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中華民國九十九年一月

股東會通訊投票推動政策 暨作業說明. 股務部. 中華民國九十九年一月. 綱 要. 壹、主管機關推動政策 貳、配合辦理事項 參、平台架構 肆、平台收費 伍、測試作業 陸、聯絡窗口. 壹、主管機關推動政策. 解決股東會過度集中問題 建置「上市、上櫃及興櫃公司股東常會開會 日期事前申報機制」 原則：採取每日限額管制，即上市、上櫃及興 櫃公司每天召開股東常會之家數不得超過一 定數量（每日點選限額 200 家） 適用對象：所有上市（櫃）及興櫃公司. 壹、主管機關推動政策. 鼓勵公司採用通訊投票 已上市（櫃）證券商

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  1. 股東會通訊投票推動政策 暨作業說明 股務部 中華民國九十九年一月

  2. 綱 要 壹、主管機關推動政策 貳、配合辦理事項 參、平台架構 肆、平台收費 伍、測試作業 陸、聯絡窗口

  3. 壹、主管機關推動政策 • 解決股東會過度集中問題 • 建置「上市、上櫃及興櫃公司股東常會開會 日期事前申報機制」 • 原則：採取每日限額管制，即上市、上櫃及興 櫃公司每天召開股東常會之家數不得超過一 定數量（每日點選限額200家） • 適用對象：所有上市（櫃）及興櫃公司

  4. 壹、主管機關推動政策 • 鼓勵公司採用通訊投票 • 已上市（櫃）證券商 • 金管會98年11月26日函文證商公會轉知各證券商 • 已上市（櫃）證券商召集股東會宜採通訊投票 • 上市、上櫃及興櫃公司 • 金管會99年1月4日函知證交所及櫃買中心 • 採通訊投票之公司不受每日200家數之限制(仍需申報) • 本公司將已申請使用股東會通訊投票平台之公司訊息傳遞予臺灣證券交易所，該公司申報股東常會日期即可不受每日200家之限制

  5. 壹、主管機關推動政策 • 鼓勵公司採用通訊投票（續） • 泛公股之上市（櫃）公司 • 金管會99年1月15日函文財政部、經濟部、交通部 • 協調所轄泛公股之上市（櫃）公司分散股東會開會日期，並配合「事前申報機制」申報作業及鼓勵採用電子投票 • 其他上市（櫃）公司 • 金管會99年1月15日函文中華民國全國商業總會、中華民國全國工業總會、中華民國工商協進會、中華民國工業協進會、台灣區電機電子工業同業公會 • 積極輔導所轄上市（櫃）公司會員分散股東會開會日期，並配合「事前申報機制」申報作業及鼓勵採用電子投票

  6. 壹、主管機關推動政策 • 鼓勵採用通訊投票列入加分項目 • 金管會98年12月10日函文財團法人中華民國證券暨期貨市場發展基金會 • 自99年起將配合採用「董監事選舉採用提名制者」列為「資訊揭露評鑑系統」評鑑指標，並對自願採用「通訊投票」及「董監事選舉採用提名制」之上市（櫃）公司適度給予較高評分

  7. 壹、主管機關推動政策 • 鼓勵採用通訊投票列入加分項目（續） • 金管會99年1月4日函文財團法人中華民國證券暨期貨市場發展基金會 • 自99年起配合「股東會開會日期事前申報機制」申報之上市（櫃）公司，列為「資訊揭露評鑑系統」加分獎勵項目

  8. 壹、主管機關推動政策 • 鼓勵採用通訊投票列入加分項目（續） • 金管會98年12月10日函文社團法人中華公司治理協會 • 請該會將配合採用「通訊投票」及「董監事選舉採用提名制」之上市（櫃）公司，給予較高評分以利通訊投票制度推動

  9. 壹、主管機關推動政策 • 鼓勵機構法人表決權採用通訊投票 • 證券商 • 金管會98年11月26日函文證商公會轉知各證券商 • 證券商投資之上市（櫃）公司已採通訊投票者，請以電子通訊投票取代指派函行使表決權

  10. 壹、主管機關推動政策 • 鼓勵機構法人表決權採用通訊投票（續） • 保管銀行 • 金管會98年11月26日函文各保管銀行 • 請轉知境外華僑及外國人行使股東會表決權時，所投資之上市（櫃）公司已採通訊投票者，請以電子通訊投票取代 • 投信投顧公會 • 金管會98年11月16日函文中華民國證券投資信託暨顧問商業同業公會 • 向投信會員公司宣導說明投信公司所管理之基金資產所投資上市（櫃）公司，若股東會已採通訊投票者，請投信公司以電子投票方式行使表決權

  11. 貳、配合辦理事項 • 集保結算所配合辦理事項 • 金管會98年11月3日函文集保結算所 • 宣導發行公司股東會採用通訊投票，於開會通知書揭露電子投票相關資訊時，應以顯著字體標示通知股東 • 將「股東e票通」納入相關網站應用服務項目，公告即時訊息及連結查詢 ＊內政部自然人憑證管理中心網站 ＊經濟部工商憑證管理中心網站

  12. 貳、配合辦理事項 • 證券周邊單位配合辦理事項 • 金管會98年11月3日函文集保結算所、證交所及櫃買中心 • 集保結算所與證交所及櫃買中心共同於公開資訊觀測站建立通訊投票宣導專區 • 公開資訊觀測站通訊投票宣導專區後台維護由集保結算所辦理

  13. 貳、配合辦理事項 • 證交所及櫃買中心配合辦理事項 • 為促進證券市場國際化、及加強資訊透明度 • 提供英文版及中英文對照股東會議事手冊參考範例 • 提供股東會議事手冊常見議案或部分說明文字之中英文對照參考範例檔案置於證交所網站供參 • 提供簡易版英文年報參考範例 • 證交所與櫃買中心共同委託證基會編製簡易版英文年報參考範例等資料，供各上市櫃公司編製英文版股東會年報參考使用

  14. 參、平台架構 一、平台使用者 保管銀行投信公司信託業 一般股東 （自然人/法人） 發行公司 （股務代理機構） 通訊投票平台

  15. 參、平台架構 二、基本架構 股東 、保管銀行、投信公司及信託業 發行公司或其股務代理機構 通訊投票 平台 查詢議案內容 一次簽約 逐次申請 使用者身分認證 作業功能 資料庫 安控機制 備援機制 表決權行使/ 修改/撤銷 提供股東及 議案之資料 查詢投票結果/列印投票明細 查詢股東投票 明細及結果 股東會通知、公告與採通訊投票事項

  16. 參、平台架構 三、平台時程(以公開發行公司股東常會為例) 7日前 4日前 15日前 10日前 前1日 當日 5日前 前60日 45日前 會後30日內 29日前 30日前 名單及議案內容 提供股東資料、候選人 會場揭露通訊投票資料召開股東會 使用平台截止日 撤銷通訊投票截止日 寄發開會通知書最末日 開始投票日 通訊投票截止日 停止過戶日 簽訂平台使用契約 送交平台申請書 逾期放行 發行公司 通訊投票截止日 撤銷通訊投票截止日 通訊投票開始日 股東查閱股東會 表決權行使情形 (保銀、投信、信託列印投票明細) 通訊投票開始日 股東

  17. 參、平台架構 三、平台時程(以公開發行公司股東常會為例)---（續） • 證交所1月15日函文： • 「上市（櫃）及興櫃公司股東會開會日期事先申報機制」系統將於2月1日開放 • 為配合召開股東常會公告時限： • 99年4月25日前召開股東常會之公司 • 得先行申報股東常會之公告，並於系統開放後補行登記 開會日期 • 99年4月26日後召開股東常會之公司 • 應先行登記開會日期後，始得申報召開 股東常會之公告 • 線上點選系統 • 藉由公開資訊觀測站認證申報系統申請後，立即得知申請結果 • 上線點選期間 • 會計年度採曆年制公司應於每年3月15日前初次登記 • 會計年度非採曆年制公司應於每營業年度終了後75日內初次登記 • 於公告申報股東常會召開前均可修改，採先申請先登記制

  18. 參、平台架構 四、系統環境 • 硬體需求規格 • PC RAM 1GB，HDD 100MB • 軟體需求規格 • Windows XP / 2000 • Microsoft IE 6.0(含) 以上 • 平台開放時間 • 每日7時～24時止 • 發行公司向本公司申請使用平台，由本公司提供通訊投票平台之服務，當次服務時間至股東會結束後30日止

  19. 參、平台架構 五、憑證使用種類與身分關係 以CA憑證作為認證方式 六種憑證種類與使用身分關係 1 2

  20. 肆、平台收費 • 收費方式 • 按發行公司於各次股東會向本公司申請使用通訊投票平台，計收平台使用費 • 標準收費費率 • 發行公司資本額新臺幣200億元以下，每次使用 收費10萬元 • 發行公司資本額逾新臺幣200億元，每次使用收 費20萬元 • 付費者：發行公司

  21. 肆、平台收費 • 99年使用之優惠方式 • 按原定價5折優惠 • 另為鼓勵發行公司儘早與本公司簽約 並使用本平台，前30家使用者按原定價 2.5折優惠

  22. 伍、測試作業 • 測試程序及注意事項 • 測試日期 • 第一階段：預計2月下旬 （以去年尚未測試之股務單位為主） • 第二階段：預計3月下旬 （以去年已測試之股務單位為主） • 測試時間：每日 9:00 ~ 17:00 • 測試網址： https://www.stockvote-t.com.tw

  23. 伍、測試作業 • 測試程序及注意事項（續） • 測試單位填具測試用申請書 • 提供CA憑證序號影本 • 測試單位建置股東會參數、議案、董監事候選人名單等資料 • 提供虛擬之股東投票資料（不需壓縮）及編製股東名冊媒體（需壓縮）送交本公司，俾執行後續股東投票作業 • 本公司於股東投票後提供統計報表予發行公司或股務代理機構查詢

  24. 測試時程規劃-----公開發行公司為例 伍、測試作業 伍、市場會測 時程 工作項目 2天 1 天 3 天 2 天 1 天 註: V：投票起日 、 T－30~T－6：投票期間 、T－1：撤銷前一日、 T：股東會當日 配合模擬測試，將表決權行使期間縮短為3日，撤銷表決權期間縮短為2日，實務作業請依股東會開會通知書寄發時間設定參數資料

  25. 伍、測試作業 • 測試程序及注意事項（續） • 股東名冊(.txt)---首筆（資料長度：35） 說明：項次3「股東會表決權總數」：係指有效之表決權總數 項次4「股東會總人數」：係指有權投票之股東總人數

  26. 伍、測試作業 • 測試程序及注意事項（續） • 股東名冊(.txt)---資料長度：234 說明：項次2「股東戶號」 例:開會通知書登載股東戶號為「123」=>股東投票名冊提供股東戶號必須為「123」 例:開會通知書登載股東戶號為「0000123」=>股東投票名冊提供股東戶號必須為「0000123」 項次4「分割投票註記」 (1)「Y：分割投票」，係指保管銀行、存託機構、信託機構及綜合帳戶等專戶係代他人持有 股份，並主張分割行使表決權（本功能俟公司法第181條修正通過後使用）。 (2)「N：無分割投票」，指未申請分割投票之股東。

  27. 伍、測試作業 • 測試程序及注意事項（續） • 股東戶號 • 平台「戶號」欄採「英數字」格式，請發行公司提供 之股東投票名冊與開會通知書上之股東戶號必須完全一致，俾股東得依開會通知書之股東戶號完整輸入本平台 • 發行公司提供股東投票名冊之股東戶號順序，將作為投票結果統計報表之股東戶號順序 例：開會通知書登載股東戶號為「123」 股東投票名冊資料股東戶號必須為「123」 本公司提供之統計報表股東戶號為「123」 例:開會通知書登載股東戶號為「0000123」 股東投票名冊資料股東戶號必 須 為「0000123」 本公司提供之統計報表股東戶號為「0000123」

  28. 陸、聯絡窗口 總機代表號： (02)2719-5805 股務部管制組分機： 125、 345、 457 、 184 、 318 、 221 「股東e票通」 網址： www.stockvote.com.tw 本公司網址： http://www.tdcc.com.tw/

  29. 簡報結束 敬請指教 THANK YOU!!

  30. 貳 發行公司作業 作業原則 壹 貳 系統申請作業 貳 貳 參 作業內容

  31. 壹、作業原則 一、採用網際網路模式架構投票平台 二、發行公司一次簽約、逐次申請 三、股東身分認證採CA憑證，一般股東投票時， 須輸入股東戶號 四、發行公司於投票起日7日前提供股東及議事 資料，並可於股東投票後查詢及下載投票 結果 五、發行公司輸入之股東會資料經主管覆核後， 如須變更，應在投票起日4日前完成，逾期 須向本公司申請放行

  32. 貳、系統申請作業 • 發行公司 • 首次使用本平台前，須與本公司簽約，並留 存印鑑卡，委任本公司辦理股東會通訊投票 事務 • 各次股東會投票起日10日前填具「股東會 通訊投票平台」發行公司作業申請書 • 提供CA憑證序號影本 • 申請設置管理者（admin）權限 • 提供股東會資料及參數之維護單位 申 請 作 業 股東身分確認

  33. 貳、系統申請作業 • 發行公司委託股務代理機構辦理通訊投票作業者，另由股務代理機構依下列方式辦理： • 填具「股東會通訊投票平台」使用者資料 建置申請書 • 提供CA憑證序號影本 • 申請設置管理者（admin）權限 • 留存印鑑卡 • 集保結算所通知發行公司或股務代理機構 • 申請單位代號 • 發行公司：證券代號 • 股務代理機構:集保連線代號(3A01~3A99) • 申請單位管理者帳號(admin）及初始密碼 申 請 作 業 股東身分確認

  34. 貳、系統申請作業 • 系統環境準備 • 硬體需求規格: PC RAM 1GB，HDD 100MB • 軟體需求規格 1.Windows XP Professional/Home • 2.Microsoft IE 6.0(含) 以上 • 使用平台時間 • 發行公司向本公司申請使用平台，由本公司提 供通訊投票平台之服務，當次服務時間至股東會結束後30日止。 申 請 作 業 股東身分確認

  35. 發行公司或股務代理機構 貳、系統申請作業 申請流程 填具通訊投票平台申請書 1 3 通知辦理通訊投票平台作業 (首次申請者交付管理者(admin)帳號及初始密碼) 2 設定使用平台權限 1.admin 設定主管帳 號及權限 2.主管設定經辦帳號及 權限 輸入單位代號、使用者帳號(admin) 、密碼及CA憑證 登入平台 4 5

  36. 參、作業內容 一、登入作業 • 發行公司或股務代理機構 • 備置CA電子憑證 • 證券暨期貨共用憑證 • 證交所公開資訊觀測站憑證 • 工商憑證 • 以網際網路方式至集保結算所網站「股東會通訊投票平台」登入辦理

  37. 參、作業內容 二、登入操作說明 1.首次登入平台，申請單位須以管理者(admin) 登入。 測試網址：https://www.stockvote-t.com.tw 申請單位代號編碼原則 1.發行公司：證券代號 2.股務代理機構:集保結算所連線代號(3A01~3A99)

  38. 參、作業內容 二、登入操作說明(續) 2.輸入CA憑證密碼(憑證序號由集保結算所建檔) 。

  39. 參、作業內容 二、登入操作說明(續) 3.首次登入，須變更登入密碼。 請輸入 1.初始(舊)密碼 2.新密碼 註:密碼規則：1.長度8~12位 2.英數字混雜且不得連續 3.每三個月須變更一次

  40. 參、作業內容 二、登入操作說明(續) 4.登入後首頁，提示本日待處理事項(含經辦及主管)，且依 　登入者權限提供該項作業連結。 交易工具列 點選後分別進入交易清單

  41. 參、作業內容 三、系統功能 系統管理 股東名冊作業 股東會資料管理 統計報表

  42. 參、作業內容 使用者權限維護 • 提供使用者權限及證券管區維護功能 • 使用者角色分為管理者(admin)、主管及經辦等三類 • 管理者(admin)設置主管權限，主管設置經辦權限 系 統 管 理 操作紀錄查詢 • 提供系統操作紀錄查詢功能，含股東會開會資料異動紀錄等 待辦事項 • 登入後首頁，提示本日待辦處理事項 • 依登入者權限提供相關作業連結 使用者密碼變更 • 提供每一使用者變更自己的登入密碼

  43. 使用者角色設置說明 系統管理-使用者權限維護 1 集保業務人員 2 申請單位管理者（admin） 3 申請單位主管 4 申請單位經辦

  44. 參、作業內容 系統管理-使用者權限維護 (二)使用者權限區分 • 管理者（admin） • 本公司交付申請單位管理者（admin）之使用者帳號及初始密碼 • 管理者首次以使用者帳號(admin)、初始密碼及CA憑證密碼登入「股東會通訊投票平台」，依系統指示變更初始密碼後始能操作相關交易 • 操作「使用者權限維護」-設置主管基本資料、權限及證券管區 • 使用本系統覆核及查詢股東會開會資料等作業

  45. 參、作業內容 系統管理-使用者權限維護 (二)使用者權限區分(續) • 主管 • 操作「使用者權限維護」－設置經辦基本資料、權限及證券管區 • 使用本系統覆核及查詢股東會開會資料等作業 • 經辦 • 由主管授權經辦作業權限 • 使用本系統維護及查詢股東會開會資料等作業

  46. 參、作業內容 系統管理-使用者權限維護 (三)系統維護作業 1.申請單位管理者（admin)變更、密碼遺忘重置或CA憑證 新增/註銷/變更等事項時，發行公司或股務代理機構應 填具申請書，向本公司申請註銷或變更原登錄資料。 2.密碼遺失 • 管理者（admin) －依前述方式辦理 • 主管 －由管理者（admin)操作「使用者權限維護」交易解除 鎖定或重設密碼後，再由主管重新依設定後密碼登入平台 • 經辦 －由主管操作「使用者權限維護」交易解除鎖定或重設 密碼後，再由經辦重新依設定後密碼登入平台

  47. 參、作業內容 系統管理-使用者權限維護(操作說明) 1.操作「使用者權限維護」，按『新增』後執行。

  48. 參、作業內容 系統管理-使用者權限維護(操作說明) 2.選擇使用者身分別後(主管、經辦)建立使用者基本資料及密碼 密碼設定方式1.「手動輸入」：請自行輸入密碼，再告知使用者 2.「自動產生密碼」：系統以亂數產生密碼，並自動 將密碼函e-mail通知使用者

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