“ 网上预约报销 ” 相关业务须知

1. “网上预约报销”相关业务须知

2. 为了更好地服务广大师生，让大家尽快了解、熟悉网上预约报销的相关业务，提高报销业务的办事效率，根据《关于试行“网上报销”业务的通知》（校财字[2011]19号）等文件的要求，结合财务核算业务的实际情况，我们对 “网上预约报销”业务做了进一步的梳理，现将梳理后的相关业务流程和要求公布如下，方便大家理解和执行。

3. 一、如何识别项目类型

4. 一、如何识别项目类型 • 1、项目经费名称前有“**”标示的经费为九龙湖专用项目标识，方便时尽可能选择在九龙湖校区进行“网上报销”。

5. 2、专项项目分类

6. 3、在研及结题项目

7. 二、办理报销的相关规定

8. 二、办理报销的相关规定 • （详细规定参见校财务处网页“网上报销”专区） • 1、购买设备报销的相关规定（具体条款参见总务处和设备处的相关规定） • （1）购买与电脑相关的附件，单价≥1000元，使用年限1年以上，需至“设备处”办理资产登记手续。

9. 二、办理报销的相关规定 • （2）购买单价≥1500元的资产，需至“设备处”办理资产登记手续。 • （3）购买办公家具，使用年限一年以上，单位价值≥1000的家具、行政办公设备或单位价值虽未达到规定标准，但耐用时间在一年以上的大批同类家具。需至“国资办”办理资产登记手续。

10. 二、办理报销的相关规定 • 2、签订合同的归口管理 • （1）单张发票≥2万的设备购置，需签订购货合同，单张发票≥10万元的设备购置需招投标。具体按校设备采购办法执行。

11. （2）材料、低值品和易耗品的采购方式、审批权限及合同管理：（2）材料、低值品和易耗品的采购方式、审批权限及合同管理：

12. （3）外协服务支出管理的相关规定：

13. 二、办理报销的相关规定 • （4）出版合同由项目负责单位归口管理，归口管理负责人签字、盖章后，使用校印签订合同。

14. 二、办理报销的相关规定 • 3、报销需要提供清单的相关规定 • （1）报销批量办公用品、劳保用品、图书、资料、试剂、材料、食品等商品，报销印刷、打印、装订、复印、加工、实验、试验、测试、车辆维修、保养等外协服务费用，单张票据（或连号）≥1000元的必须附明细清单（发票内容已填开明细的除外），清单须加盖售出单位发票专用章或财务专用章（网上商务平台购物发票明细单除外）。

15. 二、办理报销的相关规定 • （2）电器商场开具的发票不论金额大小，均须开具明细清单（发票内容已填开明细的除外）。 • （3）网上商务平台购买的商品，发票金额不论大小一律提供支付记录和购物清单（或商品送货单）。

16. 二、办理报销的相关规定 • （4）专项经费和校内预算经费原则上不予列支旅行社开具的发票费用，特殊情况需旅行社帮助办理业务开具发票的，需提供费用明细清单并盖章签字确认，具体费用清单样张可在财务处网站下载专区下载。单张发票≥2万元的，须签订合同。

17. 二、办理报销的相关规定 • 4、购置图书办理登记的相关规定“985”工程、“211”工程、院系图书资料费、省重点学科和省优势学科经费购置图书时，应先至校图书馆办理图书固定资产登记手续，然后来财务办理报销。

18. 二、办理报销的相关规定 • 5、因公出国（境）报销的相关规定（1）报销出国费用时，须提交出国任务批件（原件）、《审批意见表》（原件）、护照（包括签证和出入境记录页）复印件、会议邀请函等出国证明材料，凭有效费用明细票据填报有项目负责人审核签字的《因公出国（境）费用报销单据汇总表》（财务处网页下载）交由财务处核销。其中国际旅费部分需同时出具国际机票发票、电子行程单、登机牌。

19. 二、办理报销的相关规定 • 6、邀请国（境）外来华人员报销相关规定（1）报销时根据不同的项目类型填写相对应的《邀请国（境）外来华人员费用报销说明》，具体规定见校发【2014】171号文。

20. 二、办理报销的相关规定 • （2）邀请来华人员费用支出包括国际旅费、生活费、城市间交通费、工作报酬等。其中国际旅费需提供有效票据其及支付记录、电子行程单、登机牌、护照复印件（包括照片页、签证页和出入境记录）；生活费含伙食费、住宿费、交通费、翻译费等，需提供发票及支付记录；工作报酬需提供加盖“非学校编制人员聘用审核专用章”的酬金发放清单（手续在人事处办理），按要求填报《外籍人员登记申请表》，依法缴纳个人所得税。以上各项费用应一次性合并报销，不得分开报销。

21. 二、办理报销的相关规定 • 7、仪器设备维修及工程款报销的相关规定 • （1）仪器设备维修（包括更换材料及维修工时费等），单张发票≥1000元的需提供维修清单，单张发票≥5000元（含）需要签订合同。 • （2）工程款支付须附带审计报告（工程进度款需提供合同），其他所需资料根据审计报告列示的清单提供。

22. 二、办理报销的相关规定 • （3）项目经费支付维修工程、基建工程的，单笔款项≥2万元的，须进行发票网上查询验证，并将查询验证结果打印，发票查询单位须在查询结果打印件上签字确认，并加盖单位公章。查询验证结果作为报销的凭证。 • （4）如果由于税务局网站等的原因，无法提供书面发票真伪查询结果的，请发票开具单位提供所开具发票当地税务机关出具的发票真伪证明。

23. 二、办理报销的相关规定 • 8、使用专项资金及预算资金报销的相关规定（1）“985工程”和“211工程”中的重点学科经费；中央高校改善基本办学条件经费；省重点学科经费；省优势学科经费中的设备费；先由专项科审核计划并签字。 • （2）“985工程”和“211工程”中除重点学科外的经费，单张发票≥2万，先由专项科审核计划并签字。 • （3）50开头经费，由预算科审核计划并签字。

24. 二、办理报销的相关规定 • 9、转出款及外协设备报销的相关规定（1）报销科研转出款时，应提供主合同、分包合同，经专项资金管理科审核后，由科技处处长及财务处处长签字。 • （2）报销外协设备时，应提供外协合同，合同上必须明确列明相应的设备，要求合同所列设备名称必须和发票所开具名称一致。

25. 三、 “网上报销”业务的注意事项

26. 三、 “网上报销”业务的注意事项 • 1、发票整理的要求 • 请教师按确认单上报销事项的顺序整理发票，发票用曲别针或夹子固定。

27. 三、 “网上报销”业务的注意事项 • 2、办理暂付款的借款和冲账的相关要求 • （1）办理暂付款的借款手续 • 报销人应在网上报销系统，选择“借暂付款”业务类型，同时，填写纸质的“暂付款三联单”，三联单用复印纸填写，三联的内容应保持一致。项目负责人需要在“确认单”签字，并由项目负责人所在单位签字盖章。办理借款时，报销人将“确认单”和“暂付款三联单第二联（黄色）”提交到财务处。

28. 三、 “网上报销”业务的注意事项 • 暂付款冲账业务是指凭发票冲销已经发生的借款。报销人登录网上报销系统后，选择“一般报销业务”、“差旅费业务”、“主办会议业务”或“外汇业务”，填写相应的报销金额后，进入“支付方式选择”界面。在支付方式选择界面，勾选“冲账”选项，并填写冲账金额。如报销金额大于冲账金额，请继续勾选“转卡、开支票或汇款”，多余金额将按照选定的支付方式转账；如果报销金额小于冲账金额，系统将会提示应退还的金额。具体还款步骤，请参看第3条。

29. 三、 “网上报销”业务的注意事项 • 网上申报完成后，项目负责人需要在“确认单”签字，并由项目负责人所在单位签字盖章。办理冲账时，报销人将“确认单”和“暂付款三联单第三联（绿色）”提交到财务处。

30. 三、 “网上报销”业务的注意事项 • 3、使用预约报销冲销暂付款需偿还现金的操作流程 • （1）方法一：财务人员做账完毕后，电话通知报销人员携带银联卡刷POS机还款。 • （2）方法二：报销人交单时，可以选择预估还款金额，并充分考虑还款余量，当场刷POS机交款。审核人员凭教师的刷卡单和提交的发票做账。若报销人刷卡金额大于实际应交数额，做账完毕后将余款转入报销人银行卡中。

31. 三、 “网上报销”业务的注意事项 • 4、如何操作一笔费用需要从多个项目号里面列支的网上报销业务 • 目前，网上报销系统中，单张预约单只能填写一个项目号。如果一笔费用需要从多个项目列支，可以在网上申请时先填写一个项目号和金额，确认单打印出来后，手工在确认单上填写每个项目号和相应的金额。

32. 三、 “网上报销”业务的注意事项 • 5、报销款转账不成功时的操作流程 • （1）对公转账不成功的操作流程 因 “对方单位名称、对方单位银行账号、对方单位银行名称”等要素不准确而造成转账不成功的，财务处工作人员会及时通知报销人到财务处核实确认相关信息后再次转账；报销人应该及时前来确认相关信息，尽快完成支付业务，以免影响项目负责人的业务。

33. 三、 “网上报销”业务的注意事项 • （2）对私转账不成功时的操作流程 • 因“被绑定确认的银行卡”处于“挂失、冻结、注销”等状态时，会导致转卡不成功，财务处工作人员会及时与报销人取得联系，相关手续办理完毕后，将再次划款打卡。

34. 谢 谢