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行政 E 化 --- 公文線上簽核簡報. 報告人 林惠芳. 200 8/04/18. 本校線上簽核系統特色 ( 一 ). 校園行政 E 化整合平台. 本校線上簽核系統特色 ( 二 ). 整合本校校務行政資訊系統 公文製作管理系統 收文暨檔管系統 差勤系統 薪資系統等 自行研發 公文暨各式表單 透過 < 線上流管引擎工具 > 完成線上流管簽辦批核作業 ※ 提供 並會、串會並用線上流管 ，縮短 簽核流程. 本校線上簽核系統特色 ( 三 ). 透過 / 流程作業 /< 流程追蹤 > 隨時掌握公文流管. 本校線上簽核系統特色 ( 四 ).
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行政E化---公文線上簽核簡報 報告人 林惠芳 2008/04/18
本校線上簽核系統特色(一) • 校園行政E化整合平台
本校線上簽核系統特色(二) • 整合本校校務行政資訊系統 • 公文製作管理系統 • 收文暨檔管系統 • 差勤系統 • 薪資系統等 • 自行研發公文暨各式表單透過<線上流管引擎工具>完成線上流管簽辦批核作業 • ※提供並會、串會並用線上流管，縮短 簽核流程
本校線上簽核系統特色(三) • 透過/流程作業/<流程追蹤>隨時掌握公文流管
本校線上簽核系統特色(四) • 簽辦(核)過程透明且詳實記錄
本校線上簽核系統特色(五) • 具親和力的人性化操作介面
本校線上簽核系統特色(六) • 文件中心----全方位操作指導
公文線上簽核實作前準備工作(一) • 備妥自然人憑證(即網路身分證)及讀卡機 ※未使用電子簽章同仁需於每份公文後附之<各關卡 意見彙整表>補齊職名章 • 下載相關軟體 參考本校線上簽核系統/文件中心/計網中心/線上簽核系統相關軟體安裝說明
線上簽核實作前準備工作(二) • 下載相關軟體 • 讀卡機安裝（讀卡機驅動光碟） 或自文件中心下載安裝 • 進入本校線上簽核系統/【文件中心】/計網中 心/【檔案名稱】下載安裝 • j2re-1_4_2_06_windows-i586-p.exe 【JavaRuntime安裝程式】 • Safesign-1.0.8.42-standard.exe 【資料加解密認證安全程式】 • PIIJNI.dll【自然人憑證用戶端程式(一)】 • HiCOSPKCS11.dll【自然人憑證用戶端程式(二)】
公文線上簽核實作前準備工作(三) • 檢查本校線上簽核系統/員工資訊/個人人事基本資料之正確性 • 單位、職務、姓名等資料 (管理單位--人事室、事務組) • 請自行維護分機號碼(管理單位—事務組) • 請自行維護e-mail帳號(管理單位—計網中心) • 確認<單位登記桌>人員名單 • <單位登記桌>為線上固定關卡用於指派會辦承 辦人 • 一級登記桌&二級登記桌 • 線上提供人員新增、異動申請及簽核作業
決定公文線上簽核流程因素(一) • <發文種類> <決行層級> • 函 • 書函中山 校長決行 • 書函一級 • 簽稿 • 開會通知中山 一級主管決行 • 開會通知一級 <發文種類><決行層級>之抉擇 將決定公文線上簽核流程走向之主幹
決定公文線上簽核流程因素(二) • 並會 • 適用平行層級 • 線上同時傳遞送達 • 同一關卡無法重覆執行並會，僅開放執行一次 • 串會 • 適用平行、由下而上、由上而下等各層級 • 每次僅能串會一人，但串會次數不限 • 限同一級單位或同二級單位人員之選擇 • 串會名單【空白】系統自動回到【承辦人】或【會文承辦人】關卡
公文線上簽核----串會作業 • 串會作業 • 下拉選擇<指定下一關人員>， 按<完成>後，系統自動執行串會作業 • 會(審、核)文人員不選擇串會人員-- 系統自動回到承辦者端或會辦承辦 者端
決定公文線上簽核流程因素(三) • 職務角色 承辦單位端 會辦單位端 單位登記桌(一級、二級) 會辦單位登記桌 承辦人(創稿人)(發文人員) 會辦承辦人 會文人員 會文人員 單位內審稿(核)人 會核人員 單位決行 校長決行端 中山發文端
退文流程 • 【主管】--於【我的意見】填妥【退回原因】 則系統自動退回【承辦人】關卡 • 【承辦人】--勾選□退回，則系統自動退回 【創稿人】關卡 • 【單位登記桌人員】--- 填妥【退回原因】並勾選□退回， 則系統自動退回【承辦人】關卡 • 【會文承辦人】--- 填妥【退回原因】並勾選□退回， 則系統自動退回前一關 【單位登記桌人員】關卡
本校公文線上簽核啟用時間及範圍 • 第一階段實施公文表單-- 96年11月16日 書函中山大學、書函一級 • 第二階段實施公文表單-- 97年4月15日 書函【中山大學、書函一級】改版 函 簽稿 開會通知【中山大學、書函一級】 (預計97年4月25日)
簡報完畢 敬請 指教謝謝！
