業務職掌

業務職掌 *電話詢問之前請先仔細參閱教育訓練及其辦法如有疑慮可以請教我們，將是您核銷的好夥伴。中山醫學大學會計財務室中山醫學大學會計財務室

中山醫學大學教師執行各項計畫提醒事項(自我檢核表)中山醫學大學教師執行各項計畫提醒事項(自我檢核表) 1.執行補助或委辦計畫經費應遵守撥款單位相關規定辦理。口已暸解 2. 專任教師不得有未透過學校行政作業而接受委託研究之情事，口已瞭解應由學校具名簽訂合約，並依本校「校外計畫管理費行政管理辦法」規定編足行政管理費。 3.向機關申請支付款項，應本誠信原則對所提出之支出口已暸解遠證之支付事實真實性負責，如有不實應負相關法律責任，如經禱助單位認定經費浮濫而追回管理費者，由計畫主持人全額負擔。 4.計畫所需人員(含專任助理、兼任助理及臨時工等口已暸解助理人員)之進用應符合利益迴避原則。

5. 執行計畫辦理財產、物品或勞務採購峙，應依照相關規定辦理。口已暸解除科研經費採購依「科學技術基本法」規定，得不適用政府採購法外，超過100 萬元(含)以上之採購案應依照政府採購法辦理招標，不得意圓規避政府採購法，分批辦理採購。 6. 辦理各項支付，超過 l 萬元之款項依規定應簽發支票或以存悵口已暸解入戶方式逕付廠商或當事人，若有特殊狀況，須由承辦人先行墊付者應註明詳細理由經核准後辦理。 7. 執行計畫經費應依研究計畫申請書(簽訂合約書)之經費編列相符，口已瞭解如有不相符或變更者，請計畫主持人專簽敘明理由並經簽准後辦理。校長賴德仁計畫主持人(簽名) 中華民國1 0 1 年1 0 月2 4 日來源:研發處育成中心之相關辦法

中山醫學大學專題研究計畫經費核銷流程　　　　請採購、非固定薪資、差旅費報告單位：會計室

教學大綱 • 計畫核銷概念 • 請採購 • 非固定薪資(二代健保補充保費) • 預支款 • 差旅費 • 總結

計畫核銷概念1/2 核定清單研究人力費雜項耗材費國內外差旅費非固定薪資請採購系統差旅費系統

計畫核銷概念2/2 • 101學年度第一次主管交流會議決議 • 會計室訂定「中山醫學大學教師執行計畫提醒事項」 • 有浮報與虛報情形者，教育部、政府計畫、校外補助計畫，由主持人全額負擔 • 研發處訂定「研究助理教育訓練規章」 • 每年定期舉辦一次訓練課程並且考核

請採購核銷注意事項

請採購核銷— 教學內容 • 注意事項 • 準備工作 • 系統輸入 • 黏貼憑證 • 後續追蹤 • 常見問題

中山醫學大學會計財務室 • 關於憑證必須要有的觀念… 憑證單據所有資訊皆廠商填寫禁止購買人任何註記修改憑證 10

請採購核銷— 準備工作大綱 • 自行購買物品時注意事項 • 憑證類別 • 購買金額 • 請購類別 • 付款種類

請採購核銷— 準備工作憑證類別1/7 • 憑證類別 • 發票 • 三聯式發票 • 二聯式發票 • 電子收銀機發票 • 電子發票 • 收據 • 購票證明單

請採購核銷— 準備工作憑證類別2/7 日期是否完整買受人：中山醫學大學統一編號：52000403 (不得塗改) 單價、數量是否完整大寫金額是否正確 (不得塗改) 購買人持有兩聯 (收執聯、扣抵聯) 三聯式發票

請採購核銷— 準備工作憑證類別3/7 日期是否完整買受人：中山醫學大學單價、數量是否完整大寫金額是否正確 (不得塗改) • 二聯式發票

請採購核銷— 準備工作憑證類別4/7 發票若未輸入學校統編，應當下請廠商重開發票及輸入統編，不能事後補寫統編並蓋章(統一發票章) 因事後補寫統編，店家(廠商)無法確認當下的買受人身份及避免幫助買受人逃漏稅之疑慮，國稅局不建議採事後處理

請採購核銷— 準備工作憑證類別5/7 統一編號：52000403 詳細品名、數量與單價 • 電子發票 • 紙張材質為感熱紙，兩年內會消失 • 務必先行影印影本 (加蓋主持人章) ※參照會計室網頁「電子發票核銷注意事項」

請採購核銷— 準備工作憑證類別6/7 • 非學校統一編號日期是否完整買受人：中山醫學大學 • 店家是否有填寫統編或蓋上店章品名、單價與數量是否完整 • 是否蓋上負責人私章大寫金額是否正確 (不得塗改) 收據

請採購核銷— 準備工作憑證類別7/7 大寫金額是否正確 (不得塗改) 買受人：中山醫學大學在空白處註明收件人、收件地址及用途購票證明單

請採購核銷— 準備工作購買金額 • 憑證購買金額之影響 • 單價超過一萬元(含) • 依照請採購辦法，須附上「議比價紀錄單」 • 可由總務處採購組檔案櫃表格中下載 • 同計畫、廠商、日期，發票總額超過一萬元(含) • 依照支出憑證審核辦法，須附上三家廠商之「估價單」(三估單)

估價單是用來佐證廠商估價之單據 因應採購流程之【詢、比、議】機制廠商開立之估價單買受人不得修改(有誤不得買受人修改) 估價單應有營業公司必須公開之資訊須有廠商用印之印鑑 (公司大小章或發票章) 三家廠商估價單格式說明營業公司公開資訊 20 中山醫學大學會計財務室

金額逾萬元相關注意事項(審核辦法第10條) 單張發票總金額逾一萬元(含)以上須另檢附「三家廠商估價單」。單價逾一萬元(含)須另檢附「議比價作業紀錄單」。單價逾一萬元(含)之獨家代理販賣之廠商(應檢具獨家代理證明書)及「議比價作業紀錄單」。向公家機關(含公私立學校)或大型量販店購買採購耗材者無須檢附三家廠商估價單及議比價作業紀錄單。 5. 同一家廠商且同一發票日期開立之原始憑證有數張其總金額逾一萬元(含)視同前揭規定。自行採購須議比價作業紀錄 21 中山醫學大學會計財務室

請採購核銷— 準備工作請購類別 • 依請購類別區分所需附件 • 一般請購 • 請購單價大於一萬元(含)— 議比價紀錄單 • 儀器設備請購 • 議比價紀錄單 • 初驗紀錄單、驗收紀錄單、財產增加單 • 設備應於計畫初期購置，增加執行計畫之效益

設備之管理-財產帳 原編列購置耐用年限 2 年以上且金額超過 1 萬元之資本門項目，如實際執行支出未達 1萬元者(經第一、二、三次議比價結果金額低於一萬元) ，例如:$9750，仍視為資本門經費。 (102學年度教育部補助及委辦經費核撥結報作業要點第五章、八、(四)、3)

請採購核銷— 注意事項 採購金額100萬元以上採購組依政府採購法辦理招標「採購規格申請書」「投標須知及招標規格說明表」詳細問題請洽總務處採購組 24

請採購核銷— 準備工作付款種類 • 付款種類 • 未付款給廠商 • 確認系統中是否有此付款廠商資料 • 若無，請總務處採購組建檔，通知廠商填寫「匯款授權書」 • 可由會計財務室財務組網頁表格中下載 • 由主持人墊款 • 超過一萬元之公款依主計處規定應逕付廠商 • 如有特殊狀況先行墊付，應簽准辦理(黏貼單附註說明代墊原因及主持人蓋章)

請採購核銷— 系統輸入1/3 大同系統輸入帳號、密碼公告看板會計室檔案櫃大同系統操作手冊大同系統圖解流程-請採購申請 (校外計畫)

請採購申請時注意事項 • 申請前請對照計畫核定數(經費表) • 若請購項目不在計畫申請書/核定清單內，須擬具校內簽呈並說明購買原因與計畫相關用途 • 詳列用途，請勿填上「研究用」 • 依照憑證上的詳細品項來申請，請購單位請勿使用「1 批」 • 輸入單價、數量時避免使用小數點

新年度憑證合併黏貼宣導 28 • 為了配合廠商月結、節省紙張、與簡化流程自102學年度開始，經費核銷必須精簡紙張黏貼，將採 • 同一付款對象、墊款人及同一預支款之當月憑證共同黏貼於同一張黏貼單中山醫學大學會計財務室

舉例： A處室至快印印刷店從10/1-10/30 共消費了 6張憑證以【月結】概念為統一由學校匯款必須分次請購、分次驗收憑證資訊分別KEY IN 統一勾選製作黏貼單新年度憑證合併黏貼宣導切勿只貼一張黏貼單只黏貼一張憑證將予退件 *發票無照實輸入將予退件並必須重新製單 29 中山醫學大學會計財務室

請採購核銷— 系統輸入2/3 • 各單位憑證資料輸入時注意事項 • 墊付款時廠商選擇「申請人自行採購」 • 依照實際憑證情況輸入 • 憑證類別 → 選擇發票或收據 • 憑證編號 → 發票號碼 (收據：可不填) • 憑證日期 → 發票及收據完整日期 • 請勿將多張憑證全選後做出單筆資料(選其中一張發票號碼彙總金額輸入 )

請採購核銷— 系統輸入3/3 • 輸入計畫黏貼單時注意事項 • 選擇付款情形 • 未付款 → 以電話筒選擇廠商 • 墊付款 → 以電話筒選擇墊款人 • 系統限制墊款人不可為學生 • 詳細註明用途 • 黏貼單無法列印時，請參考連結設定瀏覽器

憑證資訊需符合邏輯 憑證不得自行填寫日期核銷常見憑證錯誤型態及核銷應注意事項 32 中山醫學大學會計財務室

核銷常見憑證錯誤型態及核銷應注意事項 33 優秀的憑證黏貼範例。 • 請以膠水黏貼，核銷憑證勿使用口紅膠及訂書針，以免憑證脫落，憑證遺失請自行負責。中山醫學大學會計財務室

核銷常見憑證錯誤型態及核銷應注意事項 34 優秀的憑證黏貼範例 • 二聯式收銀機發票(長條形)必須黏貼最長之一邊 • 不得黏貼短的一邊，否則憑證鬆落遺失，自行負責! 中山醫學大學會計財務室

核銷常見憑證錯誤型態及核銷應注意事項 *所有請購必須由所有權責主管簽核完畢後方可採購，憑證日期原則上須於最後簽核日後。(可事前購買品項請洽總務採購組公告) *核銷時必須注意主管之簽核意見，並檢附相關附件及說明。 35 中山醫學大學會計財務室

若採購日(發票日期)早於請購日(總務長審核核准日期)，務必在請購單主檔的備註:「先採購(購買)原因」，若沒有在請購單主檔備註原因重新申請「請購單」並若採購日(發票日期)早於請購日(總務長審核核准日期)，務必在請購單主檔的備註:「先採購(購買)原因」，若沒有在請購單主檔備註原因重新申請「請購單」並 key備註原因。

核銷常見憑證錯誤型態及核銷應注意事項 電子發票核銷請承辦人務必先行影印乙份副本 (須加蓋承辦人章) 併同電子發票黏貼於憑證黏存單後再行核銷。依國稅局規定如統編漏開或任何誤植必須重新開立發票如蓋店章加註不予承認 37 中山醫學大學會計財務室

核銷常見憑證錯誤型態及核銷應注意事項 完成黏貼送件至會計室請注意： 1.付款情形請再三確認其正確性 2.憑證金額是與黏貼單右上角金額確認相符 3.詳細用途請說明於備註欄 4.蓋章流程 38

請採購核銷— 黏貼憑證 • 於黏貼單黏貼憑證時注意事項 • 配合全校無紙化活動，自99學年度開始就地自審的計畫黏貼單不做副本 • 「經辦人」簽章欄不可同為主持人 • 以浮貼方式來黏貼(二聯式收銀機發票請橫貼) • 憑證過多可自行增加空白頁來黏貼 • 黏貼單張數超過4張，使用釘書針左、右各釘一處，未超過4張，使用膠水黏貼。

請採購核銷— 後續追蹤 1/2 • 黏貼單完成之後注意事項 • 請以單位卷宗夾送交會計財務室 • 若須附上議比價紀錄單者 • 隨黏貼單先送總務處採購組處理 • 系統上的狀態 • 待審(核) → 表示已將黏貼單做出 • 已確認 → 表示會計室已審核過

請採購核銷— 後續追蹤 2/2 請購單查詢中黏貼單有「未付款」的字樣，代表此份黏貼單的付款情形選擇支付給廠商 • 如何確認款項已經支付給廠商? • 利用帳務線上查詢系統 ※由學校首頁「貴賓訪客」即可進入 • 以廠商統編或墊款人身份證號查詢 • 可以知道確實的付款日期 • 若無資料，表示會計尚未作帳

請採購核銷— 常見問題 憑證上缺少買受人、日期、數量單價憑證中文大寫金額錯誤請購日期在長官審核日期之後多項物品以「1批」來請購系統中未將憑證資料分開來輸入缺少附件、影印樣張、估價單、議比價紀錄單

取得外來憑證應於三個月內核銷。「依照加值型及非加值型營業稅法施行細則第29條」。 否則不接受核銷! EX:現在12月份，當月不算，往前推三個月內(11月、10月、9月)，故8月份發票不接受核銷。

政府、教育計畫中如需人體試驗，請勿以 現金禮券或郵政禮券支付受試者費用，可使用商品禮券(行政院主計處規定)。受試者禮品費

非固定薪資核銷— 教學內容 • 準備工作 • 系統輸入 • 黏貼單製作 • 後續追蹤 • 常見問題

非固定薪資核銷注意事項 *相關費用支給標準請務必參考補助單位金額標準 46 • 非固定薪資核銷務必參閱「會計室網頁」 • 中山醫學大學各類所得免稅/應稅暨扣繳一覽表 • 演講費用，請參閱「教務處課務組-法規辦法」 • 中山醫學大學學術演講實施辦法中山醫學大學會計財務室

非固定薪資核銷— 準備工作 1/3 • 聘用專兼任研究助理、臨時工 • 可由人事室網頁下載聘用簽呈格式 • 兼任助理須具備學生身份 • 聘用人員不得為主持人之配偶及三等親 • 簽呈核准後連同附件送交會計財務室 • 專任助理 → 畢業證書、身分證影本、存摺影本 • 兼任助理 → 學生證、身分證影本、存摺影本及無專職工作聲明書 • 臨時工 → 身分證影本、存摺影本及無專職工作聲明書

臨時工資 — 按日/時計酬 (每天不超過8小時，每月不超過24天) 非固定薪資性質，黏貼單中須附件「工作時數紀錄表」填註實際工作日期及每日工作內容已擔任計畫下之專、兼任助理不得再支領臨時工資。計畫下研究人員不得再支領出席費、稿費、鐘點費等。非固定薪資核銷 — 準備工作2/3

1.本院(中山醫院)專任員工在其聘約期間另擔任本院及學校研究計畫之兼任助理或臨時工職者，確有事實足資證明者以「記過」處分 。 2. 除非特殊性，兼職時間是非上班時間，務必醫院簽呈核准通過後始可兼職。

非固定薪資核銷— 準備工作3/3 • 調查給付對象的身份證號 • 外國人為居留證號碼 (前兩碼為英文字母) • 若為校外人士，請事先調查其基本資料 • 邀請外國人講師授課，外國人居住未滿183天，外國人講師領錢當天起算3天內需繳交居留證影本、護照影本(即出入境證明)至財務室，以利10 天內向稅捐稽徵處通報所得。 **活動結束當天儘速上非固定薪資系統申請以利會計室入帳 (活動結束當天3~4天內送件至會計室核銷)。

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