Kwaliteitswaarborging

1. Presentatie pilot 2 door Annette Allaart (Data Matters) en Marc Holtman (Stadsarchief Amsterdam): ‘Digitalisering in de praktijk’

2. Kwaliteitswaarborging In digitaliseringstrajecten Marc Holtman Stadarchief Amsterdam Toogdag 2014, Marc Holtman

3. Digitaliseren = meer dan produceren van scans Toogdag 2014, Marc Holtman

4. Digitaliseren = meer dan produceren van scans Toogdag 2014, Marc Holtman

5. Projectinrichting Logistiek Scannen Verwerken Distribueren Technische infrastructuur Digitaliseringstrajecten Herstellen Controleren Toogdag 2014, Marc Holtman

6. De doelstelling Hoe weten we in hoeverre die is gehaald? En wat was de norm? Maw, wanneer is het goed? Toogdag 2014, Marc Holtman

7. Marc zegt: Projecten digitalisering zijn vaak een succes omdat er niet gecontroleerd is Toogdag 2014, Marc Holtman

8. Kunnen we er op vertrouwen dat het vanzelf wel goed gaat? nee Toogdag 2014, Marc Holtman

9. Moeten we aandacht besteden aan kwaliteitswaarborging ook al werken we kleinschalig / in eigen beheer ja Toogdag 2014, Marc Holtman

10. Belangrijk Beter meteen goed dan herstel achteraf (herstel is meest complexe onderdeel) Toogdag 2014, Marc Holtman

11. Goed nieuws! Ook eenvoudige oplossingen kunnen grote impact hebben Toogdag 2014, Marc Holtman

12. Minder goed nieuws Er is geen “de methode” Toogdag 2014, Marc Holtman

13. De basisdoelstelling Scan als Kopie of Vervanging van het origineel In een open dossier? Of een gesloten dossier? Toogdag 2014, Marc Holtman

14. Ook wanneer de scan een kopie is Zal dit waarschijnlijk hetgeen zijn dat in de praktijk gebruikt wordt als raadpleegmedium En dan kan het maar beter goed zijn Dan dat het niet klopt En de gebruiker het niet in de gaten heeft…. Toogdag 2014, Marc Holtman

15. Wat bepaalt kwaliteit? Volledigheid Beeldkwaliteit A00215.jpg A00213.jpg Koppeling met metadata Is het bestand te openen? En wanneer is het goed? Toogdag 2014, Marc Holtman

16. Meest kwetsbaar Volledigheid Koppeling met metadata Beeldkwaliteit Toogdag 2014, Marc Holtman

17. Procesinrichting Meest effectieve manier van kwaliteitswaarborging Gedegen proces Met zo weinig mogelijk overdrachtsmomenten En waar mogelijk geautomatiseerd Toogdag 2014, Marc Holtman

18. Praat met je softwareleverancier! Toogdag 2014, Marc Holtman

19. Volledigheid Beste methode is 1:1 controle na scannen Anders steekproef Op basis van AQL principes Toogdag 2014, Marc Holtman

20. Koppeling met metadata Een scan zonder (juist) gekoppelde metadata Is zo goed als betekenisloos Ervaring SAA: creëren, corrigeren en / of standaardiseren van metadata kan 80% van de totale tijd in beslag nemen Toogdag 2014, Marc Holtman

21. Koppeling met metadata Twee mogelijke situaties: Er zijn al metadata Er zijn nog geen metadata Geen gouden recept Maar wezenlijk onderdeel waar vooraf over nagedacht moet zijn Toogdag 2014, Marc Holtman

22. Koppeling met metadata Centraal aspect Bestandsnaamgeving Toogdag 2014, Marc Holtman

23. Beeldkwaliteit Controleren kan van moeilijk tot makkelijk Moeilijk: Toogdag 2014, Marc Holtman

24. Beeldkwaliteit Controleren kan van moeilijk tot makkelijk Makkelijk: Toogdag 2014, Marc Holtman

25. Toogdag 2014, Marc Holtman

26. Ervaringen uit de praktijk Presentatie Toogdag Utrecht, 20 september 2014 Annette Allaart – Data Matters

27. Logistiek • Fysiek archief • Digitaliseerder • Collectief • Zorg voor zo min mogelijk overdachtsmomenten. • Weet wie er verantwoordelijk zijn op welk moment.

28. Scannen • Afhankelijk van het doel, opstellen van kwaliteitseisen. • Bespreek met de leverancier wat de mogelijkheden zijn. Materiaal kan erg divers zijn, bijvoorbeeld bros, doorschijnend en/of gescheurd. Kan al het materiaal door een doorvoerscanner of is het hier niet geschikt voor? Moeten er extra handelingen vooraf worden gedaan om het materiaal scanklaar te maken. • Maak afspraken over de verantwoordelijkheid bij bijvoorbeeld schade aan het archiefstuk. • Keuze maken voor het bestandsformaat. • Per archiefstuk scannen of per dossier? • Welke metadata wordt meegenomen in de scans? • Belangrijk: van te voren overleggen met de leverancier wat er mogelijk is.

29. Verwerken • Teruggave fysiek archief & scans. • Fysiek archief opbergen in het depot. Iedereen op de hoogte brengen van de teruggave. • Scans ordenen en opslaan in een e-depot.

30. Distribueren • Opslaan , e-depot ja/nee? • Presentatie  Archief Beheer Systeem

31. Controleren • Steekproefsgewijs. • Vergelijking origineel met de scan. Denk hierbij aan het doel van het digitaliseren. • Fouten die hier aan het licht komen kunnen nu nog kenbaar worden gemaakt aan de digitaliseerder en kan eventueel opnieuw worden gescand.

32. Herstellen • Is het aantal fouten meer dan toegestaan volgens de steekproef, terug naar de digitaliseerder. • Maak hier afspraken over! • Blijven samenwerken.

33. Vragen? Toogdag 2014, Marc Holtman