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Fonction Ressources Humaines et Nouvelles Technologies de l'Information et de la Communication

Fonction Ressources Humaines et Nouvelles Technologies de l'Information et de la Communication. 4- La fonction RH et les Nouvelles technologies : 4-1- De la paie informatisée au SIRH et du SIRH au NTIC : Evolution et nouvelles missions de la fonction RH dont la fonction SIRH

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Fonction Ressources Humaines et Nouvelles Technologies de l'Information et de la Communication

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  1. Fonction Ressources Humaineset Nouvelles Technologies de l'Information et de la Communication 4- La fonction RH et les Nouvelles technologies : 4-1- De la paie informatisée au SIRH et du SIRH au NTIC : Evolution et nouvelles missions de la fonction RH dont la fonction SIRH 4-2 Conduite de projet et de changement 4-3 Cahier des charges 5 – NTIC, Droit du Travail et Droits de la Personne François SILVA 13/01/07

  2. 07/10 Présentation du cours 14/10 1- Le contexte 1-1- Émergence d’une économie post-industrielle et d’une société hypermoderne 21/10 1-2- Émergence de l’entreprise post-industrielle 1-3- Les 4 enjeux 28/10 1-3- Les 4 enjeux (suite) 2- Repositionnement ou réorganisation de la fonction RH 2-1- L’évolution de la fonction RH 02/12 2-1- L’évolution de la fonction RH (suite) 2-2- Reconfiguration de la fonction : processus et réorganisation Les dates 10 cours, de 14 h à 17 h,les samedis : Fonction RH et NTIC

  3. 09/12 2-3- Impact des NTIC sur les différentes fonctions d’une DRH 3- NTIC et Marché RH 3-1- De l'outil informatique au système d’information 16/12 Présentation d’un éditeur 13/01 3-2- L’évolution du marché RH : de l’informatique RH aux SIRH et aux applicatifs e-RH (du poste unique au réseau) 20/01 4- La fonction RH et les Nouvelles technologies : 4-1- De la paie informatisée au SIRH et du SIRH au NTIC : Evolution et nouvelles missions de la fonction RH dont la fonction SIRH 27/01 4-2 Conduite de projet et de changement 4-3 Cahier des charges 5 – NTIC, Droit du Travail et Droits de la Personne 02/02 Examen de 17h30 à 19h30 Les dates Fonction RH et NTIC

  4. Pour télécharger ce cours http://francoissilva.typepad.fr/francois_silva/ Fonction RH et NTIC

  5. 4- La fonction RH et les Nouvelles technologies : 4-1- De la paie informatisée au SIRH et du SIRH au NTIC : Evolution et nouvelles missions de la fonction RH dont la fonction SIRH 4-2 Conduite de projet et de changement 4-3 Cahier des charges

  6. Conduire un projet 1- Quels objectifs ? Le périmètre (quelle fonction, quelle zone géographique) => la dimension politique : les processus 2- Quelle méthode ? • Conduite projet • Conduite du changement (au cœur du projet) • Analyse fonctionnelle • Corpus/référentiels communs 3- Quels moyens ? => la dimension « sociale et humaine » • Quelle équipe projet ? • Implications des différents acteurs (utilisateurs, encadrement, hiérarchie…) => la réussite et le bon aboutissement du projet dépend de l ’articulation entre ces 3 dimensions  quel planning ? Fonction RH et NTIC

  7. Conduire un projet : c’est aussi paramétrer • Définir : • Les informations dont on a besoin • Qui a accès aux informations ? • Comment les structurer ? • Adapter un progiciel aux contextes spécifiques d’une organisation : pas 2 organisations similaires d’où nécessiter de s’adapter à chaque société 1 - Des informations quel que soit le type d’organisation : numéro SS, nom du salarié, adresse… 2 - Sur ce type d’information, chaque organisation reproduit ses propres spécificités (paramétrage) qui ont pour origine la culture de l ’entreprise, ses habitudes, ses traditions, son histoire, son activité, la stratégie de la direction en place : depuis des détails (la place du logo, les couleurs à choisir,) jusqu’à la nature des informations que l’on souhaite Fonction RH et NTIC

  8. La conduite de projet • Symbiose complexe du financier, du technique et de l’humain (Un seul vienne à manquer, et c’est l’échec) • Une redistribution des rapports de forces dans l’entreprise • Nécessité de l’appui de prestataires extérieurs • Les premières phases d’un projet se concrétisent par la réalisation d’un cahier des charges Fonction RH et NTIC

  9. Les étapes d’un projet Définition des besoins et choix des prestataires • Déploiement du progiciel • Formation des personnes • Déploiement • Adaptation organisationnelle • Paramétrage • Adaptation du progiciel • Reprise des données Choix éditeur et intégrateur Enjeu de la phase en amont = une juste définition des besoins Elaboration du Cahier des charges Analyse des écarts = action Spécifications fonctionnelles et techniques = objectifs Enjeu de la phase en aval = la maîtrise des délais (=coûts) Reconfiguration des processus = réflexion 50% 50% (et plus) Fonction RH et NTIC

  10. Schéma d'organisation de conduite de projet Fonction RH et NTIC

  11. La conduite et l’ingénierie de projet pour (ré)organiser la fonction RH • Méthodologie et préparation d’une démarche de mise en place d'un SIRH => vision globale • Définition des spécifications techniques => fonctionnalités • Reconfiguration des processus => modélisation • Conduite de changement ---> Elaboration d’un cahier des charges = choix du progiciel et modalités de mise en œuvre : cahier des charge doit être précis pour éviter les surcoûts + importance du suivi ---> Organisation du suivi ---> Appui sur des prestataires extérieurs = rôle d ’assistance Fonction RH et NTIC

  12. Les 4 risques majeurs • Dérapage des délais = en voulant aller trop vite, on ne prend pas le temps de la maturation pour éviter les erreurs et aller au bout de la reconfiguration. Il vaut parfois mieux perdre 6 mois que prendre une mauvaise décision : fixer des délais trop courts aboutit souvent à une économie de bouts de chandelles… • Dérapage budgétaire = conséquence du dérapage des délais risque de précipitation • Inadéquation aux besoins = risque de la non-prise en compte des attentes et besoins • Résistance aux changements = « souvent mauvaise volonté », risque du non-accompagnement du changement et de la survivance de l ’ancien système en parallèle Fonction RH et NTIC

  13. La conduite du changement La nécessité de l ’implication "La force d'une chaîne correspond à la résistance de son maillon le plus faible « • Faire adhérer la majorité : information / formation, explications renouvelées (mais l ’adhésion unanime est un leurre) • Implication d'utilisateurs : dès le départ et pas seulement lors du lancement • Mais organisation de la montée en puissance en considération des délais de mise en place du projet • Implication et engagement de la hiérarchie et de la DG : importance MAJEURE, jamais assez ! • Stratégie de porosité et d'exemple : la vertu des sites pilotes = la traduction de la dimension opérationnelle du projet réaliser que les échanges, c’est du temps gagné Fonction RH et NTIC

  14. Pourquoi l'individu a peur du changement à priori ? Parce qu’il craint de : • De perdre en crédibilité ou en réputation • de perdre en avancement de carrière • de perdre en potentiel de rémunération • de perdre en qualité relationnelle vis-à-vis de la hiérarchie • de perdre en stabilité interpersonnelle • de changer de rôle professionnel • de perdre en confiance en soi ou en autosatisfaction • d'une mutation professionnelle • Mais aussi ….de perdre son emploi • Importance de la prise en compte des « angoisses » suscitées par les changements, même si cela ne garantit pas la réussite… Fonction RH et NTIC

  15. Pourquoi l'individu a peur du changement à priori ? (suite) • C’est une logique de l’incertitude qui conduit l’individu à avoir peur du changement. Celui-ci n’est pas certain d’être bénéficiaire • D’où une attitude de méfiance et de réserve qu’il est important de combattre • Donner confiance à l’individu et l’accompagner Fonction RH et NTIC

  16. Le problème dans le changement • Ce n'est pas la situation future qui est redoutée mais le chemin que chacun des acteurs et des équipes doit parcourir pour y parvenir • Ce à quoi il faut renoncer, ce qui va être remis en cause, ce qui va devoir être entrepris,… => Exigence d’une campagne de communication sur l’intérêt des acteurs à aller vers l’objectif  Fonction RH et NTIC

  17. Mettre en place une stratégie de changement (et de communication) • Très grande importance de la communication Accompagner les différents acteurs : • Formations • Explication et sensibilisation • Tutorat • Réunions Fonction RH et NTIC

  18. 6 constats pour la mise en place d ’un SIRH 1) le démarrage : souvent difficile et lent 2) des choix à faire 3) une conduite du changement 4) un déficit en culture informatique 5) donner une dimension stratégique 6) une équipe pluridisciplinaire Fonction RH et NTIC

  19. 6 constats concernant la mise en place d’un SIRHPremier constat : Le démarrage • Des projets lents à démarrer : Le lancement d ’un projet aussi ambitieux que la mise en place d ’un SIRH nécessite l ’appui des bases stratégiques de l ’entreprise ( Direction Générale, les membres du comité de pilotage, des salariés de la fonction RH ce qui n écessite du temps et un mûrissement progressif... • Pas de mobilisation des acteurs Il est souvent difficile de constituer un comité de pilotage (externalisation ?). Au démarrage du projet, il n ’y a pas de mobilisation des acteurs parce qu ’il est difficile de les convaincre du bien-fondé de l ’opération, d ’où l ’importance du dialogue. • Peu propice à une bonne dynamique (il faut attendre plusieurs années avant qu'un projet soit effectivement opérationnel) Fonction RH et NTIC

  20. 6 constats concernant la mise en place d’un SIRHDeuxième constat : Des choix à faire (arbitrages) • Intégrer un périmètre de fonctionnalités le plus large possible ce périmètre évoluant et s ’élargissant au fil du temps bien souvent • Arbitrer : • Une base unique de gestion du personnel au niveau général • L’ergonomie de l’outil : il doit être un minimum convivial pourses utilisateurs (quel habillage ? Quelles couleurs ? Quel environnement ?…) • Une décentralisation de certaines fonctionnalités= le nouveau rôle de l ’encadrement intermédiaire • Les développements spécifiques = des outils de contrôle et de suivi de l ’activité des nouveaux intervenants « RH » savoir freiner le développement à outrance c’est à dire injustifié • Ne pas hésiter à faire arbitrer au plus haut niveau Fonction RH et NTIC

  21. 6 constats concernant la mise en place d’un SIRHTroisième constat : Une conduite du changement • La remise en question des pratiques : • description des compétences et redéfinition des règles, harmonisation des modes de rémunération, etc... • Nécessité d’une conduite du changement, volet essentiel de ce type de projet • Cela implique des actions ciblées et adaptées à chaque catégorie de population (fonction, multisites, multi-pays...) => permettre la prise en main par chaque acteur du nouveau système. Enjeu = gérer la transition entre les deux systèmes Fonction RH et NTIC

  22. 6 constats concernant la mise en place d’un SIRHQuatrième constat : Déficit en « culture informatique » • Développer auprès des utilisateurs une pédagogie sur les SI et les SIRH qui est différente de leur vision informatique « outil suisse» (=peut tout faire, il suffit de demander aux spécialistes qui eux bien évidemment ne comprennent pas nos besoins) • L'absence de culture de projet dans le domaine des ressources humaines : nouveau; existe depuis peu. Les acteurs Rh seront de plus en plus impliqués dans des projets, ce qui prouve une volonté de la part des entreprises de constituer des stratégies à long terme afin de gagner en réactivité et en capacité d ’adaptation. ----> Provoque souvent aller-retours pour redéfinir des besoins fonctionnels, alors que la phase de spécification est terminée (retard) Savoir modifier des choses inadaptées aux utilisateurs même si elles sont déjà décidées Ceci prouve que l ’élaboration d ’un projet doit susciter de la part de ceux qui en sont l ’instigateur de la réactivité et de l ’adaptation : Le projet tel qu ’il est élaboré au départ est quelquefois modifié en cours d ’élaboration suite notamment au « déficit en culture d ’entreprise » des différents acteurs. Il s ’agit bien souvent pour les acteurs RH d ’une nouveauté que la mise en place d ’un SIRH si bien que cette mise en place doit être l ’occasion d ’un accompagnement des personnes. Fonction RH et NTIC

  23. 6 constats concernant la mise en place d’un SIRHCinquième constat : Donner une dimension stratégique Expliquer les enjeux auxquels les ressources humaines de l’entreprise sont confrontées : • mise en place d’une véritable gestion des compétences individuelles • repositionnement des effectifs autour des tâches à valeur ajoutée en contrepartie de l’abandon de tâches administratives et répétitives : : baisse des délais et des coûts, augmentation de la qualité et des services (le RH est un offreur de services réactif : le salarié ou le cadre dispose de la bonne information pour, en temps réel) • La mise en place d ’un SIRH permet ainsi de faire évoluer la fonction RH dans un rôle plus offensif. La fonction RH est encore une fonction avec des tâches d ’ordre administratif mais ces tâches deviennent secondaires par rapport à celles de la gestion individualisée des carrières, de mobilité interne, de prise de décisions stratégiques en collaboration avec la direction (grâce notamment à l ’apport d ’outils adaptés tels que le SIRH) • Le SIRH est ainsi au cœur des besoins de l ’entreprise: des services aux opérationnels pour faciliter leur réactivité, leur motivation => nouvelle fonction RH : accompagnement fonction, développement des compétences Fonction RH et NTIC

  24. 6 constats concernant la mise en place d’un SIRHSixième constat : une équipe pluridisciplinaire • L'équipe projet dispose des compétences sur les métiers et les fonctions concernées : équipe polyvalente à compétences multiples • Une équipe pluridisciplinaire pilotée par la direction générale qui dispose de la légitimité pour arbitrer • Des décisions transversales aux diverses fonctions et/ou groupes devront être prises tout au long du déroulement du projet par l’équipe-projet • Pas seulement une affaire de DRH: la saisie des temps, la validation des plans de formation, par exemple, concernent tout autant le management opérationnel. Fonction RH et NTIC

  25. 4- La fonction RH et les Nouvelles technologies : 4-1- De la paie informatisée au SIRH et du SIRH au NTIC : Evolution et nouvelles missions de la fonction RH dont la fonction SIRH 4-2 Conduite de projet et de changement 4-3 Cahier des charges

  26. Les étapes d’un projet Définition des besoins et choix des prestataires • Déploiement du progiciel • Formation des personnes • Déploiement • Adaptation organisationnelle • Paramétrage • Adaptation du progiciel • Reprise des données Choix éditeur et intégrateur Enjeu de la phase en amont = une juste définition des besoins Elaboration du Cahier des charges Analyse des écarts = action Spécifications fonctionnelles et techniques = objectifs Enjeu de la phase en aval = la maîtrise des délais (=coûts) Reconfiguration des processus = réflexion 50% 50% (et plus) Fonction RH et NTIC

  27. Remise en question de l'organisation • L'informatisation de l'ensemble des procédures d'une entreprise Processus • Redéfinir la façon de travailler : à quoi cela sert, où est la valeur ajoutée ? • Revoir (revisiter) les tâches, les procédures et les fonctions de l'entreprise pour les faire entrer dans un système d'information • Travail de reingénierie (ou reconfiguration) et de création Fonction RH et NTIC

  28. Le réingénierie ou la remise en question de l'organisation • Réflexion sur les procédures, les tâches, les missions et les fonctions de la DRH • Attentes et besoins de chacun de ces acteurs par rapport à la fonction RH • Nouvelles possibilités avec un SIRH : Plus, moins, mieux et différent Fonction RH et NTIC

  29. Différencier processus et procédures Les processus (progrès) : • "Ensemble des flux d’informations conçues comme actives et organisées dans le temps" • flux • valeur • information Les procédures (procéder) : • "Ensemble de règles d'organisation d'ordre administratif pour parvenir à un certain résultat" • "Ensemble des règles, des formalités qui doivent être observées, des actes qui doivent être accomplis pour parvenir à une solution juridictionnelle" • "Série de formalités juridiques qui doivent être remplies" Fonction RH et NTIC

  30. Des procédures aux processus (Reconfigurer/ reingénierie ) • Modéliser • Remettre à plat • Privilégier le résultat de l’action (=quelle Valeur Ajoutée) et non l’action • Dissocier résultat et habitude • Tout cela nécessite méthode d’intervention= rigueur et systématisation Fonction RH et NTIC

  31. A la base de la reconfiguration : l’analyse fonctionnelle • Objectifs de l’analyse fonctionnelle • Répondre à la question « A quoi ça sert ? » • Hiérarchiser les priorités • Etablir le ratio utilité/coût • Analyser la valeur • Une méthode : • Conduire le changement • Impliquer les utilisateurs • Etre précis sur les éléments clés en définissant : • les finalités du service à mettre en œuvre • les contraintes • Les critères mesurables (quantitatifs et/ou qualitatifs) Fonction RH et NTIC

  32. L’analyse fonctionnelle doit définir • Périmètre impliqué par le SIRH et en dehors • Procédures actuelles • Processus cibles Modélisation doit permettre d’évaluer le gain temps/qualité Fonction RH et NTIC

  33. Modéliser une fonction • Modéliser : Représentation simplifiée • Cela nécessite de modéliser le maximum de procédures en les « revisitant » ---> des processus • Chaque fois des contextes spécifiques Fonction RH et NTIC

  34. Le résultat est différent de l’action (habitude) 1- L’action (tache) crée-t-elle de la valeur ajoutée? Non Suppression Oui 2- Cette action (tache) est-elle satisfaisante ? (client et benchmarking) Cette action (tache) est-elle au cœur de votre métier ? Non Non Extern. Oui (Ne rien changer) Peut-on le reconfigurer et l’améliorer (diminution des coûts et délais, augmentation de la productivité, de la qualité…) Oui Fonction RH et NTIC

  35. 3 niveaux pour définir les processus et les tâches • Niveau 1 : vision d’ensemble de la fonction Personnel • Niveau 2 : une description de chacune des grandes fonctions • Niveau 3 : une description détaillée de chacune des tâches Fonction RH et NTIC

  36. 4- La fonction RH et les Nouvelles technologies : 4-1- De la paie informatisée au SIRH et du SIRH au NTIC : Evolution et nouvelles missions de la fonction RH dont la fonction SIRH 4-2 Conduite de projet et de changement 4-3 Cahier des charges 5 – NTIC, Droit du Travail et Droits de la Personne

  37. Le travail dans l’immatériel • Développement d’un environnement de travail virtuel : "une base de données graphiques interactives, explorable et visualisable en temps réel sous forme d'image de synthèse tridimensionnelles de façon à donner le sentiment d'une immersion dans l'image" (Quéau, 1993). • Partout et à tout instant : « Je n’ai jamais rien pu faire la plume à la main, vis-à-vis d’une table et de mon papier. C’est à la promenade, au milieu des rochers et des bois, c’est la nuit dans mon lit, durant mes insomnies, que j’écris dans mon cerveau. » JJ Rousseau, Confessions, Introduction au livre troisième • Un travail hors de son bureau qui se développe (Accords Renault, IBM….) : télétravail à domicile, sous-traitance à distance, téléacteurs ou télé-conseillers, salariés nomades • Vers une organisation nouvelle du travail • L’implosion de la notion de temps légal de travail Fonction RH et NTIC

  38. Nouveau paradigme des NTIC NBIC • Information = matière première des NTIC • Omniprésence des NTIC • Convergence • Réseau • Réalité virtualité : abolition du temps et de l’espace Fonction RH et NTIC

  39. Télétravail à domicile, travail à distance, travail nomade • La distance était synonyme d’indépendance • Limiter le temps de la connexion sinon …… • D’où le droit à la déconnexion : • Rester connecté à son domicile, c’est rester « sous-tension » • Le travail prend de plus en plus de place Le domicile est le lieu de l’intimité de la vie privée et familiale • « Toute personne a droit au respect de sa vie privée et familiale, de son domicile et de ses communications » Article 7 de la Charte des droits fondamentaux de l’UE • Possibilité d’un usage privée d’outils mis à disposition par l’entreprise (soit à étendre le temps de travail durant le temps de repos) • Entre salarié classique et travailleur indépendant : le travailleur à domicile Fonction RH et NTIC

  40. NTIC et nouvelles frontières de la subordination • De la sub-ordinnation à la sub-organisation : Mort annoncée du droit de travail subordonné ? • Une disponibilité du salarié plus importante • Des possibilités croissantes de contrôles et de surveillance à distance Fonction RH et NTIC

  41. Les astreintes moins astreignantes • « Ni du travail, ni du repos mais répondre à toute sollicitation et à tout appel » mais « obligation de demeurer à son domicile ou à proximité » (?) • Rester disponible • Astreinte sur le lieu de travail (en forte baisse) • Astreinte par portable  Simple astreinte ou temps de travail effectif ?  Seul le temps lié à la prestation effective (Cours de Justice CE) Fonction RH et NTIC

  42. De la sécurité physique à la santé physique et mentale • Stress • Troubles musculo-squelettique • Harcèlement moral Fonction RH et NTIC

  43. 2 Recommandations pour ces nouvelles formes de travail • Celles du livre vert (CES 1997): • Négociation collective systématique pour mettre en place de ce type d’organisation • Maintien du lien salarial (en particulier bonne protection sociale) • Définir un code de conduite, en particulier sur respect de la vie privée (droit de déconnexion, surveillance….) • Droit pour les syndicats d’utiliser le réseau électronique pour joindre les personnes à distance • Celles du groupe d'experts("Au-delà de l'emploi. Transformations du travail et devenir du droit du travail en Europe" sous la direction de Alain Supiot) Commission européenne pour Janvier 2001) : • Egalité entre travailleur maintenue mais intégrer nouvelle problématique d’égalité hommes/femmes • Liberté suppose que soit maintenue la protection du travailleur contre la dépendance • Sécurité individuelle non du risque exceptionnel mais à l'accroissement inéluctable de l'incertitude • Les droits collectifs - qui sont les garants d'une participation effective des personnes concernées Fonction RH et NTIC

  44. Le droit du travail = le travail subordonné (dans le privé) • Le droit du travail = le travail sous la subordination d’un employeur • Le travail subordonné, c’est l’activité des personnes (les salariés), qui moyennant rémunération effectue une prestation de travail au nom et pour le compte d’une autre personne (l’employeur), qui détermine les conditions d’exécution de la prestation • Pour que le droit du travail s’applique, il faut certes une subordination, mais encore faut il s’entendre sur la nature de cette subordination juridique : le salarié est placé sous l'autorité de son employeur qui lui donne des ordres concernant la prestation du travail, en contrôle l'accomplissement et en vérifie les résultats (Cour 1er février 1978, SCHEIDTWEILER c/ EXPRESS S.A., Cour 21 décembre 1989 GILLAIN c/ FLEBUS et LAROIRE, Cour 14 mai 1993 WASSERMANN c/ TRANSCOMERZ). • Le contrat de travail = application du droit du travail • Une simple dépendance économique n’est pas un critère suffisant d’application du droit du travail • Le droit du travail ne s’applique pas à l’activité exercée par une personne pour son propre compte (professions libérales, commerçants, artisans, agriculteurs, chefs d’exploitation) sans recevoir d’ordre d’un supérieur Fonction RH et NTIC

  45. Le droit du travail = pas toute forme de travail subordonné • Le critère de dépendance juridique envisagé supra, devrait logiquement permettre de faire entrer dans le domaine du droit du travail aussi bien les relations liées entre une entreprise privée et un salarié que les relations liées entre l’Etat, les collectivités publiques et leurs agents. Or il n’y a rien. • Les fonctionnaires qui relèvent des statuts de la fonction publique échappent à ce titre au droit du travail. • La situation des fonctionnaires est fixée par voie générale et impersonnelle au moyen de lois et de règlements. • Leurs droits et leurs obligations peuvent être modifiés unilatéralement par leur employeur qui est l’Etat. Fonction RH et NTIC

  46. Bonne fin de Week-End

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