การเขียนข้อพิจารณา ของฝ่ายอำนวยการ

1. การเขียนข้อพิจารณาของฝ่ายอำนวยการการเขียนข้อพิจารณาของฝ่ายอำนวยการ โดย พลตรี เอนก แสงสุกผู้ทรงคุณวุฒิกองบัญชาการกองทัพไทย

2. อะไรเอ่ย?

6. ตอนที่ 1หลักการ

7. การเขียน • เป็นวิธีการสื่อความคิดเห็นไปยังผบช. ผบ.หน่วยรอง ฝอ.อื่น ๆ • โดยใช้ คำสั่ง ข้อเสนอ ข้อพิจารณา รายงาน เอกสาร

8. หลักการมูลฐานในการเขียนหลักการมูลฐานในการเขียน 1. มีเอกภาพ 2. ถูกต้อง 3. ชัดเจน สั้น กะทัดรัด 4. ใช้คำง่าย ๆ ลดคำฟุ่มเฟือย 5. มีความต่อเนื่อง 6. ตรงประเด็น 7. สมบูรณ์

9. การบันทึก • การเขียนข้อราชการเสนอ ผบช. • การสั่งการของ ผบช. • การติดต่อระหว่างส่วนราชการ • สะดวกในการประสานงานและสั่งงาน

10. ประโยชน์ของการบันทึก • ลดเวลาของ ผบช. • ผบช. ได้ทราบความเห็นของเจ้าหน้าที่ • ผบช. ได้ทราบข้อมูลก่อนตกลงใจ

11. หลักการบันทึก • เจ้าของเรื่องโดยตรงบันทึกก่อน • บันทึกด้วยความเป็นกลาง • สั้นและชัดเจน • ไม่ก้าวก่ายหน้าที่อื่น • เรื่องสำคัญปรึกษาผู้ใหญ่ก่อนบันทึก • รับผิดชอบข้อความที่บันทึก

12. ข้อควรระวังในการบันทึกข้อควรระวังในการบันทึก • อย่าให้กระทบใจบุคคลหรือหน่วย • ทำตัวเป็นกลาง ไม่ผูกมัด ชักจูง ผบช. • สิ่งที่เป็นอำนาจของ ผบช. ให้ ผบช. วินิจฉัยเอง • ไม่นำเรื่องส่วนตัวมาพัวพัน

13. ตำแหน่งของผู้บันทึก • เรื่องออกนอกหน่วย หน.หน่วย เป็นผู้ลงนาม ความเห็นของเจ้าหน้าที่ให้อยู่ภายในหน่วย • เรื่องภายในหน่วย เจ้าหน้าที่บันทึกโต้ตอบกันได้

14. ประเภทของการบันทึก 1. บันทึกย่อเรื่อง • 2. บันทึกรายงาน • 3. บันทึกความเห็น • 4. บันทึกติดต่อและสั่งการ

15. บันทึกย่อเรื่อง • เป็นการเขียนข้อความย่อจากเรื่องเอาแต่ประเด็นสำคัญมาให้สมบูรณ์ • ช่วยให้ ผบช. อ่านแล้วเข้าใจได้ไม่ผิดพลาด

16. บันทึกรายงาน • เป็นการเขียนข้อความรายงานเรื่องที่ปฏิบัติให้ ผบช. ทราบ • เป็นเรื่องในหน้าที่หรือเรื่องที่ได้รับมอบหมาย

17. บันทึกความเห็น • เป็นการเขียนข้อความแสดงความเห็นของเจ้าหน้าที่เกี่ยวกับเรื่องที่เสนอ • ช่วยให้ ผบช. ทราบ ความเป็นมาปัญหา ข้อพิจารณา ข้อดีข้อเสียประกอบการตกลงใจ

18. บันทึกติดต่อและสั่งการบันทึกติดต่อและสั่งการ • เป็นการเขียนข้อความติดต่อภายในหน่วยเดียวกัน • เป็นการสั่งการของ ผบช. ไปยังผู้ใต้บังคับบัญชา

19. วัตถุประสงค์ของข้อพิจารณาของ ฝอ. • เพื่อวิเคราะห์และเสนอการแก้ปัญหา • เสนอข้อสรุปและข้อเสนอให้ ผบช. ตกลงใจ • คล้ายกับการประมาณการในการรบ • เพื่อช่วย ผบช. ในการตกลงใจในเรื่องที่มีปัญหาซับซ้อน

20. หลักการเขียนข้อพิจารณาของ ฝอ. • 1. สั้น • 2. ชัดเจน 3. ถูกต้อง 4. เกี่ยวโยงกัน 5. มีเอกภาพ 6. มีความสมบูรณ์

21. รูปแบบข้อพิจารณาของ ฝอ. • 1. ปัญหา … 2. สมมุติฐาน … 3. ข้อเท็จจริง … 4. ข้อพิจารณา … 5. ข้อสรุป … 6. ข้อเสนอ ...

22. บก.ทท. • ยึดถือปฏิบัติตามอนุมัติ ผบ.ทหารสูงสุด ลง 29 ต.ค.39 ท้ายหนังสือ ยก.ทหารที่ กห0304/1222 ลง 24 ต.ค.39 • และอนุมัติ ผบ.ทหารสูงสุด ลง 25 ก.ย.51 ท้ายหนังสือ ยก.ทหาร ที่ กห0304/3275ลง 25 ก.ย.51

23. อนุมัติ 3 รูปแบบ 1. ข้อพิจารณาของฝ่ายอำนวยการ 2. บันทึกความเห็น 5 แบบ 3. รายงานหรือเรื่องนำเรียนเพื่อทราบ

24. บันทึกความเห็น 5 แบบ แบบ 1 แบบสมบูรณ์ 4 หัวข้อ แบบ 2 มี 4 ข้อ ต่างกันที่ข้อ 1 แบบ 3 มี 4 ข้อ ต่างกันที่ข้อ 1, 2, 3 แบบ 4 มี 3 ข้อ แบบ 5 มี 2 ข้อ

25. บันทึกความเห็น แบบที่ 1 1. ปัญหา ….. 2. ข้อเท็จจริง ….. 3. ข้อพิจารณา ….. 4. ข้อเสนอ …..

26. บันทึกความเห็น แบบที่ 2 1. ..… (ปัญหา) ….. 2. ข้อเท็จจริง ….. 3. ข้อพิจารณา ….. 4. ข้อเสนอ …..

27. บันทึกความเห็น แบบที่ 3 1. ….. (ปัญหา) ….. 2. ..… (ข้อเท็จจริง) ..… 3. ..… (ข้อพิจารณา) ….. 4. ข้อเสนอ …..

28. บันทึกความเห็น แบบที่ 4 1. … (ปัญหา หรือปัญหา + ข้อเท็จจริง) 2. … (ข้อเท็จจริง + ข้อพิจารณา หรือ ข้อพิจารณา) ….. 3. ข้อเสนอ …..

29. บันทึกความเห็น แบบที่ 5 1. ….. (ปัญหา + ข้อเท็จจริง + ข้อพิจารณา) ….. 2. ข้อเสนอ …..

30. ตอนที่ 2 ประสบการณ์

31. การทำบันทึกความเห็น • มี 2 ลักษณะ คือ เรื่องเพื่อทราบ และเรื่องเพื่อขออนุมัติ • แบ่งเป็น 3 แบบ คือ 1. การทำบันทึกฯ ปะหน้าเรื่องของหน่วยรอง 2. การทำบันทึกฯ ปะหน้าเรื่องของหน่วยนอก 3. การตั้งเรื่องขึ้นเอง

32. ศัพท์เฉพาะ • หน่วยรอง : นขต. และ หน่วยในการกำกับดูแลทางฝ่ายเสนาธิการ • หน่วยนอก : หน่วยที่ไม่ใช่ นขต. และหน่วยในการกำกับดูแลทางฝ่ายเสนาธิการ

33. การบันทึกฯ ปะหน้าเรื่องของหน่วยรอง • มี 2 วิธี คือ 1. บันทึกฯ ต่อท้ายในหนังสือของหน่วยรอง 2. บันทึกฯ ในกระดาษแผ่นใหม่

34. การบันทึกฯ ต่อท้ายในหนังสือของหน่วยรอง • เป็นเรื่องเพื่อทราบ หรือเพื่อลงนาม • หน่วยรองเขียนมาชัดเจนแล้ว • เป็นเรื่องเร่งด่วน • มีที่ว่างพอให้บันทึกฯ ได้ • เขียนด้วยลายมือ หรือพิมพ์ก็ได้

35. ตัวอย่าง การบันทึกฯ ต่อท้ายในหนังสือของหน่วยรอง เรียน ………. - เพื่อกรุณาทราบ พ.อ. ……………..... ………………. …../…../…..

36. เรียน ………. 1. เพื่อกรุณาทราบ 2. เห็นควรให้………...….ทราบด้วย พ.อ. ……………..… ………………. …../…../…..

37. การบันทึกฯ ปะหน้าเรื่องของหน่วยรองโดยใช้กระดาษแผ่นใหม่ • แบ่งเป็น 3 ขั้นตอน คือขั้นตอนที่ 1 อ่าน - สรุป คิดโครงร่าง วางแผนการเขียนขั้นตอนที่ 2 ศึกษาหลักฐาน ประสานงานขั้นตอนที่ 3 บันทึกความเห็น ร่างหนังสือ ประกอบ

38. ขั้นตอนที่ 1 อ่าน - สรุป คิดโครงร่าง วางแผนการเขียน • สรุปประเด็น ความต้องการของหน่วยรอง • คิดโครงร่างในใจ • วางแผนการเขียน

39. ขั้นตอนที่ 2 ศึกษาหลักฐาน ประสานงาน • ขอเรื่องเดิมมาศึกษา • ศึกษา กฎ ข้อบังคับ ระเบียบ คำสั่ง หลักเกณฑ์ที่เกี่ยวข้อง • ประสานงาน

40. ขั้นตอนที่ 3 บันทึกความเห็น ร่างหนังสือประกอบ • ร่างสำหรับ ผอ.กอง และ ผบ.หน่วย • บางเรื่อง ร่างหนังสือสำหรับ ผบ.หน่วย ก่อน • บางเรื่อง ร่างหนังสือสำหรับ ผอ.กอง ก่อน

41. การตั้งชื่อเรื่อง • ใช้ตามเรื่องเดิม • ตั้งใหม่ตามความเหมาะสม

42. การเขียน “ปัญหา” • มักใช้เฉพาะเลขข้อ • สรุปความต้องการของหน่วยรอง ใคร อะไร เมื่อไร ที่ไหน อย่างไร ทำไม

43. การเขียน “ข้อเท็จจริง” • ใช้ 2. ข้อเท็จจริง หรือ 2. ….. ก็ได้ • อาจใช้ “ความเป็นมา” “เรื่องเดิม” ก็ได้ • เขียนข้อความต่อจากหัวข้อ หรือใช้ข้อย่อย ก็ได้ • เขียนเฉพาะข้อมูลที่ตรงประเด็น ให้สัมพันธ์กับข้อพิจารณา และข้อเสนอ • อ้างระเบียบ อนุมัติหลักการ การปฏิบัติที่ผ่านมา

44. การเขียน “ข้อพิจารณา” • ใช้ 3. ข้อพิจารณา หรือ 3. ….. ก็ได้ • เขียนข้อความต่อจากหัวข้อ หรือใช้ข้อย่อย ก็ได้ • ใช้รูปแบบการเขียนให้สัมพันธ์กับข้อ 2 • พิจารณาเฉพาะประเด็นสำคัญ โน้มน้าว ไปสู่ข้อเสนอที่เตรียมไว้ • ประเด็น : ผลดี ประโยชน์ งบประมาณ อำนาจหน้าที่ตามกฎหมาย นโยบาย ผบ.ผลลัพธ์ การตรวจสอบประเมินผล

45. การเขียน “ข้อเสนอ” • ใช้ 4. ข้อเสนอ เสมอ • เขียนข้อความต่อจากหัวข้อ หรือใช้ข้อย่อย ก็ได้ • ถ้ามี 2 ห/ป อาจต้องเสนอทั้ง 2 ห/ป • ถ้าเสนอให้มีหนังสือถึงหน่วยใด จะต้องร่างหนังสือถึงหน่วยนั้นแนบไปด้วย

46. การเขียน “คำลงท้าย” • จึงเรียนมาเพื่อกรุณาอนุมัติในข้อ … • จึงเรียนมาเพื่อกรุณาพิจารณา หากเห็นสมควรกรุณาอนุมัติในข้อ … • …..และลงนามในร่างหนังสือที่แนบ • …..หากเห็นสมควรกรุณาอนุมัติในข้อ 4 และ (รอง ผบ.หน่วย) กรุณาลงนามในร่างหนังสือที่แนบ

47. การร่างหนังสือประกอบ • จะให้ใครลงนาม • เขียนให้ จก.สธร.ฯ ลงนามต้องใช้รูปแบบข้อพิจารณาของฝ่ายอำนวยการ • เขียนให้ หน.นขต.บก.ทท. ลงนาม จะใช้เฉพาะเลขข้อ จะไม่มี 4. ข้อเสนอ • เขียนได้ 2 แบบ

48. แบบที่ 1 อิงหัวข้อรูปแบบบันทึกความเห็น 1. ปัญหาหรือความต้องการของหน่วย 2. ข้อเท็จจริงหรือความเป็นมา 3. ข้อพิจารณาของหน่วย 4. เสนอว่าสมควรอนุมัติให้ดำเนินการ ตามข้อ 1 หรือไม่

49. แบบที่ 2 เขียนโดยลำดับเหตุการณ์ 1. ความเป็นมาหรือกล่าวนำ 2. ข้อเท็จจริงหรือความเป็นมา 3. ข้อพิจารณาของหน่วย 4. ความต้องการของหน่วย

50. การทำบันทึกฯ ปะหน้าเรื่องของหน่วยนอก • แบ่งเป็น 3 ขั้นตอน คือ ขั้นตอนที่ 1 อ่าน - สรุป คิดโครงร่าง วางแผนการเขียน ขั้นตอนที่ 2 ศึกษาหลักฐาน ประสานงาน ขั้นตอนที่ 3 บันทึกความเห็น ร่างหนังสือ ประกอบ