IT Einführungsprojekte für Standardsoftware

1. IT Einführungsprojekte fürStandardsoftware

2. Eingrenzung der Themenstellung • Die folgenden Folien beschränken sich auf die Einführung von Standardsoftware (Einführungsprojekt) • Entwicklungsprojekte von Individualsoftware werden nicht berücksichtigt • Die Ausführungen sind in Verbindung zu ITIL und Cobit zu sehen, die den gesamten Lebenszyklus eines Softwareprojektes betrachten • Die Ausführungen konzentrieren sich auf den Systembetrieb in einem Unternehmen (im Gegensatz zur Inanspruchnahme von Diensten von Service-Providern) • Die Ausführungen orientieren sich an Einführungsprojekten von SAP, die jedoch auf jedes andere Softwareprodukt übertragen werden können

3. Eingrenzung der Themenstellung • Die Darstelllungen beschränken sich auf die Problematik in einem relativ einfach strukturierten Unternehmen • Die Problematiken beim Projektmanagement von IT-Projekten in einem weltweit agierenden Unternehmensverbund stellen eine sehr viel größere Komplexität dar

4. IT Infrastrucutre Library (ITIL) • Service Strategy • Design • Service Transition • Service Operation • Continual Service Improvement • Schwerpunkt von ITIL ist die Definition von IT-Prozessen

5. Softwarelebenszyklus • Anforderungsdefinition (Pflichtenheft, Budget, Zeitraum, …) • Softwareauswahl • Systemimplementierung • Systembetrieb • Wartung, Hot packages, Fixes • Releasewechsel • Schulung • User Support • Continual Service Improvement • Systemoptimierung, Anpassung • Systemerweiterung, erweiterte, neue Funktionen • Systemablösung

6. Klassifizierung von Einführungsprojekten • Systemeinführung • Ersteinführung • Ablösung eines vorhandene Systems • Datenübernahme • Parallelbetrieb (Ablösung von Teilen) • Go-Live Termin • Änderungen bei einem bestehenden System • Erweiterung eines bestehenden Systems (zusätzliche Module) • Schnittstellen • Intern • extern • (Releasewechsel)

7. Themenbereiche IT-Projektmanagement 1 • Unterstützungsfunktionen (Betriebliche Prozesse, Workflow, IT-Support) • Prozessoptimierung (IST-Analyse, SOLL-Prozess) • Höhere Effizienz durch IT-Unterstützung • Infrastrukturmanagement • Rechner (Server, Clients, Kommunikationsmanagement) • Netzwerkinfrastruktur • Sicherheitsmanagement • Schnittstellenmanagement (intern, extern) • Benutzerkonzepte und integrierte Zugangskonzepte (Single Sign On) • Anpassungsprogrammierung, Individualsoftware

8. Themenbereiche IT-Projektmanagement 2 • Budgetplanung • Mitarbeiterqualifikation und Schulung • Outsourcing oder Application Service Providing

9. Anpassungsprogrammierung Standardsoftware • Standardsoftware kann in gewissem Umfang durch Parametrisierung an die Unternehmensanforderungen angepasst werden • Ein wesentlicher Vorteil von Standardsoftware ist die Möglichkeit Aktualisierungen durch Releasewechsel und veränderte Anforderungen z.B. durch Änderungen von rechtlichen Vorgaben durch Patches und Hot Fixes zu nutzen • Bei Änderungen an der Standardsoftware ist dies entweder mit Zusatzaufwand verbunden oder sogar unmöglich • Möglichkeiten bieten sich bei Standardsoftware durch • Definierte Programmschnittstellen (User Exits) • Definierte Standardschnittstellen • Daher sollten möglichst keine oder nur auf den Standards des jeweils eingesetzten Systems basierende Erweiterungen vorgenommen werden

10. Phasen der Systemeinführung Vorprojekt Einführungs-Projekt Systembetrieb Anstoß Vorprojektteam Entscheidungs-vorbereitung Entscheidung Ablehnung/ Projektdefinition Wartung und Support Continual Improvement Hot Fixes und Patches Releasewechsel • Phase 1: Dokumentation • Zielausarbeitung • Prozessoptimierung und Pflichtenheft • Phase 2: Auswahl- und Entscheidungsphase • Phase 3: Implementierung • Phase 4: Systemtests und Endabnahme(n) • Phase 5: Go live

11. Anstoß für eine Verbesserung im IT-Umfeld • Services werden angeboten und der Bedarf für neue Services, Veränderungen, Verbesserungen muss systematisch erfasst werden • Der Prozess der Aufnahme, Bewertung, Ausarbeitung der Notwendigkeit, Vor- und Nachteile, Aufwand muss klar definiert, reproduzierbar dokumentiert sein • Continual Service Improvement (CSI) • Für diese Aufgaben kann ein zentrales Intranet-System eingerichtet werden, das für alle Mitarbeiter eines Unternehmens verfügbar ist

12. Ergebnis Vorprojekt: Projektdefinition • Ziele und Rahmenbedingungen • Budget • Grobe Aufgaben, Termine • Teilnehmer für die erste Phase • Ergebnisse, Präsentationen, Entscheidungen • Ergebnispräsentationen • Milestones, Erfüllung, Abweichungen, Revisionen • Kostenkontrolle und -verfolgung • Abnahmen von Teilergebnissen • Zahlungstermine • Go live Termin

13. Einführungsprojekt Prozess-optimierung Systemauswahl und Entscheidung Schulung Prozess- dokumen- tation (SOLL) Daten- übernahme Bereitstellung System Customizing System- vergleich, Entschei-dung Test Anforde-rungs- katalog, Pflichten- heft Daten- übernahme Go Live

14. Prozessoptimierung • Siehe Themenbereich Optimierung von Geschäftsprozessen • Aus den Anforderungen an die Geschäftsprozessoptimierung resultieren Prozessdokumentationen, die SOLL-Prozesse beschreiben • Aus den SOLL-Prozessen werden Anforderungen an die Standardsoftware abgeleitet (IT-Workflow) • Die funktionalen Anforderungen ergeben ein Fachkonzept für die Unterstützung der Fachabteilungen mit den entsprechenden Prozessen • Bei SAP existieren mehrere Unterstützungsfunktionen zur Entwicklung des IT-Workflows • Z.B. bestpractices Ansätze, Business Blueprints, Testwerkzeuge zur Prüfung der Konsistenz der Anforderungen

15. Pflichtenheft • Funktionale Anforderungen • Nicht funktionale Anforderungen • Technologie • Hilfesysteme • Verfügbarkeit ausgebildeter Mitarbeiter • Beurteilung Lieferant(en)

16. Kosten • Lebenszyklusplanung und Amortisation • Kostenplanung • Budget und Finanzierungskonzept • Einmalige Investitionen • Software • Lizenzkosten • Named User • Concurrent User • Zusätzlich erforderliche Software-Lizenzen • Aufwand eigener Mitarbeiter • Hardware-Einsatz • Laufende Kosten • Kauf, Miete, Leasing (Alternative: ASP) • Schulung

17. Systemauswahl und Entscheidung • Vorauswahl von Systemen • Messen (www.cebit.de) • Fachzeitschriften • Fachkataloge (www.nomina.de) • Spezielle Studien • Online Auswahlsysteme für ERP • Erfüllung der Anforderungskriterien (Muss-, Soll-, Kann-Kriterien, Scoring-Modelle, …) • Benchmarking von 3-5 Systemen mit eigenen Daten • Entscheidung • Einsatz externer Berater bei der Auswahl

18. Projektgruppe Sponsor Projekt-leiter intern Projekt-leiter extern ABAP-Programmierer Fach-Consultant Key User (Fachabteilung) System-administrator

19. Teambildung und Ausbildung • Teambildung • Interne Mitarbeiter • Externe Mitarbeiter (Berater) • Schulungskonzept • Systemadministratoren • Programmierer • Key User • Anwender

20. Bereitstellung System • Systemauslegung und Bereitstellung der notwendigen Infrastruktur • Rechner • Server • Clients • Zusätzlich notwendige Softwareprodukte • Netzwerkinfrastruktur inklusive Sicherheitskonzept (Bandbreite, Verfügbarkeit, Sicherheit, Kosten) • Installation und Test der Hardware-Komponenten • Installation und Test der Software (Systeme) • Benutzerkonzept und anlegen der Benutzer • Implementierung Entwicklungs- und Transportprozesse

21. Systemarchitektur - Grobkonzept Produktivsystem(e) • IT-Infrastruktur • Sicherheit • Zuverlässigkeit • Kosten Transportwesen Front End Schulungssystem Test- und Entwicklungssystem Erweiterungssysteme (BW, APO, CRM, …)

22. Mandantenkonzept 901: Produktivstart 902: Schulungsmandant 901: Entwicklungsmandant Schulungssystem Test- und Entwicklungssystem 901: Vorbereitung und Test Patches, Hot Packages, Releasewechsel

23. Implementierung - Customizing • SAP Solution Manager • Implementation Guide (Projekte) • Abbilden der Workflows im System (Customizing) • Klärung von Schnittstellen und Überschneidungen • Dokumentation der Workflows und Systemobjekte

24. Customizing SAP • Eigener Themenbereich

25. Testmanagement • Laufende Tests im Rahmen des Customizing • Abschlusstest vor dem Go Live • Abnahme des fertigen Systems durch die Benutzer • Einsatz von Test-Werkzeugen • Definition von Test-Transaktionen, die ausgeführt werden • Unterstützung durch Test-Tools (Computer Aided Test Tool, CATT) • Durchführung von Tests nach dem erfolgreichen Durchführen von Release-Wechseln

26. Exkurs: Releasewechsel, Patches, Hot fixes in SAP Kopie Produktivsystem auf Entwicklungssystem Einspielen der Releases, Hot fixes und patches Ausführen von Tests (CATT) Transport in das Produktivsystem