det jo netop er dette analysen viser, at man ikke arbejder ens – og derfor til tider har svært ved at overtage hinandens opgaver osv. Sørg i stedet for at blive enige når i laver future state – det er meget vigtigt.

9. Nu skal vi identificere spild- Set med kundens briller (se spildtyperne på næste side) Current state gennemgås proces for proces – nu skal vi finde spild God ide, at I mixer holdet, så ejer af VSM gennemgår Current State med kolleger fra andre afdelinger for at fremme spørgeprocessen. Alle processer og underpunkter markeres herefter med rød – gul – grøn textmarker. (rød =spild, gul = nødvendig ikke værdiskabende, grøn = værdi) Der opstår flere ideer (Kaizen stjerner) igennem denne proces – notér på pink post’its og sæt på analysen Forvent, at ejer vil forklare/forsvare, hvorfor han gør, som han gør – lad vedkommende ”tale sig træt”, og vær samtidigt vær lydhør overfor forandringsforslag fra de øvrige i gruppen.

10. Spildtyperne i Lean

11. Vi skaltildrømmeland Inden vi går videre skal vi have beskrevet ønskescenariet (MARS) Hvis nu alt kan lade sig gøre, hvordan ville VSM så se ud – alle ideer og forslag er velkomne – der skal virkelig sparkes igennem Lav VSM på brunt papir for at synliggøre hvilke tanker der er for området Udregn evt. nye tider og forbrug – noter på VSM Vi laver Mars for lettere at kunne komme på sporet af future state – vi har en fælles holdning til hvad der kunne være rigtig fedt – nu skal vi tilbage til virkeligheden igen, og se hvad der kan gøres indenfor en rimelig tidshorisont.

12. Vi tegnerfremtidens VSM VSM future state Ud fra farve-markeringerne på VSM Current State og Mars-versionen vurderes hvordan en ideel fremtid kan se ud (nu er det nødvendigt at komme ”ud af boksen”). Denne analyse tegnes på samme måde som Current State på brunt papir med angivelse af det nye tidsforbrug osv. Samtidig med at man laver future state kan man med fordel lave en handleplan, hvor alle handlinger for at komme fra current til future noteres - sørg for kun at have en handling pr. linje på handleplanen – ellers bliver det ofte uoverskueligt. På handleplanen er det vigtigt, at man husker realistiske deadlines, samt ansvarlige for opgaverne - desuden kan man med fordel notere, hvad besparelsen vurderes til i tid/forbrugsmaterialer

13. Handleplanen Når man laver handleplanen er det vigtigt, at der noteres tovholder, samt realistiske deadlines for samtlige opgaver Husk at sprede opgaverne ud over hele afdelingen – helst så folk selv vælger sig ind på opgaverne – det giver langt mere ejerskab for udførelsen Notér i handleplanen om andre afdelinger (evt. IT) skal ind over Husk at ændre status efterhånden som handlinger gennemføres Gevinster i form af tider noteres for hver handling Noter evt. besparelse af forbrugsvarer Noter evt. udgifter i forbindelse med implementering af handlinger Man kan nu tydeligt se, hvilke handlinger der vil give den største effekt Handleplanen skal være kendt af alle – desuden være synlig og let tilgængelig

14. Simpel handleplan

15. Eksempel på handleplan med gevinster • Sørg for et enkelt layout på handleplanen • Lav gerne beregninger som gør gevinsterne mere synlige • Hjælp hinanden - sørg for ikke at have for mange handlinger i gang ad gangen • Det er nu forandringerne mærkes og udfordrer afdelingen

16. Nu skal handlingerne gennemføres Det at skulle arbejde på en ny og anderledes måde er en udfordring i sig selv – nu skal handlingerne i planen føres ud i livet Sørg for ikke at have gang i for mange ting ad gangen Støt hinanden – vær åbne – husk at bede om hjælp, hvis der er brug for det Husk at ændre status på handleplanen og synliggør det, så alle kan se der sker fremskridt Det er vigtigt at fejre en succes – så hav nogle ”mærkedage” som fejres Overhold deadlines – giv besked hvis der er problemer

17. Samarbejde, dialog, ansvar, vilje- meget vigtigt for Jeres succes Lav allerførst en plan for hvornår der sættes tid af til at lave VSM – for det tager tid. Det er alles ansvar, at processen kører, sørg for, at alle får mulighed for at komme med ideer og forslag til VSM future state – der skal skabes et fælles ejerskab for hele processen Der vælges en tovholder for hvert område, som har ansvar for – (med støtte fra afdelingslederen) - at holde liv i processen og det videre forløb på lean-rejsen Ledelsen har ansvaret for bestandigt at vise interesse for processen og stå til rådighed, når der er brug for det. Det bør naturligt være i ledelsens interesse, at forløbet bliver en succes, da det er ledelsen, der repræsenterer de overordnede mål og potentialer i en LEAN proces. Ledelsen SKAL følge nøje med i processen, stille spørgsmål og være frontløber i dagligdagen Søg hjælp, og support – eventuelt til at lave de første analyser, derefter kan i sagtens selv – kontakt Storgaard Innovation – erna@storgaardinnovation.dk