VDS.EDIFACT - automatisierter Belegaustausch für die SelectLine-Warenwirtschaft

1. VDS.EDIFACT - automatisierter Belegaustausch für die SelectLine-Warenwirtschaft

2. Das Wichtigste im Überblick: • Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine und Bestellbestätigungen können ein- und ausgangsseitig verarbeitet werden. • Automatischer Versand und Empfang der Dateien via FileWork X400 und FTP. • Parser – ermöglicht das Auslesen von EDI-Dateien in Klartext. • Umfassende Filterfunktionen der Belege, um nur die Belege zu verarbeiten, die auch verarbeitet werden sollen. • Individuelle Anpassungen an die speziellen Anforderungen eines Kunden und/oder Lieferanten möglich.

3. Technische Aspekte: Betriebssysteme Windows XP, Vista Business, Windows 7 und Windows 8 aktuell ab SelectLine SQL Versionen 10.x Leistungsmerkmale: VDS.EDIFACT stellt eine direkte Kommunikationsschnittstelle zwischen der Warenwirtschaft von SelectLine und der EDIFACT oder EDITEC Norm her. Handelspartner können so die Anforderungen an eine schnelle Kommunikation mit Ihrem Inhouse System gewährleisten (z.B. Food, Non Food, Möbel, Elektro) Im Prinzip werden Belege elektronisch versandt, statt auf dem Postweg. Lese-/Schreibfehler, Zeitverzögerungen und falsche Preise gehören dann der Vergangenheit an. UN/EDIFACT-Normungen ab D96A, EAN008 und D01B, EAN010 (EANCOM2002 S3), Spezielle EDIXML Versionen sowie ITEK v3.2 können genutzt werden. Kundenspezifische Anforderungen werden berücksichtigt und in den unterschiedlichen Versionen gepflegt.

4. Unter „Datei“ lässt sich ein Mandantenwechsel durchführen sowie das Webupdate nutzen.

5. Es gibt verschiedene Protokollmöglichkeiten für VDS.EDIFACT, die in einer Programm eigenen Datenbank abgelegt sind. So sind Auswertungen nach Mandant, Profil, Versanddatum, Belegnummer, Beschreibung u.a. möglich.

6. Hier kann ebenfalls die Exportdatei aus der Beleghistorie wieder hergestellt werden.

7. Durch die umfangreichen Filterfunktionen kann genau bestimmt werden, welche Belege angezeigt werden sollen und welche nicht. So können beispielsweise auch bereits zu Dateien verarbeitete Belege nochmals angezeigt werden oder nur Belege eines bestimmten Kunden oder Datums. Durch Auswahl der Belege und anschließender Bestätigung in dieser Maske werden die Dateien erzeugt. Selbstverständlich stehen auch beim Erzeugen der Dateien diverse Optionen zur Verfügung, etwa wie viele Belege in einer Datei zusammengefasst Werden sollen, bis eine neue Datei erzeugt wird.

8. Nach dem Erzeugen der Dateien wird abgefragt, ob diese sofort an die FileWork X400 Schnittstelle übergeben werden sollen und damit an die entsprechenden Empfänger versendet werden.

9. Mit dem enthaltenen Scriptgenerator können einfach und schnell das oder die erforderlichen Script(e) erstellt und VDS.EDIFACT zur Verfügung gestellt werden. Für jede Belegart und für jeden Empfänger muss ein eigenes Script erstellt werden, da der Versand über die Telekom-Software FileWork dies erforderlich macht. Jedoch ist dies eine einmalige Notwendigkeit und kann auf Wunsch durch das Viebrock Team erledigt werden.

10. Die Eingangsbelege lassen sich automatisiert über die FileWork X400 Schnittstelle abrufen…

11. …und anschließend einzeln über einen „Datei öffnen“ Dialog.

12. Die Parserfunktion: Der Parser von VDS.EDIFACT kann EDI-Dateien einlesen. Das schafft auch der Editor von Windows oder jede andere Textverarbeitungs- software. Grafik ohne Zeilenumbruch???

13. Allerdings ist der Parser von VDS.EDIFACT in der Lage, die EDI-Dateien so zu splitten, dass eine manuelle Kontrolle erstellter oder erhaltener Dateien deutlich leichter fällt.

14. Der Parser macht es sogar möglich, die EDI-Dateien so mit Kommentaren zu versehen, dass eine Kontrolle oder Überprüfung in Klartext geschehen kann. Der Parser bietet außerdem die Funktion des Druckens, Speicherns – auch unter einem anderen Dateinamen und das gezielte Durchsuchen von Dateien nach Buchstaben- oder Zeichenketten.

15. Durch die umfangreichen Einstellungsmöglichkeiten lässt sich VDS.EDIFACT mit wenigen Mausklicks individuell an die Anforderungen des Nutzers anpassen. In den allgemeinen Einstellungen lässt sich z.B. ein übergreifender Filter setzen, der die Belege nach Status in der SelectLine selektiert.

16. In den Stammdaten von VDS.EDIFACT lassen sich diverse Einstellungen treffen, mit denen der Nutzer die Anwendung seinen individuellen Anforderungen und Arbeitsweisen anpassen kann.

17. Die Verzeichnisse, die VDS.EDIFACT nutzen soll und in denen die Dateien gespeichert werden sollen, lassen sich unkompliziert auswählen und ändern.

18. Auch die Standardverzeichnisse für den Belegimport und -export lassen sich individuell vorgeben und ändern, ebenso wie die gewünschte Dateiendung, die die EDI-Dateien erhalten sollen. Zusätzlich können die EDI-Dateiengepackt und verschlüsselt werden.

19. In der Adressauswahl kann man Kunden/Lieferanten nach bestimmten Kriterien auswählen und zur Zugriffssteuerung hinzufügen. Gleichzeitig wird den Nummern das entsprechende Profil für die Dateierstellung angehängt.

20. In der Belegartensteuerung kann VDS.EDIFACT an die individuellen Belegfolgen, so wie in der SelectLine vom Anwender gewünscht, angepasst werden.

21. Auch Zuschlagsartikel können mit VDS.EDIFACT berücksichtigt werden.

22. Durch die Profilsteuerung und die Zuordnung eines Profils zu einem Kunden oder Lieferanten, kann VDS.EDIFACT die Dateien den Anforderungen des Kommunikationspartners entsprechend erstellen. Die Kommunikation ist bereits mit diversen namhaften Großhändlern erfolgreich getestet worden (siehe unten).

23. Eine flexible Feldzuordnung macht es möglich, dass mandantenspezifische Nutzungsweisen der SelectLine problemlos in VDS.EDIFACT übernommen werden können.

24. Die flexible Feldzuordnung macht es ebenfalls möglich, kundenspezifische Nutzungsweisen der SelectLine problemlos in VDS.EDIFACT zu übernehmen, auch profilabhängig.

25. Kontaktdaten VIEBROCKDatenService GmbH Schulstrasse 28 27404 Heeslingen-Sassenholz Tel. 04287-86996-0 Fax 04287- 86996-99 info@viebrock.de www.viebrock.de