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瓯海区档案整理 培训材料

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  1. 瓯海区档案整理培训材料 夏晓忠 电话:890405 QQ:20345347

  2. 提纲 归档文件的管理主要由以下几个步骤组成: 一、 收集:需要明确归档文件材料与不归档文件材料具体范围,即对文件材料的归档价值进行鉴定。(文件材料归档范围) 二、 整理:依次为装订、分类、排列、编号、编目、装盒六大环节。需要归档人员熟悉本单位的工作职能与主要业务。对档案的具体保管期限进行准确鉴定。 三、 排架:方便利用、销毁。 四、 编写归档文件整理说明。 | 2

  3. 提纲 文件材料归档范围 归档文件整理概述 归档文件整理方法及步骤 文书档案保管期限表 OA电子公文流转接口的基本操作 | 3

  4. 文件材料归档范围 机关文件材料归档范围是: 一、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料; 二、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料; 三、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料; 四、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。 | 4

  5. 文件材料归档范围 机关文件材料不归档范围是: 一、上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理的文件材料,任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等; 二、本机关文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话记录,机关内部互相抄送的文件材料,本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料,有关工作参考的文件材料,不需办理的抄送文件材料; 三、同级机关的文件材料中,不需要贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料。 四、下级机关的文件材料中,供参阅的简报、情况反映,抄报或越级抄报的文件材料。 | 5

  6. 注意: 常多归档的文件材料: 党政机关的非法规性的一般文件,上级、同级、不相隶属的机关不需办理的文件、抄件,本单位一般文件的草稿,内部抄送的文件材料,这些不属归档范围,不应归档。 | 6

  7. 注意: 常漏掉的文件材料: 白头文件材料:合同、协议、简报、刊物、情况报告、历史沿革、大事记、剪报、重要文件的修改稿、党组(党委)或行政会议记录等。 会议文件材料:如本机关召开的专业会议,到外单位参加的有关本机关主管业务的会议文件材料。 机关内部及直属单位的专门文件材料:如统计部门的普查材料、科委机关的成果材料、纪检监察部门的纪检监察文件材料,审计部门的审计文件材料,财务部门的会计材料,劳动部门的劳动保险文件材料,专利部门的专利文件材料、技术监督部门的标准文件材料,工商部门的企业登记、商标文件材料,税务部门的税收征管文件材料,民政部门的社团登记、地名、复退军人、优抚、救灾文件材料,编辑部门的书稿材料、职称评聘的文件材料等专门(业务)文件材料。 | 7

  8. 提纲 文件材料归档范围 归档文件整理概述 归档文件整理方法及步骤 文书档案保管期限表 OA电子公文流转接口的基本操作 | 8

  9. 归档文件整理的意义: 一是归档文件编号后,能方便排架管理。 二是归档案文件经分类、编号后,能按年度、问题、保管期限、卷、件等进行档案的统计。 三是归档文件划分保管期限后,档案的鉴定、销毁工作更加方便。 四是归档文件装订、装盒后,能防止灰尘及库内热量、水份很快地渗透到档案文件材料中,从而能对档案进行较好的保护。 五是归档文件分类、编号后,在利用档案时,档案的存取更加方便。如果不对零散的归档文件进行整理,档案管理便无从谈起。 | 9

  10. 整理方式: 最好是选择分散整理,即由文书和业务部门分别整理各自形成的归档文件。 这样做的优点是:能发挥文书和业务部门熟悉本职工作及文件材料办理过程的长处;文书和业务人员易在整理归档文件过程中找到散失的文件材料。 | 10

  11. 整理时间: 最好采用随办随归方式,能够将年终集中整理归档文件的时间,分散到平时每一份文件形成的过程中,将一份文件的整理、归档作为文件形成或承办的一部分。 | 11

  12. 整理原则和质量要求: 整理原则: 遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。 质量要求: 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制。 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 | 12

  13. 提纲 文件材料归档范围 归档文件整理概述 归档文件整理方法及步骤 文书档案保管期限表 OA电子公文流转接口的基本操作 | 13

  14. 归档文件整理的步骤: 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。 | 14

  15. 装订——装订前的处理工作 拆除金属物、主要是为了防止金属物氧化、腐蚀,损害归档文件的纸张,影响其寿命。 修裱破损文件。 复制褪变文件。复制的对象是发生字迹模糊、字迹易扩散或褪变的重要归档文件。如热敏纸传真件上的文字,用铅笔、彩色笔书写或修改的文字。 折叠超幅面纸张,折叠后应尽量将文件的首页标题露出,折痕应尽量在文字及图表之外,折叠后的纸张应容易打开,如采用手风琴式折叠方式。 | 15

  16. 装订——装订的单位 归档文件应按件装订。一般每份文件为一件。正本与定稿一般为一件。正文与附文一般为一件。原件与复制件为一件。转发文与被转发文为一件。请示与批复为一件。内容反映多个单位的报表、名册、图册等由于它们的内容相对完整,按其本来的装订方式,一册(本)为一件。当请示(包括本单位的请示、外单位的请示)没有复文时,视其是否有处理结果,如有处理结果,在发文用纸或收文纸上注明,将请示作为一件。如没有处理结果,不必存档。 | 16

  17. 装订——装订时文件排序 装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;请示与复文作为一件时,复文在前,请示在后。 | 17

  18. 装订——装订的材料、部位及对齐方式 统一要求用不锈钢夹,左侧串开装订,归档文件左、下侧对齐。 | 18

  19. 分类 归档文件的分类是对全宗内的归档文件进行分类。 全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。设立全宗的主要资格是立档单位具有独立法人资格。当机构发生变化时,就应考虑重新划分全宗。划分全宗有几种情况:①新成立的机关②一个机关几块牌子③无人员编制的委员会④乡、镇、场、办事处设立汇集全宗⑤内部机构不建立全宗,距离较远的、专业档案数量特别多的内部机构和不设立全宗的派出性机构,其档案可单设目录管理。 全宗名称用机构全称或规范化的简称。 | 19

  20. 几种分类方法: 年度—机构—保管期限分类法。如:2001年:办公室---永久、30年、10年;业务一科---永久、30年、10年;业务二科---永久、30年、10年。2002年:办公室…..业务一科…..业务二科…… 这种方法适用于单位较大、内设机构较稳定、归档文件数量较多的立档单位。优点是按这种分类方法排列档案时,档案柜架不必留空位,避免库房的倒架。一般单位可采用此方法。 | 20

  21. 年度—问题--保管期限分类法。如:2001年:党群类—永久、30年、10年;业务类—永久、30年、10年;行政类—永久、30年、10年。2002年:党群类…业务类….行政类年度—问题--保管期限分类法。如:2001年:党群类—永久、30年、10年;业务类—永久、30年、10年;行政类—永久、30年、10年。2002年:党群类…业务类….行政类 适用于单位较小、内设机构不稳定、分工不明确、没有内设机构或内设机构少、同一机构归档文件少的立档单位。优点是档案柜架不必留空位,避免库房的倒架。不适用机构分类法的单位,一般可采用此方法。 | 21

  22. 年度—保管期限分类法。如:2001年:永久、30年、10年;2002年:永久、30年、10年;2003年……年度—保管期限分类法。如:2001年:永久、30年、10年;2002年:永久、30年、10年;2003年…… 这种分类方法适用于内设机构少、归档文件数量少的小单位或基层单位。优点是操作方便,便于档案的管理,缺点是不能集中同一机构或问题的归档文件。 | 22

  23. 保管期限—年度—问题分类法。 对应的分类方案:永久:2001年—党群类、业务类、行政类;2002年……,30年:2001年……2002年…….10年:2001年……2002年…… 这种方法适用于内设机构不稳定、分工不明确、没有内设机构或内设机构少、同一机构归档文件少的立档单位。缺点是要预留三种保管期限的空间、会出现倒架情况。 | 23

  24. 保管期限—年度—机构分类法。 对应的分类方案: 永久:2001年—办公室、业务一科、业务二科;2002年……,30年:2001年……2002年…….10年:2001年……2002年…… 适用于内设机构较稳定、归档文件较多的立档单位。缺点是要预留三种保管 | 24

  25. 名词注解: 年度:文件的形成年度; 分类机构:即单位的内设机构名。“办公室”“业务一科”等; 问题:即问题的名称,如“党群类”“业务类”“行政类”等。 | 25

  26. 文件归类的一般规定: 内容原则.即主要根据归档文件的内容及其所反映的活动领域归类.如反映的是某个内设机构职能的归档文件应归入该机构;反映党务工作的归档文件归入党群(党务类)类。 一致性和规律性原则。即在一个立档单位归档方法应一致,即便归错了类,也要将其他相同文件归到一个类,以便在利用档案时,查全这类归档文件。 综合性文件应归入综合类(按问题分类的类目)或综合机构类(按机构分类的类目),专门性文件应归入业务类(业务部门或业务问题的有关类) 涉及到两个以上机构或问题的文件,如有侧重,应将其分入主要问题的类目中;如无侧重,则归入综合类(按问题分类的类目)或综合机构类(按机构分类的类目) | 26

  27. 文件归类的一般规定: 优先归入本专业类。如一份文件包含本专业和其他专业的内容,可将其归入本单位的本专业有关类目。 归类时务必明确类目含义。分机构应按文件内容所属机构的职能归类,不是一律按文件署名的机构归类。 整体原则。围绕某一形成的一套文件材料是一个不可分割的有机整体、归类时应维护其完整性。如围绕贯彻党的十六大形成一定数量的文件材料,这些文件材料应从整体原则考虑,统一归入某个类。 归类的优先顺序。归类的优先顺序是:有最适合的类就归入该类,无最适合的类则考虑归入相关类(即靠类归类);无相关类,则考虑归入“其他”类;无“其他”类则考虑归入综合类。如同一类归档文件多,又无专门类时,可考虑增加类目。 | 27

  28. 保管期限 文件保管的具体期限。机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。 | 28

  29. 永久保管的文书档案主要包括: 本机关制定的法规政策性文件材料; 本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料; 本机关职能活动中形成的重要业务文件材料; 本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示,重要的报告、总结、综合统计报表等; 本机关机构演变、人事任免等文件材料; 本机关房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料; 上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料; 同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。 | 29

  30. 定期保管的文书档案主要包括: 本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料; 本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料; 本机关人事管理工作形成的一般性文件材料; 本机关一般性事务管理文件材料; 本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示,一般性工作报告、总结、统计报表等; 上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料; 上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料; 同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料; 下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。 | 30

  31. 排列: 归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 事由是一件具体的事、一个具体的问题、一项具体的活动、一项具体的工作、一次会议、一项工程、一个事件、一次事帮、一次纠纷、一个案件等。 事由与传统文书立卷的中的“问题”不同,“问题”的概念大,“事由”的概念小。 | 31

  32. 事由原则的含义: 一是同一事由的归档文件应当集中。 二是同一事由的归档文件应当优先集中,即先将同一事由的归档文件集中,在同一事由内再按时间或重要程度排列。 三是不同事由的归档文件排列方法可按“相同的集中、相近的靠拢、不同的分开”的排列方法排列,如不同事由间的归档文件按时间、重要程度、问题、责任者等排列。 | 32

  33. 编号: 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号,在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设全宗号、年度、保管期限、件号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项。 如归档文件有发文签发单或收文处理单(有领导实质性意见时,收文单才归档),可放在这份归档文件的首页,并在其上盖归档章,以保护档案原件,归档章填写应用碳素墨水、蓝黑墨水或印泥油、原子印油。 | 33

  34. 名词注解: 全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。 年度;文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如1978。 保管期限:归档文件保管期限的简称或代码。 机构(问题):作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称。 件号:文件的排列顺序号。 | 34

  35. 件号: 件号包括室编件号和馆编件号,分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为:在分类方案的最低一级类目内,按文件排列顺序从“1”开始标注。如某单位归档文件按“年度—机构—保管期限”分类,其最后一级类目为保管期限,则在同一年度、同一机构内,按归档文件排列顺序,先编永久保管期限的归档文件件号(从1至N),再编30年保管期限的(从1至N)。 馆编件号按进馆要求标注。 在编号时不应考虑分盒问题,即装盒后最低一级类目中各盒内的文件编号是连续的,如第一盒从1---20号,第2盒从21号开始编起。 | 35

  36. 编目 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时,只对复文进行编目。归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。 | 36

  37. 编目 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长×宽297mm×210mm)。 应注意将年度、机构(问题)、保管期限等类目在表格的右上方(即右肩)打印出来,以便手工翻查时查找类目。 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全称、年度、保管期限、机构(问题)等项目(见图)。其中全宗名称即立档单位的名称,填写时应使用全称或规范化简称。为了更好地保护手工目录检索工具,最好使用牛皮纸做归档文件目录封面。归档文件目录应一式2份。一份随档案进馆,一份留存于本单位。 | 37

  38. 归档文件目录封面 | 38

  39. 名词注解: 件号:填写室编件号。 责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。发文机关名称太长,可填写规范化的简称。当文件责任者为个人时,应填写与该文件相应的职务,并在其职务外加(),如(瓯海区委书记历秀珍)。多个责任联合发文时,应选填三个以内的重要责任者。重要责任者一般是本单位或本系统的责任者。文件上无责任者的要考证并加[ ] 文号:文件的发文字号。无文号的不填。文件字号的发文代字、年度、顺序号的各部分都不能省略,如:温瓯档[2014]10号。会议文件、内部刊物、图纸等的编号,不能作为文号填写。 题名:文件标题。有的文件除正题名外,还有并列题名、副题名、说明题名的文字的,视正题名是否能反映文件内容,如可反映文件内容,只填写正题名即可,反之,应写全正副题名;如果说明题名的文字可在目录表的题名、责任者、日期等项目中得反映,不必抄录,否则,应如实抄录。没有标题或标题不规范的,可自拟标题,外加“〔〕”号。题名含义不清,不能揭示文件内容的,应根据文件内容补充题名。如:关于转发浙档发[20064号文件的通知,补充为关于转发浙档发[20064号文件的通知[执法检查]。第一期浙江档案信息,补充为第一期浙江档案信息[培训班已圆满结束]。干部任职的通知题名要补充文件内本单位任职人员姓名,会议记录的题名要补充会议议题。 | 39

  40. 名词注解: 日期:文件的形成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日,如19990909。如无日期或日期不全,应考证后加[ ]。如有原日期,但原日期记载有误时,应同时写全原日期及考证日期。 页数:每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页,大于或小于A4幅面的纸张,有内容的1幅面算1页。来文与复文及其它合成作为一件的文件材料,为合成的总页数。 备注:注释文件需说明的情况。如:缺损、复印件、声像档案的参见号、密级、归档后修复归档后又插入新文件、归档后移出、销毁等。个别文件的条目需补充和说明的情况较多时,可在备注栏中加注“*”,将其内容填到备考表中“盒内文件情况说明”部分。 | 40

  41. 装盒 将归档文件按室编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽),盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。档案盒应采用无酸纸制作。 | 41

  42. (全宗名称) • 档案盒封面 | 42

  43. 全宗号 年 度 保管期限 机构(问题) 起止件号 (室) (馆) 盒号 • 档案盒盒脊 | 43

  44. 档案盒的填写 档案盒应根据摆放方式的不同,在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项。其中,起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文的件号,中间用“—”号连接;盒号即档盒的排列顺序号,在档案移交进馆时按进馆要求编制。应用碳素墨水、蓝黑墨水或印泥油、原子印油盖记。 备考表:备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。 盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 整理人:负责整理归档文件的人员姓名。 检查人:负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 日期:归档文件整理完毕的日期。 | 44

  45. 备考表 | 45

  46. 排架 归档文件按分类方案、装盒顺序排架。 | 46

  47. 归档整理文件整理说明 归档文件整理说明是每年整理完归档文件后,立档单位对内设机构及其职能变化、归档文件整理及内容等情况进行简略介绍的材料。 归档文件整理说明一般应每年编写一次,如单位机构职能稳定、整理方法固定,也可若干年编写一次,但应在全宗介绍中说明。归档文件整理说明应放在本年度归档文件目录最前面,以便利用时随时阅读。 | 47

  48. 编写归档文件整理说明的意义与作用 编写归档文件整理说明是保管档案的需要。 编写归档文件整理说明是对归档文件补充说明的需要。 编写归档文件整理说明是利用档案的需要。 | 48

  49. 归档文件整理说明的结构 立档单位基本情况。具体内容有立档单位的名称、成立时间、职能范围、隶属关系,内部机构的设置情况,主要工作活动和指标任务完成情况,与立档单位紧密相关的重大事件、重大新闻、重大活动等。 归档文件情况。具体内容有:归档文件的总份数,各机构或问题类目的归档文件的份数,各种保管期限的归档文件份数,本单位重大活动形成的文件材料归档情况,有无复制件等情况,各专门文件材料和非纸质载体文件材料归档情况,本单位未办理完毕的重要文件材料情况。 归档文件整理情况。主要内容有:归档文件整理的组织形式及分工情况,归档文件材料的来源、内容、形式、数量、可靠和完整程度情况,选择的分类方案、排列、编号方法,重要归档文件的状况等。 | 49

  50. 提纲 文件材料归档范围 归档文件整理概述 归档文件整理方法及步骤 文书档案保管期限表 OA电子公文流转接口的基本操作 | 50