Körlevél készítése

1. Körlevél készítése

2. Tartalom • A körlevél fogalma • A körlevél részei • A körlevél készítése • A körlevél típusai

3. A körlevél fogalma, részei • Akörlevélolyan dokumentum, amely állandó (azaz minden levélben azonos) szövegrészek mellett változó szövegrészeket is tartalmaz.  • Az állandó szövegrészeket tartalmazó dokumentumot törzsdokumentumnak, a változó szövegrészeket tartalmazót pedig adatforrásnak nevezzük. • A törzsdokumentumot a szövegszerkesztő program egy adatforrás tartalmával egészíti ki, és ilyen módon egyedi dokumentumokat hoz létre.

4. A körlevél részei Törzsdokumentum A törzsdokumentum a körlevelek készítésének kiindulópontja. Tartalma (szöveg, képek, táblázatok, egyéb objektumok) mindegyik példányban megegyezik. Ezt a szöveget csak egyszer kell beírni, függetlenül attól, hogy hány példányt szeretnénk nyomtatni.

5. A körlevél részei Adatforrás • Az adatforrás egy vagy több táblázatból állhat. Az esetek többségében egy táblázattal dolgozunk.  • Az adattábla első sora a mezőneveket tartalmazza. Ezeket a mezőneveket szúrjuk be a törzsdokumentumba. • Az adatforrás többi sora egymással szorosan összetartozó adatokat tartalmaz. Például ugyanannak a személynek az adatait tartalmazzák. Ezeket a sorokat nevezzük rekordoknak. • Az adattábla oszlopai azonos típusú adatokat tartalmaznak. Az oszlopokat mezőknek nevezzük. Az oszlop első cellájában található a mezőnév pl. „Cím”. A többi cella tartalmazza az egyedek adatait pl. „címeit”.

6. A körlevél részei Adatforrás Mezőnevek Rekordok, sorok Mezők, oszlopok Adatforrás lehet Word, Excel, Access vagy egy egyszerű szövegfájl (txt).

7. A változó szövegrészekben azonos típusú információk találhatók, de a tartalmuk egyedi. Egyedi, változó szöveg: Adatforrás <<név>> <<intézmény>> <<város>> <<cím>> <<irányítószám>> <<név>>

8. A változó szövegrészekben azonos típusú információk találhatók, de a tartalmuk egyedi. Egyedi, változó szöveg: Adatforrás <<név>> <<intézmény>> <<város>> <<cím>> <<irányítószám>> <<név>>

9. A körlevél készítése • A törzsdokumentum megírásaMegírjuk a körlevél állandó részét (vagy megnyitunk egy régi dokumentumot). • A törzsdokumentumhoz kapcsolódó adatforrás elkészítése(vagy megnyitása)Ha végeztünk a táblázat kitöltésével, akkor mentjük a háttértárra. • A törzsdokumentum és az adatforrás összekapcsolásaItt adjuk meg, hol akarjuk elhelyezni az adatforrás adatait a törzsdokumentumban. • Egyesítés(a körlevelek létrehozása)A Word ekkor minden rekordhoz létrehozza a törzsdokumentum egy-egy példányát.

10. A körlevél készítése Egyesített dokumentum Törzsdokumentum <<név>> <<intézmény>> <<város>> <<cím>> <<irányítószám>> <<név>> Adatforrás

11. A körlevél típusai • Borítékok: A feladó címe minden borítékon ugyanaz, de a címzett címe egyedi az egyes borítékokon. • Címkék: Minden címkén egy személy neve és címe található, de az egyes címkéken lévő nevek és címek különbözőek. • Formalevelek (körlevél): Minden levél alaptartalma ugyanaz, de mindegyik tartalmaz az adott címzettnek megfelelő információt is, például a címzett nevét, címét vagy más információt.

12. A körlevél típusai • E-mailek: Minden e-mail tartalma ugyanaz, de mindegyik tartalmaz az adott címzettnek megfelelő információt is, például a címzett nevét, címét vagy más információt.  • Címtár (katalógus): Minden elemnél ugyanolyan típusú információ jelenik meg, például név és leírás, de az egyes elemek neve és leírása egyedi.