FORMADEP

1. FORMADEP Système d’information de département

2. Pourquoi un système d’information global ? Des besoins internes • Besoin d’un outil automatisant les traitements administratifs répétitifs : absences, salles, notes, stages, états de service, emplois du temps, etc. • Besoin d’un outil centralisant les informations : étudiants, heures, notes, jurys, tutorats, etc. • Besoin d’un outil adapté aux spécificités de fonctionnement d’un département : accès différencié pour les chefs de département, directeur(s) d’étude(s), responsables des stages, etc. Des nécessités externes • Proposer un outil adapté au nouveau programme • conservant l’historique des parcours (S1, S2, S3, S4) • Proposer la consultation des informations aux différents acteurs (enseignants, étudiants, entreprises)

3. Quatre fonctions Informer tous les acteurs de la formation Ex : le directeur des études peut envoyer des messages directement aux étudiants d’un groupe ou d’une promotion Informer Disposer en temps réel d’informations permettant le fonctionnement au jour le jour Ex : la gestion des enseignants, des groupes, des salles est effectuée en temps réel : plus d’erreur possible dans l’emploi du temps ! S’assurer du respect des contraintes budgétaires Ex : le « tableau de bord de la formation », détaillant les heures effectuées par chaque enseignant, les heures qui lui restent à effectuer, les heures complémentaires Gérer Piloter Consulter Disposer d’informations fiables permettant un état des lieux permanent Ex : le « profil étudiant », reprenant toutes les informations concernant un étudiant : coordonnées, stages, notes, absences, etc.

4. Principes de fonctionnement Disponible depuis n’importe quel ordinateur • Pour se connecter, il suffit d’un ordinateur connecté à Internet et un simple navigateur • Vous pouvez vous connecter de l’Université, de votredomicile… ou de n’importe où ailleurs. Une base de données centrale Facilitant les interactions Accessible selon des autorisations adaptées • Pas de double saisie • Toute modification est consultable en temps réel • L’administrateur définit les applications disponibles pour chacun • Chaque utilisateur saisit ses données… • Les autres les consultent

5. Exemple de fonctionnementEmploi du temps Le directeur des études établit l’emploi du temps 1 Le secrétariat définit les salles 2 Base de données centralisée Les enseignants consultent l’emploi du temps de l’année 3 Les étudiants consultent L’emploi du temps de la semaine 4

6. Exemple d’utilisationEvaluation 1 Les enseignants rentrent les notes Le responsable établit le jury 2 Base de données centralisée Les étudiants récupèrent leurs bulletins Le jury délibère sur Les cas individuels 4 3

7. Les applications Pack « Planning » Pack « Evaluation » • Emplois du temps • Absences • Réservation des salles • Réservation des équipements • Tableaux de bord • Espace personnel enseignant • Gestion de l’application • Notes • Jurys • Etudiants • Gestion des promotions • Espace personnel enseignant • Gestion de l’application Bonus Bonus Espace Internet de consultation étudiants Espace Internet de consultation vacataires Pack « Entreprises » • Gestion des Stages et projets • Gestion de la base des entreprises • Etudiants • Espace personnel enseignant • Gestion de l’alternance • Gestion de l’application Bonus Espace Internet de consultation entreprises

8. Pack « Planning » Conception (définition des enseignements, programmation des séminaires) Gestion (déprogrammations, reprogrammations) Exemple Planification des réservations de salles, réservation de salles pour des formations extérieures Exemple Définition des services enseignants, gestion des heures complémentaires, édition des tableaux de bord Gestion des équipements, réservation des équipements par enseignant, étudiant, séminaire Définition des absences par séminaire, par étudiant ;définition des excuses, édition des relevés absences Exemple Espace personnel enseignant : consultation des emplois du temps, des services, téléchargement de documents, envoi de messages aux étudiants et aux enseignants Exemple Gestion de l’application : définition des paramètres, des cours, des enseignants, des salles, des utilisateurs, etc. Bonus Espace étudiants : consultation des emplois du temps, téléchargement des documents concernant la formation, affichage de messages destinés à une promotion

9. Pack « Evaluation » Définition des étudiants, et de leurs caractéristiques (coordonnées, études antérieures, etc.), consultation des notes et des parcours, envoi des messages aux étudiants Exemple Définition des contrôles, des coefficients, des notes ; gestion différenciée par profil (enseignant, responsable matières, administrateur) Exemple Préparation des jurys, vérification des notes saisies, tenue des jurys, édition des bulletins, suivi des parcours Exemple Changement de promotion d’une période à l’autre : passage dans la période supérieure, redoublements,. Espace personnel enseignant : consultation des emplois du temps, des services, téléchargement de documents, envoi de messages aux étudiants et aux enseignants Exemple Gestion de l’application : définition des paramètres, des cours, des enseignants, des salles, des utilisateurs, etc. Bonus Espace personnel vacataire : consultation des emplois du temps, des services, téléchargement de documents concernant les vacataires

10. Pack « Entreprises » Gestion des stages et projets (définition des stages, conventions, convocations, organisation des soutenances) Exemple Définition des étudiants, et de leurs caractéristiques (coordonnées, études antérieures, etc.), consultation des notes et des parcours, envoi des messages aux étudiants Exemple Gestion des entreprises : liste des contacts, éditions d’états, gestion des établissements, taxe d’apprentissage Changement de promotion d’une période à l’autre : passage dans la période supérieure, redoublements,. Espace personnel enseignant : consultation des emplois du temps, des services, téléchargement de documents, envoi de messages aux étudiants et aux enseignants Exemple Gestion des étudiants en alternance : définition des contrats, des encadrants (maîtres d’apprentissage, responsables ressources humaines), définition des paramètres de consultation des données par les entreprises Gestion de l’application : définition des paramètres, des cours, des enseignants, des salles, des utilisateurs, etc. Espace entreprise : consultation par les entreprises accueillant des étudiants en alternance des différentes informations concernant ces étudiants (résultats, emplois du temps, etc.) Bonus

11. Quelques questions • Comment utilise-t-on les applications ? • Utilisation partielle possible • Vous n’êtes pas obligés d’utiliser toutes les applications • Effets de synergie • Exemple : le fait de définir les stages, les projets, les absences permettra de consulter toutes ces informations lors du jury • Comment adapter le programme à l’organisation du département ? • Disponibilité des applications • Pas de « profil type » : les autorisations sont adaptées au fonctionnement de chaque département • Dynamique des droits • Les droits sont dynamiques : si un enseignant devient directeur d’études, il peut disposer immédiatement de l’application de gestion des emplois du temps • Quelle est la solution technique d’hébergement ? • Hébergement « externe », hors de la fac • … mais les données peuvent être récupérées à n’importe quel moment

13. Emploi du temps - Exemple Retour

14. Salles - Exemple Retour

15. Absences - Exemple Retour

16. Mon Prog - Exemple Retour

17. Étudiants - Exemple Retour

18. Jurys - Exemple Retour

19. Notes - Exemple Retour

20. Stages - Exemple Retour

21. Étudiants - Exemple Retour

22. Mon Prog - Exemple Retour

23. Mon Prog - Exemple Retour