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新编外贸英语函电与实训

新编外贸英语函电与实训. 一、什么是外贸函电及外贸函电的主要特点。 二、课程简介 三、 学习内容 四、 学习方法 五、学习建议 六、 成绩评定方式. 一、什么是外贸函电？. 外贸函电是指在对外贸易中所使用的信件、电报、电传和传真、 e-mail 等。

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新编外贸英语函电与实训

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Presentation Transcript

  1. 新编外贸英语函电与实训

  2. 一、什么是外贸函电及外贸函电的主要特点。 • 二、课程简介 • 三、学习内容 • 四、学习方法 • 五、学习建议 • 六、成绩评定方式

  3. 一、什么是外贸函电？ • 外贸函电是指在对外贸易中所使用的信件、电报、电传和传真、e-mail 等。 • English business correspondence refers to the letters , cables, telexes, faxes and e-mails dealing in international business, as well as in domestic trade, of course.

  4. 外贸函电的主要特点 • 首先，外贸函电有其独特的语言风格和用语。 • 其次，外贸函电充满了贸易术语、缩略词和缩写词。 • 最后，外贸函电的内容与外贸业务实践密切相关。

  5. Eg. We are in the market for Chinese Black Tea and should be pleased if you kindly quote us your keenest prices for the goods listed below:

  6. 外贸术语： Eg. quote---报价 inquiry---询价 offer---报盘 firm offer---实盘 non-firm offer--- 虚盘 counter offer---还盘 acceptance---接受 缩略词：CIF, FOB, CFR, L/C等 缩写词：ASAP, AFLW, YL11/11RVD等

  7. 二、课程简介 该课程其主要内容是通过介绍国际贸易的各种英文业务函件的写作格式，商业术语和各种不同的表达方法，并通过介绍对外贸易各环节的具体做法，来力图掌握对外贸易中各种信函的理解和规范写作（包括格式、措辞、表达和习惯用语等），同时，这一切必须要以对贸易实物中各种规则、术语的一定程度的掌握为基础。

  8. The purpose of this course is to help you learn how to write good business letters by using up-to-date expressions in the simplest possible language.

  9. 三、学习内容 • 本课程的目的是学习外贸业务书信的标准格式。 • 本课程主要学习信例，大量学习外贸实务基本环节中有代表性的信例。外贸实务基本环节有：建立业务关系和资信调查、询盘、报盘和报价、还盘、订单，履行订单、支付、包装和运输、信用证的修改和展期、索赔和解决索赔等。

  10. 《外贸英语函电》课程不是单纯从理论出发去熟悉函电写作，而是通过具体操作去熟悉进出口业务各个环节，了解每个流程该写什么样的信函，每封信的目的与要求是什么，应该用什么样的语气进行写作，在操作各个环节中还应深刻理解相关英语表达方式。与此同时同学们也可学到每封信包含的专业英语词汇以及沟通感情的多种语言表达方式。《外贸英语函电》课程不是单纯从理论出发去熟悉函电写作，而是通过具体操作去熟悉进出口业务各个环节，了解每个流程该写什么样的信函，每封信的目的与要求是什么，应该用什么样的语气进行写作，在操作各个环节中还应深刻理解相关英语表达方式。与此同时同学们也可学到每封信包含的专业英语词汇以及沟通感情的多种语言表达方式。

  11. 四、学习方法 • 《外贸函电》是一门实践操作性很强的课程。也就是说，要达到正确拟写外贸业务信函的目的，仅有理论是远远不够的，学员必须学习大量外贸实务中有一定代表性的信函，更重要的是通过学习信例，熟悉大量外贸业务中各个环节中常用语，包括词汇、短语、句型以及习惯表达方式等等，再通过一定量的练习，对常用语进行操练运用，从而达到掌握并熟练使用的目的。

  12. 一、首先准确理解课文，必须弄懂一笔交易的来龙去脉，做到一丝不苟。一、首先准确理解课文，必须弄懂一笔交易的来龙去脉，做到一丝不苟。 • 二、熟悉课文，领会其中的核心内容。 • 三、独立思考，认真完成各项练习，认真仔细核对完成的笔头作业。

  13. 五、学习建议 1、课前预习单词，了解一定的专业背景。 2、课后定期对所学课文、补充材料进行复习，摘录一定的典型表达，使之成为自己的知识储备。 3、如有不清楚的知识点，尽早解决（查资料，和老师共同讨论）。

  14. 六、成绩评定方式 平时成绩占总成绩30％，技能测试占30％ 期末考试成绩占总成绩40％ • 课程学习时间：1－16周， • 技能考试：第17周 • 期末考试：第19周

  15. Task One How to Write a Business Letter in English • I. Essentials of Business Letter Writing： There are certain essential qualities of business letters, which can be summed as in the 7C.

  16. Consideration • Courtesy • Clarity • Conciseness • Concreteness • Correctness • Completeness

  17. Consideration • Prepare every message with the reader in mind and try to put yourself in his/her place

  18. Courtesy • It is not mere politeness. The courteous writer should be sincere and tactful, thoughtful and appreciative.

  19. Clarity • The writer must try to express himself clearly so that the reader will understand. To achieve this, he/she should keep in mind the purpose of his/her letter and use appropriate words in correct sentence structure and convey his / her meaning.

  20. Conciseness • Conciseness means saying things in the fewest possible words. To achieve this, try to avoid wordiness or redundancy.

  21. Concreteness • Concreteness means making the message specific, definite and vivid.

  22. Correctness • Correctness means appropriate and grammatically correct language, factual information and accurate reliable figures (such as names of articles, specifications, quantity, price and units, etc.)

  23. Completeness • A business communication should include all the necessary information. It is essential to check the message carefully before it is sent out.

  24. II. Structure of a Business Letter • 1、 Structure

  25. 1)信头(letterhead) －－－2）编号，日期 (reference and date) 3）封内名称和地址 (inside name and address) 4）经办人(attention) 5）称呼(salutation) 6）事由（标题）(subject) 7）正文(body) 8）结尾敬词 (complimentary) 9）签名(signature) 10）附件 (enclosure) 11）抄送(cc to XX) 12）附言(postscript)

  26. 1) Letterhead (信头) • A letterhead generally contains the following information： • 1．The name of the firm 2．Its address and postal code 3．Telephone number 4．Fax number 5．Internet address 6．E-mail address 7. Telegraphic and telex address 8. Trademark or a brief slogan，

  27. 2) Date（日期） • 一般公司的信笺都事先印有信头，因此，往往我们打信时只需在日期线（Date Line）上填写日期就够了。在打日期时，我们要注意： • 年份应完全写出，不能用（00）来代替（2000） • 月份要写英文名称，不能用数字来代替，如（3/9/99）等不能在正式函件中使用。 • 月份名称可以用缩写，如Aug. Jan. 但May或June或July本身就很短，不再减缩了。 • 日期最好用基数字，如1，2，3--- • e.g. June 5, 2000 Sep.5, 2005 另外，如果遇到特殊情况，一时找不到印好信头的信笺，用白纸写信时，须将发信人地址及日期一并写在右上角（写日期的位置上端），如： P.O. Box 1079 Beijing, China Sep. 5, 2005

  28. 3）封内行名和地址（Inside Name and Address）： 指收信人的行名和地址，一般列在信笺的左上方，在信头之下，沿左页边线写起。封内地址与信封地址写法相同。 便利：对于发信人而言：发信时可与信封地址相互对照，避免放入信封时发生错误，也便于准确归档，便于以后查找。 对于收信人而言，收信后如信封与信函分离，原信仍能保持完整，便于查阅。封内地址必须将受信人姓名一并写出，如： Mr. C. E. Eckersley c/o Messrs Longmans Green & Company 6&7 Clifford Street London SW7 2DY England • 注：在公司名称的前面加c/o（care of）,意思是由其转交，说明本信是一封私人信要由本人拆封，总收发不要拆。

  29. 4）客气称呼（The Salutation） 是写信人对受信人的一种称呼，其位置是在封内地址的下面空两行，并与之平头。目前外贸书信中一般通用的称呼语有： Dear Sirs, Dear Mr. * 等。 注：称呼后面的标点一般只用逗号或者不用，不能用句号或者冒号

  30. 5) 正文(Message) • 开头语（The Opening Sentences） 开头语没有统一格式，但是在习惯上是用客套语先将受到对方的来信的日期、编号或查号、主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这封信是答复哪一封来信的。如果是第一次通信，也可以利用开头语作必要的自我介绍，并表明目的和要求。开头语一般要与信的正文分开，自成一节，文字要简洁明了。目前有些商业信，为避免俗套，常不用这种所谓的开头语。

  31. 信的正文（The Body of the Letter） 书信的主体，表达发信人的意见。遵循“7C”

  32. 结尾语（The Closing Sentence) 结尾语一般用来总结本文所写的事项，提示对受信人的要求，如希望来函订货、答复询问或作必要的声明等，另外也附加一些略带客套的句子。它的位置在正文结束之后，另起一段。 结束语的写法： 用分词短语开始的 Awaiting your good news. Looking forward to your early reply. 用完整的句子 We await your good news. We hope to receive your early reply. 关于两种写法，近来用第二种较多。

  33. 6）结束敬语（The Complimentary Close） 结束语在结束函件时的一种客套，它与前面的称呼相呼应。 例如：Yours faithfully Yours truly Yours sincerely--- 结束语写在结尾语下隔一行。在欧洲一般把Yours放在前面，但美国把副词放在前面，后面以逗号结束。

  34. 7）签名（The Signature） 重要函件必须由负责人亲笔签名。签名的下面为使对方了解签名人的姓名、职位，可以打字注明。外国函件都必须由负责亲笔签名，用橡皮戳说明该信并非本人亲自过目，只是通函，不为人重视。

  35. 8) 参考案号 (References) • 这一项是写信人为了便于归档分类而编的号。有不少公司的信头已印上Our ref.（发文号） Your ref.（收文号）的字样，号码的编制各公司都有自己的规则。

  36. 9) 经办人，送交( Attention) • 如需注明对方经办人，可以在受信人名称住址下面加上Attention或Attention of等字样，如： Richard Thomas & Baldwins Ltd. 151Gower Street London, SC76DY, England Attention : Mr. Cave • 注：在商业信函中，当对公司进行尊称时，Messrs应用很多。它源自于法文Messieurs表示客气时Mr.的复数，一般只用语一人名为姓名的公司。当信是写给公司的某一个人的时候或者是非人称的公司名称时，则不加Messrs。

  37. 10）事由（Subject line） 事由写在称呼语下面两行，一般是在信笺中间的位置。事由简单扼要，说明商品名称、数量、信用证或合同号码即可。有时前面加上Re：（拉丁文）意思是“关于” 如：Re：Our Order No.128 for 500 cases Toys Your Order No.5718 for Chinaware

  38. 11)附件（Enclosure） 如信中有附件时，应在左下脚注明Encl.或Enc.。如附件不止一件，应注明2Encls。 e.g. Encl.: as stated Encls.:2 Invoices Encls.:1 B/L(提单一张) 1 Photo 1 Certificate

  39. 12) 抄送(Carbon Copy) • 有时信的内容涉及到不只一个公司，写信人希望这些当事者都知道信的内容，就可以采用抄送的办法：即写好信后复印所需份数，分别寄给有关公司，写信人写信时用“c.c.” 注明这封信还抄送给了哪些公司和个人，使收信人心中有数。如果写信人不想让别人知道此信抄送的具体单位，就可以在前面加上B.C.C.( blind carbon copy).

  40. 13)附笔（Postscript） 信写完以后，如果想起还有要紧的话要说，可以在信末加P.S.（Postscript的缩写），引出补述的话，然后由发信人签名。郑重的函件一般不用Postscript，因为它表示写信人办事不够周密。

  41. （Heading）The EASTERN SEABOARD CORPORATION • 350 Park Avenue, New York, 10017, USA • Telephone No.225-2788 Telex call No.225-2780 • Fax No. RCA543 E-mail:ESCA.@CA.com • Sept.10,2010 • Kanto Mercantile Corporation (Inside Address) • 2-1，Nihonbashi • Japan • Attn:Mr.Smith • Gentlemen： (Salutation) • Bicycles(Caption) • Enclosed is a new price-list of U.S. Products, Inc. indicating a full range of their products. • We can quote on all of these items. If you are interested in receiving CIF quotations on any of these items, please let us know and we shall be glad to send them to you.（The Body of the Letter） • We await good news from you. (The Closing Sentences) • Sincerely yours, （The Complimentary) • Vice president • (The Signature） • Encl: Price list • C.C. Mr.William

  42. 信封的写法： Stamp Return Address Mailing Directions Name Address Remarks

  43. 注： • 1 如系私人信或密件，必须收信人亲自开启，可在“Remarks”处根据需要注明下列字样： 1) Private 私人信件 2) Personal 个人信件 3) Confidential 机密信件

  44. 2 如需说明信或邮件的类别，可以根据需要在信封“Mailing Directions”处注明下列字样： 1）Registered 挂号邮件 2）Express 快递邮件 3）Immediate（urgent） 急件 4）Sample 样品 5）Printed Matter 印刷品

  45. Task 4 Procedures of Business

  46. I. What Are the Basic Procedures of Export Business? 1. Preparation for Export 2. Negotiation of Terms and conditions for the Formation of a Contract for Export Business 3. Fulfillment of a Contract for Export Business

  47. 1. Preparation for Export • Market Survey • Pricing • Preparing goods • Advertising • Contacting clients

  48. 2. Negotiation of Terms and conditions for the Formation of a Contract for Export Business • Inquiry • Offer • Counter-offer • Acceptance • Signing a contract

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