党政机关公文处理

1. 党政机关公文处理 县委办公室 2013年5月20日

2. 公文种类 公文格式 行文规则 常见问题

3. 公文种类 一、新《条例》规定的15个文种 决议 决定 命令（令） 公报 公告 通告 意见 通知 通报 报告 请示 批复 议案 函 纪要

4. 与原《条例》和原《办法》相比： （一）减少了党的机关原使用的3个文种 指示 条例 规定 （二）改变了1个文种的名称 会议纪要——纪要 （三）对部分文种的适用范围进行了整合 或调整

5. 二、15种公文的适用范围和主体 （一）决议。 适用于会议讨论通过的重大决策事项。一般以党的会议名义发布，行政机关一般不使用该文种。 （二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。根据宪法的有关规定，应慎重使用“决定”文种。

6. （三）命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。党的机关一般不使用该文种，一般适用于县级以上人民政府宣布施行重大强制性措施、嘉奖有关单位和人员。（三）命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。党的机关一般不使用该文种，一般适用于县级以上人民政府宣布施行重大强制性措施、嘉奖有关单位和人员。

7. （四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。公报有会议公报、联合公报、统计公报、环境公报4个种类。公报不适用于地方。（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。公报有会议公报、联合公报、统计公报、环境公报4个种类。公报不适用于地方。

8. （五）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。《条例》所说的重要事项和法定事项属于国家层面，不适用于地方。（五）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。《条例》所说的重要事项和法定事项属于国家层面，不适用于地方。 （六）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。党的机关一般不使用该文种，除此之外适用主体非常广泛。

9. （七）意见。适用于对重要问题提出见解 和处理办法。全县各乡镇、各部门均可使用，一般多用于下行文。行政机关也可以使用“意见”作为上行文和平行文。作为上行文，应按照请示性公文的程序和要求办理；作为平行文，提出的意见供对方参考。

10. （八）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。该文种是适用主体最广、使用频率最高的一个，一般多用于下行文，不相隶属机关之间根据职权范围也可以使用。任免人员也属于周知或执行事项。（八）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。该文种是适用主体最广、使用频率最高的一个，一般多用于下行文，不相隶属机关之间根据职权范围也可以使用。任免人员也属于周知或执行事项。 （九）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。全县各级党政机关均可使用。

11. （十）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。全县各级党政机关均可使用。该文种属于典型的上行文。（十）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。全县各级党政机关均可使用。该文种属于典型的上行文。 （十一）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。全县各级党政机关均可使用。该文种属于典型的上行文。

12. （十二）批复。适用于答复下级机关请示事项。有下级机关的各级党政机关均可使用。该文种属于典型的下行文。（十二）批复。适用于答复下级机关请示事项。有下级机关的各级党政机关均可使用。该文种属于典型的下行文。

13. （十三）议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。这是《条例》中唯一明确界定适用主体的文种，在我县只适用于县、乡镇人民政府。

14. （十四）函。适用于不相隶属的机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。全县各级党政机关均可使用。（十四）函。适用于不相隶属的机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。全县各级党政机关均可使用。

15. （十五）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。全县各级党政机关召开的重要会议，根据工作需要均可使用。会议纪要是记载会议情况和议定事项的内部文件，一般印发参会单位，也可印发其他有关单位，但一般不向社会公开。不得以会议纪要代替有关行政执法文书或文件，不得直接作为行政管理的依据。

16. 上述15个文种中，有10个文种是党政机关通用的； “命令（令）、公告、通告、议案”4个文种党的机关一般不使用，“决议”这个文种行政机关一般不使用。

17. 按行文规则来看，“报告、请示”2个文种属于常用的上行文；“决议、决定、命令（令）、通知、通报、批复、意见”7个文种属于常用的下行文；“函”则多用于不相隶属机关之间的行文，平级机关之间可以根据职权范围和工作内容使用“通知”行文。按行文规则来看，“报告、请示”2个文种属于常用的上行文；“决议、决定、命令（令）、通知、通报、批复、意见”7个文种属于常用的下行文；“函”则多用于不相隶属机关之间的行文，平级机关之间可以根据职权范围和工作内容使用“通知”行文。

18. 公文要素及格式 一、公文要素 • 《条例》第九条规定：公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码18个要素组成。

19. 二、公文格式 （一）公文版面

20. 公文用纸幅面尺寸 A4型纸张 宽：210毫米 高：297毫米 尺寸： 210毫米×297毫米

21. 页边距和版心尺寸 天头： 37毫米±1毫米 订口： 28毫米±1毫米 版心尺寸： 156毫米×225毫米（不含页码） 用Word文档排版，正文用3号仿宋字体，每面排22行，每行排28个字。行间距设为30磅。 右白边： 26毫米±1毫米 下白边： 35毫米±1毫米 在计算机Word的应用

22. （二）版心要素 由版头、主体和版记三部分组成。

23. 一、版头（公文首页红色分隔线以上的部分 ） 包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人以及版头中的分隔线。 二、主体（首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分 ） 包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件。 三、版记（公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分 ） 包括抄送机关、印发机关和印发日期等。 主要格式如下图：

24. 版头 主体 版记

25. 000001 （份号） 秘密★1年（密级和保密期限） 特急（紧急程度） 上距版心上边缘35mm，距上页边72mm 中共巍山县委办公室文件 下空2行编排发文字号（下距发文字号约20mm，距分隔线约30mm） 巍办发〔2013〕1号分隔线上距发文字号4mm ★ 分隔线下空2行编排标题（下距标题约20mm） 中共巍山县委办公室 巍山县人民政府办公室 关于XXXXXXXXXXXXXX的通知 各乡镇党委和人民政府，县委和县级国家机关各部委办局，各人民团体， 各企事业单位：（上距标题约10mm） 为深入贯彻落实XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX，现将有关事项通知 如下：

26. 中共巍山县委文件 巍发〔2012〕17号 ★ 中共巍山县委 巍山县人民政府 关于建设民族团结进步繁荣稳定示范区的 实施意见 （2012年7月17日） 根据XXXXXXXXXX，结合巍山实际，现就巍山县建设民族团结进步繁荣 稳定示范区工作，提出如下意见。

27. 一、重大意义 二、总体要求 （一）指导思想 （二）建设目标 （三）基本原则 三、主要任务 （一）实施民族经济发展示范 （二）实施民生改善保障示范 （三）实施民族文化繁荣示范 （四）实施民族教育振兴示范 （五）实施生态文明建设示范 （六）实施民族干部培养示范 （七）实施民族法制建设示范 （八）实施民族理论研究示范 （九）实施民族工作创新示范 （十）实施民族关系和谐示范 四、保障措施 （一）加强领导 （二）强化措施 （三）合力推进 □中共巍山县委办公室 2012年7月1日印发□

28. （不再区分上行文版头） 中共巍山县委文件 □巍请〔2012〕9号 签发人：张剑萍□ ★ 中共巍山县委关于XXXX的请示 中共大理州委： 为XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX，现将有关事项请示如下：

29. 恳请批准并派员指导。 当否？请批示！ （空一行，附件示例） □□ 附件：1．县委常委班子及成员2012年度民主生活会 会前征求意见梳理情况 2．2011年度县委常委班子民主生活会整改方案落 实情况 中共巍山县委 2012年12月1日□□□□ □□ （此件发至村级）党的机关 □□（联系人及电话：张三 0872-6122340） （附注行政机关用的比较多，党群部门用的比较少） （版记示例） 由3号字改为4号字 不再标注主题词 □主送：XXXX、XXXX。 □抄送：州纪委、州委组织部。 。 □中共巍山县委办公室 2012年12月1日印发□ 分隔线上下粗(0.35mm)中间细(0.25mm) 不再保留（共印 份）

30. 发文机关署名、成文日期和印章示例 XXXXXXXXXXX（正文末尾一行或“附件：” ） （空一行） 党的机关 中共巍山县委办公室(右空四字) 2013年5月13日（对齐机关名称第3个字） 行政机关 巍山县人民政府办公室（以成文日期为准居中） 2013年5月13日(右空四字) 联合行文时，例如： 中共巍山县委办公室(右空四字) 巍山县人民政府办公室 2013年5月13日（对齐机关名称第3个字） 印章上距正文或附件说明一行之内，下压发文机关署名和成文日期， 使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置。如：

31. 中共巍山县委员会 中共巍山县委员会 办公室 办公室 不再使用中套式盖章： 中共巍山县委办公室 2013年5月1日□□□□ 统一使用下套式盖章： 中共巍山县委办公室 2013年5月1日□□□□

32. 附件1（另起一页黑体顶格） （空一行） 县委常委班子及成员2012年度民主生活会 会前征求意见梳理情况 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 与正文一起装订时，编排在成文日期或附注之后、版记之前，页码要连 续编排。 如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号 并在其后标注“附件”二字及顺序号。如： 巍请〔2012〕1号附件2 （空一行） 2011年度县委常委班子民主生活会整改方案落实情况 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

33. 页码的标注 • 公文版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。 • 公文附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。 • 信函格式的公文和电报首页不显示页码。 • 实际工作中，信函格式的公文如果只有两页的，第二页也不标注页码。

34. 版心下边缘 4号半角宋体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下，数码左右各放一条4号一字线 一字线距版心下边缘7mm 单页码居右空l字，双页码居左空1字 实际效果 － 2 － － 1 －

35. 三、公文的特定格式 信函格式 命令（令）格式 纪要格式

36. 信函格式： （上距页边30mm） 中共巍山县委 文武线 (上粗下细，距发文机关标志4mm) 线长170mm 000001 巍函〔2013〕1号 机密★1年 特急 与其上最后一个要素相距2行（约20mm） 中共巍山县委关于XXXX的函 武文线 （上细下粗） 线长170mm （下距页边20mm，首页不显示页码）

37. 便笺： （楷体字） 中共巍山县委办公室 中共巍山县委办公室关于 召开XXXX会议的通知 各乡镇党委和人民政府，县委和县级国家机关各部委办局，各人民团体，各企事业单位： 为贯彻落实XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

38. 签名章 （方正小标宋体，上距版心上边缘20mm、页边57mm） XX县人民政府令 （3号仿宋体，上距发文机关标志2行、约20mm） 第X号 （上距令号2行、约20mm） XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXX。（3号仿宋体，下距签名章2行、约20mm） （3号仿宋体）县□长□□ □□□□ （上距签名章1行、约10mm）2013年1月1日□□□□

39. （方正小标宋体，上距版心上边缘35mm、页边72mm）（方正小标宋体，上距版心上边缘35mm、页边72mm） 中共巍山县委专题会议纪要 第XX期 □中共巍山县委办公室2013年1月1日□ 出席：（用3号黑体）单位和姓名用3号仿宋体 请假： 列席： 版记印发单位用“分送”不用“抄送”

40. 四、公文格式的其他规定 （一）《条例》第十条规定，公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。 （二）《条例》第十一条规定，公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。民族自治地方的公文，可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。 （三）《条例》第十二条规定，公文用纸幅面采用国际标准A4型，特殊形式的公文用纸幅面根据实际需要确定。

41. 行文规则 （一）《条例》第十三条规定：行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。 （二）《条例》第十四条规定：行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

42. （三）向上级机关行文应当遵循的规则 • 上行文原则上主送一个上级机关，不抄送下级 机关。 2. 党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权。 3. 下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。 4. 请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。 5．除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。 6. 受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。

43. （四）向下级机关行文应当遵循的规则 1.党委、政府的部门依据职权可以相互行文。（我省细则规定可以用“通知”） 2.部门内设机构除办公室外不得对外正式行文。 3.需要注意的是：“属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文”。

44. 公文处理中的常见问题 一、纸张及装订存在的问题 一是纸张使用错误 二是纸张质量不好 三是印刷质量不高 四是装订不规范

45. 二、文种使用方面的问题 一是“公告”与“通告”滥用、错用、混用 二是“决定”的错用 三是“请示”、“报告”、“批复”误用和 处理不规范 1.向同级机关“请示”、“报告”或“批复” 2.“一事多请、多事一请” 3.“报告”中夹带请示事项 四是非法定文种作为公文文种来使用

46. 三、格式规范方面存在的问题 一是涉密文件没有标注份数及紧急程度 二是发文机关标志（文件头）不规范 三是请示、报告等上行文没有标注签发人 四是标题不规范

47. 五是主送机关未用全称或规范化简称 六是正文存在的问题。 1. 层次序号混乱 正确的应为： 第一层为“一、”，黑体或仿宋体； 第二层为“（一）”，楷体或仿宋体； 第三层为“1.”，仿宋体； 第四层为“（1）”，仿宋体。 2.行间距、字间距排版不对

48. 七是公章加盖不规范 八是数字用法存在的问题 • 年代、年月日、分数使用汉字，比如：九十年代、二零一三年一月一日、三分之一。 正确的应为：90年代、2013年1月1日、1/3 • 共用单位和符号造成歧义，比如：5—10万、1—10%。 正确的应为：5万—10万、1%—10% 两个例子：

49. 1. 发文字号应为“永请〔2012〕8号”、“永党请〔2012〕8号”或 “永党请字〔2012〕8号 ”等规范代字简称 2. 按内容属于对上级机关的请示，应在分隔线右空一字注明签发人：XXX，发文字号居左空1个字编排 3. 发文机关未标注，公章位置不正确 4. 页码一字线过短，没有右空一个字

50. 5. 不再使用主题词 6. 不再使用抄报，用抄送。党委文件不抄送同级人大、政府 7. 用印发，不用印制，右空1个字即可 8. 不再使用共印多少份