Prosesskildring – den gode presentasjonen av vår arbeidsplass ”Synleg-prosessen”

1. Prosesskildring – den gode presentasjonen av vår arbeidsplass ”Synleg-prosessen” Satsingsområdet Identitet og omdømme ~ Arbeidsgjevarstrategi mot 2020 ~ Bø kommune • BakgrunnSatsingsområdet Identitet og omdøme er eit av to område som er valt fordi Bø kommune over tid, og på grunn av ei rekke ulike saker, har kome i medias søkelys. Framstillinga av Bø kommune har i mange tilfelle vore negativ. I tillegg kjem alt som den økonomiske situasjonen drar med seg, og som hele tida også er eit tema som legg farge på Bø på ein negativ måte. Kommunen har behov for å jobbe med kven ein er og korleis ein viser seg fram. • ResultatmålKvar arbeidsplass skal vidareutvikle sine nettsider og utforme og publisere informative og gode sjølvpresentasjoner på Internett av si teneste og sin arbeidsplass som er nyttig for innbyggjarar, brukarar, media og som viser fram dei kvalitetane arbeidsplassen har ovanfor arbeidssøkjarar. • Prosessmål Prosessen med å utvikle sjølvpresentasjonane skal involvere personalet på arbeidsplassen slik at alle får eit eigarskap til presentasjonen og vert meir medveten kva ein står for og kan vere stolt av på eiga arbeidsplass. • Verdigrunnlaget Bø kommune sitt verdigrunnlag er utgangspunktet for arbeidet: Vi som arbeider i Bø kommune vil møte brukarane med respekt og profesjonalitet og gjere Bø kommune til ein god arbeidsplass for alle. Vi vil legge vekt på felles verdiar og haldningar i møte med innbyggjarar og eigne kollegaer. I samarbeid med KS-Konsulent as

2. Mandat og roller i ”synleg-prosessen” Satsingsområdet Identitet og omdømme ~ Arbeidsgjevarstrategi mot 2020 ~ Bø kommune • Mandat for endringsagentaneI samarbeid med leiar for kvar arbeidsplass skal endringsagentane planleggje og bistå i ein prosess på kvar arbeidsplass som skal munne ut i informative og gode sjølvpresentasjonar på Internett av tenesta og arbeidsplassen, jfr. resultatmål og prosessmål. Prosessen skal starte med førehandsinvitasjon og eit personalmøte der verktøykassen for ”synleg-prosessen” vert nytta. • RollerLeiar for kvar arbeidsplass er ansvarleg for resultatmål og prosessmål og vil få bistand frå endringsagenten til planlegging av prosessen og gjennomføring av eit oppstart-personalmøte. Det kan avtalast ytterlegare bistand i samråd med endringsagenten og den leiar som har personalansvaret for endringsagenten, om arbeidssituasjonen til endringsagenten tillet dette.Endringsagenten er ansvarleg for å bistå dei arbeidsplassane ein er tildelt i samsvar med mandatet. Det kan avtalast ytterlegare bistand i samråd med leiar for arbeidsplassen og den leiar som har personalansvaret for endringsagenten, om arbeidssituasjonen tillet dette. Endringsagenten skal inspirere til innsats, leie prosessane på personalmøtet og evt. rettleie leiar og medarbeidarar i oppfølginga etter personalmøtet dersom dette vert avtala.Webredaktør Svein Bj. Lerum er ansvarleg for å leggje til rette for utdanning og evt. møteplassar for endringsagentane. Han vil og vere kontaktperson og tilretteleggjar for publisering på nettsidene. Prosjektleiar for Arbeidsgjevarstrategi mot 2020 og rådmann er ansvarleg for å følgje opp leiarane og webredaktør i høve til resultatmål og prosessmål. I samarbeid med KS-Konsulent as

4. Verktøykasse for ”synleg-prosessen” Satsingsområdet Identitet og omdømme ~ Arbeidsgjevarstrategi mot 2020 ~ Bø kommune Verktøykassen inneheld følgjande element: • Mal for informasjonsskriv som kan nyttast til å førebu medarbeidarane til personalmøtet. Kan tilpassats kvar arbeidsplass. • Lysark om omdømebygging og ”synleg-prosessen” som alle endringsagentane kan nytte på personalmøtet på kvar arbeidsplass. • Tre prosessverktøy til bruk før, under og etter personalmøtet. • Mal for tidsplan med arbeidsfordeling for synleg-prosessen for kvar arbeidsplass. I samarbeid med KS-Konsulent as

5. Verktøykasse for ”synleg-prosessen” Satsingsområdet Identitet og omdømme ~ Arbeidsgjevarstrategi mot 2020 ~ Bø kommune 1. Mal for informasjonsskriv som kan nyttast til å førebu medarbeidarane til personalmøtet. Kan tilpassats kvar arbeidsplass. Korleis vil vi presentere oss? Kva står vi for? Kva er vi stolte av? Velkomen til idéverkstad. Bø kommune har no sett i verk ein prosess der alle arbeidsplassar skal vidareutvikle informasjonen om eiga eining under www.bo.kommune.no. Du inviterast til personalmøte ……. (dato, stad og klokkeslett). På dette møtet skal vi starte arbeidet med å utforme og publisere informative og gode presentasjonar på Internett av vår teneste og vår arbeidsplass. Presentasjonane skal vere nyttig for innbyggjarar, brukarar, media og samstundes vise fram dei kvalitetane vår arbeidsplass har ovanfor arbeidssøkjarar. Vi vil få hjelp frå kommunen sine eigne endringsagentar på denne samlinga. Dei har med seg fleire arbeidsmetodar som vi kan nytte. På slutten av personalmøtet skal vi drøfte korleis vi kan arbeide vidare og kven som kan gjere kva. Før samlinga vil vi be alle om å gjere følgjande ”heimelekse”: Studer nettsidene som gjeld vår arbeidsplass og vår teneste. Kva kan vi gjere for å vidareutvikle sidene slik at dei kommuniserar enno betre med brukarane, innbyggjarane, media og framtidige arbeidssøkjarar? Skriv ned idear som du har. Drøft gjerne med kollegaer om du kan. Studer andre nettsider som du meiner er relevant for oss og som vi kan lære av? Skriv ned idear som du får og ta med til personalmøtet. Vi ønskjer vel møtt til idéverkstaden ! I samarbeid med KS-Konsulent as

6. Verktøykasse for ”synleg-prosessen” Satsingsområdet Identitet og omdømme ~ Arbeidsgjevarstrategi mot 2020 ~ Bø kommune Lysark om omdømebygging og ”synleg-prosessen” som alle endringsagentane kan nytte på personalmøte på kvar arbeidsplass. (Sjå lysark frå Åsbjørns innleiing ovanfor –vel gjerne ut nokre som du vil nytte). I samarbeid med KS-Konsulent as

7. Verktøykasse for ”synleg-prosessen” Satsingsområdet Identitet og omdømme ~ Arbeidsgjevarstrategi mot 2020 ~ Bø kommune Heimelekse: Vurder eigne nettsider og hent idear frå andre • Studer nettsidene som gjeld din arbeidsplass. Kva kan vi gjere for å vidareutvikle sidene slik at dei kommuniserar enno betre med brukarane, innbyggjarane, media og framtidige arbeidssøkjarar? Skriv ned idear som du har. • Studer andre nettsider som du meiner er relevant for dykk og som de kan lære av? Skriv ned idear som du får og ta med til personalmøtet. Denne oppgåva skal medarbeidarane utføre før personalmøte. Oppgåva er omtala i invitasjonsskrivet. I samarbeid med KS-Konsulent as

8. Verktøykasse for ”synleg-prosessen”Lag kjerneforteljing ut frå det som de er gode på og stolte av. Satsingsområdet Identitet og omdømme ~ Arbeidsgjevarstrategi mot 2020 ~ Bø kommune I samarbeid med KS-Konsulent as

9. Verktøykasse for ”synleg-prosessen”Lag kjerneforteljing om det som de er god på / stolte over på dykkar arbeidsplass Satsingsområdet Identitet og omdømme ~ Arbeidsgjevarstrategi mot 2020 ~ Bø kommune • Set dykk saman i små grupper. • Drøft spørsmåla Kva er vi gode på? Kva er vi stolt over?Vel ein sekretær og skriv korte setningar på flippover som de meiner må vere med når vi skal presentere det vi står forog som særleg kjenneteiknar oss. • Presenter dei setningane de har laga i plenum. • Ein person frå kvar gruppe går saman med leiar for arbeidsplassen. Desse dannar ein redaksjonsgruppe og får ansvaret for å laga forslag til ei kort kjerneforteljing bygd på setningane på flippoverane til neste møte. Redaksjonsgruppa skal også syte for gode billete som kan brukast som illustrasjon. Forslaget vert lagt fram på nytt personalmøte for drøfting før leiar fattar endeleg avgjerd og publisering skjer på nettsida. I samarbeid med KS-Konsulent as

10. Verktøykasse for ”synleg-prosessen” Vel tema og vidareutvikle nettsidene Satsingsområdet Identitet og omdømme ~ Arbeidsgjevarstrategi mot 2020 ~ Bø kommune I samarbeid med KS-Konsulent as

11. Verktøykasse for ”synleg-prosessen”Vel tema og start arbeidet med å vidareutvikle nettsidene Satsingsområdet Identitet og omdømme ~ Arbeidsgjevarstrategi mot 2020 ~ Bø kommune • Gå saman to og to eller tre og tre. Del tankar og idear frå oppgåva som de fekk i invitasjonsskrivet jfr. ”Studer eigne nettsider og hent idear frå andre”. • Ta utgangspunkt i heimeoppgåva og døme på tema frå kakediagrammet. Kom med forslag til tema som de meiner vi bør vidareutvikle på eigne nettsider. Skriv temaet som ein stor overskrift på eit ark og heng arket på veggen. • Når alle tema er foreslått, gå fram og meld deg på det temaet du ønskjer å jobbe med no ved å skrive namnet ditt på dette arket. • Start arbeidet med temaet i den gruppa du har meldt deg på. Kva vil de gjere og korleis vil de jobbe? Skriv ned idear, lag ein førebels arbeidsfordeling og set tidsfristar. • Meld nokre hovudpunkt frå tidsplanen så langt til plenum. I samarbeid med KS-Konsulent as

12. Verktøykasse for ”synleg-prosessen”Tidsplan med arbeidsfordeling Satsingsområdet Identitet og omdømme ~ Arbeidsgjevarstrategi mot 2020 ~ Bø kommune I samarbeid med KS-Konsulent as

13. Tidsplan med arbeidsfordeling

14. To hjelpelysark til slutt for endringsagentane

15. Tidsplan for personalmøtet – to timar Satsingsområdet Identitet og omdømme ~ Arbeidsgjevarstrategi mot 2020 ~ Bø kommune I samarbeid med KS-Konsulent as

16. Kva ligg i rolla vår som ”endringsagentar” Satsingsområdet Identitet og omdømme ~ Arbeidsgjevarstrategi mot 2020 ~ Bø kommune • Planlegge prosessen saman med leiar • Gjennomføre samlingar som engasjert prosessleiar der • Deltakarane får litt kunnskap om korleis vi kan betre vårt omdøme gjennom å jobbe med korleis vi presenterar oss sjølv. • Får sjå relevante eksemplar frå eigne og andre sine nettsider. • Får ei god introduksjon til oppgåvene / arbeidsverktøya med tydelege og presise instruksjonar. • Leggjer til rette for oppsummering og konklusjon i plenum der mange får seie litt – god styring. • Bidrar til at eit første utkast av ”Tidsplan med arbeidsfordeling” er på plass før ideverkstaden vert avslutta. • Følgje opp prosessen etter avtale med leiar. I samarbeid med KS-Konsulent as