ДЛЯ УЧЕБНЫХ ЗАВЕДЕНИЙ

1. ДЛЯ УЧЕБНЫХ ЗАВЕДЕНИЙ Настройка цепочек прохождения документов Формирование журнала трассировки Фильтрация задач к исполнению Ограничение доступа к данным Контроль выполнения задач Навигация и анализ работы

2. Ситуация • Есть потребность в сокращении времени по обработке документов • Появились хорошие каналы связи • Сотрудники морально готовы перейти на электронное взаимодействие Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления

3. Предлагается система • Создание модуля управления потоками • Подключение хранилища файлов • Реализация макроподстановок • Управление пользователями и правами доступа • Поддержка справочников • Инсталляция и запуск

4. Управление потоками • Настройка цепочек прохождения • Формирование журнала прохождения • Фильтрация задач к исполнению • Ограничение доступа • Контроль выполнения задач • Навигация и анализ работы

5. Хранилище файлов • Размещение шаблонов документов • Размещение файлов документов на хостинге • Связывание файлов документов и управления потоками

6. Макроподстановка • Настройка макроподстановки для шаблонов из списка возможных полей • Автоматическая макроподстановка данных в указанные места • Обновление подставленных значений • Предоставляется перечень возможных вариантов подстановок для новых видов документов

7. Управление пользователями • Добавление новых пользователей • Классификация сотрудников и студентов (должность, факультет) • Настройка прав и предоставление паролей

8. Поддержка справочников • Справочник студентов • Справочник преподавателей • Справочник дисциплин • Справочник факультетов и кафедр • Справочник маршрутов документов

9. Инсталляция и запуск • Размещение на хостинге базы данных и пользовательских интерфейсов • Связывание с хранилищем файлов • Тестирование системы • Доработки и улучшения • Поддержка и консультации

10. Прохождение документов

11. Пояснение к прохождению документов • Представленная схема прохождения является частной и должна быть настраиваемой • Документы могут иметь какой угодно вид и иметь механизм настройки • Система может наращиваться и масштабироваться

12. Модули системы • Справочники системы • Шаблоны документов • Маршруты прохождения • Журнал документооборота • Монитор текущей ситуации • Анализ работы • Администрирование • Оповещение пользователей

13. Реализация проекта

14. Требования к системе • Надежность • Простота интерфейса • Авторизация пользователей • Разграничение прав доступа • Возможность дополнительной настройки • Облачные вычисления

15. Цели создания • Повышение эффективности управленческой деятельности • Ускорение движения документов • Уменьшение трудоемкости обработки • Обеспечение прозрачности процессов

16. Начало работы • Обязательно вводиться имя и пароль • В зависимости от прав система дает разные возможности методистам, студентам, декану • Новые пользователи должны заполнять анкету, в которой указывается ФИО, телефон, email и т.д. • Права новым пользователям предоставляет ответственное лицо

18. Журнал документов • Добавляются новые задачи (документы) в соответствии с шаблонами • Документы фильтруются для досупа каждому участнику документооборота • Ответственному лицу дается для контроля полный список документов • Документы могут добавляться, удаляться, редактироваться, выводиться на печать

19. Выделение документа

20. Добавление документа • Новый документ формируется путем добавления новой записи • В зависимости от типа документа за ним автоматически закрепляется шаблон для вывода его на печать • Многие поля выбираются из списка, либо заносятся автоматически, например дата и номер документа

22. Вывод на печать • Каждый документ можно распечатать • Перед печатью происходит подстановка необходимых полей внутрь документа • Для внешнего вида документа используются шаблоны, которые можно всегда доработать • Некоторые поля могут исключаться из вывода на печать • Можно создавать новые типы документов

23. Поля для подстановки

24. Заключение • ООО "Силентиум" • Адрес: г. Рязань Куйбышевское шоссе, 21 офис 11 • Телефон: 8 (4912) 25-17-50 • E-mail: mail@silentium.ru • Фонд Содействия Информатизации Коневодства (ФСИК) "ФАВОРИТ" • Адрес: Рязанская обл., Рыбновский р-он, ВНИИК, оф. 86 • Телефон: 8 (4912) 24-05-39 • E-mail: fsik@mail.ru Уникальность предлагаемого информационного решения в том, что система полностью работает в сети Интернет, реализует требуемый функционал, проста в эксплуатации, может наращиваться